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关于能力规划的所有信息(以及为什么这是您需要的现状核实)

有效规划,避免将团队推向极限

每位领导者或项目经理都知道,了解团队的带宽就像是一场大型猜谜游戏。

Jira 面板

每当有人提出请求或者您被要求为一项新的跨职能计划提供协助时,您都会面临这样一个问题:团队真的有时间完成这项工作吗?或者,答应下来会让团队过于分散吗?

无论您是否熟悉正式术语,这项工作就是实际的能力规划。

好的,什么是能力规划?

能力规划是确定项目或任务需要多少小时的流程,确定您的团队是否有足够的带宽来完成该项目,然后协调该工作以实现最高效率。

顾名思义,该流程可以分为两个部分:能力规划

首先,您需要掌握团队的整体能力,这是在您给团队成员分配过多任务之前,他们可以承担的最大工作量。一旦您了解了这些信息,就可以进入规划阶段。在这里,您可以确定任务的优先级并安排这些时间,以便在预定的截止日期之前完成工作。

例如,假设您的团队被要求拉取数据并编写一份报告来支持销售团队——也许他们需要过去两年的大量客户数据。

您需要查看该项目请求,确定范围,并分配时间估算,以基本了解该项目需要多长时间才能完成。从头到尾,您认为这需要大约八个小时的工作。

接下来,您需要弄清楚团队是否真的可以提供八个小时的时间。

最简单的方法是要求团队中的每个人写下他们一般一周内做的所有事情,并估计他们在每项活动上花费多长时间,以每周小时数表示。他们应该参考自己的日历、电子邮件收件箱、Jira 请求单等,以确保尽可能切合实际。这将给出他们一周内当前工作的总时数。

从那里,您可以看到哪里有余地来安排新项目。您还将确定最适合分配的人员(根据谁的工作量最灵活),并为运转该项目设定更切合实际的截止日期。

也许 Dennis 目前的义务每周加起来只有大约 30 个小时,他有足够的能力和专业知识来接受这个请求,但他说他需要在周一之前完成报告。

能力规划意味着您将把项目计划和期望扎根于现实,而不是乐观地猜测您的团队能产生什么。

能力规划正在实施中

有关如何运行能力规划会话的分步说明,请查阅我们的能力规划实例。然后,将您的会话结果记录在可在 Confluence 中使用的能力规划模板中。以下是您的能力规划文档的样子:

能力规划文档

那我听说的其他类型的规划呢?

能力规划和能力管理之间的区别

当您开始沉迷于能力规划时,您可能还会听到能力管理一词。它最常用于 IT 团队和项目,但也出现在其他行业。

能力管理是一个更广泛的概念,它描述了企业监督和协调所有可用资源以满足项目要求的整体能力。

可以将能力管理视为总称,能力规划是整体能力管理流程的一个组成部分,有点像面试是整个招聘流程的一部分。

能力规划和资源规划之间的区别

您可能还会听到关于资源规划的说法。这个术语经常与能力规划互换使用,但实际上是有区别的。

能力规划专门考虑您的人力资源,以确定您是否具备满足项目要求的技能和可用时间。例如,您的团队能否合理地在周五之前满足该数据请求?

另一方面,资源规划是关于特定资源的分配,无论是人员、预算、软件、设备、材料等等。

目标是确保您适当地利用每种特定的资源来充分利用它。例如,您能否对数据仪表板进行一些更改,以帮助其更有效地拉取这些数字?还有其他报告说您应该推迟运行以便为这个报告腾出空间吗?您该如何最大限度地发挥该特定工具的影响力?

能力规划的优势

能力规划可能需要一些练习,特别是如果您习惯答应收到的每一个请求的话。但是,养成这种习惯有很多好处。

1. 避免团队精疲力尽

这是一个令人恐惧的统计数据:48% 的员工说他们有太多不合理的截止时间,有太多工作要做。这是有道理的——如果看不到一支团队能取得多少成就,他们注定会过度扩张。毕竟,总有更多的工作要做。

采取措施全面了解团队的实际能力意味着您不会让他们承担过多的任务和责任,还可以通过优先考虑他们最有影响力的工作,来支持他们管理时间。

2. 设定更现实的截止时间

您已经熟悉了这样一个事实,即项目往往会超出时间表。这就是规划谬论,即我们都是永恒的乐观主义者,严重低估了项目实际需要多长时间。

这种偏见很难克服,但能力规划可以提供帮助。特别是如果您直接从团队那里获得有关可用性的详细信息,您将获得急需的现状核实,这样您就可以根据团队的实际产出来管理截止时间的预期。

