Scrum для распределенных команд. Управление удаленной scrum-командой

Описание. Распределенные Scrum-команды — это команды, в которых как минимум часть сотрудников работает дистанционно и которые адаптируют методики Scrum к удаленной работе. Методика Scrum может быть полезна удаленным сотрудникам и в обычном виде, но, если распределенная команда хочет добиться успеха, необходимо внести изменения в некоторые практики и использовать подходящий инструментарий.

Мир бизнеса меняется быстро — иногда в одночасье. Теперь, когда сотрудники находятся так далеко друг от друга и от места работы, пришло время переосмыслить и изменить наше рабочее место и способы работы.

Компании проводят реорганизацию, приспосабливаются к новым способам работы, в частности переходят на удаленный режим. На фоне этого все большее значение приобретают методики Agile. Такие принципы Agile, как адаптивность, свободное сотрудничество, непрерывное обучение и самоорганизация, являются залогом высокой эффективности совместной работы в распределенных командах. Рассмотрим методику Scrum. Предусмотренный ею набор ритуалов и ролей может послужить основой для структурирования удаленных команд всех типов (в особенности команд разработчиков ПО) и управления ими.

Название «распределенная Scrum-команда» говорит само за себя. Это Scrum-команда, в которой все или некоторые участники работают удаленно. Чтобы преуспеть, распределенной Scrum-команде нужно открыть для себя новые подходы к реализации Scrum. Ситуативное сотрудничество и неформальное общение ограничены, поэтому удаленным командам нужно более дисциплинированно относиться к своим Scrum-ритуалам и создавать дополнительные возможности для налаживания связей и совместной работы.

К счастью, большинство ритуалов, инструментов и ролей, предусмотренных Scrum, таких как спринты, собрания, ежедневные Scrum-совещания (также известные как стендапы) и ретроспективы, можно приспособить к удаленной рабочей среде.

Рекомендуемое количество участников в стандартной Agile-команде определяется «правилом двух пицц» (в команде должно быть столько участников, чтобы на них хватило двух пицц) и составляет 7–10 человек. Однако для удаленной работы лучше подходят команды меньшего размера, тем более, что видеоконференцию с 5–6 участниками проводить куда проще, чем с 10. Традиционные роли Scrum одинаково важны и в распределенной команде, но их тоже нужно адаптировать к определенным сложностям, связанным с удаленной работой.

• Более широкий круг доступных ценных специалистов, которые могут расширить набор командных навыков.
• Участники команд находятся в разных точках мира, благодаря чему рабочий день команды фактически не прекращается.

Сегодня лучших результатов достигают самоорганизующиеся многофункциональные Agile-команды, участники которых набраны из широкого круга рассредоточенных по миру специалистов. У компаний, которые набирают удаленных сотрудников, шире выбор кадров.

Все больше компаний использует команды, в которых как минимум часть сотрудников работает удаленно. Для них методика Scrum может стать основой для более эффективной совместной работы. Кроме того, в принципы Scrum входит адаптивность. С ее помощью команды приспосабливаются к меняющимся условиям и требованиям пользователей, а удаленные команды увереннее пользуются преимуществами Agile, непрерывно обучаются и совершенствуются.

Изначально методы Agile-разработки ПО создавались для команд, участники которых располагаются в одном офисе. Согласно Манифесту Agile, написанному в 2001 году, «непосредственное общение является наиболее практичным и эффективным способом обмена информацией как с самой командой, так и внутри команды». Но с 2001 года многое изменилось. Появилось программное обеспечение, такое как Zoom, Slack, Jira, Confluence и Trello, которое повысило эффективность совместной работы в удаленных командах. Компания Zoom внесла огромный вклад в развитие удаленных конференций для отдельных лиц и команд и поспособствовала применению Agile к удаленным сотрудникам.

Изменились и мировые требования. Когда кадры находятся в разных частях света, сложно поверить, что все могут постоянно находиться в одном месте. Также бытует мнение, что удаленные команды менее продуктивны. Это заблуждение. Согласно результатам многочисленных исследований, зачастую удаленные команды более продуктивны, потому что на реальном рабочем месте больше отвлекающих факторов.

Одна из самых серьезных сложностей, возникающих у распределенных Scrum-команд, связана с общением. Удаленные команды лишены непринужденных бесед в холле и спонтанных личных встреч, поэтому им нужно больше общаться (иногда даже больше обычного). При планировании сеансов видеоконференц-связи нужно учитывать разницу между часовыми поясами участников команды.

Удаленные сотрудники могут чувствовать себя оторванными от коллектива, их команда может быть менее сплоченной, и им может не хватать бытового общения с коллегами по работе. Командам, работающим из дома, может быть сложнее развить дух товарищества. В компании Atlassian принято посвящать часть собраний удаленных команд не только работе, но и личным делам и общению. Во время виртуальных собраний мы даже проводили игры, чтобы немного развлечься и лучше узнать друг друга.

Еще одной проблемой может стать разрозненность знаний о проекте, поскольку удаленным командам сложнее обмениваться информацией, особенно когда их участники находятся в разных часовых поясах. Если бэклог продукта часто меняется или плохо проработан, координирование проекта может оказаться сложной или трудоемкой задачей.

