Процесс непрерывного совершенствования: ключевые этапы, методики и преимущества

Непрерывное совершенствование — это долговременный процесс, включающий в себя анализ производительности, выявление возможностей и постепенную трансформацию процессов, продуктов и персонала. Благодаря анализу и корректировке процедур ваша компания может сэкономить время и улучшить качество продукта.

Почему непрерывное совершенствование важно для развития организации

Организации, использующие методы непрерывного совершенствования, получают значительное конкурентное преимущество. Если команды регулярно пересматривают свои процессы и постепенно вносят корректировки, эффективность таких команд естественным образом повышается. 

Задачи, которые раньше занимали несколько часов, теперь могут быть выполнены за считаные минуты. Узкие места, которые тормозили реализацию целых проектов, устраняются благодаря накопленным улучшениям. И общее качество работы также повышается, что однозначно можно назвать еще одним важным преимуществом. 

Последовательное совершенствование методов работы позволяет компаниям предоставлять более качественные продукты и услуги, что часто приводит к повышению уровня удовлетворенности клиентов, а значит их лояльности, и увеличению доходов. 

Когда сотрудники участвуют в инициативах по совершенствованию, повышается уровень вовлеченности. Возможность высказать свое мнение о методах работы и видеть, как предложения реализуются на практике, помогает участникам команды прочувствовать свой вклад в успех компании. 

Так создается позитивный цикл: заинтересованные сотрудники вносят больше идей, а это еще больше улучшает процессы и общий настрой в организации. 

Чтобы внедрить непрерывное совершенствование в повседневную работу, нужно задействовать инструменты и методы, которые помогут вам мыслить, руководствуясь стремлением к улучшению. Лучшие инструменты для непрерывного совершенствования — это те, которые сочетаются с вашей реальной работой.

1. Принцип «планирование — выполнение — проверка — воздействие» (PDCA)

Принцип «планирование — выполнение — проверка — воздействие» (Plan-Do-Check-Act, PDCA) является одним из наиболее популярных инструментов в рамках модели непрерывного совершенствования.

• При планировании определяют возможности и предстоящее изменение. Затем выполняется внедрение изменения в небольшой области выполнения работ.

• Когда приходит время проверки, команда с помощью полученных данных анализирует результаты изменения и определяет его влияние на ситуацию.

• А на этапе воздействия происходит широкое внедрение изменения и последующая оценка результатов. Если команда потерпела неудачу на одном из этапов, можно просто начать заново.

Команды разработчиков ПО проводят циклы PDCA при запуске новых функций, прибегая к включению и отключению возможностей. В этом процессе небольшая группа реальных клиентов получает доступ к новой возможности в рамках ограниченного тестирования. 

Цель такого тестирования — определить, достигли ли клиенты, использующие функцию, более высоких результатов, чем пользователи, у которых ее нет. После проверки пользовательских данных команды развертывают функцию для всех пользователей.

2. Пять «почему»

Оказывается, малыши не зря постоянно спрашивают своих родителей: «Почему?». Методику Пять «почему» часто используют при анализе основных причин, чтобы с помощью вопросов выявить первопричину не дольше чем за пять итераций. 

3. Кайдзен и ката

Те, кто стремится к максимальной гибкости, могут построить процесс на таких методиках, как ката совершенствования и кайдзен. Ката совершенствования — четырехэтапный процесс поиска решений для динамических проблем, а десять принципов кайдзен служат основой для формирования культуры небольших постоянных улучшений. Вместе они побуждают команды экспериментировать, учиться и со временем дорабатывать свой подход.

А чтобы команда оставалась на верном пути, можно отслеживать поэтапный прогресс с помощью шаблона доски Kanban.

4. Бережливое производство

Концепция бережливого производства позволяет работать так, чтобы не допускать потери времени и ресурсов, а также своевременно завершать проекты. Она основывается на пяти ключевых принципах.

1. Определение ценности

2. Систематизация потока ценности

3. Налаживание процесса

4. Создание «вытягивающей» системы

5. Стремление к совершенству

Amazon — яркий пример бережливого улучшения процессов. Рабочие места организованы таким образом, чтобы обеспечить максимальную производительность, а продукты, продаваемые или доставляемые компанией, сразу упакованы и готовы к отправке.

Еще один пример бережливой методологии — компания Adidas. Она доставляет товары напрямую в магазины. Так у покупателей появляется доступ к широкому ассортименту обуви, и при этом в магазинах не приходится хранить много запасов. А если клиенту нужна определенная пара кроссовок, которой нет в наличии, ее можно доставить прямо в этот магазин Adidas.

Внедрите программное обеспечение для бережливого управления проектами, чтобы получить все эти преимущества в своей компании. 

5. Всеобщее управление качеством (TQM)

Всеобщее управление качеством (TQM) — это разновидность непрерывного совершенствования, с помощью которой можно повысить удовлетворенность клиентов и вовлеченность сотрудников.

В рамках этого подхода каждый участник стремится к повышению качества, благодаря чему компании могут сократить количество ошибок и улучшить основные процессы, тем самым обеспечив основу для непрерывного совершенствования.

