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知识共享最佳实践

如何融会贯通并让所有人知情

多人提供实时反馈

您通常会认为您的团队像一台运转良好的机器一样运转。从您的角度来看,他们沟通良好,能像老板一样处理任务。

但是,当那台机器的一部分突然缺失时会怎么样?如果有人休假、请病假或因其他机会离开,您的团队会如何应对?

尽管您希望团队做好无缝接管这些职责的准备,但不久之后问题就会出现。大家找不到他们需要的文件和信息,也不知道如何完成他们经常处理的日常任务。

这种情况是真实存在的,您不是个例。许多团队没有意识到知识共享的重要性。事实上,一项调查发现,高达 40% 的受访者表示,他们失去专业知识和专长的速度快于获得专业知识和专长的速度。

您无法阻止您的员工离开办公室(说真的,我们不建议这样做),因此,您需要想出如何更好地将这些信息和专业知识融合起来并在团队中传播。

本文将详细介绍五种不同的知识共享最佳实践,即使有部分差异,也可以使用这些最佳实践来确保运转良好的机器平稳运行。

知识共享不可否认的重要性

以团队形式进行沟通的一群人

您不希望事情脱轨,因为团队中有第二个人因为感冒居家了。但是,知识共享的重要性不仅仅是为短期和长期缺勤做好准备。

1. 防止“人才外流”

理想情况下,您会留住所有最优秀的员工,但现实并不是这样。

团队成员会离开,也会有新成员加入。但是,以下情况是您不想见到的:有几个团队成员会在很短的时间内离开,而这些人掌握了大量的机构知识。现在每个人面面相觑,只是希望还有人知道如何推进项目。

相信我们,事实就是如此。据报道,即使是 NASA 也在努力研究如何再次登月。在 1969 年至 1972 年间在月球上行走的 12 名宇航员中,只有几个还活着。

这只是知识共享重要性的众多例子之一。通过对流程和见解保持透明,您可以避免团队成员缺席时出现重大技能差距,无论是永久缺席还是仅缺席一天。

2. 促进协作,减少竞争

并非所有工作场所都充满竞争。(如果团队合作是您组织最为重要的方面,不妨给自己鼓个掌!)

但是,在某些工作场所,员工经常将信息视为货币。人们开始关注自己是否是最了解或最受依赖的人,这样一来,他们最终会以牺牲团队的整体成功为代价来囤积信息。

但是,当您的团队自由分享建议和经验教训时,这个障碍就会被打破,您会培养一种强调协作而不是竞争的文化。

3. 提高工作效率

将知识和洞察力孤立在自己的大脑中需要付出高昂的代价。据报道,低效的知识共享每年会导致大型企业损失 $4700 万

这在很大程度上与失去的时间有关。出现知识差距时,您的团队成员需要投入大量时间来寻找完成工作所需的资源和信息。

想象一下,如果他们已经对向领导团队提交的季度报告中的所有内容有了至少基本的了解。好吧,这样在完成这个项目时可以节省大量时间,当然还能节省金钱。

旨在缩小差距的知识共享最佳实践

Confluence 图书

您对知识共享的重要性深信不疑,现在我们卷起袖子,努力实现知识共享。

1. 有意义地使用协作技术

使用正确的工具可能是将知识共享嵌入组织文化结构的一种方式。例如,在 Atlassian,几乎所有的内容都是在 Confluence 中实现的。这是我们彼此共享知识的方式。

默认情况下,我们所有的页面和博文都是开放的,因此 Confluence 充当了公司的集中知识存储库,员工可以在其中找到他们可能遇到的问题的答案,了解团队成员在做什么,或者了解不同项目的细节。

有新的团队成员加入公司时,这也是一个知识库和有用的资源,因为他们可以立即洞悉所有这些有价值的信息。

举一个非 Confluence 的例子,澳大利亚西太平洋银行,该银行尝试了一些不同的东西。他们创建了自己的学习平台,旨在帮助员工学习组织正在考虑在未来采用的新技术。通过该平台,西太平洋银行的员工既可以通过参加课程来使用知识,也可以通过创建以自己的专业知识为重点的教育内容来共享自己的知识。

