Обзор kanban-карточек

Max Rehkopf Max Rehkopf
Browse topics

Kanban-карточки являются неотъемлемой частью kanban — метода управления работами, который помогает визуализировать рабочий процесс, ограничить количество незавершенных работ (WIP) и максимально повысить эффективность (или поток). Каждая kanban-карточка представляет собой отдельную рабочую задачу, проходящую по различным стадиям выполнения, которые представлены на физической или виртуальной доске kanban.

Чтобы получить представление о том, что такое kanban-карточки, представьте команду разработчиков программного обеспечения, которые для представления своих рабочих задач используют клейкие стикеры на магнитно-маркерной доске. Работая над багами и функциями, команда перемещает стикеры по столбцам «Приоритетное», «Дизайн», «Разработка», «Тестирование», «Заблокировано» и «Готово».

Например, когда у дизайнеров есть ресурсы для выполнения очередной задачи, они перемещают kanban-карточку из столбца «Приоритетное» в столбец «Дизайн», а затем, когда дизайн создан, разработчик перемещает готовую карточку из столбца «Дизайн» в столбец «Разработка». Kanban-карточки отслеживают прохождение рабочей задачи на всех этапах, поэтому команда всегда знает историю и статус любой рабочей задачи в любое время.

Иллюстрация kanban-карточки и ее основных компонентов | Atlassian — тренер по agile

Краткая история kanban-карточек

Kanban — это японское слово, означающее «визуальный сигнал» или «сигнальная доска». Kanban-карточки были изобретены в конце 1940-х годов Тайити Оно, инженером-технологом компании Toyota, который искал способы улучшить производственный процесс.

Исследование Оно привело его в ряды американского супермаркета, где он обнаружил кое-что интересное. Вместо того, чтобы всегда держать полки полностью наполненными товарами, что потребовало бы много времени и усилий, работники супермаркета повторно наполняли их, только когда видели, что одна из полок почти пуста. После этого они заполняли полку достаточным количеством товаров, чтобы удовлетворить текущий покупательский спрос.

Интуиция подсказывала Оно, что такие поставки точно в срок (JIT) произведут революцию в производственной цепочке поставок. Его первой задачей было выяснить, как визуализировать многие производственные процессы в цехах. Он сделал это с помощью kanban-карточек.

К каждой корзине с деталями была прикреплена kanban-карточка, которая служила для рабочих сигналом тревоги, когда количество деталей становилось ниже количества, указанного на карточке. Когда это происходило, запускался процесс пополнения запасов, и фабрика отправляла поставщику пустую корзину вместе со своей kanban-карточкой.

Согласно информации, указанной на карточке (там содержались сведения о спецификациях деталей, требуемом количестве и ожидаемом времени доставки), поставщик мог быстро исполнить заказ и отправить заполненную корзину с ее kanban-карточкой обратно на завод, как раз к тому времени, чтобы производственный цикл мог продолжиться, не останавливаясь.

В течение почти полувека эта система производства была «секретным ингредиентом» успеха компании Toyota. Когда в 1990-х годах компания начала публично делиться сведениями о своей системе, люди обратили на нее внимание.

Идеологи из мира бизнеса превратили производственную систему Toyota в набор процессов, известных как «бережливое производство». В 1990-х годах во время активного развития технологических компаний консультант по вопросам управления Дэвид Дж. Андерсон создал метод kanban, который позволил внедрить бережливые методики в более эфемерные области знаний, такие как информационные технологии и разработка ПО.

Назначение kanban-карточек

Kanban-карточки быстро эволюционировали в визуальный артефакт, отслеживающий задачи по мере их прохождения по рабочему процессу. По сути, kanban-карточка способствует командной работе, помогая участникам общаться и наглядно делиться информацией.

Kanban-карточки позволяют командам:

  • Быстро просматривать важные сведения о рабочих задачах. Каждая kanban-карточка обычно содержит краткое описание рабочей задачи, а также ее владельца, дату выполнения и статус. Она может содержать и другую информацию, например указатели на исходную документацию или список задач, блокирующих продвижение этой задачи.
  • Гладко и эффективно передавать результаты работы. Kanban-карточки побуждают команду устанавливать четкие и предсказуемые ожидания для каждой рабочей зоны. Когда приходит время перевести рабочую задачу из одного состояния в другое, допустим, переместить ее с этапа планирования на этап реализации, эти четкие политики показывают, кому передается ответственность и какими будут следующие шаги.
  • Повышать эффективность. Kanban-карточки позволяют легко отслеживать время выполнения, то есть время, необходимое для выполнения рабочей задачи от начала и до конца. Kanban-карточки вместе с доской kanban помогают командам выявлять узкие места в их рабочем процессе и упрощать сам процесс. Большинство команд работают, чтобы сократить время выполнения, т. е. выполнять работу быстрее.

Преимущества kanban-карточек

Kanban-карточки не только позволяют без труда оставаться в состоянии организованности, но и удобны в использовании. Скажем честно, есть определенное удовольствие в том, чтобы отслеживать свой прогресс таким понятным и осязаемым способом.

Kanban-карточки имеют ряд следующих преимуществ:

1. Kanban-карточки позволяют легко обнаруживать неэффективную работу.

Как я уже говорил, поскольку kanban-карточки невероятно наглядны, при одном взгляде на доску kanban можно сразу определить, в какой момент возникла проблема на одном из этапов рабочего процесса.