6. Agile

Методика Agile используется при управлении проектами. Ее суть состоит в том, чтобы разбивать большие проекты на мелкие части, называемые спринтами. После каждого спринта команда проводит ретроспективу, чтобы внести изменения и улучшения в следующий спринт. 

Agile-управление проектами основано на сотрудничестве и способности перестраивать работу с учетом полученных результатов и отзывов. Команды, использующие инструменты Agile, могут более эффективно отслеживать свой прогресс и принимают более обоснованные решения о том, что следует улучшить. 

Отслеживая Agile-показатели, такие как скорость выполнения задач или скорость снижения кривой на диаграмме Burndown, организации могут выявлять закономерности и оптимизировать рабочие процессы для достижения лучших результатов.

7. Методика Kanban

Kanban помогает командам визуализировать рабочие процессы, грамотно распределить задачи и повысить эффективность. В сущности, принципы Kanban строятся вокруг наглядного отображения рабочих процессов и бэклога спринта, а также сведений о текущих и завершенных задачах. 

Такой подход позволяет выполнять работу стабильно, без лишних сложностей и в соответствии с графиком. Необходимо знать четыре основных показателя Kanban.

1. Время выполнения

2. Продолжительность цикла

3. Незавершенная работа

4. Пропускная способность

Благодаря циклу непрерывного совершенствования ваша компания сможет вносить изменения, которые повысят удовлетворенность сотрудников, эффективность и общее качество результатов. Ниже приведены некоторые из основных преимуществ непрерывного совершенствования.

Оптимизирует операции, повышая эффективность

Когда у вас много дел, важна каждая минута. Непрерывное совершенствование позволяет оптимизировать процессы и тем самым повысить продуктивность, а значит, вы сможете выполнять больше задач за тот же промежуток времени.

Вовлекает сотрудников за счет активного участия

Участвуя в процессе непрерывного совершенствования, ваша команда будет активнее погружена в работу. Компания Toyota посчитала так же и в 1951 году запустила систему сбора креативных идей, чтобы ее сотрудники проявляли больше инициативы по части полезных предложений.

Сокращает потери за счет упрощения процессов

Методологии непрерывного совершенствования, такие как бережливое производство, помогают оптимизировать отдельные процессы и тем самым сократить нерациональные траты. Сжав процедуру до нескольких простых шагов, вы сэкономите время и сможете выполнить больше задач.

Снижает расходы за счет устранения недостатков

Устранение и оптимизация неэффективных процессов может помочь экономить средства. Принципы бережливого управления предполагают экономию времени и ресурсов на протяжении всего производственного процесса. Усовершенствовав контроль над цепочками поставок, вы снизите затраты на хранение и доставку и тем самым увеличите прибыль.

Повышает качество продукции и услуг за счет доработки

Непрерывное совершенствование означает постоянное улучшение мелких процессов. Со временем повышается общее качество продукта или услуги. Оптимизируя процессы и выполняя больше задач при меньших затратах ресурсов, вы можете сделать свои предложения полезнее для клиентов.

Чтобы реализовать метод непрерывного совершенствования, вовсе не нужно полностью пересматривать уже сложившиеся процессы. В конечном счете вам нужно выработать подход, который со временем разовьется и приведет к долгосрочным изменениям в масштабе всей организации. 

Шаг 1. Определите возможности улучшения на основе данных и отзывов

Отправной точкой любого процесса непрерывного совершенствования всегда будет определение областей, которые требуется изменить. Собирайте данные из основных источников, таких как ваши собственные операции, клиенты и сотрудники. 

Анализ операций может показать, что какие-то задачи все время выполняются дольше, чем планировалось, а отзывы клиентов могут выявить проблемные моменты в поставке услуг. Не стоит пренебрегать и мнениями участников своей команды. 

Часто бывает так, что непосредственные исполнители сталкиваются с проблемами, неочевидными для руководства. Обращайте внимание на закономерности в этих данных.

Ваши клиенты постоянно жалуются на одну и ту же проблему? Или у вас есть процессы, из-за которых все время возникают «узкие места»? Такие повторяющиеся неприятности — лучшее направление для совершенствования, потому что, устранив их, вы существенно повысите общее качество работы. 

Шаг 2. Установите четкие измеримые цели для подотчетности и мотивации

Когда вы поймете, что именно нужно исправить, дальше требуется решить, что будет считаться успехом в вашей ситуации. Размытые формулировки целей проекта (например, «улучшить обслуживания клиентов») не дают четкой цели, к которой можно было бы стремиться. 

Цели должны формулироваться очень конкретно, например так: «сократить время ответа на обращения с 24 часов до 8 часов» или «снизить количество брака на 20 % в следующем квартале».

Убедитесь, что ваши цели действительно достижимы при текущих ресурсах. Нереалистичные цели только демотивируют команду и обрекают всех на неудачу. 

Свяжите цели по совершенствованию с приоритетами бизнеса, чтобы все понимали, почему эта работа важна и как она укладывается в общую деятельность вашей компании.

