Использование матриц RACI для более эффективного управления проектами и совместной работы в команде
Просмотр тем
Все через это проходили: на столе руководителя появляется новый крупный проект, и команда собирается вместе, чтобы понять, как его выполнить. Но с чего начать? Кто за что будет отвечать? И как вы вместе доберетесь до финиша?
Что такое матрица RACI?
Матрица RACI определяет роли членов команды в проекте: Responsible (Исполнитель), Accountable (Ответственное лицо), Consulted (Консультант) и Informed (Информируемое лицо).
Матрица RACI также известна как матрица назначения ответственности (RAM) или матрица назначения проектов (PAM). RACI — это простая таблица, которая очень важна, чтобы определить, кто должен заниматься чем в проекте или кампании.
Используя такие методики управления проектами, как матрица RACI, вы можете создать рабочий процесс, в котором каждый будет вносить свой вклад и брать на себя ответственность от начала и до конца.
Сравнение RAPID, DACI и RACI
Возможно, что-то подобное вы уже слышали. Эта модель популярна среди scrum-мастеров и agile-менеджеров. Но есть также несколько похожих моделей, которые путают с RACI, в частности RAPID и DACI, которые связаны с принятием решений и достижением консенсуса в группе.
Название методики | Определение | Для чего используется |
|---|---|---|
| Framework name RAPID | Определение Recommend (Рекомендация), Agree (Согласие), Perform (Выполнение), Input (Вклад) и Decide (Решение) | Для чего используется Принятие решения |
| Framework name DACI | Определение Driver (Драйвер), Approver (Подтверждающее лицо), Contributor (Помощник) и Informed (Информируемое лицо) | Для чего используется Принятие решения |
| Framework name RACI | Определение Responsible (Исполнитель), Accountable (Ответственное лицо), Consulted (Консультант) и Informed (Информируемое лицо) | Для чего используется управление проектами |
Так в чем же различие? В то время как методики RAPID и DACI по задумке должны использоваться группой перед началом действий, RACI — это план, определяющий, кто будет эти действия выполнять.
Почему матрицы RACI важны для управления проектами?
2. Централизация информации
Команда не поспевает за общением по электронной почте, в чате и комментариях. Информация теряется в разрозненных потоках.
Это лишняя трата времени, что плохо сказывается на проектах. Ряд исследований показывает, что проблемы коммуникации являются одной из наиболее распространенных и частых причин провала проектов. Когда участникам команды необходимо черпать информацию из разрозненных источников, сроки срываются, задания теряются и нарастает путаница.
При использовании ПО для управления проектами все данные по проекту, от сроков и обновлений статуса до отзывов и вопросов, хранятся в одном общедоступном месте. Это позволяет упорядочить взаимодействие, чтобы каждый участник команды мог делиться знаниями и эффективно управлять их распространением.
Понимание модели RACI
Когда использовать матрицу RACI? Не обязательно разрабатывать матрицу RACI для повседневных задач, таких как проверка электронной почты или ответы на звонки клиентов. Но когда в проекте есть вложения заинтересованных сторон и потенциал долгосрочного воздействия, например улучшение пользовательского интерфейса приложения или запуск нового продукта, матрица RACI поможет с самого начала двигаться в верном направлении.
Давайте рассмотрим четыре роли матрицы RACI: исполнители, ответственные, консультанты и информируемые.
Исполнители: выполнение заданий
Буква «R» в вашей модели — это исполнители. Ответственный делегирует исполнителю такие обязанности, как разработка макета домашней страницы, и тот должен выполнить эту обязанность в рамках согласованных параметров и сроков. Одно задание могут выполнять несколько человек. Важно правильно сбалансировать нагрузку и четко указать, кто и чем должен заниматься на каждом этапе процесса.
Ответственные: контроль работы над проектом
«А» — это ответственное лицо, чья работа заключается в том, чтобы обеспечить выполнение задания исполнителями. В отличие от исполнения заданий, ответственность делегировать не следует. На эту роль лучше назначить одно ответственное лицо, которое принимает решения и руководит работой на протяжении всего проекта, обеспечивая выполнение задания в соответствии с приемлемыми стандартами.
Консультанты: предоставление информации
«С», или консультирующее лицо, — это носитель знаний в команде. К консультантам можно обратиться за помощью, дополнительным контекстом и советом по заданию. Допустим, вам поручена разработка макета. Возможно, вы захотите проконсультироваться с администратором сайта и убедиться, что у вас есть полный доступ к системе управления контентом и вы при этом ничего не сломаете своими новыми идеями CSS.
