Что такое методология бережливого производства?

Atlassian Автор: Atlassian
Просмотр тем

Как и специалисты НАСА по управлению полетами, руководители проектов должны отслеживать множество аспектов, чтобы команда поставляла проекты без инцидентов. Разница лишь в том, что НАСА управляет космическими аппаратами, а руководители проектов следят за результатами.

Методы бережливого производства помогают предотвратить чрезвычайные ситуации в управлении проектами, подобные катастрофе «Аполлона-13», и позволяют поставлять проекты в срок и в рамках бюджета.

Методология бережливого производства способствует непрерывному процессу постепенной корректировки, значительно ускоряя поставку продуктов благодаря оптимизации командных ресурсов и усилий и позволяя участникам работать эффективно и результативно.

В этой статье вы узнаете больше о бережливом производстве, его преимуществах и о том, как Jira Software может помочь вам реализовать соответствующие принципы.

История методологии бережливого производства

Бережливое производство направлено на полную оптимизацию процессов и результатов команды путем непрерывного совершенствования. При правильном применении данный подход позволяет командам эффективно поставлять клиентам ценность.

Основатель компании Toyota Киитиро Тоеда разработал методологию бережливого производства после Второй мировой войны, чтобы экономить ресурсы и устранять потери. Наблюдая за закупками и пополнением запасов в супермаркете, он разработал концепцию Just-in-time, которая ориентирована на производство продуктов именно тогда, когда они нужны клиентам.

Концепция Тоеды переросла в производственную систему Toyota, а та, в свою очередь, стала методологией бережливого производства. Так из скромной задумки бережливое производство превратилось в основу управления проектами по системе Agile. Сегодня данный подход используется в таких отраслях, как разработка ПО, строительство и здравоохранение.

Обзор методологии бережливого производства

Бережливое производство опирается на два столпа, которые являются основой для всех практикующих его проектов: непрерывное совершенствование и уважение к людям.

  • Непрерывное совершенствование. Регулярный цикл обратной связи помогает командам вносить постепенные изменения в процессы, продукты и персонал для постоянного улучшения систем. Выявляя, оценивая и изменяя существующие процессы или системы по одному элементу за раз, команды могут устранить потери и повысить эффективность в целом.
  • Уважение. Руководители отмечают и ценят вклад команды и отзывы клиентов, а также уделяют должное внимание идеям и мнениям. В рамках бережливого производства руководители распределяют работу по всему процессу наиболее эффективным образом и поощряют тесное сотрудничество, что, в свою очередь, приносит максимальную ценность клиентам.

Основные принципы бережливого производства разработаны с учетом обоих этих факторов на каждом этапе.

Принципы методологии бережливого производства

Важно учитывать, какое влияние ваша работа окажет на качество обслуживания клиентов. Для этого следуйте пяти основным принципам бережливого производства, которые помогают командам организовывать задания и обеспечивают контроль руководителям проектов. Перечислим эти принципы.

1. Определение ценности

Чтобы поставлять ценность клиентам, сначала изучите их потребности. Для этого потребуется следующее.

  • Взаимодействуйте с клиентами напрямую, чтобы узнать об их болевых точках.
  • Проанализируйте то, как ваш продукт помогает с ними справиться.

Затем определите ценность продукта, которая позволит удовлетворить потребности клиентов, и сообщите выводы команде. Спланируйте работу участников таким образом, чтобы она влияла на качество обслуживания, и выберите лучшие инструменты, которые помогут команде поставлять клиентам ценность.

Определив ценность, вы сэкономите время и денежные средства, поскольку команда будет создавать только те функции, которые нужны клиентам.

2. Систематизация потока ценности

Деятельность, необходимая для обеспечения качественного обслуживания клиентов, является частью потока ценности. При систематизации потока ценности используются диаграммы, помогающие наглядно представить процесс проекта и управлять потоком ценности, что крайне важно для устранения потерь.

Систематизация потока ценности включает в себя следующие действия.

  • Определение проблемы и выбор подходящей команды. Выявите основные болевые точки клиентов, а затем выберите команду, у которой есть навыки для решения соответствующих проблем.
  • Определение границ и составление схемы процесса. Оставьте в проекте только необходимые мероприятия. Затем составьте схему процесса, используя шаблон доски Scrum в Jira Software, и задайте даты для каждого результата.
  • Сбор данных. Эффективное управление проектами требует от руководителей отслеживать используемые ресурсы, например время, которое команда затрачивает на работу над проектом.
  • Оценка и корректировка. Чтобы обеспечить непрерывное совершенствование процессов, нужно постоянно их оценивать и находить возможности для улучшения.

3. Создание потока

Состояние потока — это когда мы входим в ритм и все идет настолько удачно, что мы не замечаем течения времени. Когда дело касается работы, такое состояние повышает вовлеченность и производительность команды.

Командный поток отражает эффективность создания ценности, которую можно постоянно корректировать, используя непрерывный цикл обратной связи. Методология бережливого производства требует бесперебойного и непрерывного процесса, с помощью которого удастся сократить задержки и минимизировать время передачи работы. Улучшить работу команды можно с помощью следующих приемов.

