Руководство по творческим операциям и их внедрению в организации

Творческие операции (creative ops) — это набор дисциплин, призванных объединить людей, рабочие процессы и инструменты, чтобы творческие команды могли быстро действовать, поддерживая единообразие и целостность бренда.

Во многих организациях эту деятельность возглавляет менеджер или директор по творческим операциям. Его задача в том, чтобы творческие кадры компании работали для реализации общей бизнес-стратегии. 

Он следит за соответствием работы команды целям компании, оптимально распределяет ресурсы и добивается, чтобы от приема заказа до поставки результатов все следовали общему структурированному процессу. Кроме того, команда творческих операций должна учитывать потребности нескольких отделов. 

На самом деле команды по маркетингу, дизайну и производству тоже имеют право голоса и должны отслеживать вклад друг друга в любой проект. Идея заключается в том, что эти команды используют общие инструменты, соблюдают одинаковые сроки реализации проекта и понимают приоритеты друг друга. 

Формальности сокращены, поэтому проекты реализуются предсказуемо, при обратной связь учитывается контекст, а творческая энергия направляется на решение проблем, а не на получение подтверждений.

Творческие операции и управление проектами

Управление проектами направлено на выполнение отдельных проектов вовремя и в пределах заданного объема. А специалисты в области творческих операций управляют всей системой, которая обеспечивает успех этих проектов.

В то время как ПО для управления проектами служит для своевременного запуска конкретной кампании, решения для творческих операций обеспечивают единообразную структуру каждой кампании. Сюда относятся процесс приема заказов, частота пересмотров и цикл обратной связи.

Сотрудничество — ключ к успеху. При планировании сроков, назначении ресурсов и управлении бюджетами менеджеры проектов опираются на схемы, созданные творческими операциями. А команды творческих операций, в свою очередь, полагаются на данные о проекте при доработке рабочих процессов, внедрении автоматизации и определении проблемных мест. 

Вместе они создают замкнутую систему, которая позволяет действовать творчески, но со всей ответственностью.

Ключевые должности в команде творческих операций

Внедрить это направление технически — только полдела. Чтобы люди, инструменты и хронологии представляли собой гармоничный узор, в него следует внести несколько ролей. Как правило, эти роли дополняют друг друга.

• Менеджер творческих операций. Контролирует весь творческий рабочий процесс, отвечает за эффективность входящих в него процессов и их соответствие бизнес-стратегии.

• Менеджер проекта. Управляет повседневным продвижением проекта, следит за соблюдением расписаний, достижением контрольных точек и использованием ресурсов.

• Координатор трафика. Выступает «привратником» для входящих запросов, соответствующим образом сортирует приоритеты и распределяет задачи.

• Менеджер по ресурсам. Отслеживает загруженность команды, назначает проекты и отвечает за равномерное распределение рабочей нагрузки между подразделениями.

Чем шире разрастаются творческие команды, тем больше беспорядка может появляться в неформальных процессах. Запросы присылаются в личные сообщения, обратная связь хранится в разрозненных документах, сложность координации растет и приводит к затягиванию сроков. 

Творческие операции привносят структуру, не мешая гибкости. У этого направления есть четыре главных преимущества.

1. Стандартизованные рабочие процессы ускоряют выполнение проекта

Стандартизованный рабочий процесс не оставляет места догадкам и дает возможность ускорить выполнение проекта. Когда все задания выполняются по одной и той же схеме, например «ввод данных > рекламные материалы > проверка > подтверждение», команды тратят меньше времени на выяснение, с чего начать, и больше занимаются непосредственно делом.

Допустим, отдел маркетинга регулярно проводит кампании в соцсетях. Им не придется каждый месяц заново изобретать велосипед: есть шаблонный рабочий процесс кампании с четким перечислением результатов, заинтересованных сторон и этапов проверки. 

Дизайнеры знают, когда ждать отзывов, проверяющие знают, где оставлять комментарии, а жизненный цикл проекта завершается точно в срок.

2. Налаженное сотрудничество способствует целостности восприятия бренда

Проблемы коммуникации часто ведут к несогласованности. Когда материалы проходят через разрозненные инструменты или нечеткие цепочки подтверждения, в руководствах по корпоративному стилю и в коммуникационных стратегиях могут появляться нестыковки с общим курсом.

Творческие операции предотвращают такие отклонения. Вся совместная работа централизуется посредством общих дашбоардов, стандартизованных маршрутов подтверждения и библиотек активов. В результате команды маркетинга, дизайна и копирайтинга работают на одной и той же базе. 

Например, по мере продвижения маркетинговой кампании от разработки концепции к реализации каждый может посмотреть историю версий и обратную связь в одном месте. Результаты творческой работы становятся более целостными, а посыл бренда во всех каналах остается неизменным.

Здесь шаблон управления кампаниями оказывается очень полезным. Целостное представление о кампании дает командам возможности для синхронной работы и упрощает сотрудничество с заинтересованными сторонами благодаря прозрачности.

3. Более полное представление о рабочей нагрузке и ресурсах, предотвращающее выгорание

Без четкого представления о том, кто перегружен или, наоборот, загружен недостаточно, распределение задач происходит неравномерно и бывает продиктовано ситуацией. Платформы для творческих операций служат для руководителей команд источником информации, необходимой для предотвращения перегрузки сотрудников.

На дашбоардах видна загруженность каждого участника и команды в целом, что помогает справедливо назначать проекты. Когда у руководителей есть возможность замечать ранние признаки перегрузки, они могут на ходу перераспределять ресурсы и прогнозировать потребность в сотрудниках. 

