3 sposoby, na które Confluence ułatwi śledzenie projektów
Szablony pomagają zespołom zapobiegać opóźnieniom, ustanawiać oczekiwania i torować drogę do osiągnięcia celów
Przeglądaj tematy
Gdy Twój zespół nie jest skoordynowany i nie ma jednakowego dostępu do celów projektu, osi czasu i dostarczanych produktów, powoduje to problemy komunikacyjne. A takie problemy mogą prowadzić do szerszych trudności. Według Grammarly 96% liderów w organizacjach zgadza się co do tego, że wyniki biznesowe są ściśle powiązane z efektywną komunikacją.
Daj swoim zespołom projektowym to, czego potrzebują, aby osiągnąć sukces, dzięki czemu będą bardziej skłonne brać odpowiedzialność za prace i efektywnie realizować projekty. Confluence to doskonałe miejsce do przechowywania, porządkowania i wizualizowana ogromnych ilości danych dzięki wbudowanym funkcjom oraz integracjom tego narzędzia.
Funkcja raportowania ma wbudowaną opcję porządkowania danych
Próby ręcznego porządkowania informacji w arkuszach kalkulacyjnych, na listach zadań lub w raportach z projektów bywają przytłaczająca i łatwo popełnić błąd. Potrzebujesz narzędzia, z którego może korzystać każdy członek zespołu, niezależnie od jego powiązania z informacjami. Członkowie zespołu muszą mieć możliwość informowania o spostrzeżeniach siebie nawzajem oraz interesariuszy.
Confluence pozwoli monitorować plany projektów, aktualizacje oraz komunikację zespołową, a także usprawni zarządzanie danymi organizacji. Dzięki rozwiązaniu Confluence oraz wbudowanym w nie funkcjom raportowania użytkownicy mogą tworzyć tabele i wykresy, które pozwolą wyeliminować niejasności i ułatwią zapamiętanie kluczowych informacji wynikających z dużych zbiorów danych.
Tabele pozwalają porządkować treści o dużej zawartości danych
Być może należysz do zespołu produktowego i musisz określić terminy do harmonogramu realizacji produktu. A może jesteś członkiem zespołu marketingowego, który śledzi kamienie milowe i daty końcowe kampanii. Bez względu na Twoje potrzeby czy reprezentowany dział, tabele pomogą Ci uporządkować duże ilości danych. A jeśli chcesz, by tabela stanowiła wartość dodaną Twojej strony w Confluence, musisz zoptymalizować ją tak, aby była efektywna.
Najpierw dodaj tabelę ze strony Confluence albo z paska menu, używając skrótu klawiszowego (Shift+Option/Alt+T) lub wpisując polecenie „/tabela”. Następnie przejdź do opcji tabeli i w razie potrzeby skonfiguruj nagłówki kolumn oraz wierszy.
Kilka rzeczy, o których należy pamiętać podczas projektowania tabel w Confluence:
- Kontekst: Ludzie chcą mieć możliwość błyskawicznego przejrzenia treści, aby szybko znaleźć to, czego szukają — upewnij się, że nagłówki przekazują odpowiednie informacje. Zastosuj kolory w formatowaniu tekstu i komórek, aby wyróżnić kluczowe informacje i rozróżnić zestawy danych oraz kategorie.
- Szczegóły: Im więcej informacji podasz, tym dłużej zajmie użytkownikom znalezienie tego, czego szukają, więc im mniej kolumn i wierszy, tym większa czytelność tabeli — szczególnie dla użytkowników korzystających z urządzeń o mniejszym ekranie. Postaw również na proste przekazywanie informacji (np. wpisów „tak” i „nie”), które można zastąpić emoji (np. „✅” i „❌”).
- Treść: Łatwo wpaść w pułapkę dodawania wszelkich informacji, które wydają się konieczne, co może doprowadzić do powielania danych. Zwróć uwagę na informacje, które można wywnioskować z innych danych. Nie trzeba przykładowo dodawać zarówno daty urodzenia, jak i wieku użytkownika. Wystarczy zdecydować się na ten wskaźnik, który lepiej ilustruje zagadnienie będące przedmiotem zainteresowania.
Formatowanie: Większość użytkowników preferuje wyrównanie tabeli w pionie, ale przy ustalaniu układu tabeli, skoncentruj się na najważniejszym elemencie danych.
Gdy już ustalisz, jakie informacje chcesz uwzględnić w tabeli, wykresy pomogą Ci lepiej przedstawić historię, którą opowiadają Twoje dane.