  • Сотрудничество многофункциональных команд. Разобщенность — это криптонит для бережливого производства. Команда должна участвовать во всех этапах процесса и при необходимости работать совместно с другими командами для выполнения своих заданий. Такое сотрудничество может предполагать привлечение службы поддержки и получение от нее информации о болевых точках клиентов. У данного подхода есть преимущество: благодаря такому сотрудничеству команда сможет отточить навыки, поскольку получит больше знаний о том, как работают другие отделы.
  • Отслеживание заданий. Доски Kanban или шаблон Kanban в Jira Software помогут вам назначить задания, наглядно представить работу и скоординировать работу команды. Такие карточки представляют собой отличный способ отслеживать ход выполнения задач на протяжении всего проекта.

4. Создание «вытягивающей» системы

В рамках данной системы команды работают только над тем, что нужно клиенту к конкретному сроку, и производство осуществляется в соответствии с фактическим, а не прогнозируемым спросом.

Чтобы точно оценить потребности клиентов, команда должна наладить с ними диалог и узнать их мнения.

5. Стремление к совершенству

В случае с бережливым производством важно нацелиться на развитие и стремиться к совершенству путем постоянного улучшения. При этом потребуется внедрить непрерывный цикл обратной связи: он поможет руководителю проекта, команде и компании сократить потери и повысить эффективность.

Преимущества методологии бережливого производства

Руководители проектов часто сталкиваются с проблемами, например когда приходится ждать отзывы от заинтересованных сторон. Если обратная связь поступает слишком поздно, останавливается вся работа над проектом. Методология бережливого производства имеет множество преимуществ, которые позволяют преодолеть такие препятствия. Перечислим эти преимущества ниже.

  • Повышение эффективности. Систематизировав поток ценности, вы можете сосредоточить усилия на потребностях клиентов и отказаться от работы над продуктами и услугами, которые им не нужны.
  • Сокращение числа проблем. С бережливым производством вам не придется переживать о таких проблемах, как недостаток коммуникации и нереалистичные сроки, поскольку они не перерастут в серьезные неприятности. В том, что касается коммуникации, бережливое производство обеспечивает отслеживание и прозрачность, чтобы все участники четко понимали задания, обязанности и сроки выполнения. Команда принимает активное участие в процессе, поэтому участники также могут выразить несогласие с любыми необоснованными сроками.
  • Снижение затрат. Создав четкий план и устранив препятствия, вы сможете сэкономить денежные средства, производя ровно столько, сколько нужно для удовлетворения потребностей клиентов. С таким подходом у вас не будет излишков, что особенно важно для физических продуктов.
  • Улучшение отношений с клиентами. Сосредоточившись на ценности для клиентов, вы укрепите отношения с ними, что крайне важно для бизнеса.
  • Непрерывное совершенствование. Регулярный цикл обратной связи в бережливом производстве помогает настраивать и постоянно улучшать процессы для эффективной поставки ценности.
  • Вклад команды. Бережливое производство требует активного участия команды, так что ее члены будут активнее вовлечены в работу над результатом. Сотрудники смогут выражать свое мнение насчет того, чем им следует заниматься и к какому сроку. В общем, команда охотнее проявляет инициативу, когда у нее есть достаточные возможности.

Возможные проблемы бережливого производства

Бережливое производство — это не только множество преимуществ, но и ряд сложностей, которые руководителям проектов нужно распознавать и учиться преодолевать. Перечислим их.

  • Отсутствие поддержки со стороны руководства. Руководство, которое скупится на поддержку, может помешать любой команде по бережливому производству, став препятствием на ее пути.
    • Как это исправить? Как можно раньше заручитесь поддержкой команды и продемонстрируйте участникам пользу бережливого производства.
  • Недостаточная подготовка. Когда команду не обучают должным образом, от этого может пострадать результат. Если участникам непонятен процесс бережливого производства, не стоит ждать, что они легко его внедрят.
    • Как это исправить? Адаптируя новую команду, обеспечьте адекватное обучение бережливому производству. Организуйте для участников программу профильной сертификации, чтобы они могли заняться практикой. Получив сертификат, команда будет хорошо ориентироваться в методах бережливого производства, и вам не придется сомневаться в ее результатах.
  • Ориентация на инструменты, а не на культуру. Когда инструменты становятся важнее сотрудников, вовлеченность команды снижается. С такими приоритетами в бережливом производстве вы можете обезличить и обесценить команду и ее работу. Когда участники не чувствуют, что их ценят, они с меньшей вероятностью будут стараться.

    • Как это исправить? Развивайте культуру доверия, используя бережливое производство с его философией непрерывного совершенствования. Регулярная обратная связь и возможности для развития свидетельствуют о том, что руководитель заинтересован в карьерном росте своей команды.

  • Недостаточное внимание к показателям. Показатели необходимы для совершенствования команды в рамках методологии бережливого производства.
    • Как это исправить? Анализируйте показатели, чтобы оценить успех проекта, а также ищите области для развития команды.