Консультант предоставит вам необходимую информацию и доступ для выполнения задания. В зависимости от задания и его сложности у вас может быть от одного до трех консультантов. Определите этих лиц на раннем этапе, чтобы привлечь их к проекту и его рабочему процессу.
Информируемые: получение информации о статусе
«I» — это информируемые подтверждающие лица или заинтересованные стороны, которые хотят или должны быть в курсе информации по проекту. К этой категории могут относиться многие, например руководящая команда или руководитель отдела, который отвечает за проект на более высоком уровне. Информирование способствует внутренней прозрачности, а также обеспечивает понимание того, что проект выполняется в срок в рамках ожиданий, и гарантии того, что проект получит подтверждение и будет соответствовать намерениям заинтересованных сторон.
Создание матрицы RACI
Теперь, когда мы знаем, что такое матрица RACI и для чего она нужна, давайте построим ее вместе. Предположим, что наш проект заключается в создании веб-страницы для нового направления услуг. Кто будет отвечать за те или иные задания в этом проекте?
Шаг 1. Определение заданий и рабочей нагрузки
Что нужно сделать на пути к цели нашего проекта? Давайте определим основные задания проекта по запуску нового сайта.
- Создать макет главной страницы.
- Создать графический дизайн и анимацию.
- Определить ключевые слова для SEO.
- Настроить домен и сервер.
- Написать текст для главной страницы.
В рамках этих основных заданий могут выполняться небольшие подзадачи, такие как утверждение макетов или настройка оплаты хостинга для домена. Вместе со своей командой определите эти подзадачи, чтобы не возникло неожиданностей, которые могут помешать рабочему процессу и задержать получение результатов.
Шаг 2. Определение ролей
Графический дизайнер не будет заниматься исследованием ключевых слов SEO, а копирайтер не станет настраивать хостинг домена. Соберите всю команду и совместно определите эти роли. Например, задание и подзадачи по графическому дизайну могут выглядеть следующим образом.
Создать графический дизайн и анимацию — Ариэль.
- Создать главное изображение для сайта — Натали.
- Просмотреть и утвердить главное изображение для сайта — Тесса.
- Анимировать главное изображение и конвертировать в файл .mp4 — Анджи.
- Поместить готовое главное изображение в макет — Ариэль.
Во всех этих подзадачах Натали и Анджи выполняют отдельные задания, способствующие созданию дизайна и анимации. К Тессе обращаются за консультацией, чтобы проверить и утвердить исходное изображение, а также убедиться, что оно соответствует руководящим правилам бренда. Ариэль отвечает за работу остальных трех сотрудников и за то, чтобы конечный продукт был доведен до макета.
Шаг 4. Анализ матрицы и выявление пробелов
Проведите рабочее совещание со своей командой, чтобы выявить пробелы или наложения в матрице, предотвратить дублирование работы и определить препятствия до того, как они возникнут. Следуйте общим рекомендациям относительно того, как должна выглядеть матрица RACI — от выявления пробелов и наложений до анализа баланса между исполнителями.
Вы увидите на графике некоторые наложения и зависимости — например, Дженна, менеджер по SEO, должна определить ключевые слова для SEO домашней страницы, прежде чем Эдвин сможет приступить к копирайтингу. Поэтому по заданию Эдвина Дженна консультирует, а по своему заданию является исполнителем.
Вы также заметите, что на каждое задание приходится только один ответственный сотрудник. Считайте такого человека «руководителем проекта» на уровне заданий, который ведет корабль вперед. Вы же не хотите, чтобы за рулем одновременно стояли несколько капитанов!
Следует также ограничить количество исполнителей и консультантов. Когда у вас слишком много R, или исполнителей, может быть неясно, кому именно и что делать. В итоге некоторые задания остаются на обочине, потому что никто не становится их исполнителем.
Слишком много С, то есть консультантов, означает избыток противоречивых мнений и сведений. Исполнители должны получать единые четкие указания, помогающие в работе.
Недостаточное количество I, информируемых лиц, свидетельствует о том, что в вашей организации не налажена восходящая коммуникация и прозрачность. Руководство и заинтересованные стороны должны полностью понимать и поддерживать проект, чтобы он был подтвержден и реализован без инцидентов.
Использование матрицы RACI в Confluence
Теперь, когда вы поняли основные рекомендации по использованию матрицы RACI, пора построить ее с помощью Confluence. Внедрите матрицу RACI в свою документацию на базе Confluence, чтобы улучшить информирование и подотчетность в проекте.
Вот как добавить матрицу RACI в Confluence.
- Нажмите кнопку Insert (Вставить) на верхней панели инструментов и выберите Table (Таблица) из раскрывающемся меню.