Удаленная Scrum-команда должна следовать основным заповедям Scrum: эффективная коммуникация, прозрачность и преданность идее непрерывного совершенствования. Успех удаленной команды зависит от взаимного доверия, обмена информацией и сотрудничества.

Полезным для распределенной Scrum-команды окажется продуманный план коммуникаций, содержащий:

• согласованные условия удаленной работы;
• описание способа связи с другими участниками команды по нерабочим вопросам;
• описание согласованного подхода к организации собраний;
• порядок сообщения участниками команды сведений о доступности;
• перечень инструментов для совместной работы, которые следует использовать.

Во всех формах удаленной работы нужны эффективные инструменты для совместной работы. С помощью инструментов для Agile-планирования Agile-команды собирают истории и требования, сообщают о проблемах и управляют ими, а также отслеживают ход и качество работы.

У распределенных команд должно быть что-то вроде виртуальной доски, с помощью которой можно получить представление об этапах проекта и последовательности их выполнения. В компании Atlassian для этого пользуются собственными инструментами, такими как Jira и Confluence. При этом любой инструмент должен:

• быть доступен всем участникам команды;
• предоставлять возможности для совместной работы, обмена информацией и уведомления участников команды;
• служить источником важных сведений, которые можно представить в наглядном виде.

Кроме того, мы используем видеоконференции в Zoom и Slack для спонтанного общения. С помощью Jira мы отслеживаем задачи, в Confluence ведем совместную работу в команде, а средствами Trello составляем разнообразные списки и отслеживаем ход работы.

Поскольку в условиях удаленной работы нельзя перекинуться парой слов у кулера, нужно предусмотреть возможности для подобного неформального общения. В Slack можно создать отдельные каналы для разных целей. Scrum-мастер должен позаботиться о каналах свободного общения во всех частях Scrum-команды, а также о коммуникациях внутри команды в целом.

Удаленным командам также важно сформировать единую культуру разработки. Для этого вам пригодятся следующие рекомендации.

• Сообщайте даже о самых незначительных решениях во все регионы, где присутствуют представители команды.
• Максимально упростите развертывание среды разработки.
• Установите четкие критерии готовности работы.
• Напишите инструкции по составлению правильных отчетов о багах.

Ежедневные Scrum-совещания — это важная часть методики Scrum, но для распределенной Scrum-команды они имеют еще большее значение. Эти короткие ежедневные собрания дают участникам распределенной команды возможность быстро согласовать направление работы, спланировать совместные усилия, обменяться информацией и решить проблемы.

Если участники команды находятся в разных часовых поясах или регионах, важно составить график регулярных сеансов видеоконференц-связи. Если участники команды используют Slack, вы также можете проводить асинхронные стендапы, чтобы отчитаться о проделанной работе или оставить комментарий к доске со своими заданиями. Так у распределенной команды появляется возможность быстро согласовать направление работы, спланировать совместные усилия, обменяться информацией и решить проблемы.

В компании Atlassian структуру стендапов принято обрисовывать с помощью трех простых вопросов.

• «Что мне удалось сделать вчера?»
• «Над чем я буду работать сегодня?»
• «Какие проблемы мешают мне двигаться вперед?»

Важно, чтобы задачи в бэклоге спринта были четко задокументированы и чтобы критерии готовности работы устраивали всех участников. Если составляющие бэклога продукта составлены неоднозначно или расплывчато, команда может потерять скорость работы и выбиться из графика.

Agile придает огромное значение самостоятельности и организованности, но участникам удаленной команды особенно важно брать ответственность за работу и разделять ее между всей командой. Участники команды могут брать на себя обязательства по достижению бизнес-целей и внесению для этого определенного вклада. Чтобы каждый лучше понимал, что можно сделать, вы можете зафиксировать ожидания на странице Confluence и договориться о распределении зон ответственности между всеми участниками команды.

В транснациональных компаниях офисы расположены в разных точках мира, поэтому большинство команд являются распределенными. Даже если всего один участник команды работает удалено, команда должна освоить принципы удаленной работы, чтобы наладить взаимодействие на дистанции, обеспечить эффективные коммуникации и поддерживать здоровую культуру во всей организации.

При расширении распространенных команд и рабочих мест важно внедрить понятные и конкретные методы, процессы и инструменты удаленной работы, а также способы работы независимо от масштаба. В этом могут помочь Agile-методики, такие как Scrum, SAFe или LeSS, и другие модели, которые подходят вашему бизнесу.

Atlassian предоставляет инструменты, которые помогают удаленным командам эффективнее строить планы, общаться, взаимодействовать и сотрудничать. Jira Align, платформа для корпоративного agile-планирования от Atlassian, помогает оптимизировать наглядность, обеспечить соответствие стратегическим целям и потребностям компании, а также повысить адаптивность. Atlas позволяет командам обмениваться информацией о контексте и ходе своей работы с помощью регулярных асинхронных обновлений. Jira Software помогает удаленным командам планировать проекты, управлять ими и отслеживать заявки. Благодаря этому инструменту у всех участников будет единое представление о задачах. С помощью Trello команды прорабатывают спринты, отслеживают статус проекта, назначают ответственных за выполнение задач и активизируют работу над проектами. Scrum-команды также могут использовать Confluence для составления списков требований.