12 принципов и концепций управления проектами

Основные моменты

• Принципы управления проектами дают команде четкую систему планирования, выполнения, отслеживания и завершения проектов.

• Основные концепции, такие как четкое распределение ролей и ориентация на поставку ценности, применимы в разных отраслях и методологиях.

• Соблюдение этих принципов повышает шансы на успех проекта и формирует культуру ответственности.

• Проверьте, насколько ваши текущие методы соответствуют этим принципам, чтобы определить, что можно улучшить.

Основа любой успешной организации — эффективное управление проектами. За каждой крупной бизнес-инициативой стоят проекты, которые обеспечивают прогресс и повышают уровень ценности.

Но для достижения выдающихся результатов недостаточно одних лишь электронных таблиц, матриц RACI или периодических собраний команды. Настоящий успех проекта зависит от прозрачного, четко определенного рабочего процесса и слаженного взаимодействия между разными командами и сотрудниками с разными ролями.

Самые надежные стратегии управления проектами основаны на наборе руководящих принципов, которые обеспечивают четкость, стабильность и слаженность командной работы. 

В этом руководстве мы рассмотрим 12 основных принципов управления проектами, которые служат надежной и гибкой основой для работы любой команды. Применяя их, ваша организация сможет уверенно и последовательно планировать и выполнять проекты и поставлять ценность.

Что такое принципы управления проектами?

Принципы управления проектами — это основополагающие правила, которыми руководствуются команды в ходе планирования, выполнения, контроля и завершения проектов. Они определяют, как структурируются задачи, как принимаются решения и как команды сохраняют согласованность действий на всех этапах проекта.

Эти принципы шире любой конкретной методологии управления проектами. 

Неважно, работает команда в рамках agile-спринтов, каскадной модели, Kanban или гибридного подхода, — для всех этих способов актуальны одни и те же главные принципы, которые дают командам единую операционную структуру независимо от подхода к организации задач.

На практике принципы управления проектами помогают командам ответить на следующие вопросы:

• К каким результатам мы стремимся?

• Кто отвечает за каждую часть работы?

• Как мы будем управлять областью работ, рисками и изменениями?

• Каким образом мы будем оценивать успех?

• Как мы задокументируем выводы, чтобы применить их в будущем?

Принципы и этапы управления проектами

Принципы — это правила, определяющие, как работает команда, а этапы управления проектом описывают, когда выполняются задачи. Это последовательность стадий от инициирования проекта до его завершения.

Принципы служат основой для принятия решений на каждом этапе, а этапы формируют структурированную хронологию проекта, которая помогает вести работу в соответствии с графиком.

Краткий обзор 12 принципов управления проектами

Ниже рассмотрено краткое содержание всех 12 принципов и их роль для командной работы.

12 важнейших принципов управления проектами

Успешный план проекта содержит всю необходимую информацию для реализации проекта от его запуска до завершения и оценки.

Независимо от используемой методологии, ваш подход должен соответствовать требованиям проекта, ожиданиям заинтересованных сторон, а также потребностям и целям бизнеса. Ниже представлены 12 основных концепций управления проектами, соблюдение которых поможет успешно завершить проект.

1. Подготовка структуры проекта

Прежде чем приступать к работе, необходимо создать для проекта четкую структуру, на которую смогут опираться все участники команды и заинтересованные стороны. Эта структура должна определять, что входит в проект и что не входит — последнее не менее важно, чем первое.

Хорошо продуманная структура проекта обычно отражает контрольные точки проекта, область работ, хронологию, заинтересованные стороны, ожидаемые результаты, бюджет и ограничения. 

Зафиксируйте эти детали в шаблоне плана проекта или в уставе проекта, который с первого дня станет для команды единым источником достоверной информации и снизит риски разногласий в процессе работы.

2. Постановка целей и задач проекта

Цели и задачи проекта формируют его структуру. Их нужно четко определить, чтобы получить поддержку от команды управления проектом и заинтересованных сторон.