虽然这很棒,但光靠技术还不足以创造知识共享文化。它为员工提供了一种便捷的协作方式,但还需要其他努力。

2. 让员工在时间方面有更大的灵活性

很多知识共享都是通过社交自然地进行的。在咖啡壶旁聊天或与办公室另一边的朋友沟通时,您都可能会发现另一个部门的新举措。

当经理期望人们持续地“工作”(也就是坐在办公桌前盯着电脑)时,他们实际上可能在阻止知识共享。

因此,向员工发出信号,表明他们可以离开办公桌,与同事交谈,或者不一定一直要处理某一具体任务。这不仅打开了这些沟通渠道,而且还建立了新的纽带。这很重要,尤其是考虑到 40% 的员工在工作中感到被孤立。

入门很简单,比如花时间喝杯咖啡,在正常工作时间与团队成员聊几句,并建议其他人也这样做。

3. 提供员工想要的东西

知识共享是您组织的优先事项,但如何将其作为员工的重要优先事项呢?您不能指望员工仅仅因为您的要求就大肆开始共享。您可能需要让这件事变得更“甜蜜”一点。

问问自己,什么类型的奖励会激励您的员工自由共享他们的知识。挑战自我,发挥创造力。例如,您可以提供:

  • 在团队会议上公开表彰
  • 某种礼品或奖品
  • 少量经济奖励或福利

这些类型的奖励不仅有助于让员工走上正轨,而且还能鼓励您的团队摆脱竞争心态。与其让他们认为囤积知识是提高自己重要性的唯一途径,不如说到做到,向他们表明,彼此分享是取得成功的最佳途径。

4. 简化您的新人培训流程

ID 徽章

请记住,真正专注于知识共享需要文化转变,重要的是要从一开始就为新员工定下基调。

从这个角度来审视您的入职流程。除了手册、合同和文书工作外,您还能在哪里提供更多的知识共享机会?

例如,在入职流程中注入一些新元素,包括:

  • 来自其他部门的演讲,让新员工了解所有内容是如何组合在一起的,并认识其直属团队以外的人
  • 是时候让您的新员工向处于类似位置的人学习了,以便他们掌握一些您的正式培训材料中可能没有的内幕技巧
  • 将新员工与导师或伙伴(不一定是同一个部门的人)配对,新员工有问题或疑问时可以询问导师或伙伴。

即使两个人不会经常密切合作,伙伴系统也会特别有效。根据人力资本研究所的一份报告,52% 的受访者表示他们使用大使计划或伙伴计划,而 45% 的受访者表示,该计划在提高新员工的熟练程度方面较为 (27%) 或非常有效 (18%)。

5. 征求反馈

归根结底,要弄清楚需要做些什么才能让队友更轻松地分享他们的想法,最好的方法就是直接问他们。

您可以通过多种方式进行此操作,包括通过一对一对话、共享式会话或焦点小组,再或是调查。一定要问一些问题,比如:

  • 你有多愿意与团队成员分享想法?
  • 哪些因素会让你犹豫是否要与团队成员共享知识或想法?
  • 我们可以做些什么来实现更多的知识共享?

征求意见有助于员工感到有权利在当下发表自己的意见。此外,作为奖励,随着时间的推移,它会构建一种所有员工都感到被包容、被重视和倾听的文化。

人多力量大

假设您将上述知识共享最佳实践付诸实践,并且您的团队养成了彼此保持透明的习惯。现在,如果有一名员工不在,会发生什么?

您的其他团队成员很有可能会知道如何找到他们需要的信息,并在不错过任何内容的情况下整理好零碎的信息。

这听起来比事到临头手忙脚乱要好得多,那种情况下,每个人都意识到自己要么重头开始,要么就等那个团队成员回来,对吧?是的,我们也这么认为。

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