3. 找出技能短缺

能力规划就是要了解您的团队可以完成哪些工作。这不仅与时间有关,还与技能有关。不幸的是,有 54% 的员工报告说,他们还不了解完成当前工作所需的一切。

通过评估团队的能力和提前规划工作,可以更轻松地发现项目是否需要团队所不具备的技能。也许销售团队的请求需要一些您内部没有的大数据分解。

尽早考虑这一点可以让您采取主动行动,例如培训团队中的某人、外包任务或改变项目范围。

能力规划的挑战

能力规划有许多优点,但也需要一些艰苦的工作。我们来介绍一些您需要跳过的常见障碍。

1. 很难理解带宽

认为能力规划是一次性活动吗?那么请三思。随着项目的变化以及团队成员的离开或加入队伍,您的团队的带宽总是在不断变化。另外,您需要依靠员工对当前工作量和局限性的坦诚。

所有这些都使得要牢牢掌握您的团队有多少能力来处理新工作和新要求变得很困难,特别是如果您的团队成员能力卓越,并且总是相信自己可以承担更多的工作。您与团队讨论能力规划的频率越高(大多数团队每周都会这样做),所有人就越容易变得切合实际。

在这些同步通话中,Jira Software 为技术团队提供的 Advanced Roadmaps 或适用于业务团队的 Jira Work Management 报告有助于直观了解团队成员的工作量和能力。

2. 变化会让您偏离正轨

没有魔法在手,即使是经验最丰富、用心最良苦的项目经理也会遇到一些障碍。每个项目都有风险,不可预见的情况(从季节性到行业变化)将给您的计划带来麻烦。

当您需要尝试考虑所有这些潜在的挫折时,能力规划并不总是那么简单。规划时留出缓冲时间(即使只多一两天)将有助于您轻松推进,而不会让事情脱轨。

3. 您必须进行一些艰难的对话

如果您的团队以前一直是来者不拒,那么进行能力规划也意味着适当的拒绝。

请记住,只有在使用自己确定的信息做事时,能力规划才有用。这可能涉及由于带宽不足而拒绝项目,调整或降低预期,以及推迟截止时间。拒绝总比答应之后无法交付要好。

能力规划最佳实践

能力规划需要一些练习(也需要反复试验),但是这里有一些提示可以帮助您步入正轨。

1. 从过去的项目中学习

经验是一位很棒的老师,前提是您愿意回顾这些经验并从中吸取教训。当您的团队完成一个项目时,不要只是甩甩手然后继续前进。主持事后分析以讨论进展情况,密切关注任何能力紧张的地方。

是什么导致了这个问题?项目范围扩大了吗?团队成员是否高估了自己的能力?找出根本原因,然后找出避免日后再犯的方法。

2. 与您的团队进行诚实的交谈

没有人比您的团队成员自己更了解您的团队有多少可用带宽。他们都是基层员工,所以您应该坦率地谈谈他们的工作量以及他们认为自己可以承担哪些其他项目。

Remember that capacity is constantly evolving, so this needs to be a recurring conversation. Dedicate a few minutes of your regular team meeting to discussing what’s currently on everybody’s plate so that you’re armed with updated information about their existing workloads and obligations. Documenting these conversations on the Roles and responsibilities template is helpful to reference back on at the beginning of new quarters, projects, or future capacity check-ins.

3. 预先获取必要的详细信息

虽然了解团队的能力是难题的重要部分,但别忘了还有规划部分。为了成功规划这项工作,您需要充分了解完成这项工作所需的条件。

不幸的是,有 52% 的项目遇到了范围蔓延。当项目的需求激增到超出最初的预期时,您的团队很快就会承担的过多任务。

当您收到新的项目请求时,请提出深思熟虑的问题,确保您掌握所请求内容的来龙去脉。您还可以创建简报或表格,其他团队需要填写这些简报或表格才能提交请求,这样您就可以预先获得必要的详细信息。使用 Jira Work Management 拖放式表单构建器来创建这些表单并跟踪简单的工作请求。

最后,即使您认为自己已经完全理解了每一个细节,也要留出一些时间来应对延误和突发事件。您无法为所有事情做好计划,但是留一点缓冲可以确保即使意外情况发生,团队也不会被拉到极限。

别再猜了,开始规划

有新项目摆在桌上时,就会很容易陷入这个陷阱:您同意要求和请求,然后想出您的团队将如何实现这个目标。

要更聪明地工作,而不是更努力地工作,请使用能力规划来进行逆向工作。首先要实际掌握您的团队能完成多少工作,然后以此为基础开始规划您的所有工作。

避免猜测团队带宽意味着您可以有效地确定项目的优先顺序,设定更切合实际的期望和截止时间,保持团队士气,同时避免每个人遭受大量的压力和挫败感。

使用 Jira Work Management 模板供业务团队规划项目,Jira Software 用于技术团队,使用 Confluence 中的能力规划模板来创建和组织所有团队的工作,从而使这一过程更加顺畅。祝您规划顺利!

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