Четко сформулируйте цели и конкретные задачи проекта и убедитесь, что они соответствуют общим целям компании. Ясная постановка целей на этапе планирования также помогает командам эффективнее распределять приоритеты при ограниченных ресурсах. 

Ваше программное обеспечение для управления проектами должно напрямую связывать цели с рабочими задачами, чтобы все сотрудники понимали, как их деятельность соотносится с общим планом. Если вы используете цели и ключевые результаты (OKR), эти примеры OKR помогут привязать задачи к измеримым практическим критериям.

3. Определение куратора проекта

Поддержка куратора имеет решающее значение в успехе проекта. Куратор обеспечивает поддержку на уровне руководства, устраняет организационные блокеры и предоставляет командам необходимые ресурсы.

Как правило, куратор не участвует в повседневном управлении, но играет непосредственную роль в принятии решений на высоком уровне и эскалации вопросов. Вот что обычно входит в обязанности куратора:

• Подтверждение области проекта и критериев успеха. Следить, чтобы рамки проекта и определение успеха соответствовали бизнес-приоритетам.

• Устранение серьезных блокеров. Помогать справиться с проблемами, которые команды не могут решить на уровне проекта.

• Донесение ценности проекта до руководства. Выступать представителем проекта, поддерживая информированность и вовлеченность руководителей.

• Обоснование решений по бюджету или ресурсам. Доказывать необходимость дополнительных вложений.

Зафиксируйте куратора проекта и его роль в уставе проекта, чтобы вся команда с самого начала понимала иерархию принятия решений. А с помощью бесплатного шаблона устава проекта вы сможете ускорить работу, объединить команду и сформировать четкие ожидания относительно самых важных задач.

4. Четкое назначение ролей и обязанностей

Роли и обязанности могут различаться в зависимости от бизнес-требований, ожиданий заинтересованных сторон и доступных ресурсов. Их четкое определение на раннем этапе обеспечивает эффективное сотрудничество и предотвращает дублирование работы.

Проекты продвигаются быстрее, когда все знают, кто отвечает за принятие решений, задачи, проверки и подтверждения. Удобным способом визуализировать эти отношения служит матрица RACI.

В этой матрице для каждой задачи указывают исполнителя (Responsible), ответственное лицо (Accountable), консультанта (Consulted) и информируемое лицо (Informed). 

Например, при разработке контента можно распределить роли следующим образом: автора текста — исполнитель, руководитель по маркетингу — ответственное лицо, юридический отдел — консультанты, а остальные участники команды — информируемые лица. Это исключит неопределенность и позволит вести работу без задержек.

5. Обеспечение подотчетности команды

Подотчетность означает, что для каждой задачи есть видимый владелец, четкий срок и способ отслеживать прогресс. Это направлено не столько на контроль, сколько на слаженную совместную работу.

Так все участники команды знают, чего от них ожидают, и видят, как продвигается работа. А с такими инструментами, как Jira, команды могут легко встроить подотчетность в рабочие процессы. 

• Ответственность за задачи. Назначение задач конкретным исполнителям устраняет неопределенность и путаницу в обязанностях.

• Сроки и обновления статусов. Четкие даты завершения и регулярная проверка статусов дают команде общее представление о состоянии проекта.

• Доски Kanban. Визуализация незавершенной работы помогает выявлять узкие места до того, как они превратятся в блокеры.

• Отчеты на дашбоардах. Благодаря сводным представлениям с данными о прогрессе, блокерах и проценте выполнения задач команда и заинтересованные стороны будут всегда в курсе событий.

6. Управление областью работ и изменениями

Возможность вносить изменения имеет принципиальную важность на протяжении всего жизненного цикла проекта, так как цели, потребности, ожидания, доступность сотрудников и ресурсы могут измениться в любое время.

Поэтому в каждом плане необходимо предусмотреть четкую стратегию по управлению областью проекта и реагированию на изменения. Когда в проект добавляются внеплановые задачи без соответствующей корректировки сроков, бюджета или ресурсов, происходит расширение области проекта. 