Используйте Jira для управления проектами

Бережливое производство ускоряет управление проектами, обеспечивая гибкость вам и вашей команде. Это связано с тем, что вы концентрируетесь на устранении потерь и непрерывной оптимизации процесса.

Jira Software помогает командам придерживаться бережливого подхода благодаря целому ряду решений, например, комплексному корпоративному планировщику Jira Align.

Инструмент Jira Align позволяет наглядно представить потоки создания ценности в разных командах. Благодаря этому вы сможете делать следующее.

  • Автоматизировать процессы. Автоматизация поможет команде избавиться от рутинных заданий и сосредоточиться на важной работе.
  • Согласовывать работу с потребностями бизнеса. Получив более полное представление о работе команды, руководство сможет обеспечить ее соответствие стратегическим целям.
  • Отслеживать инвестиции. Вы сможете просмотреть, какие ресурсы используются и сколько времени затрачено на проект.
  • Обнаруживать препятствия. Вы сможете предвидеть потенциальные преграды и находить способы предотвратить их возникновение.
  • Обеспечивать непрерывную ценность. Благодаря аналитике и наглядности команда сможет непрерывно поставлять ценность клиентам и компании в целом.

Это решение также хорошо подходит для других методик, таких как Agile, Open DevOps и управление потоками создания ценности.

Методология бережливого производства: часто задаваемые вопросы

В чем разница между Agile и бережливым производством?

На первый взгляд отличить методологию бережливого производства от Agile трудно. Хотя оба подхода ориентированы на эффективность и ценность для клиентов, акцент в них делается на разных аспектах управления проектами. Бережливое производство фокусируется на устранении потерь, процессе и поставке ценности, в то время как Agile — на клиентах, снижении неопределенности и поставке функционирующего ПО.

Разберем каждый из этих методов.

  • Ориентация. Бережливое производство — это подход с принципом «сверху вниз», где основное внимание уделяется улучшению процессов. Agile, в свою очередь, имеет противоположную основу, при которой работа разбивается на небольшие итеративные циклы.
  • Поставка продуктов. Команды по бережливому производству и по Agile стремятся поставить продукты как можно скорее. Однако в Agile обратная связь важнее скорости: Agile-команды выполняют мелкие задачи, получают обратную связь и переходят к следующей итерации. Бережливое производство, в свою очередь, нацелено на улучшение общего процесса и ускорение поставок.
  • Платформы. В отличие от Agile, у бережливого производства нет специальной платформы. Scrum и Kanban — это две системы управления проектами по методологии Agile которые позволяют применять принципы гибкой разработки. В Jira Software доступен шаблон Scrum и шаблон Kanban, которые помогают руководителям проектов начать работу с Agile.

В чем разница между DevOps и бережливым производством?

DevOps обеспечивает функциональное сотрудничество между командами по разработке и эксплуатации, что позволяет ускорить поставку ПО. В этом заключается философия DevOps: непрерывная поставка ценности для бизнеса, подкрепленная культурой понимания и совместной работы.

У бережливого производства, напротив, основной принцип в том, чтобы поставлять ценность посредством совершенствования процессов и устранения потерь.

Бережливое производство и DevOps ориентированы на клиентов, но в них по-разному реализованы два основных направления.

  • Ценность для клиентов. В рамках DevOps создаются карты эмпатии, в результате чего бизнес-цели приобретают ценность для клиентов. В бережливом производстве мероприятия по созданию ценности отбираются в зависимости от потребностей.
  • Ориентация. Команды по DevOps объединяют разработку и эксплуатацию с документацией и совместной работой, а сторонники бережливого производства оптимизируют процессы, ресурсы и усилия.

Кроме того, в DevOps автоматизируются рутинные задания, такие как запросы pull (подробнее о них см. в руководстве по DevOps для начинающих).

Если вы уже используете DevOps, обратите внимание на Open DevOps — готовую платформу на базе Jira Software с открытым подходом к инструментам и с возможностями автоматизации. Она поможет Agile-команде сосредоточиться на поставке и эксплуатации качественного ПО и обеспечить принцип «кто разработал, тот и поддерживает», основанный на заветах DevOps.

Можно ли одновременно использовать Agile, DevOps и бережливое производство?

Да. Эти методологии дополняют друг друга в стремлении обеспечить качество и ценность для клиентов. DevOps устраняет разобщенность и объединяет команды по разработке и эксплуатации, Agile поощряет непрерывное совершенствование, а бережливое производство реализует данный принцип на практике.

Сочетание этих трех подходов поможет вам значительно ускорить поставку клиентам продуктов и ценности. Например, ваша компания может применять все три методологии, но брать от них лишь некоторые части. Бережливое производство поможет улучшить ваш процесс Agile, итеративный подход Agile поспособствует непрерывному совершенствованию бережливого производства, а благодаря DevOps можно улучшить межфункциональную совместную работу.

Применив все три методологии, ваша компания обретет широкие возможности и сможет поставлять клиентам ценность при поддержке более эффективных методов.

Вы можете сочетать подходы с помощью Jira Software и Jira Align, беспрепятственно передавая данные между ними.

продолжение темы
Бэклог спринта