Uproszczenie zatwierdzeń między działami dzięki Confluence

Przetwarzacie mnóstwo różnych plików oraz dokumentów, a Ty chcesz mieć pewność, że w procesie zatwierdzania uczestniczyć będą właściwi członkowie zespołu interdyscyplinarnego. Możesz to osiągnąć, konfigurując łańcuchy zatwierdzeń — na przykład zatwierdzania budżetu, treści czy zmian w zasadach — w oparciu o konkretne potrzeby projektu i wymagane wnioski o zatwierdzenie.

W Confluence można przekształcić ten proces zatwierdzania w reguły lub zautomatyzowane przepływy pracy oparte na formule typu „jeśli A, wtedy B”. Każdą regułę tworzy się poprzez zastosowanie kombinacji różnych komponentów:

• Wyzwalacze: są katalizatorami, które inicjują wykonanie reguły (np. „Kiedy zespół marketingowy otrzyma wniosek o kampanię”).
• Warunki: opcjonalne aspekty, które muszą zostać spełnione, aby reguła była dalej wykonywana (np. reguła jest wykonywana tylko wówczas, „kiedy menedżer ds. marketingu (warunek użytkownika) zatwierdzi wniosek o kampanię”).
• Gałęzie: komponenty opcjonalne („dla każdego” plus typ obiektu), za pomocą których można rozgałęzić regułę liniową na wiele ścieżek z możliwością wykonywania różnych czynności (np. „Dla każdej strategii kampanii wysłanej przez zespół kreatywny (osoby przesyłające) w terminie, wyślij do menedżera ds. marketingu e-mail z prośbą o zatwierdzenie”).
• Czynności: Określają, co ma się zdarzyć, jeśli reguła zostanie pomyślnie wykonana — w tym przypadku są to automatyczne zatwierdzenia (np. „Opublikuj nową stronę dla wybranej strategii kampanii marketingowej”).

Posługując się powyższym przykładem, oznaczałoby to, że choć cały zespół produktowy ma dostęp do przestrzeni, jedynie konkretny menedżer ds. marketingu i zespół kreatywny będą zaangażowani w proces zatwierdzania strategii.

Jako punkt wyjścia możesz wykorzystać szablon reguły z biblioteki automatyzacji Confluence zawierający wstępnie zaznaczone i uporządkowane odpowiednie komponenty reguł. Możesz również wykorzystać kreator reguł ze strony automatyzacji, aby utworzyć nową regułę od podstaw.

Aby zapewnić wysoki poziom widoczności i płynną realizację procesu zatwierdzania w zespole interdyscyplinarnym, musisz zadbać o to, aby wszyscy byli na bieżąco, bez względu na reprezentowany zespół czy dział. Dzięki wzmiankom o zespołach i osobach w Confluence informacje dotrą do właściwych osób, a proces zatwierdzania będzie posuwał się naprzód.

Utwórz profil zespołu, aby uwzględnić wszystkie zaangażowane zespoły w procesie interdyscyplinarnym, bez względu na reprezentowany przez nie dział. Takie profile są centralnym miejscem, w którym można przejrzeć poszczególnych współautorów, a nawet dokumentację zespołu. Dodając wzmiankę @ o zespole na stronie Confluence lub w komentarzu śródtekstowym, poinformujesz te osoby, że mogą przystąpić do działania w łańcuchu zatwierdzeń.

Możesz również dodać wzmianki @ do poszczególnych użytkowników, aby zwrócić uwagę konkretnej osoby na stronę, komentarz lub przypisane do niej zadanie. Po zamieszczeniu wzmianki dla członka zespołu na stronie użytkownik otrzyma powiadomienie e-mail z Confluence, jednak tylko przy pierwszej wzmiance. Dodanie wzmianki dla użytkownika na poziomie komentarza, będzie za każdym razem powodowało powiadomienie go w czasie rzeczywistym. Jeśli więc chcesz podtrzymać komunikację i posunąć naprzód proces zatwierdzania, dodawaj wzmianki dla użytkowników w komentarzach śródtekstowych i komentarzach do strony.

Gdy korzystasz już ze wzmianek, aby wszyscy byli na bieżąco, rozbuduj je o przekazywanie opinii i sugestii. Opinie są motorem napędowym przewożonym przez pojazd, jakim jest komentarz. Podobnie jak auta występują w postaci wielu różnych modeli, tak i komentarze w Confluence są różnego typu i przeznaczenia:

• Komentarz w tekście: Sprawdza się przy omawianiu konkretnych fragmentów zawartości. Za pomocą komentarzy w tekście można zwrócić uwagę na nierozstrzygnięte zgłoszenia lub zaproponować wprowadzenie poprawek w konkretnych fragmentach zawartości strony. Pamiętaj, aby zawsze dodawać wzmianki @ dla poszczególnych członków zespołu, żeby mogli wyrazić swoją opinię.