Часто все начинается с малого — один дополнительный запрос на добавление функции, один новый ожидаемый результат, — но ситуация может быстро выйти из-под контроля. Чтобы заранее определить ожидаемые результаты, исключения, сроки, обязанности и процессы подтверждения, можно использовать шаблон области проекта.

Это упрощает оценку поступающих запросов на изменения. В сочетании с планом управления изменениями четко задокументированная область проекта дает команде понятную систему для принятия решений о том, когда взять, отложить или отклонить дополнительную работу.

7. Создание плана управления рисками

Риски могут быстро поставить под угрозу не только проект, но и сам бизнес. Планы проекта должны включать комплексные шаги по выявлению, оценке и снижению рисков. 

В ходе проекта регулярно пересматривайте и обновляйте план управления рисками. К распространенным категориям рисков, которые стоит предусмотреть, относятся следующие:

• Риски для сроков. Зависимости, задержки или недооценка трудозатрат, которые могут сдвинуть контрольные точки.

• Риски, связанные с персоналом. Доступность участников команды, текучесть кадров или нехватка навыков, влияющие на производительность.

• Бюджетные риски. Перерасход средств, изменение области работ или непредвиденные траты.

• Технические риски. Системные ограничения, сбои интеграции или технический долг.

• Риски, связанные с заинтересованными сторонами или подтверждением. Задержки в принятии решений, смена приоритетов или противоречивые ожидания.

Оцените вероятность и потенциальное влияние каждого риска, назначьте ответственных и составьте план по снижению. Систематизировать и наглядно представить риски можно с помощью таких инструментов, как реестр рисков и матрица рисков.

8. Отслеживание прогресса по проекту

Еще один важный принцип управления проектами — отслеживание прогресса на каждом этапе. Установите ключевые показатели эффективности (KPI), которые помогут оценить прогресс в достижении поставленных целей. 

Ваш план также должен включать систему регулярного отслеживания, оценки и отчетности о прогрессе. На каждом этапе рекомендуется отслеживать следующие факторы:

• Статус задач. Продвигаются ли задачи рабочего процесса в соответствии с графиком?

• Контрольные точки. Выполняет ли команда основные этапы согласно расписанию?

• Сдвиг сроков проекта. Есть ли обновленные или неразрешенные зависимости?

• Блокеры. Что мешает прогрессу и как это решается?

• Бюджетные или ресурсные ограничения. Укладывается ли проект в финансовые рамки и планы производительности?

Разные представления помогают анализировать прогресс с разных ракурсов, а отслеживание проекта с помощью досок Kanban служит удобным способом контролировать рабочий процесс. 

Используйте представления хронологии для управления зависимостями и планирования, представления календаря для отслеживания предстоящих сроков и дашбоарды для информирования заинтересованных сторон.

9. Приоритет эффективной поставки ценности

Цель каждого проекта заключается в поставке ценности заинтересованным сторонам и бизнесу в целом. Отдавайте наивысший приоритет задачам, способствующим успеху проекта. 

Этот принцип подразумевает внедрение методов и инструментов, позволяющих команде постоянно оценивать и корректировать приоритеты в зависимости от потребностей заинтересованных сторон и целей проекта.

Эффективно расставлять приоритеты помогает оценка задач по их влиянию, срочности, трудозатратам и соответствию целям проекта. Задачи с высоким влиянием и низкими трудозатратами, как правило, выполняются в первую очередь. 

Задачи, которые явно не связаны с целями проекта, следует отложить или вовсе исключить. Применение этого подхода на протяжении всего проекта помогает командам сосредоточиться на том, что действительно важно.

10. Постановка ориентиров для оценки производительности

Грамотное управление эффективностью — ключ к успешному ведению проектов. Заложите основу для оценки и отслеживания эффективности команды и проекта. 

Выявляйте области для улучшения и отмечайте достижения с помощью базовых показателей. Вот наиболее полезные из них.

• Плановые и фактические сроки: выполняется ли проект по графику?

• Отклонение от бюджета: соответствуют ли расходы первоначальной смете?

