Что такое kanban-доска?

Узнайте, как выстроить доску Kanban, и познакомьтесь с примерами от Atlassian и других экспертов

Max Rehkopf Max Rehkopf
Просмотр тем

Доска Kanban — это инструмент управления agile-проектами, с помощью которого можно наглядно представить задачи, ограничить объем незавершенной работы и добиться максимальной производительности (или скорости). С помощью карточек и столбцов на доске Kanban команды по техническим вопросам и сервисные команды могут понять, какой объем работы следует взять на себя, и выполнять этот объем, придерживаясь принципов непрерывного совершенствования.

Методология Kanban проделала долгий путь от своих истоков в сфере бережливого производства, за что стоит поблагодарить небольшую, но могучую группу ее сторонников. Труд Дэвида Андерсона, в котором были обозначены принципы метода Kanban, способствовал проникновению Kanban в мир разработки ПО и обслуживания, а книга Джима Бенсона и Тониан Де Мариа «Персональный Канбан» помогла распространению Kanban, и теперь эту методологию где только ни применяют.

Пример доски Kanban

Я использую доски Kanban каждый день и уже не представляю свою жизнь без них. Приведенные здесь идеи и рекомендации появились в результате объединения моего личного опыта, итогов исследования и разговоров с Заком Найсом, Китом Ноттинсоном и Джимом Бенсоном.

Я обращаюсь к Kanban снова и снова из-за ценностей Kanban и (как ни странно) отсутствия правил. В Kanban ценятся уважение к людям и постоянное совершенствование.

Составляющие доски Kanban

Дэвид Андерсон выделяет пять составляющих досок Kanban: видимые сигналы, столбцы, лимиты незавершенной работы, точка принятия обязательств и точка поставки продукта.

Составляющие доски Kanban
  1. Видимые сигналы. Первыми на доске Kanban бросаются в глаза карточки (стикеры, листки и пр.). Kanban-команды выносят записи обо всех проектах и рабочих задачах на карточки; одна карточка, как правило, соответствует одному проекту или рабочей задаче. Для команд, применяющих agile, каждая карточка обозначает одну пользовательскую историю. Увидев эти сигналы на доске, участники команды и заинтересованные лица смогут без труда понять, над чем работает команда.
  2. Столбцы. Еще одним отличительным признаком доски Kanban являются столбцы. Каждый столбец символизирует конкретное действие, которые в совокупности составляют «рабочий процесс». Карточки перемещаются по рабочему процессу до стадии завершения. Рабочие процессы могут быть простыми и состоять лишь из столбцов «Сделать», «В процессе» и «Завершено», а могут быть гораздо более сложными.
  3. Лимиты незавершенной работы (WIP). Лимиты WIP — это ограничения максимального количества карточек, находящихся в одном столбце одновременно. Если для столбца выбран лимит WIP, равный 3, то в нем не может быть более трех карточек. Когда количество карточек в столбце достигает максимума, команда должна сосредоточить усилия на этих карточках и передать их далее, чтобы на эту стадию рабочего процесса могли поступить новые карточки. Лимиты WIP нужны, чтобы выявлять проблемные места в рабочем процессе и добиваться максимальной скорости хода работы. Лимиты WIP помогают на ранних этапах понять, не взяла ли команда на себя слишком много работы.
  4. Точка принятия обязательств. На доске у kanban-команд часто присутствует бэклог. Клиенты и участники команды вносят в него идеи по проектам, к которым команда может обратиться, когда будет готова. В точке принятия обязательств команда выбирает ту или иную идею, и работа над проектом начинается.
  5. Точка поставки продукта. Точка поставки продукта знаменует завершение рабочего процесса команды Kanban. Многие команды принимают за точку поставки продукта момент, когда продукт или сервис передаются в распоряжение клиента. Цель команды — как можно быстрее перенести карточки из точки принятия обязательств в точку поставки продукта. Время, за которое карточка проходит из одной точки в другую, называется временем выполнения. Kanban-команды постоянно совершенствуются, стремясь свести время выполнения к минимуму.

