Сравнение управления программами и управления проектами

Управление программами — это процесс управления программами, которые соответствуют бизнес-задачам по повышению эффективности работы организации. Руководители программ контролируют и координируют различные проекты и другие стратегические инициативы в рамках организации.

Руководители программ оказывают содействие при организационных изменениях: они помогают в проведении agile-преобразований, включая внедрение методов и принципов DevOps. Руководители программ могут согласовывать методы и процессы управления программами с такими ценностями Agile, как сотрудничество, независимость и расширение возможностей команд, поставка ценности клиентам и быстрая адаптация к изменениям.

Руководитель программы может воплощать в жизнь методики Agile и DevOps для команд в рамках больших программ или отдельных проектов, адаптируя программы к конкретным требованиям и возможностям бизнеса.

Управление программами иногда путают с управлением проектами. Управление проектом — это процесс руководства проектом, над которым работает команда, для достижения определенных целей, например создания нового продукта. 

Проект представляет собой отдельную конкретную часть работы, для которой определена область и конечный результат. Проекты могут выполняться в течение нескольких лет, но их основная цель будет оставаться неизменной. Об успехе проекта можно судить по поставке артефактов и результатов, соответствующих более крупным целям программы. 

Управление проектами — это процесс поставки ценности, с помощью которого постепенно выполняется программа. Хотя акцент делается на артефактах и результатах, управление проектами также включает в себя стратегию и планирование, поскольку менеджер проекта должен определить, как достичь целей, поставленных в начале проекта. При реализации проекта менеджер проекта отслеживает прогресс, распределяет ресурсы, управляет рисками, организует взаимодействие и выполняет другие задачи. 

Управление программой подразумевает наличие программы и нескольких относящихся к ней проектов. Поскольку программы связаны со стратегическими инициативами, они часто носят долгосрочный, а возможно, и постоянный характер. Программы продолжаются через организационные изменения, способствуют достижению нескольких целей и содержат множество проектов, в которых реализуются конкретные компоненты более крупной стратегической инициативы.

Проекты: 

• имеют набор заданий с четко определенным конечным результатом и сроком выполнения;

• связаны с созданием, обновлением или корректировкой конкретного документа, процесса, результата или другой отдельной единицей работы;

• имеют заранее определенную область, ограниченную конкретным результатом;

• повышают качество, эффективность, улучшают управление затратами или повышают удовлетворенность клиентов конкретным, заранее определенным образом. 

Программы:

• имеют неопределенные или меняющиеся сроки из-за большого объема и влияния работы, которую необходимо выполнять непрерывно в течение длительного периода времени;

• имеют несколько взаимозависимых результатов, которые могут меняться по мере изменения потребностей бизнеса;

• включают ряд работ, выполняемых совместно для повышения эффективности, точности, надежности или удовлетворения других потребностей бизнеса;

• эта работа позволяет компании достичь долгосрочной бизнес-цели или реализовать инициативу, которая будет действовать бессрочно;

• успех дает долгосрочные преимущества или открывает новые возможности для организации.

Руководители программ должны оптимально сочетать поставку артефактов, участие в принятии стратегических решений, управление заинтересованными сторонами и снижение рисков в рамках программы. Руководитель полноценной организационной программы должен быть способен решать (или связаться с людьми, которые могут решить) возникающие проблемы, а также планировать смягчение последствий любых проблем, влияющих на стратегическую инициативу, которую организация стремится реализовать.

В силу широкого круга своих обязанностей руководители программ играют ключевую стимулирующую роль в компаниях. Эта роль по умолчанию является гибкой, позволяющей решать различные проблемы, с которыми сталкиваются команды при работе над продуктами. 

В любой конкретный день руководитель программы может выполнять любую из следующих задач.

Оценка состояния портфеля 

Руководитель программы анализирует и оценивает портфель и взаимодействует с командами, чтобы найти любые возможности для снижения рисков или улучшения. Это могут быть беседы за чашкой кофе или собрания команд. Цель руководителя программы — поддерживать связь с командами и участвовать в совместной работе для достижения общих целей. Он должен наладить связь с проектными командами, чтобы обеспечить поддержку менеджеров проектов и устранять проблемы в их работе. 

Управление рисками

Управление рисками — ключевой элемент в управлении портфелем. К рискам относятся срыв сроков проекта, изменение требований или обнаружение дополнительных заинтересованных сторон. Руководитель программы должен знать обо всем, что может повлиять на ход выполнения или результат программы и связанных с ней проектов. В идеале руководитель программы может принять корректирующие меры для снижения рисков в портфеле или управления ими.

Выполнение программы

Руководители программы несут ответственность за выполнение программы, в том числе:

• за управление бюджетами и ресурсами совместно с менеджерами проектов;

• определение рабочих параметров и средств контроля;

• актуализацию основных компонентов программы, лежащих в основе уставов команд и других регламентирующих документов.  

Взаимодействие с заинтересованными сторонами 

Руководитель программы взаимодействует с заинтересованными сторонами, чтобы получить представление о более широком контексте целей. Такое общение позволяет получить важную аналитическую информацию и понимание общей картины. Благодаря сотрудничеству с заинтересованными сторонами руководитель программы может направлять работу проектных команд.

Уточнение операционной модели

Операционная модель определяет способы движения команд к своим целям. Она может включать определение каналов связи, методов отчетности и целей, а также расстановку приоритетов в рамках программы. При реализации программы ее руководитель оптимизирует операционную модель, чтобы повысить вероятность успеха и снизить влияние рисков.

Поддержка решений 

Принятие решений может приобретать различный характер: от проведения встречи с лицами, принимающими решения, до сбора исходной информации о том, какие решения необходимы, и проведения сравнительного анализа нескольких вариантов. Конкретные руководители программ могут использовать разные варианты в зависимости от своих сильных сторон. Руководитель программы анализирует результаты и ищет возможности для улучшения систем, процессов или результатов. 

Специфика использования этих методов зависит от направления и сферы деятельности конкретного руководителя программы.

Обычный день менеджера проекта может включать:

• проверку статуса результата с целью убедиться, что он будет получен в срок и в рамках бюджета;

• проверку очереди для выявления новой работы, отслеживание существующих заданий и устранение проблем в рабочих задачах проектной команды;

• разработку плана по достижению конкретной контрольной точки с описанием возможностей управления заинтересованными сторонами и взаимодействия с ними;

• контроль соответствия работы по проекту требованиям к качеству и надежности, определенным в начале проекта. 

Как видите, руководители программ и менеджеры проектов решают тесно связанные задачи. Основное различие между этими ролями заключается в масштабе и неопределенности.

• Проекты имеют жесткие рамки и с самого начала контролируются, тогда как область программы шире и может меняться в ходе реализации.

• Проекты носят довольно конкретный характер, так как их критерии успеха с самого начала четко определены, в то время как программы приходится выполнять в условиях неопределенности и уже в процессе разбираться, что должно быть сделано и как формализовать успех программы в целом.

Институт управления программами отмечает, что «организации со зрелой системой управления программами намного успешнее, чем организации без такой системы». Это связано с тем, что управление программами позволяет организациям лучше согласовывать свою работу со стратегическими целями, управлять взаимозависимостями проектов, ресурсами и др. 

Возможности для управления программами в Jira Align служат средствами технического воплощения бизнес-стратегий. Среди них наглядные доски программ, прогнозирование и моделирование, отслеживание программ, многоуровневые дорожные карты, управление зависимостями и многое другое. 

Узнайте больше о возможностях управления программами в Jira Align. И обязательно ознакомьтесь с инструментами расширенного планирования Jira для стратегического планирования.