Wykresy przekazują historie tkwiące danych
Wykresy Confluence bazujące na informacjach zawartych w tabelach mogą pomóc w tworzeniu pulpitów, śledzeniu postępów projektu i jego wyników, organizowaniu budżetów projektów i nie tylko. Możesz również dodać wiele wykresów do pojedynczej strony Confluence, aby inni członkowie zespołu mogli z łatwością uzyskać ogólny wgląd w zakres projektu i błyskawicznie zapoznać się z analizami.
Sprawdź, do czego można wykorzystać różne rodzaje wykresów w Confluence:
- Wykres kołowy: Doskonale nadaje się do ilustrowania części procentowych i wartości składających się na cały zbiór danych. Wartości (wycinki) wykresu kołowego powinny mieć różne kolory, aby łatwo było wyróżnić poszczególne pozycje.
- Wykres słupkowy: Doskonały do porównywania kilku różnych wartości. Najprostszym wariantem wykresu słupkowego jest wykres z pionowymi kolumnami, jednak w przypadku długich etykiet w legendzie dobrym rozwiązaniem może być przerzucenie ich do poziomu. Choć najprawdopodobniej nie ma żadnego nadrzędnego wskaźnika powiązanego z wartościami, warto zastosować kolory, aby wskazać swego rodzaju porządek (np. użycie produktu wg poziomu członkostwa).
Wykres liniowy: Dobrze nadaje się do ilustrowania relacji między kategoriami i trendami w czasie. Użyj kolorów o zwiększonym nasyceniu lub koloru wyróżnienia, aby zademonstrować historię danych, którą próbujesz opowiedzieć.
Confluence daje również użytkownikom możliwość tworzenia zarówno wykresów pogrupowanych, jak i zagregowanych:
- Wykresy pogrupowane: Równoległe porównanie wykresów słupkowych. W celu zwiększenia czytelności należy ograniczyć liczbę porównywanych wartości do maksymalnie czterech. Projektuj swoje wykresy, używając wielu odcieni tego samego koloru, jeśli wartości (np. wiek) są powiązane, porządkując je od najjaśniejszego do najciemniejszego lub odwrotnie.
Wykresy zagregowane: Pozwalają pogrupować wartości według określonych kryteriów (np. uprościć transakcje powtarzające się wielokrotnie w czasie do łącznej wartości sprzedaży produktu). Możesz zastosować jeden kolor na całej tablicy lub wyróżnić kolorami wskaźniki odpowiadające poszczególnym kolumnom.
Twoim celem w przypadku tabel jest uporządkowanie nieprzetworzonych danych w logiczne kategorie. Z kolei zadaniem wykresów jest nadanie danym zawartym w tabeli pewnej funkcjonalności poprzez ujawnienie i zilustrowanie praktycznych spostrzeżeń.
Integracje pozwalają wzbogacić postęp projektu o więcej szczegółów
Planowanie projektu może szybko okazać się skomplikowaną pracą, jeśli nie masz odpowiedniego oprogramowania do monitorowania projektów oraz narzędzi do zarządzania nimi. Confluence można zintegrować z tysiącami aplikacji, ułatwiając wizualizowanie rzeczywistych postępów i osiągnięcie zupełnie nowej jakości monitorowania projektów.
W przypadku projektów i zespołów funkcjonujących wg zasad Agile Jira i Confluence współdziałają, pozwalając doskonalić automatyzację oraz utworzyć bardziej płynny przepływ pracy oparty na lepszej współpracy. Dodanie Jiry do Confluence poprawi wydajność projektu, ułatwiając Twojemu zespołowi:
- Tworzenie projektów Agile oraz zarządzanie nimi.
- Poprawę jakości monitorowania czasu i szybsze dostarczanie wartości.
- Planowanie i koordynowanie projektów oraz otrzymywanie powiadomień w dowolnym z tych interfejsów.
- Poprawę zarządzania zadaniami i zasobami dzięki możliwości śledzenia błędów w oprogramowaniu oraz wniosków o funkcje.
- Dokumentowanie osi czasu i statusu projektu.
- Otrzymywanie aktualizacji (np. dokumentacji projektu) w czasie rzeczywistym.
- Błyskawiczne rozpoczynanie projektów dzięki szablonom stron.
- Przeglądanie dzienników audytu w celu śledzenia aktualizacji produktów.
Wraz z systemem Jira dostępne są integracje, które ułatwią Twojemu zespołowi śledzenie zadań projektowych oraz identyfikowanie obszarów wymagających poprawy.
- Usługa Advanced Tables for Confluence: optymalizuje tabele Confluence dzięki sumowaniu, uśrednianiu, sortowaniu, numerowaniu i filtrowaniu kolumn oraz tworzeniu stylów CSS. Można jej również użyć do utworzenia tabeli załączników na podstawie określonych kryteriów (np. strony, przestrzeni lub etykiety).