• Достигнутые контрольные точки: прошла ли команда запланированные этапы?

• Использование ресурсов: работает ли команда с ожидаемой нагрузкой, которую можно поддерживать в долгосрочной перспективе?

• Критерии качества или приемки: соответствуют ли результаты работы заданным стандартам?

Сравнение с базовым уровнем позволяет своевременно выявлять небольшие отклонения и корректировать курс до того, как они превратятся в серьезные проблемы.

11. Завершите работу над результатами проекта

Для успешного закрытия проекта выполните все необходимые задачи, определенные в плане. Убедитесь, что все результаты соответствуют стандартам качества. 

Получите обязательные подтверждения заинтересованных лиц и руководства. При закрытии проекта также следует надлежащим образом задокументировать и передать задачи. 

Обычно этот принцип управления проектами включает четыре действия.

• Подтверждение выполнения всех задач. Проверьте по плану проекта готовность всех результатов.

• Проверка стандартов качества. Убедитесь, что каждый результат соответствует критериям приемки, установленным в начале проекта.

• Получение подтверждений. Заручитесь официальным одобрением соответствующих заинтересованных лиц и сотрудников, принимающих решения.

• Архивация проектной документации. Сохраните итоговые документы, решения и материалы в доступном месте для дальнейшего использования.

12. Документирование выводов

Проанализируйте успехи проекта и выделите ключевые факторы, способствующие положительным результатам. Не менее важно задокументировать выводы для обоснования будущих проектов и поддержания непрерывного совершенствования.

Зафиксировать полученные выводы в простом и структурированном формате можно с помощью ретроспективы проекта. Команды обсуждают, что удалось, а что — нет, и определяют, что можно сделать по-другому в следующий раз. 

Этой документацией смогут воспользоваться все, кто станет работать над подобными проектами в будущем. Регулярное проведение ретроспектив — один из важнейших факторов непрерывного совершенствования в командах и организациях.

Принципы управления проектами на практике

Двенадцать вышеописанных принципов дают воспроизводимую основу для четкого и последовательного ведения проектов от начала до завершения. Они актуальны для любой отрасли, размера команды и методологии.

В Confluence можно централизованно документировать планы, цели, решения и ретроспективы в рамках проектов. А благодаря Jira можно напрямую связывать цели с задачами, а также отслеживать прогресс и формировать отчеты о результатах в представлениях хронологии, календаря и Kanban. 

Вместе эти сервисы предоставляют командам все необходимое для применения указанных принципов на практике с первого дня.

Попробуйте Jira и Confluence бесплатно и внедрите эти принципы управления проектами в своей работе. 

Принципы управления проектами: часто задаваемые вопросы

Почему так важно иметь четкую цель проекта?

Четко поставленная цель задает направление и смысл работы, благодаря чему все участники команды одинаково понимают критерии успеха. Она служит ориентиром при принятии решений и помогает не отклоняться от намеченных результатов.

Как руководство влияет на результаты проекта?

Сильное руководство задает тон в вопросах сотрудничества, ответственности и мотивации в команде. Эффективные руководители помогают решать конфликты, устранять препятствия и следовать целям проекта.

Почему методы управления важно адаптировать к конкретному проекту?

Каждый проект уникален, поэтому адаптация принципов и методов под его масштаб, сложность и контекст повышает шансы на успех. Благодаря гибкому подходу процессы будут эффективными и уместными, а не жесткими или избыточными.

Почему управление проектами следует разделять на этапы?

При поэтапном подходе проще проводить регулярный анализ, отслеживать прогресс и вносить корректировки. Кроме того, такой подход облегчает управление рисками и гарантирует получение ценности на каждом этапе до перехода на следующий.

Как непрерывное взаимодействие с заинтересованными лицами способствует успеху проекта?

Вовлечение заинтересованных лиц на протяжении всего проекта помогает понять и учесть их потребности и ожидания. Постоянное участие помогает укрепить доверие и снижает риск неожиданных проблем или сопротивления на поздних этапах.