Jak udoskonalić kwestie własności projektu i usprawnić współpracę zespołu, wykorzystując tabele RACI
Przeglądaj tematy
Każdy z nas to zna — na biurku menedżera ląduje nowy poważny projekt, a zespół zbiera się w celu ustalenia przebiegu jego realizacji. Ale od czego zacząć? Kto za co odpowiada? I jak wspólnie osiągnąć cel?
Czym jest tabela RACI?
Tabela RACI określa role członków zespołu w danym projekcie, a jego skrót pochodzi od angielskich słów oznaczających osobę odpowiedzialną (Responsible), nadzorującą (Accountable), pełniąca rolę konsultanta (Consulted) i informowaną (Informed).
Tabela RACI bywa również nazywana macierzą przypisania obowiązków (RAM) lub macierzą przypisania projektu (PAM). Przyjmuje ona formę prostej tabeli, która szczegółowo określa, kto i czym powinien zajmować się w ramach projektu lub kampanii.
Korzystając z modeli zarządzania projektami takich jak RACI, można stworzyć przepływ pracy, w którym każdy będzie wnosił swój wkład i będzie od początku do końca właścicielem określonego odcinka prac.
RAPID, DACI i RACI
Pewnie zadajesz sobie pytanie: „Czy nie obiło mi się to już o uszy?”. Możliwe — to popularny model wśród Scrum Masterów i menedżerów Agile. Istnieje jednak kilka podobnych modeli, które bywają mylone z RACI, w szczególności są to modele RAPID i DACI skoncentrowane na podejmowaniu decyzji i osiąganiu porozumienia w grupie.
Nazwa modelu | Definicja | Do czego służy |
|---|---|---|
| Framework name RAPID | Definicja Skrót od angielskich słów oznaczających zalecenie, zgodę, wprowadzenie, wkład i decyzję | Do czego służy Podejmowanie decyzji |
| Framework name DACI | Definicja Skrót od angielskich słów oznaczających osobę kierującą, osobę zatwierdzającą, osoby uczestniczące i osoby informowane | Do czego służy Podejmowanie decyzji |
| Framework name RACI | Definicja Skrót od angielskich słów oznaczających odpowiedzialność, nadzór, konsultację i otrzymywanie informacji | Do czego służy Zarządzanie projektami |
Na czym polega różnica? Modele RAPID i DACI opracowano jako krok podejmowany przez grupę przed zainicjowaniem działania, natomiast model RACI pozwala opracować plan wskazujący, kto podejmie dane działanie.
Dlaczego tabele RACI są ważne w zarządzaniu projektami?
2. Centralizacja komunikacji
Czy Twój zespół komunikuje się za pomocą nieporządkowanych wiadomości e-mail, komunikatorów i komentarzy, które łatwo przeoczyć w gąszczu tekstów?
Nie wróży to dobrze Twoim projektom (i jest wielką stratą czasu). Wiele badań pokazuje, że zła komunikacja jest jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzenia projektu. Gdy członkowie zespołu muszą sprawdzać informacje w zbyt wielu miejscach, dochodzi do nieporozumień, niedotrzymywania terminów, pomijania zadań i ogólnego bałaganu.
Oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala przechowywać całą komunikację — począwszy od informacji o terminach i aktualizacjach statusu po uwagi i pytania — w jednym miejscu łatwo dostępnym dla wszystkich zainteresowanych. W ten sposób rozbite zostają silosy informacyjne, aby każdy mógł nie tylko dzielić się wiedzą, ale także skutecznie zarządzać sposobem i miejscem jej udostępniania.
Zrozumienie modelu RACI
Kiedy stosuje się macierz RACI? Nie zmuszaj się do stosowania modelu RACI do codziennych zadań, takich jak sprawdzanie e-maili czy odbieranie telefonów od klientów. Jeśli jednak w projekt zaangażowani są interesariusze i może on potencjalnie przynieść długofalowe skutki, na przykład poprawę interfejsu aplikacji lub wdrożenie nowego produktu, tabela RACI ułatwi bieżące monitorowanie postępów od samego początku.
Przyjrzyjmy się czterem rolom wyznaczanym w macierzy RACI: osoby odpowiedzialnej, nadzorującej, pełniącej rolę konsultanta i informowanej.
