Обзор kanban-карточек

Max Rehkopf Max Rehkopf
Просмотр тем

Kanban-карточки являются неотъемлемой частью kanban — метода управления работами, который помогает визуализировать рабочий процесс, ограничить количество незавершенных работ (WIP) и максимально повысить эффективность (или поток). Каждая kanban-карточка представляет собой отдельную рабочую задачу, проходящую по различным стадиям выполнения, которые представлены на физической или виртуальной доске kanban.

Чтобы понять, что такое Kanban-карточки, представьте команду разработчиков программного обеспечения, которые для представления рабочих задач используют стикеры на доске. Работая над багами и функциями, команда перемещает стикеры по столбцам «Приоритет», «Дизайн», «Разработка», «Тестирование», «Заблокировано» и «Готово».

Например, когда у дизайнеров есть ресурсы для выполнения очередной задачи, они перемещают Kanban-карточку из столбца «Приоритет» в столбец «Дизайн», а затем, когда дизайн создан, разработчик перемещает готовую карточку из столбца «Дизайн» в столбец «Разработка». Kanban-карточки позволяют отследить рабочую задачу на всех этапах, поэтому команда всегда знает историю и статус любой рабочей задачи.

Иллюстрация kanban-карточки и ее основных компонентов | Atlassian — тренер по agile

Краткая история kanban-карточек

Kanban — это японское слово, означающее «визуальный сигнал» или «сигнальная доска». Kanban-карточки были изобретены в конце 1940-х годов Тайити Оно, инженером-технологом компании Toyota, который искал способы улучшить производственный процесс.

Исследование Оно привело его в ряды американского супермаркета, где он обнаружил кое-что интересное. Вместо того чтобы постоянно набивать полки товарами до отказа и тратить много времени и усилий, работники супермаркета повторно наполняли их, только когда видели, что одна из полок почти пуста. После этого они помещали на полку достаточное количество товаров, чтобы удовлетворить текущий покупательский спрос.

Интуиция подсказывала Оно, что поставки точно в срок (JIT) произведут революцию в производственной цепочке поставок. Его первой задачей было выяснить, как визуализировать множество производственных процессов в цехах. Он сделал это с помощью Kanban-карточек.

К каждой корзине с деталями была прикреплена Kanban-карточка, которая служила для рабочих сигналом тревоги, когда количество деталей становилось меньше указанного на карточке. Когда это происходило, запускался процесс пополнения запасов, и фабрика отправляла поставщику пустую корзину вместе со своей Kanban-карточкой.

На карточке указывались сведения о спецификациях деталей, требуемом количестве и ожидаемом времени доставки. С учетом этой информации поставщик мог быстро исполнить заказ и отправить заполненную корзину с Kanban-карточкой обратно на фабрику, как раз к тому времени, чтобы производственный цикл продолжил работу без остановки.

В течение почти полувека эта система производства была «секретным ингредиентом» успеха компании Toyota. Когда в 1990-х годах компания начала публично делиться сведениями о своей системе, люди обратили на нее внимание.

Идеологи из мира бизнеса превратили производственную систему Toyota в набор процессов, известных как «бережливое производство». В 1990-х годах во время активного развития технологических компаний консультант по вопросам управления Дэвид Дж. Андерсон создал метод Kanban, который позволил внедрить бережливые методики в более эфемерные области знаний, такие как информационные технологии и разработка ПО.

Назначение kanban-карточек

Kanban-карточки быстро превратились в визуальный артефакт, отслеживающий задачи по мере их прохождения по рабочему процессу. По сути, Kanban-карточка способствует командной работе, помогая участникам общаться и наглядно делиться информацией.

Kanban-карточки позволяют командам делать следующее.

  • Быстро просматривать важные сведения о рабочих задачах. Каждая Kanban-карточка обычно содержит краткое описание рабочей задачи, а также информацию о ее владельце, дате выполнения и статусе. Она может содержать и другие сведения, например ссылки на исходную документацию или список задач, блокирующих продвижение этой задачи.
  • Плавно и эффективно передавать результаты работы. Kanban-карточки побуждают команду устанавливать четкие и предсказуемые ожидания для каждой рабочей зоны. Когда приходит время перевести рабочую задачу из одного состояния в другое (например, переместить ее с этапа планирования на этап реализации), эти четкие политики показывают, кому передается ответственность и какими будут следующие шаги.
  • Повышать эффективность. Kanban-карточки позволяют легко отслеживать время выполнения, то есть время, необходимое для выполнения рабочей задачи от начала и до конца. Kanban-карточки вместе с доской Kanban помогают командам выявлять узкие места в рабочем процессе и упрощать сам процесс. Большинство команд стараются сократить время выполнения, т. е. выполнять работу быстрее.

Преимущества kanban-карточек

Kanban-карточки не только позволяют без труда поддерживать порядок, но и удобны в использовании. Будем честны: есть определенное удовольствие в том, чтобы отслеживать прогресс таким понятным и осязаемым способом.

Kanban-карточки имеют ряд следующих преимуществ.

1. Kanban-карточки позволяют легко обнаруживать неэффективную работу.

Как я уже говорил, Kanban-карточки невероятно наглядны. Даже одного взгляда на доску Kanban хватает, чтобы определить, в какой момент возникла проблема на одном из этапов рабочего процесса.

