Навыки управления проектами — это умение возглавлять, планировать и реализовывать проекты с неизменно высокой эффективностью. Это такие навыки, как планирование проектов, принятие решений и организация.

Для успешного управления проектами у человека должны быть развиты как коммуникативные, так и профессиональные навыки. Профессиональные навыки — это скорее технические знания и умения, необходимые для выполнения конкретной работы (например, управление рисками и отчетность), а коммуникативные — более личные качества, например адаптивность и умение принимать решения.

Почему важно обладать навыками управления проектами

Навыки управления проектами крайне полезны, так как помогают координировать и согласовывать действия команд при отсутствии явного ответственного или заинтересованного лица. Чтобы уверенно ориентироваться в меняющихся приоритетах и поставлять проекты, отвечающие ожиданиям заинтересованных сторон, эффективный менеджер проекта в немалой степени полагается на совместную работу.

Неэффективное управление проектами способно вызвать эффект домино. Из-за того, что маркетинговую кампанию запустили с опозданием на три недели, упущен важный период продаж, из-за внедрения ПО без должной коммуникации с заинтересованными сторонами у пользователей не получается его освоить, а из-за небрежного планирования рисков проект не укладывается в установленный бюджет. 

Эти сценарии наглядно показывают разницу между успешными и провальными проектами и иллюстрируют, почему важно иметь развитые навыки управления проектами. Независимо от того, координируете ли вы запуск технологического продукта, курируете маркетинговую кампанию или организуете отраслевую конференцию, умение планировать, взаимодействовать, подстраиваться и выполнять неизменно приведет к успеху.

Наличие навыков менеджера проектов может помочь оптимизировать проекты и снизить затраты. В этом разделе мы рассмотрим десять важных навыков управления проектами.

Пять коммуникативных навыков для управления проектами

Коммуникативные навыки — это навыки, в большей степени ориентированные на людей. Они крайне важны для руководства командой, совместной работы и адаптивности. Ценность этих навыков для работы в команде неоспорима, поскольку именно от них обычно зависит атмосфера в коллективе, командный дух и культура проекта.

1. Прозрачная коммуникация с заинтересованными сторонами

Эффективная коммуникация с заинтересованными сторонами предполагает понимание вашей аудитории и оптимальный выбор предоставляемой информации и уровня ее детализации. 

Представьте, что вы руководите проектом редизайна веб-сайта, где каждой из ваших заинтересованных сторон нужна информация, отвечающая конкретным потребностям.

• Генеральный директор хочет знать, как это отразится на прибыли.

• Маркетинговая команда интересуется удобством для пользователей

• ИТ-отдел беспокоится о том, как все реализовать в техническом плане

Опытные менеджеры проектов подстраивают коммуникацию под каждую группу заинтересованных сторон. Руководству предоставляются сводки об общем прогрессе, а техническим командам — подробные спецификации.

При постановке целей и отслеживании прогресса современные менеджеры проектов полагаются на инструменты отслеживания целей, такие как цели в Jira. Они обеспечивают прозрачность, связывая повседневную работу со стратегическими целями, и помогают заинтересованным лицам понять, как их решения влияют на проект в целом. 

2. Адаптивность в меняющихся условиях проекта

Представьте, что вы курируете проект по разработке мобильного приложения и вдруг ключевое заинтересованное лицо запрашивает существенные изменения функциональности на основе новых маркетинговых исследований. Это влияет на хронологию, бюджет и рабочую нагрузку команды. 

Умелые менеджеры проектов немедленно оценивают воздействие, пересматривают приоритеты и сообщают всем о новом направлении. В случае серьезных изменений становятся особенно важны навыки разрешения конфликтов для поддержания сплоченности команды.

Менеджеры проектов должны выступать посредниками между участниками команды, вложившими много сил в первоначальный вариант, и заинтересованными лицами, требующими изменений. Так все почувствуют себя услышанными и смогут заняться поиском практических решений. 

Для эффективного управления проектами командам нужен инструмент, адаптированный к их потребностям, например диаграммы Burndown в Jira. При изменении объема работ может понадобиться изучить подробные сведения об отдельных задачах, чтобы пересмотреть рабочую нагрузку и сроки.

Затем вы можете переключиться на графики более высокого уровня, чтобы посмотреть, как эти изменения отразятся на общей траектории проекта. Когда под рукой есть инструменты с настраиваемыми представлениями, позволяющими подробно изучать задачи, вы можете анализировать проблемы и принимать решения с необходимым уровнем детализации.

3. Совместная работа многофункциональных команд

Именно от менеджеров проектов зависит, насколько эффективной будет коммуникация между командами. Простой способ сформировать коллективную среду, в которой усилия всех участников будут направлены в единое русло, — воспользоваться инструментами для совместной работы. 

В Jira можно создавать доски задач, на которых команды будут видеть всю свою работу. Эти доски могут отображаться в разных представлениях, например Scrum и Kanban, в соответствии с предпочитаемым командой стилем работы и отслеживания прогресса.

Доска Scrum поддерживает итеративное, поэтапное выполнение задач, помогая командам управлять работой от спринта до спринта, что делает ее идеальной для команд, работающих по методологии Scrum. Доска Kanban в Jira, напротив, способствует непрерывной поставке, помогая командам настраивать рабочие процессы, визуализировать задачи и устранять узкие места. 

4. Принятие решений на основе данных

Хорошие навыки принятия решений необходимы любому эффективному менеджеру проекта. Необходимо быстро собирать данные и оценивать варианты, а затем принимать четкие решения, чтобы продолжать реализацию проекта. 