- В диалоговом окне таблицы выберите количество строк и столбцов, необходимое для матрицы RACI. Например, если вы хотите создать матрицу RACI для проекта с четырьмя заданиями, можно сделать таблицу с пятью строками и пятью столбцами.
- Первая строка должна содержать заголовки матрицы RACI. Можно использовать следующие: Задание, Исполнители, Ответственные, Консультанты, Информируемые.
- Начните заполнять таблицу необходимыми сведениями. Для каждого задания или действия заполните ячейку соответствующим кодом RACI для каждого участника команды.
- Профессиональный совет: используйте цвета или символы, чтобы матрицу было удобнее читать. Например, можно использовать зеленый цвет для исполнителей, желтый — для консультирующих, синий — для информируемых и красный — для ответственных.
Затем эту таблицу можно использовать на любой подходящей странице проекта Confluence, от уставов проектов до повесток установочного собрания перед запуском проекта, а можно добавить ее в виде карточки Trello или задачи Jira. Это поможет участникам команды понять свои роли и обязанности независимо от того, какой инструмент Atlassian они используют. Поощрение информирования и подотчетности поспособствует росту эффективности команды и достижению успеха.
Продвинутые методы работы с RACI в Confluence
Ваша модель RACI может меняться и расширяться по ходу работы над проектом, поэтому важно поддерживать матрицу в актуальном состоянии. Вот несколько подробных рекомендаций.
Регулярный просмотр и обновление
Регулярно просматривайте и обновляйте матрицы RACI, чтобы убедиться, что они точно отражают текущее состояние проекта. Убедитесь, что сведения о ролях актуальны, задания отмечены как выполненные, а зависимости обозначены. Используйте Confluence, чтобы составить расписание просмотра и обновления матрицы, а также назначить ответственного участника команды для контроля за этим процессом.
Включение участников команды в процесс
При обновлении матрицы укажите всех участников команды, задействованных в проекте. Так все будут в курсе изменений и смогут убедиться в том, что понимают свои роли и обязанности. Используйте комментарии в Confluence или личные сообщения, чтобы асинхронно сообщать участникам информацию об обновлениях и изменениях.
Изменения в документах
Каждый раз, когда в матрицу RACI вносятся изменения, их следует документировать в Confluence. Например, можно фиксировать дату изменения, а также его автора и причину. С такой документацией участникам будет проще оставаться в курсе изменений и понять, в чем их цель.
Консультант предоставит вам необходимую информацию и доступ для выполнения задания. В зависимости от задания и его сложности у вас может быть от одного до трех консультантов. Определите этих лиц на раннем этапе, чтобы привлечь их к проекту и его рабочему процессу.
Чем проще, тем лучше
Матрица RACI должна быть простой для понимания и навигации по ней. В Confluence можно выделить контент с помощью цвета или символа, чтобы обеспечить удобный доступ. Кроме того, матрица должна быть краткой и включать сведения только о самых важных заданиях и обязанностях. Подзадачи можно импортировать в Trello или Jira для эффективного отслеживания проектов.
Проверка ролей и обязанностей
При обновлениях всегда проверяйте роли и обязанности каждого участника команды. Когда вы будете добавлять или корректировать задания, ваша команда поможет выявить пробелы или пересечения в обязанностях. Используйте функции управления заданиями в Confluence для распределения заданий и обязанностей между участниками команды, а затем делегируйте их с помощью Trello или Jira. Кроме того, руководители могут вместе с командой провести сценарий «Роли и обязанности», чтобы уточнить сферу ответственности каждого участника и выявить пробелы.
Обеспечение согласованности
Теперь убедитесь, что матрицы и назначения согласуются между собой. Разработайте четкие рекомендации по использованию матрицы и попросите всех участников команды с ними ознакомиться. Кроме того, чтобы обеспечить согласованность матриц между разными проектами или командами, в Confluence можно использовать надстройки Marketplace, шаблоны или макросы.
Начало работы
Когда матрица создана, можно приступать к самой интересной части проекта — к его реализации. Совсем скоро вы увидите, насколько проще выполнять задания по списку, когда указаны подходящие роли и ожидания. Не забывайте о непрерывной коммуникации: используйте Confluence в сочетании с предпочитаемыми приложениями для общения, чтобы держать всех в курсе статуса по заданиям, зависимостям и блокерам, которые могут возникнуть у вас на пути. А еще помните, что не каждый процесс идеален с самого начала. Вносите предложения и реализуйте их, чтобы найти тот процесс, который лучше всего подходит команде. Удачной работы!