Osoba odpowiedzialna: wykonywanie zadań
Litera „R” w Twoim modelu oznacza osobę odpowiedzialną. Osobie odpowiedzialnej przypisuje się konkretne zadanie, na przykład „zaprojektowanie szkieletu strony głównej” zlecane przez osobę nadzorującą. Osoba ta musi wykonać zadanie zgodnie z uzgodnionymi parametrami i w uzgodnionym terminie. Za realizację jednego zadania odpowiedzialnych może być wiele osób, dlatego należy odpowiednio zbilansować ten segment i wyraźnie wskazać, czym powinny się zajmować poszczególne osoby na każdym etapie procesu.
Osoba nadzorująca: kontrola przebiegu projektu
Litera „A” odnosi się do osoby nadzorującej, której zadaniem jest dopilnowanie, aby wszystkie osoby odpowiedzialne w zespole zrealizowały swoje zadania. W przeciwieństwie do osób odpowiedzialnych roli osoby nadzorującej nie powinno się delegować — funkcję tę należy przypisać jednej osobie nadzorującej, która będzie podejmować decyzje i czuwać nad zespołem w trakcie projektu, aby zadanie zostało zrealizowane na akceptowalnym poziomie.
Konsultant: dostarczanie informacji
Litera „C” oznacza konsultanta, który jest w zespole osobą dysponującą wiedzą. Taka osoba udziela pomocy, dostarcza dodatkowy kontekst i służy radą odnośnie do zadania. Załóżmy, że zadaniem zespołu jest zaprojektowanie szkieletu. Dobrym pomysłem może być skonsultowanie się z administratorem witryny w celu uzyskania pełnego dostępu do systemu zarządzania treścią, aby nowe pomysły zapisane w kodzie CSS nie doprowadziły do usterek.
Osoba udzielająca konsultacji zapewnia wszystkie potrzebne informacje i dostęp przed przystąpieniem do zadania. Można korzystać z maksymalnie trzech konsultantów, w zależności od zadania i jego złożoności — należy wcześniej określić, kim są te osoby, aby móc zapewnić im bieżące informacje o projekcie i przepływie pracy.
Osoba informowana: otrzymuje aktualności o statusie
Litera „I” odnosi się do informowanej osoby zatwierdzającej lub interesariusza. Osoby te chcą lub muszą otrzymywać informacje na temat projektu. Funkcję tę można przypisać wielu osobom, np. zespołowi kierowniczemu lub kierownikowi działu odpowiedzialnemu za przekazanie projektu wyżej. To sprzyja zapewnianiu wewnętrznej przejrzystości i pozwala uzyskać dwie rzeczy: 1) uznanie faktu ukończenia projektu na czas i zgodnie z oczekiwaniami oraz 2) gwarancję, że projekt zostanie zatwierdzony i jest zgodny z zamierzeniem interesariuszy.
Tworzenie tabeli RACI
Teraz wiesz już, czym jest i do czego służy tabela RACI, więc spróbujmy ją stworzyć. Załóżmy, że nasz projekt polega na opracowaniu strony internetowej dla nowej linii usług. Kto będzie odpowiedzialny za poszczególne zadania na różnych etapach, aż do ukończenia projektu?
Krok 1: Identyfikacja zadań i obciążenia pracą
Co musimy zrobić, aby osiągnąć założony cel? Zidentyfikujmy podstawowe zadania w projekcie, takie jak uruchomienie nowej witryny:
- opracowanie szkieletowego projektu strony głównej,
- tworzenie projektów graficznych i animacji,
- określenie słów kluczowych SEO,
- konfiguracja domeny i serwera,
- opracowanie treści strony głównej.
W ramach tych głównych zadań możesz mieć do wykonania mniejsze zadania podrzędne, takie jak zatwierdzanie szkieletów lub konfigurowanie informacji rozliczeniowych dla hosta domeny. Współpracuj ze swoim zespołem przy identyfikacji tych zadań podrzędnych, aby po drodze nie pojawiły się niespodzianki, które mogłyby zakłócać przepływ pracy i opóźniać wyniki.
Krok 2: zidentyfikuj role
Twój grafik nie będzie wyszukiwać słów kluczowych pod kątem SEO, a copywriter nie będzie konfigurować hosta domeny. Spotkaj się ze swoim zespołem i przeprowadź rozmowę, aby ustalić role. Na przykład zadanie projektowania graficznego i zadania podrzędne mogą wyglądać następująco:
Tworzenie projektu graficznego i animacji — Ariel
- Tworzenie głównego obrazu na stronie internetowej — Natalia
- Przegląd i zatwierdzenie głównego obrazu w witrynie internetowej — Teresa
- Animowanie głównego obrazu i konwertowanie na plik .mp4 — Ania
- Umieszczenie finalnego głównego obrazu w szkielecie — Ariel
We wszystkich tych zadaniach podrzędnych Natalia i Ania realizują poszczególne zadania, które przyczyniają się do osiągnięcia celu, jakim jest tworzenie projektu i animacji. Teresa udziela konsultacji, przeglądając i zatwierdzając wstępny obraz oraz upewniając się, że jest on zgodny z wytycznymi marki. Ariel jest odpowiedzialny za pracę pozostałych trzech osób i zapewnienie, że produkt końcowy zostanie dostarczony do szkieletu.