Менеджерам проектов часто приходится решать сложные проблемы. Для этого необходимы развитые навыки критического мышления, а также умение использовать данные и разные точки зрения для анализа проблем и поиска наилучшего решения.

Критическое мышление — это навык объективно анализировать информацию, ставить под вопрос то, что кажется само собой разумеющимся, и рассматривать разные точки зрения, прежде чем делать выводы. Для менеджеров проектов это включает в себя:

• изучение данных для обнаружения закономерностей;

• выявление потенциальных предубеждений в отзывах заинтересованных лиц;

• взвешивание преимуществ и недостатков конкурирующих приоритетов. 

Эффективное критическое мышление также предполагает коучинг участников команды. Вы должны не просто давать ответы, а научить коллег систематически анализировать проблемы и находить решения самостоятельно. Сочетание критического мышления и коучинга помогает всей команде принимать решения эффективнее. 

5. Структурированная организация задач

Менеджер проекта отвечает за доступность и упорядоченность проектной документации. Эффективное управление временем и задачами помогает поддерживать порядок. Необходимо отслеживать зависимости, следить за сроками и выявлять узкие места до того, как они помешают реализации проекта. 

Инструменты управления задачами помогают централизовать эту информацию, чтобы ничего не осталось без внимания. Можно также использовать такие инструменты, как Rovo, для автоматизации рутинных обновлений и уведомлений о задачах с помощью ИИ. Это помогает оставаться в курсе событий и действовать быстро в случае необходимости.

Использовать бесплатный шаблон хронологии проекта

Пять профессиональных навыков для управления проектами

Профессиональные навыки отличаются от коммуникативных более глубокой технической направленностью и непосредственной связью с выполнением проектов. Кроме того, многие профессиональные навыки поддаются измерению и опираются на работу с инструментами.

1. Планирование и выполнение проектов

Любой проект начинается с хорошего плана. Менеджеры проектов отвечают за разбиение целей на подробные задачи, составление хронологий и наглядное отображение контрольных точек и зависимостей с помощью специализированного ПО.

Качественное программное обеспечение для управления проектами помогает быстро и легко составлять дорожные карты, которые можно масштабировать в соответствии с потребностями конкретных команд и отделов. С готовым шаблоном это можно сделать еще быстрее.

Создание общей дорожной карты проекта, связывающей цели с ключевыми контрольными точками, позволяет командам видеть долгосрочные цели и ориентироваться на них. Не забывайте обновлять дорожную карту при каждом изменении приоритетов, чтобы она всегда оставалась актуальной.

Воспользоваться бесплатным шаблоном дорожной карты Agile

2. Заблаговременное выявление и снижение рисков

Уметь снижать риски по проекту важно вне зависимости от его масштаба. Именно менеджер проекта отвечает за заблаговременное выявление потенциальных проблем и разработку планов по их решению. 

Возможные риски и планы их снижения следует регулярно пересматривать и обновлять. Например, если ключевой поставщик сорвет срок, у успешного менеджера проекта в запасе должны быть резервные поставщики или варианты корректировки расписания для сведения простоя к минимуму.

3. Составление подробного расписания проекта 

Расписание проекта — это более подробная версия плана, отражающая сроки и порядок выполнения задач. Крайне важно задавать реалистичные сроки и предусматривать запас времени на проверки или потенциальные задержки. С помощью нашего шаблона расписания проекта вы легко сможете составить подробные расписания любых проектов.

4. Продвинутые отчеты и аналитика 

Мониторинг успехов проекта предполагает отслеживание данных в реальном времени, поэтому менеджерам проектов нужны сильные навыки работы с отчетами и аналитикой. Командам следует использовать ключевые показатели эффективности для составления регулярных отчетов о статусе и принятия стратегических решений на основе этой аналитики.

Объедините дашбоарды Jira с отчетами Confluence, чтобы создать краткое описание с актуальными данными и контекстной информацией. Также можно воспользоваться генеративным ИИ, чтобы сделать отчет еще более подходящим для руководства.

5. Четкое управление объемом работ

Неотъемлемая составляющая управления проектом — четкое определение входящих и не входящих в него задач. Любые изменения объема работ по проекту должны проходить через официальный процесс подтверждения. 

Узнайте, как создать свой бесплатный шаблон объема работ в Confluence для фиксации обязанностей и сроков по любому проекту, а также отслеживания распределения работ и расписания.

Если вы считаете, что ваши навыки управления проектами недостаточно хороши, есть множество способов их улучшить:

• почаще практикуйтесь в реальной жизни: возглавляйте небольшие инициативы или проводите ретроспективы по выполненной работе;

• находите в LinkedIn или других соцсетях опытных менеджеров проектов и учитесь у них;

• проходите курсы с сертификацией, чтобы дополнить свое резюме менеджера проектов;

• подумайте, какие рабочие процессы в вашей организации отлажены и успешны, и досконально изучите их, анализируя, как задачи продвигаются от пункта А до пункта Б.

Не ждите моментальных результатов. Овладение навыками управления проектами требует времени, поэтому наберитесь терпения.

После того, как вы улучшите навыки управления проектами, вы сможете использовать ПО для управления проектами, чтобы применить их на практике. Jira позволяет планировать, назначать и отслеживать задачи в едином центре. 

Функции, такие как хронологии, представление списка, отслеживание целей, доски программ и календари, позволяют легко применять навыки управления проектами в Jira.

Функции ИИ в Jira также помогают менеджерам проектов оставаться на шаг впереди, автоматизируя создание задач, предлагая улучшения и устраняя блокеры. Используя аналитику на базе ИИ, менеджеры проектов могут более эффективно расставлять приоритеты задач, оптимизировать рабочие процессы и следить за ходом выполнения проектов. 

Получить Jira бесплатно