Шаг 3. Разработайте действенные инициативы по совершенствованию в соответствии с поставленными целями

На этом этапе нужно перейти к планированию и определить, как именно вы будете двигаться к поставленным целям. Возможно, вам потребуется провести небольшие эксперименты, изменить существующие процессы или внедрить новые инструменты и системы. 

Четко определите, что и когда вы будете делать, а также кто отвечает за каждый этап запланированного движения к совершенству. Не нужно пытаться улучшить все одновременно. 

Выберите несколько наиболее эффективных инициатив, непосредственно направленных на решение проблем, которые вы определили на первом этапе. Для каждой инициативы назначьте ответственных и убедитесь, что у вас есть необходимые ресурсы, прежде чем начинать.

Шаг 4. Реализуйте планы совершенствования и дорабатывайте стратегии на основе аналитических данных

Здесь и начинается ваше движение к поставленной цели. Вы приступаете к реализации плана. Но помните: нельзя просто составить список действий и думать, что они выполнятся сами собой. 

Внимательно следите за прогрессом, сравнивайте свои реальные результаты с целями, которые вы поставили ранее. Если что-то идет не по плану, не стесняйтесь корректировать подход.

Вся суть непрерывного совершенствования заключается в том, что оно носит итеративный характер. Вы пробуете что-то сделать, смотрите на результаты и вносите коррективы с учетом сделанных выводов. Не все будет получаться с первой попытки, и это абсолютно нормально.

Шаг 5. Стандартизируйте процедуры совершенствования, чтобы разработать финальные СОП и обеспечить согласованность работы

Когда вы доказали, что выбранная инициатива действительно ведет к совершенствованию, вам нужно зафиксировать результат. Это значит задокументировать новый процесс, чтобы все точно знали, что и как нужно делать. 

Создайте стандартные операционные процедуры и убедитесь, что у вашей команды есть к ним доступ, на случай если потребуются рекомендации. Ваша задача — не допустить возврата к старым привычкам. 

Если новые процессы не документируются и не стандартизируются должным образом, команды часто возвращаются к прежним методам работы. Сделайте позитивные изменения частью обычной рутины, а затем начните весь цикл заново, чтобы найти новую возможность для совершенствования.

Непрерывное совершенствование — один из основополагающих принципов методики Agile, а решение Jira разработано специально для agile-команд. Например, бэклоги и спринты позволяют разбивать крупные проекты на мелкие фрагменты. А с помощью досок Scrum или Kanban вы можете упорядочить их в еще более удобные для управления части. 

В этом продукте доступны разные типы задач, такие как баги, задачи и подзадачи, отвечающие различным потребностям проекта. Настраиваемые процессы позволяют адаптировать Jira к вашему уникальному стилю работы, а благодаря аналитике в режиме реального времени вы сможете точнее оценить скорость, продуктивность и другие показатели.

Можно в том числе импортировать данные со сторонних платформ прямо в Jira, чтобы иметь полное представление о важных данных и сведениях из других систем, от которых зависит успех команды.

Хотите узнать больше о том, как Jira может помочь вам сосредоточиться на непрерывном совершенствовании и внести необходимые изменения, чтобы соответствовать принципам Agile? Попробуйте Scrum-доски Jira уже сегодня.

Какие есть рекомендации по непрерывному совершенствованию?

Существует несколько способов поставить непрерывное совершенствование на службу компании. Вот несколько полезных советов.

• Постоянная коммуникация

• Определяйте преимущества и проверяйте их значимость

• Сосредоточьтесь на показателях, влияющих на бизнес

• Фиксируйте идеи для улучшения

• Используйте воронку идей

• Проводите еженедельный пересмотр проектов

Вовлечение всех участников — отличный способ поддерживать непрерывное совершенствование в долгосрочной перспективе. Вы можете обучать новых сотрудников принципам этой методики и внедрить соответствующую программу, чтобы помочь сотрудникам в карьерном росте.

Какие есть примеры непрерывного совершенствования?

Компания Amazon — один из лучших примеров непрерывного совершенствования в своей отрасли. Ее команда внедрила методологию бережливого производства и таким образом смогла оптимизировать работу складов и процесс доставки. Компания также применяет уникальный подход, при котором приоритет отдается удовлетворенности клиентов в долгосрочной перспективе, а не краткосрочной выгоде.

Компания Apple тщательно изучает работу пользователей с ее продуктами, чтобы понять, что им нравится, а что нет. Эти исследования помогают Apple непрерывно совершенствовать свои устройства путем добавления новых функций и таким образом оставаться лидером в области технологий.

Какова основная цель непрерывного совершенствования?

Основная цель непрерывного совершенствования заключается в преобразовании компании путем небольших постепенных изменений. Такой подход позволяет повысить вовлеченность сотрудников, продуктивность и эффективность, а также удовлетворенность клиентов. Если вы считаете, что потенциал для роста есть всегда, то с помощью этой методики вы сможете открыть для себя новые возможности роста и улучшить работу бизнеса.