Krok 4: przeanalizuj wykres i zidentyfikuj luki
Przeprowadź sesję roboczą ze swoim zespołem, aby zidentyfikować wszelkie luki lub nakładające się na siebie zadania na wykresie, zarówno w celu uniknięcia powielania pracy, jak i wychwycenia wszelkich przeszkód, zanim się one pojawią. Postępuj zgodnie z ogólnymi wytycznymi dotyczącymi tego, jak powinien wyglądać model RACI, od identyfikacji luk i nakładania się zadań po analizę równowagi między przydzielonymi zadaniami.
Zobaczysz, że na wykresie będą występować nakładające się na siebie zależności — np. Justyna, menedżerka SEO, musi zidentyfikować słowa kluczowe SEO dla strony głównej, zanim Edward będzie mógł rozpocząć proces copywritingu. Tak więc w przypadku zadania Edwarda za konsultację odpowiada Justyna, ale w przypadku zadania Justyny, to ona sama jest odpowiedzialna za jego realizację.
Zauważysz również, że na zadanie przypada tylko jedna osoba odpowiedzialna. Pomyśl o tej osobie jako o leadzie projektu na poziomie zadania, który kieruje łodzią — taką jednostką pływającą nie powinno sterować wielu kapitanów jednocześnie.
Należy również znaleźć sposoby na ograniczenie liczby osób odpowiedzialnych za realizację zadania i konsultacje. Gdy zbyt wiele osób realizuje zadania, może nie być jasne, kto dokładnie powinien co robić — i w ten sposób zadania kończą na marginesie, ponieważ nikt nie bierze na siebie odpowiedzialności.
Zbyt duża liczba konsultantów jest niczym zbyt wielu kucharzy przekazujących sprzeczne opinie i informacje, więc upewnij się, że osoby realizujące zadania otrzymują jasne wytyczne, które przeprowadzą je przez cały proces.
Z kolei brak wystarczającej liczby osób informowanych świadczy o tym, że w Twojej organizacji komunikacja w górę lub transparentność stoją na zbyt niskim poziomie. Upewnij się, że kierownictwo i interesariusze wyrażają pełne poparcie i zrozumienie projektu, aby został on zatwierdzony i wdrożony bez żadnych incydentów.
Korzystanie z wykresu RACI w Confluence
Teraz, gdy już rozumiesz podstawowe najlepsze praktyki korzystania z wykresu RACI, nadszedł czas, aby zbudować go przy użyciu Confluence. Zaimplementuj macierz RACI w dokumentach Confluence, aby poprawić komunikację i odpowiedzialność za projekt.
Oto jak dodać macierz RACI w Confluence:
- Kliknij „Wstaw” na górnym pasku narzędzi i wybierz „Tabela” z menu rozwijanego.
- W oknie dialogowym tabeli wybierz liczbę wierszy i kolumn potrzebnych do wykresu RACI. Na przykład jeśli chcesz utworzyć wykres RACI dla projektu z czterema zadaniami, możesz utworzyć tabelę z pięcioma wierszami i pięcioma kolumnami.
- Pierwszy wiersz powinien zawierać nagłówki wykresu RACI. Możesz użyć następujących nagłówków: Zadanie, Realizacja, Odpowiedzialność, Konsultacje, Otrzymywanie informacji
- Zacznij wypełniać tabelę odpowiednimi informacjami. Dla każdego zadania lub działania wypełnij odpowiednią komórkę odpowiednim kodem RACI dla każdego członka zespołu.
- Rada eksperta: użyj kolorów lub symboli, aby ułatwić odczytywanie wykresu. Na przykład możesz użyć zielonego do oznaczenia realizacji, żółtego — do konsultacji, niebieskiego — do otrzymywania informacji, a czerwonego —do odpowiedzialności.