Если у команды разработчиков программного обеспечения в столбце «Тестирование» всегда находится в два раза больше карточек, чем в столбцах «Дизайн» и «Разработка», другие участники команды быстро обратят внимание на эту визуальную очередь. Возможно, команде нужно больше тестировщиков либо требуется подправить сами критерии этапа тестирования.

При использовании этого метода проблемы сразу становятся заметны, что облегчает процесс их выявления и последовательного устранения. Именно это отмечают поклонники Kanban, когда говорят о «непрерывном улучшении».

2. Kanban-карточки упрощают поставку точно в срок.

Kanban-карточки были разработаны, чтобы отслеживать уровень запасов и предотвращать складирование материалов. Производственный сектор по-прежнему использует их для этой цели, но методика «точно в срок» полезна и в других отраслях, например в разработке программного обеспечения. Накопление нереализованных программных возможностей на одной стадии разработки ничуть не лучше, чем накопление автомобильных деталей в цехе.

Один из способов, с помощью которого команды предотвращают застой в развитии проектов, — это ограничения незавершенной работы (WIP). Команды ограничивают количество Kanban-карточек, которые могут одновременно находиться на любой стадии рабочего процесса. Если столбец заполнен задачами по максимуму, команда совместно работает над их завершением, прежде чем приступать к новой работе. Благодаря этому вся работа продолжает двигаться вперед.

3. Kanban-карточки способствуют совместной работе между командами.

Одной из замечательных особенностей досок kanban является то, что ими делятся. По мере продвижения карточек по столбцам они часто переходят от сотрудника к сотруднику или от команды к команде. Несмотря на то что каждый участник несет ответственность за разные участки процесса, все равно все наблюдают одну и ту же картину; а наглядность метода kanban позволяет легко различить рабочие процессы другой команды, пробежав глазами по столбцам и карточкам. Именно поэтому метод kanban является хорошим противоядием от местечкового мышления.

Цифровые kanban-карточки

Физические Kanban-карточки интересно брать в руки и перемещать, но что если не все участники команды работают в одной комнате? К счастью, существует множество программных инструментов, таких как Jira Software и Trello, которые позволяют легко настраивать цифровые доски Kanban и заполнять их цифровыми Kanban-карточками.

Цифровые kanban-карточки при отображении на доске в Trello | Atlassian — тренер по agile

Помимо возможности сотрудничать для удаленных команд, цифровые Kanban-карточки предлагают ряд других преимуществ по сравнению с физическими карточками. Kanban-карточки Jira и Trello включают в себя широкие возможности настройки. Например, можно отображать или скрывать на карточках выбранные информационные поля, а также добавлять динамический контент вроде комментариев, вложений и ссылок на другие карточки. В большей части программного обеспечения для Kanban можно настроить доставку уведомлений по электронной почте, когда карточку переназначают, перемещают на другой этап рабочего процесса или вносят в нее другие изменения.

Кроме того, программные инструменты помогают командам лучше понять, насколько эффективно они работают. Такие инструменты, как Jira Software, отслеживают самые важные показатели, которые Kanban-команда может использовать для улучшения своего процесса. Возможность анализировать время выполнения, WIP и сводные диаграммы процесса за пару нажатий дает огромное преимущество.

Недостатки цифрового использования методики не такие заметные, но важные. Методика Kanban нужна для визуализации рабочего процесса. Теперь вместо яркой физической доски у нас есть доска Kanban на компьютере. И я постоянно повторяю: «На гигантской поворотной доске открыть другую вкладку нельзя!»

Примеры использования kanban-карточек

Методика Kanban универсальна, и ее легко адаптировать к различным областям и видам деятельности. Мы уже упоминали, как она используется в нескольких отраслях. Например, на промышленном производстве Kanban упрощает пополнение линии сборки деталями, а в розничной торговле — помогает сотрудникам отслеживать и выполнять заказы. В медицине Kanban-карточки используются для отслеживания наличия медицинских принадлежностей.

Методика Kanban особенно полезна при обслуживании клиентов. Многие команды обслуживания могут использовать программное обеспечение для служб поддержки, например Jira Service Management. Эти приложения собирают отзывы клиентов и автоматически создают Kanban-карточки, над которыми может начать работать команда обслуживания.

В отрасли разработки ПО Kanban-карточки используются для непрерывной поставки. При этом применяется быстрый цикл выпуска, когда команды публикуют небольшие и частые обновления вместо того, чтобы накапливать исправления багов и возможности, образуя крупные и проблемные релизы. Часто выпуск таких громадин сопровождается радикальными изменениями продукта.

Начало работы с kanban-карточками

Kanban-карточки помогают организовать рабочие задачи и эффективно выполнять работу в любой отрасли. Надеемся, что по ходу дела участники команды увлекутся ценностями методики Kanban, которые заключаются в постоянном улучшении, прозрачности и многом другом.

Прежде чем приступить к работе, ознакомьтесь с обзором методики Kanban и досок Kanban. Помните, что эта методика призывает постоянно совершенствоваться и меняться в лучшую сторону, поэтому вы всегда можете внести поправки по ходу дела.

продолжение темы
Agile project management