使用 Confluence 简化跨职能审批

您需要处理大量不同的文件和文档，并且需要确保合适的跨职能团队成员参与您的审批流程。要做到这一点，一种方法是根据项目的具体需求和所需的审批请求设置审批链，如预算审批、内容审批或政策变更审批。

在 Confluence 中，您可以将此审批流程构建为规则，也可以使用“如果是这样，那么就那样”公式构建为自动化工作流程。每个规则都是通过组合不同的组件创建的：

• 触发因素：启动规则的催化剂（例如，“营销人员收到营销活动请求时”）。
• 条件：规则继续运行必须满足的可选条件（例如，规则仅在“营销经理 [用户条件] 核签营销活动请求时”运行）。
• 分支：可选组件（“对于每个”加对象类型），可将某个线性规则划分为多个路由路径分支，并可执行不同的操作（例如，“对于创意团队 [提交者] 在到期时间发送的每个营销活动策略，向营销经理发送电子邮件进行核签”）。
• 操作：是指在成功执行规则后您希望发生的事情—在本例中指自动审批（例如，“为选定的营销活动策略发布新页面”）。

以上述内容为例，它意味着，即使您的整个产品团队都可以访问空间，但只有特定的营销经理和创意人员会参与策略审批流程。

如果您想一开始就使用预先选择和排列的相关规则组件，则可以使用 Confluence 自动化库中的规则模板。或者，也可以使用自动化页面上的规则构建器从头开始创建新规则。

无论哪个团队或部门，为了保持高可见性并使您的跨职能审批流程顺利进行，您需要确保让每个人都了解情况。在 Confluence 中提及团队和个人，可以让适当的人员了解情况，并推动审批流程顺利进行。

创建团队个人资料以便把参与跨职能流程的所有人组织起来，无论他们代表哪个部门。这些个人资料提供了一个集中的位置来查看个人贡献者甚至团队文档。您可以在 Confluence 页面或内联评论中使用 @ 提及团队，以提醒他们在审批链中该他们执行审批了。

此外，如果您想让某个人注意到您指派给他们的特定页面、评论或任务，也可以使用 @ 提及各个用户。当您在页面上提及某个团队成员后，该用户将收到 Confluence 电子邮件通知，但仅限于他们第一次被提及时。每次在评论级别提及用户都会实时通知他们。因此，如果您希望保持沟通和审批顺利进行，请使用内联和页面评论提及用户。

既然您在使用提及功能来让所有人了解情况，那么可以通过提供反馈和建议来增加更多提及。反馈是司机，而评论则是汽车。就像汽车有不同的车型一样，Confluence 的评论也有不同的类型和使用理由：

• 内联评论：适合围绕内容的特定部分进行对话。使用内联评论，您可以突出强调未解决的问题或对页面内容的某些部分提出更正。务必确保使用 @ 提及特定的团队成员，以便他们可以针对反馈采取行动。

• 页面级评论：适合围绕整个内容进行更广泛的讨论。页面评论适用于整个页面，而不是特定部分。请记住，如果您在页面评论中使用 @ 提及了团队成员，那么只会在第一次提及时通知他们，因此，如果您在第一次评论后需要额外的反馈，请确保在随后的评论中标记他们。

在提供反馈和建议以保证审批流程顺利进行时，您应该遵循两条经验法则，这样您的意见才不会变得一团糟。

您的目标是让接收者解决评论，因此请确保您的意见尽可能具体，不要用另一个问题来回答问题。通常，如果出现小的文案编辑或格式错误，团队可以同意自行进行相关更正并解决这些问题，而无需页面创建者提供额外的意见。

页面评论可以帮助新来者了解页面上讨论、提问、回答和决定的内容。页面评论在 Confluence 页面的整个生命周期中都会存在，因此要保持整洁有序。团队成员应直接回复页面评论，以使话题保持高水平并对其他用户有价值。

虽然反馈和建议是审批流程所必需的，但团队成员仍需考虑是否应该发表评论，以及如果应该发表，应该如何发表。评论可能会堆积如山，尤其是在大型团队中，因此如果您的团队成员发现自己留下了大量评论，他们应该考虑安排一次一对一的会议或进行更详细的讨论。

如果用户看到他们喜欢的评论，鼓励他们点击“赞”按钮！在 Confluence 中，点赞往往是一项被低估的功能，但它却能很好地肯定出色的工作或同意某个具体建议。

在某些情况下，您需要能够在流程中提供额外的工作流管理和审查功能。在 Confluence 中，您可以使用集成来帮助您在跨职能项目上获得核签。

以下几个 Confluence 集成可以帮助您的团队管理审批：

• Comala Document Management：审查和批准团队的意见，创建任务，跟踪分配的工作和发布内容。
• Page Approval for Confluence：让您的跨职能团队和利益相关者就流程和决策达成共识。
• Cenote Lockpoint 和 Scroll Documents for Confluence：解锁和锁定 Confluence 文档和附件以便手动审批、进行变更和控制编辑。
• Approvals for Confluence：审查和批准文档和页面。
• Approval Path for Confluence：创建工作流程路径、添加审批步骤以及添加用户和权限级别。添加行动号召电子邮件以通知用户。
• Adobe PDF：将 PDF 文件嵌入到您的 Confluence 页面以便于查看。

• Contract Signatures for Confluence：将您的合同和流程保留在 Confluence 中，无需导出、打印或使用外部签名工具。

查看其他 Confluence 应用，找到适用于团队审批流程的集成。