Następnie możesz użyć tej tabeli na dowolnej odpowiedniej stronie Confluence projektu, od kart projektów, przez programy inauguracji, a nawet dodać stronę jako karty Trello lub w zgłoszeniu Jira. Pomoże to członkom zespołu zrozumieć swoje role i obowiązki, niezależnie od używanego narzędzia Atlassian. Zachęcanie do komunikacji i brania na siebie odpowiedzialności pomoże poprawić wydajność zespołu — wszystko to składa się na pomyślne wyniki.
Zaawansowane techniki RACI w Confluence
Twój model RACI może się zmieniać i rozszerzać w miarę postępu projektu, dlatego ważne jest, aby aktualizować wykres. Oto szczegóły dotyczące najlepszych praktyk:
Regularne przeglądy i aktualizacje
Regularnie przeglądaj i aktualizuj wykresy RACI, aby upewnić się, że dokładnie odzwierciedlają aktualny stan projektu. Upewnij się, że role są aktualne, zadania — oznaczone jako ukończone, a zależności — zarysowane. Użyj Confluence, aby skonfigurować harmonogram przeglądania i aktualizowania wykresu oraz przypisać odpowiedzialnego członka zespołu do nadzorowania procesu.
Uwzględnienie członków zespołu w procesie
Podczas aktualizacji wykresu oznacz wszystkich członków zespołu zaangażowanych w projekt. W ten sposób każdy jest świadomy wszelkich zmian i może potwierdzić, że rozumie swoje role i obowiązki. Używaj komentarzy w Confluence lub bezpośrednich wiadomości, aby asynchronicznie przekazywać członkom zespołu aktualizacje i zmiany.
Zmiany w dokumencie
Za każdym razem, gdy w wykresie RACI wprowadzane są zmiany, powinny one być udokumentowane w Confluence. Może to być na przykład data zmiany, jej autor i przyczyna. Ta dokumentacja może pomóc upewnić się, że wszyscy są świadomi wszelkich zmian i że rozumieją ich uzasadnienie.
Osoba udzielająca konsultacji zapewnia wszystkie potrzebne informacje i dostęp przed przystąpieniem do zadania. Można korzystać z maksymalnie trzech konsultantów, w zależności od zadania i jego złożoności — należy wcześniej określić, kim są te osoby, aby móc zapewnić im bieżące informacje o projekcie i przepływie pracy.
Utrzymanie prostoty
Wykres RACI powinien być łatwy do zrozumienia i nawigacji. W Confluence możesz użyć pomocy wizualnych, takich jak kolory lub symbole, aby poprawić czytelność wykresu. Dodatkowo wykres powinien być zwięzły — ma koncentrować się tylko na najważniejszych zadaniach i obowiązkach. Zadania podrzędne można mapować w systemie Trello lub Jira w celu lepszego śledzenia projektu.
Przegląd ról i obowiązków
Kiedy dokonujesz aktualizacji, zawsze przeglądaj role i obowiązki każdego członka zespołu. Gdy dodajesz lub dostosowujesz zadania, Twój zespół może pomóc zidentyfikować wszelkie luki lub nakładające się obowiązki. Użyj funkcji zarządzania zadaniami w Confluence, aby przypisywać zadania i obowiązki członkom zespołu, a następnie delegować je dalej w Trello lub Jira. Menedżerowie zespołów mogą poza tym przeprowadzić ze swoimi zespołami proces sprawdzania ról i obowiązków, aby wyjaśnić indywidualne obowiązki i znaleźć luki, które należy wypełnić.
Zapewnienie spójności
Upewnij się, że wykresy i zadania są spójne. Ustal jasne wytyczne dotyczące sposobu wykorzystania wykresu i upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu je znają. W Confluence można też używać dodatków, szablonów lub makr Marketplace, aby zachować spójność wykresu w różnych projektach lub zespołach.
Zacznij pracę
Gdy wykres jest już gotowy, możesz przejść do fajniejszej części projektu — wykonania go. Zapewniamy, że po wyznaczeniu odpowiednich ról i oczekiwań realizacja zadań będzie bardziej płynna — a Ty pilnuj, żeby również komunikacja przebiegała płynnie. Korzystaj z Confluence w połączeniu z ulubionymi aplikacjami komunikacyjnymi, aby informować wszystkich o stanie każdego zadania, zależności i blokerów, które mogą pojawić się na Twojej drodze. I pamiętaj — nie każdy proces jest doskonały od samego początku. Twórz i zmieniaj, aż znajdziesz sposób, który najlepiej pasuje do Twojego zespołu. Miłej pracy!