• Komentarz na poziomie strony: Dobrze sprawdza się przy bardziej ogólnych dyskusjach na temat całej zawartości. Komentarze do strony odnoszą się raczej do strony jako całości, a nie jej poszczególnych sekcji. Pamiętaj, że jeśli dodasz wzmiankę @ do członków zespołu w komentarzach do strony, otrzymają powiadomienie wyłącznie za pierwszym razem. Jeśli więc po pierwszym komentarzu potrzebujesz dodatkowej opinii, otaguj osoby w kolejnych komentarzach.

Przekazując opinie i sugestie, by posuwać naprzód proces zatwierdzania, pamiętaj o przestrzeganiu kilku ważnych zasad, aby Twój wkład nie okazał się przytłaczającą masą nieuporządkowanych informacji.

Twoim celem jest ułatwienie odbiorcy rozstrzygniecie komentarza, dlatego postaraj się odpowiadać zwięźle i konkretnie, a nie pytaniem na pytanie. Często w przypadku drobnych błędów edytorskich lub formatowania zespoły mogą uzgodnić samodzielne wprowadzanie poprawek rozstrzyganie zgłoszeń bez konieczności dodatkowego angażowania autora strony.

Komentarze do strony pomagają nowo przybyłym zyskać ogólne pojęcie o tym, co omówiono, jakie zadano pytania i jakich udzielono odpowiedzi, a także jakie decyzje podjęto. Komentarze do strony pozostają zapisane przez cały okres życia strony Confluence, dlatego powinny być schludne i uporządkowane. Członkowie zespołu powinni odpowiadać na komentarze do strony za pomogą funkcji bezpośredniej odpowiedzi, aby zachować ogólny wątek i informacje cenne dla innych użytkowników.

Choć opinie i sugestie są niezbędnym elementem procesu zatwierdzania, członkowie zespołu muszą zawsze zastanowić się, czy powinni zamieszczać komentarz, a jeśli tak, zastanowić się, jak on powinien wyglądać. Komentarze lubią się nawarstwiać, zwłaszcza w dużych zespołach. Jeśli więc członkowie zespołu zostawiają wiele komentarzy, warto rozważyć zaplanowanie spotkania jeden na jeden lub zorganizowania bardziej szczegółowej dyskusji.

A jeśli użytkownicy dostrzegą komentarz, który im się podoba, zachęć do kliknięcia przycisku polubienia! Możliwość dodawania polubień bywa niedocenianą funkcję w Confluence, jednak dobrze sprawdza się przy wyrażaniu uznania dla dobrze wykonanej pracy oraz swojej zgody na konkretną sugestię.

W niektórych okolicznościach trzeba mieć możliwość zapewnienia dodatkowego zarządzania przepływem pracy oraz możliwości weryfikacji w procesie. W Confluence możesz wykorzystać integracje, które ułatwią zdobywanie zatwierdzeń w projektach interdyscyplinarnych.

Oto kilka integracji Confluence, które mogą pomóc Twojemu zespołowi w zarządzaniu zatwierdzeniami:

• Comala Document Management: Pozwala weryfikować i zatwierdzać treści wprowadzane przez zespół, tworzyć zadania, śledzić przypisane prace i publikować zawartość.
• Page Approval for Confluence: Pozwala zapewnić zespołom interdyscyplinarnym oraz interesariuszom jednakowy dostęp do informacji o procesach i decyzjach.
• Cenote Lockpoint i Scroll Documents for Confluence: Pozwalają blokować i odblokowywać dokumenty i załączniki Confluence do ręcznego zatwierdzania, umożliwiając wprowadzanie zmian i kontrolowanie edycji.
• Approvals for Confluence: Pozwala weryfikować i zatwierdzać dokumenty oraz strony.
• Approval Path for Confluence: Umożliwia utworzenie ścieżki przepływu pracy, dodawanie etapów zatwierdzania, użytkowników oraz poziomów uprawnień. Pozwala również dodać e-maile z wezwaniami do działania używane do powiadamiania użytkowników.
• Adobe PDF: Pozwala osadzać pliki PDF na stronach Confluence, aby ułatwić ich weryfikowanie.

• Contract Signatures for Confluence: Dzięki temu narzędziu zachowasz swoje umowy i procesy w Confluence — bez konieczności eksportowania, drukowania czy korzystania z zewnętrznych narzędzi do podpisywania.

Poznaj również inne aplikacje Confluence, aby wyszukać te integracje, które dobrze sprawdzą się w procesie zatwierdzania Twojego zespołu.