Доска Kanban с этими пятью составляющими несомненно приведет вашу команду к успеху. Но сейчас я хочу познакомить вас с противоположной точкой зрения.

Джим Бенсон считает, что в Kanban есть только два правила: ограничивайте незавершенную работу и визуализируйте работу. Если следовать в работе только этим правилам, доска Kanban будет выглядеть совсем иначе. И в этом нет ничего плохого! Джим советует использовать только эти два правила в начале своего знакомства с Kanban, потому что «чем больше вы установили правил, тем меньше ситуаций, в которых их будет целесообразно применять».

Виды и примеры досок Kanban

Kanban можно использовать во многих сферах, от производства до agile-разработки ПО и управления персоналом. От того, к какой сфере нужно приспособить Kanban, часто зависит выбор доски — цифровой или реальной. В ходе исследования мне попалась информация о случае, когда для выполнения строительного заказа стоимостью на 58 млн долларов использовалась реальная доска, размещенная в прицепном вагоне. С другой стороны, я лично общался с очень многими командами разработчиков, которые используют цифровые доски Kanban.

Реальные доски

Самый простой пример доски Kanban — реальная доска, поделенная на вертикальные столбцы. Команды размечают маркерную или меловую доску и наклеивают на нее стикеры. Эти стикеры передвигаются по рабочему процессу, отражая ход работы.

Пример реальной доски Kanban

Одно из преимуществ реальной доски заключается в том, что ее нельзя «выключить». Нельзя открыть новую вкладку на огромной маркерной доске на колесиках, стоящей возле стола. Такую доску легко подготовить, легко показать другим, и часто с ее помощью проще всего доносить информацию в определенных командах. Тем не менее реальные доски не подходят для удаленных команд или людей с ужасным почерком, как у меня.

Optimizely создает программное обеспечение, помогающее компаниям понять, какой вариант веб-сайта или продукта больше всего нравится пользователям. В этой компании рабочие задачи самых разных размеров отслеживают при помощи Jira, но Кит Ноттонсон, старший директор по развитию, заметил одно упущение.

Команды вели в Jira бурную деятельность по отдельности, но между собой не общались. Чтобы привлечь внимание всех к одному общему делу, Кит соорудил основательную реальную доску Kanban, которую назвал «стеной работы».

Пример реальной доски Kanban

На доске разместили все проекты, над которыми работала техническая команда. Показатели, имена участников команды и статус работы теперь были у всех на глазах. Всем стало проще понимать полный объем работы, но вскоре у доски обнаружилось более любопытное достоинство.

«Сначала стена состояла из столбцов "Сделать", "Выполняется" и "Завершено", но со временем сотрудники начали обсуждать друг с другом, как мы работаем», — говорит Кит. Он рассказал, что благодаря таким обсуждениям стена разрасталась и развивалась и за несколько недель у компании Optimizely появилось более осмысленное представление о процессе работы.

Сильной стороной доски Optimizely является наличие точки принятия обязательств и точки поставки продукта. Когда границы проекта определены и он отвечает определенным критериям, техническая команда выбирает проект и берет на себя обязательство по его выполнению. Затем проект передается в Jira, чтобы представляющие особый интерес данные и взаимодействия в процессе итоговой поставки не ускользнули от внимания команды.

Кит рекомендует командам начинать с реальной доской Kanban, потому что благодаря подобным обсуждениям с ранних пор достигается высокая скорость итераций рабочего процесса и задачи быстро проходят все стадии.

Цифровые доски

Когда система Kanban снискала успех у команд по разработке ПО и технических команд, доски Kanban претерпели цифровую трансформацию. Географически распределенные команды могут обращаться к цифровым доскам Kanban удаленно и в разное время.

Пример доски Kanban в Trello

Trello — это простое средство для быстрого создания цифровой доски Kanban. Всего за несколько щелчков мышью можно подготовить доску с цифровыми списками, символизирующими стадии kanban-процесса. Работать с доской и управлять ею может вся ваша команда.

Например, можно создать списки «Бэклог», «На очереди», «В процессе» и «Готово». Каждое задание представлено в виде карточки, которая перемещается из списка в список по мере того, как задание попадает в очередь, над ним работают и его выполняют.