Если у команды разработчиков программного обеспечения в столбце «Тестирование» постоянно висит в два раза больше карточек, чем в столбцах «Дизайн» и «Разработка», другие участники команды быстро обратят внимание на эту визуальную очередь. Возможно, команде нужно больше тестировщиков или что-то не так с критериями самого этапа тестирования.

При использовании этого метода проблемы сразу становятся заметны, что облегчает процесс их выявления и последовательного устранения. Именно это отмечают поклонники kanban, когда говорят о «непрерывном улучшении».

2. Kanban-карточки упрощают поставку точно в срок.

Kanban-карточки были разработаны для отслеживания уровня запасов и предотвращения складирования материалов. Производственный сектор по-прежнему использует их для этой цели, но методология «точно в срок» полезна и в других отраслях, например в разработке программного обеспечения. Накопление нереализованных программных возможностей на одной стадии разработки ничуть не лучше, чем накопление автомобильных деталей в цехе.

Один из способов, с помощью которого команды предотвращают застой в развитии проектов, — это ограничение незавершенных работ (WIP). Команды ограничивают количество kanban-карточек, которые могут одновременно находиться на любой стадии рабочего процесса. Если столбец заполнен заданиями по максимуму, команда совместно работает над их завершением, прежде чем приступать к новой работе. Благодаря этому вся работа продолжает двигаться вперед.

3. Kanban-карточки способствуют совместной работе между командами.

Одной из замечательных особенностей досок kanban является то, что ими делятся. По мере продвижения карточек по столбцам они часто переходят от сотрудника к сотруднику или от команды к команде. Несмотря на то что каждый участник несет ответственность за разные участки процесса, все равно все наблюдают одну и ту же картину; а наглядность метода kanban позволяет легко различить рабочие процессы другой команды, пробежав глазами по столбцам и карточкам. Именно поэтому метод kanban является хорошим противоядием от местечкового мышления.

Цифровые kanban-карточки

Физические kanban-карточки интересно брать в руки и перемещать, но что если не все участники команды работают в одной комнате? К счастью, существует множество программных инструментов, таких как Jira Software и Trello, которые позволяют легко настраивать цифровые доски kanban и заполнять их цифровыми kanban-карточками.

Цифровые kanban-карточки при отображении на доске в Trello | Atlassian — тренер по agile

Помимо возможности сотрудничать для удаленных команд, цифровые kanban-карточки предлагают ряд других преимуществ по сравнению с физическими карточками. Kanban-карточки Jira и Trello включают в себя широкие возможности настройки. Например, можно отображать или скрывать на карточках выбранные информационные поля, а также добавлять динамический контент типа комментариев, вложений или ссылок на другие карточки. В большинстве программного обеспечения kanban можно настроить доставку уведомлений по электронной почте при переназначении карточки, ее перемещении на другой этап рабочего процесса или при внесении в нее других изменений.

Кроме того, программные инструменты помогают командам лучше понять, насколько эффективно они работают. Такие инструменты, как Jira Software, отслеживают самые важные показатели, которые kanban-команда может использовать для улучшения своего процесса. Возможность анализировать время выполнения, WIP и сводные диаграммы процесса за один или два щелчка мышью является огромным преимуществом.

Недостатки цифрового использования метода не такие заметные, но важные. Целью метода kanban является визуализация рабочего процесса. Теперь, вместо того чтобы находиться на яркой магнитно-маркерной доске, доска kanban находится на вашем компьютере. И я постоянно повторяю: «На гигантской вращающейся реальной доске открыть другую вкладку нельзя!»

Примеры использования kanban-карточек

Метод kanban универсален, и его легко адаптировать к различным областям и видам деятельности. Мы уже упоминали, как он используется в нескольких отраслях. Например, на промышленном производстве этот метод упрощает процесс пополнения запасных деталей на сборочной линии, а в розничной торговле — помогает сотрудникам отслеживать и выполнять заказы. В медицине kanban-карточки используются для отслеживания наличия медицинских принадлежностей.

Kanban особенно полезен при обслуживании клиентов. Многие команды обслуживания могут использовать программное обеспечение для служб поддержки, например, Jira Service Desk. Эти приложения собирают отзывы клиентов и автоматически создают kanban-карточки, над которыми может начать работать команда обслуживания.

В индустрии программных средств kanban-карточки используются для осуществления непрерывной поставки, когда в быстром цикле выпуска команды публикуют небольшие и частые обновления вместо того, чтобы накапливать багфиксы и возможности в крупные и проблемные релизы, которые часто бывают похожи на «большой взрыв».

Начало работы с kanban-карточками

В какой бы отрасли вы ни работали, kanban-карточки помогут организовать рабочие задачи и эффективно выполнять работу. Надеемся, что по ходу дела участники команды увлекутся ценностями метода kanban, которые заключаются в постоянном улучшении, прозрачности и многом другом.

Прежде чем приступить к работе, ознакомьтесь с обзором метода kanban и досок kanban. Помните, что этот метод призывает постоянно совершенствоваться и меняться в лучшую сторону, поэтому вы всегда можете внести поправки по ходу дела.

продолжение темы
Boards