- Reporting for Confluence: pomaga każdemu użytkownikowi wizualizować i zrozumieć raporty i dane dotyczące statusu za pomocą dynamicznych, niestandardowych pulpitów.
- Table Filter and Charts for Confluence: zarządzaj tabelami i ponownie wykorzystuj dane Confluence z różnych stron i źródeł zewnętrznych, takich jak Jira.
Dodaj swoim danym szczegółowości i odkryj nowe analizy dzięki narzędziu Confluence i jego integracjom.
Oprócz tego stale tworzymy nowe szablony, dlatego zachęcamy do częstego ich sprawdzania, aby odkrywać nowości. Na przykład w grudniu 2021 r. dodaliśmy szablony pokazane wyżej i kilkadziesiąt innych! Współpracujemy z niesamowitymi firmami — takimi jak Figma czy MURAL — aby we współtworzonych szablonach uwzględniać ich najlepsze praktyki, które pozwalają zwiększyć produktywność i skuteczność rozwiązywania problemów. Jeśli chcesz na przykład dowiedzieć się, jak stworzyć jedno źródło rzetelnych informacji o wersjach próbnych produktów, zapoznaj się z szablonem planu i wyników eksperymentu firmy Optimizely. Szukasz pracownika? Skorzystaj z procesu firmy Indeed i użyj szablonów opisu stanowiska i rekrutacji.
Nie martw się, jeśli nie znajdziesz gotowego szablonu spełniającego Twoje szczegółowe wymagania. Łatwo jest bowiem tworzyć własne szablony wielokrotnego użytku w celu usprawnienia procesów takich jak współpraca nad projektem i burza mózgów czy zarządzanie zainteresowanymi stronami i śledzenie postępów projektu. A jeśli inny zespół ma stronę, która bardzo Ci się podoba, można ją po prostu skopiować i zmienić w szablon. Wystarczy przejść do tej strony, kliknąć menu czynności (•••) w prawym górnym rogu, a następnie przycisk „Kopiuj”. To takie proste.
Oto niektóre z naszych ulubionych szablonów, które pomagają utrzymywać różnego rodzaju projekty na właściwych torach:
Historia strony upraszcza przeglądanie wersji
Praca z harmonogramem projektu wymaga przejrzystości i wglądu w ogólne inicjatywy, aktualizacje i iteracje projektu. Confluence daje użytkownikom możliwość śledzenia projektów przez pokazanie historii zmian dotyczących każdej strony i każdego cyklu życia projektu. Po każdej modyfikacji strony Confluence tworzy jej nową wersję. Ułatwia to powrót w razie potrzeby do poprzedniej wersji tej strony.
Jeśli na stronie Confluence klikniesz Więcej opcji ••• > Historia strony, możesz wybrać konkretny numer wersji strony, która ma zostać wyświetlona. Jeśli przeglądasz poprzednią wersję strony, u góry zobaczysz komunikat „ostrzeżenie” wyjaśniający, że to jej stara wersja.
Korzystając w Confluence z opcji historii strony i porównania, można również:
- usunąć konkretną wersję;
- wyświetlić wszelkie zmiany wprowadzone na stronie;
- zobaczyć nieopublikowane zmiany;
porównać dwie wybrane wersje strony.
Używając widoku porównania w opcjach strony Confluence, można wyświetlić zmiany na stronie tylko między wersjami sąsiadującymi z bieżącą stroną.
Szablonu można też użyć do uporządkowania konkretnych aspektów planowania projektu i współpracy. Szablon planowania wydajności pomaga określić moce przerobowe każdego członka zespołu, dzięki czemu można efektywnie zarządzać obłożeniem, natomiast szablon cele, sygnały, wskaźniki stymuluje współpracę, przypominając wszystkim uczestnikom projektu o wspólnych celach.
Uproszczenie śledzenia projektów dzięki Confluence
Chociaż narzędzie Confluence nie jest uznawane za oprogramowanie do zarządzania projektami, to jednak sprawia, że śledzenie projektów online jest przyjazne dla nawet najmniej zorientowanych w technologii członków zespołu. Zapomnij o niepotrzebnych wąskich gardłach i ręcznym śledzeniu projektów w dokumencie Microsoft Word lub arkuszu kalkulacyjnym Excel. Zamiast tego wybierz proste narzędzie, które może usprawnić aktualizacje projektów na różnych platformach.
Dowiedz się, w jaki sposób Confluence może pomóc Ci ograniczyć skomplikowane przepływy pracy, opowiedzieć bogatszą w informacje historyjkę za pomocą danych projektu i ostatecznie zapewnić jego sukces.
