助力您的项目启动

前期工作

项目启动会议不应该是“信息广播”。如果您需要提前共享背景信息，请在 Confluence 页面等共享文档上进行共享。项目启动会议应邀请团队以及任何其他利益相关者或其工作将受到项目影响的人积极参与。

设置会议议程以保持会议的精简和高效，尝试列出您想向团队提出的问题。（最好在会议之前将这些问题发给他们，这样他们就有时间考虑答案。）根据您认为您的团队可能遇到的问题准备一些答案。

组织会议

如何组织会议议程取决于项目，但关键要素应包括 5 个 W，即 谁 (who)、什么 (what)、地点 (where)、时间 (when)、原因 (why) 和方式：

• 简介
• 这个项目的背景是什么
• 工作目的是什么
• 项目范围是什么
• 行动计划是什么
• 谁负责什么
• 你们打算如何协同工作
• 怎样才算成功

确保您还涵盖了与团队举行的启动会议的议程以及是否有任何问题或任何尚未讨论的问题。

与您的团队和与客户举行项目启动会议有什么区别？

您即将启动的项目可能是内部项目，例如推出新的文档管理系统或构建新设计功能。或者您即将为客户启动一个外部项目。在这两种情况下，最初的启动会议具有相同的基本功能，这是一次会议，旨在为整个项目设定基调、风格和愿景，并与项目团队建立共同的目标、任务和时间线。

对于客户工作，您的项目启动会议将包括介绍负责项目的团队，在项目阶段与客户沟通，以及就如何有效合作以成功交付项目达成共识。通过会议，您的团队有机会在项目中获得更牢固的背景知识、表达他们对项目的理解和热情，并为与客户建立积极的工作关系奠定基础。

启动会议涉及什么？

现在，您已经完成了预先规划，准备开始与团队的项目启动会议。您太有条理了！每个项目都不一样，但我们建议您在会议中尝试包括以下主题：

简介

让气氛活跃起来，不要假设每个人都相互认识，让每个人介绍一下自己、他们在项目中的角色以及他们将要交付的内容。如果您能想到一个有趣又快速的破冰话题，效果会更好。

工作说明书、项目范围、时间线和交付成果

在项目启动会议上讨论的所有内容中，这是最重要的部分之一。它巩固了项目所涉及的内容以及是否每个人都保持同步。

您提交给客户的工作说明书描述了您的交付成果以及截止时间。

项目范围包括对项目交付成果的详细描述以及完成这些成果所需的工作。

项目时间线概述了预计交付的内容以及何时交付。这可以根据您的项目需要尽可能详细。

交付成果是您将发送给客户的实际物品，通常会在时间线上注明。

跟踪进度/里程碑并进行沟通

在启动会议上，确定计划如何与利益相关者或客户分享进展的基准。您可以使用状态报告来显示项目在预算、任务、里程碑和时间线方面的跟踪情况。状态报告应提供给所有利益相关者和工作可能受到项目影响的任何人，以确保每个人都知道进度（或延迟）。对于客户项目，您的客户必须同意他们将在状态报告中收到的信息详细程度，以确保更轻松地开具发票和付款。

工具和方法

整理一套您将在项目期间使用的协作工具，并与您的团队一起决定如何使用它们进行沟通。您将如何共享状态报告和其他文件？尽早就这些问题达成一致将有助于简化项目的沟通。确保您的团队或客户可以访问您决定使用的任何工具来随时了解项目情况，这也很有帮助。您可以使用的一些项目工具包括：

• 用于跟踪正在进行的项目的工作管理系统。示例包括 Jira、Basecamp 或 Asana。
• 共享文档系统，可确保每个人（包括您的客户）都可以访问重要的项目文档和信息。示例包括 Microsoft 文档、Google 文档，或者您可以使用具有内置层次结构和组织工具（如 Confluence）的文档管理系统。
• 通过电子邮件或 Slack 等沟通工具，团队可以就出现的任何问题或需求保持联系。
  为了便于团队之间就跨职能项目进行沟通，像 Atlas 这样的工具具有项目状态每周自动摘要功能。这允许利益相关者通过电子邮件摘要或其与 Slack 和 MS Teams 的集成，每周查看工作进展情况。

对于客户工作，可能需要先使用其他工具，然后才能开始。想想设计资产，例如徽标、字体或风格指南、模板、数据库、登录名（CMS、社交、分析等）、访问客户的内联网以及正确的发票详情。

风险和问题管理

与您的团队（和客户）沟通您想如何共同识别和应对问题。即使有最好的规划，有时项目中也会出现意想不到的事情。对内部和外部客户项目进行良好的项目风险管理意味着您和您的团队将不断识别、分析、确定优先级并缓解可能妨碍按时按预算交付项目的风险。这可能包括团队成员密切关注他们的工作时间，并及时了解即将到来的软件更新或项目期间使用的技术工具的变更。

在客户启动会议上询问他们对变更的态度也是个好主意，例如在预算的余地方面。