Цифровая доска Kanban обладает следующими преимуществами: скорость подготовки, простота предоставления совместного доступа и возможность отслеживать неограниченное количество обсуждений и комментариев в любое время по мере реализации проекта. Откуда бы и когда бы ни обращались участники команды к доске Kanban, они увидят самый актуальный статус проекта. А еще рабочий процесс Kanban в Trello можно использовать для ведения личных списков текущих дел, как показано на этом примере доски.

Бывают совсем простые цифровые доски Kanban, а некоторые более продуманы и предусматривают больше возможностей настройки. Командам, которым нужны дополнительные функции, например лимиты WIP и контрольные графики, следует выбирать инструмент с более широкими возможностями, такой как Jira Software. В Jira по умолчанию доступен шаблон проекта Kanban, чтобы команды Kanban могли без промедления приступить к работе. Команда может просто создать проект, настроить рабочий процесс и доску в зависимости от нужд, установить лимиты WIP, создать дорожки swimlane и даже включить бэклог, чтобы было удобнее расставлять приоритеты.

Пример шаблона Kanban в Jira

Сравнение досок Kanban и Scrum

Различия между Kanban и Scrum, на самом деле, довольно незначительны. Многие сходятся во мнении, что команды Scrum используют доску Kanban, но с процессами, артефактами и ролями, принятыми в Scrum. И все же в некоторых аспектах эти две методологии разительно отличаются.

  • У спринтов в Scrum есть дата начала и дата окончания, в то время как в Kanban работа ведется без перерыва.
  • В команде Scrum четко разграничены роли (владелец продукта, команда разработчиков и scrum-мастер), а в Kanban формальные роли отсутствуют. Обе методологии требуют от команд навыков самоорганизации.
  • Доска Kanban используется на протяжении всего жизненного цикла проекта, а доска Scrum обнуляется и обновляется после каждого спринта.
  • На доске Scrum количество заданий предопределено и для их выполнения отводится фиксированный промежуток времени.
  • Доски Kanban позволяют больше свободы в том, что касается заданий и времени их выполнения. В зависимости от потребностей можно менять приоритеты, людей, ответственных за выполнение заданий, и содержание заданий.

Обе agile-методологии, Kanban и Scrum, популярны среди разработчиков ПО. Подробные сведения см. в нашем подробном сравнительном анализе Kanban и Scrum.

Начало работы с досками Kanban

Работа в Kanban идет по принципу «начните с того, над чем вы работаете прямо сейчас». Это значит, что для начала работы с Kanban не нужно бросать текущую работу. Для успешного применения методологии Kanban должны соблюдаться следующие три условия:

  1. Вы понимаете текущие процессы в том виде, в котором они протекают в действительности, и придерживаетесь системы текущих ролей, обязанностей и должностей.
  2. Вы готовы практиковать постоянное совершенствование и эволюционное развитие.
  3. Вы поощряете инициативность на всех уровнях, от рядовых участников до руководящих лиц.

Рабочий процесс в Kanban — процесс командный, поэтому первым делом ваша команда должна сплотиться! Для удобства разделите работу на отдельные активности, из которых будет состоять рабочий процесс (столбцы). После этого вы можете решить, как и когда добавлять на доску новые задания (карточки). Будет ли у вас служба техподдержки, через которую клиенты будут передавать идеи, или команда будет проводить совещания для составления и размещения новых карточек?

Кроме того, стоит определить размер карточки и объем работы, который она покрывает. Выберите способ оценки продолжительности или сложности работы для всех карточек. Если какое-то задание слишком объемное или сложное, разбейте его на несколько карточек.

Когда точка принятия обязательств и точка поставки продукта определены, можно начинать работу. Со временем процесс будет совершенствоваться на основании замечаний команды. Kanban требует от участников всех уровней постоянно проявлять инициативу. Эта философия называется «кайдзен». Уважение к людям и постоянное совершенствование в Kanban превыше всего. Следуя этим ценностям, вы очень быстро овладеете этой методологией.

продолжение темы
WIP limits