Эта прозрачность не только поддерживает моральный дух, но и укрепляет доверие: люди знают, что их рабочая нагрузка распределяется взвешенно.

4. Творческие решения для будущих проектов на основе данных

Для креативных решений важна интуиция, но не стоит забывать и о данных. Если есть какие-то административные ресурсы, поддерживающие креативность в работе, руководителям нужно о них знать. Такой подход к операционной деятельности позволяет командам собирать и анализировать метрики, чтобы определить, какие из них важнее всего для планирования будущих проектов.

Для корректировки процессов полезно использовать измеримые KPI. Такими KPI могут быть данные аналитики о производительности: среднее время утверждения, количество редакций или повторное использование активов. Например, если одна из кампаний постоянно требует дополнительных проверок, анализ данных поможет выявить, где отсутствует ясность или согласованность процессов.

Со временем такая постоянная обратная связь сформирует основу для более качественных результатов.

Творчество играет важную роль на всех уровнях бизнес-иерархии, но результаты работы некоторых отделов полностью зависят от него. Как правило, именно эти группы отвечают за воплощение стратегии в систему уникального взаимодействия с брендом. 

Они часто работают в сложных и быстро меняющихся условиях, где прогресс замедлен из-за фрагментированной коммуникации, неполной информации и смещающихся приоритетов.

• Собственные отделы маркетинга используют практики творческих операций (creative ops) для управления растущим объемом цифровых активов, чтобы поддерживать согласованность межфункциональных команд относительно бренда и соответствия нормативным требованиям.

• Агентства используют методы творческих операций для оптимизации сбора информации от клиентов, проверки результатов работы клиентами и получения подтверждений от них, а также сокращения сроков обработки заказов без ущерба для качества.

• Команды разработки продуктов внедряют методы творческих операций для координации систем проектирования, циклов обратной связи и сроков выпуска.

• Организации розничной торговли и электронной коммерции применяют подходы творческих операций для поддержания единообразия бренда на глобальных рынках и в сезонных кампаниях.

Внедрение практик творческих операций не должно вызывать ежедневных серьезных потрясений. Можно постепенно перейти от реактивного управления работой к проактивному поощрению творчества. 

Начните с одного важного рабочего процесса (например, с запуска кампаний), опробуйте новые правила с привлечением группы энтузиастов и в дальнейшем отталкивайтесь от успехов, достигнутых на ранних этапах.

Вот как подойти к этому шаг за шагом.

1. Оцените свой текущий творческий рабочий процесс, чтобы выявить слабые места

Начните с составления схемы всего творческого процесса от момента получения запроса до подтверждения материала. Определите, где возникают задержки или лишняя работа.

Прислушивайтесь к мнению своей команды. Дизайнеры, копирайтеры и маркетологи чаще всего знают, где есть накладки: размытые задания, внесение изменений в последний момент или недостаток обратной связи. Запишите все эти закономерности, чтобы заложить фундамент для улучшения.

2. Установите четкие цели и измеримые ключевые показатели эффективности, которые будут служить критериями успеха

Работа команды по творческим операциям приносит результаты, если цель точнее, чем неясное намерение просто улучшить рабочие процессы. Ставьте реальные цели, такие как сокращение циклов проверок на 20 % или времени утверждения в два раза.

Назначьте для каждой цели четкие ключевые показатели эффективности, такие как время выполнения задач, сбалансированность рабочей нагрузки или скорость реализации кампании, которые покажут, работает ли новая система. Эти показатели помогут вам придерживаться цели и послужат обоснованием действий в рамках инициативы.

3. Стандартизируйте рабочие процессы и ясно определите роли для обеспечения подотчетности

Создайте отдельный шаблон для каждого общего вида работ, например разработки рекламных материалов, сбора отзывов и подтверждения. Стандартизируйте способ назначения ответственного за каждый этап. К примеру, используйте формы ввода, которые могут автоматически создавать заявки на вашей платформе управления проектами.

Это также может принести пользу при анализе проекта или окончательном подписании. Когда каждый понимает свою роль и обязанности, объем работ по проекту не разрастается, а сам проект выполняется быстрее и с меньшими трудностями. Неопределенность сменяется уверенностью в процессе.

4. Интегрируйте инструменты, подходящие к размеру и рабочему процессу команды

Выбирайте инструменты, которые естественно впишутся в рабочий процесс каждой команды. Например, если дизайнеры привыкли к Figma, а маркетологи используют Slack, подключите эти инструменты к своей проектной платформе с помощью несложных интеграций. 

Таким образом, каждый останется в предпочитаемой среде, а прогресс по-прежнему будет виден всем.

Большинство инструментов, от средств управления проектами и цифровыми активами до коммуникационных платформ, могут легко подключаться друг к другу. Автоматизация призвана сократить обновления вручную и переключение контекста, а не усложнять работу. 

Например, функция Jira для создания задач с помощью ИИ позволяет командам превращать страницу Confluence, тему Slack или электронное письмо в полностью сформированные задачи. Тема и описание заполняются автоматически, поэтому не нужно копировать данные из одних инструментов и вставлять в другие или создавать одну и ту же задачу несколько раз.

5. Отслеживайте результаты по заданным ключевым показателям эффективности и шлифуйте рабочие процессы на основе обратной связи

Внедрение творческих операций — это бесконечный и непрерывный цикл измерений и доработок. Используйте установленные ранее ключевые показатели эффективности, чтобы отслеживать прогресс и при необходимости вносить коррективы в процессы.

Если время подтверждения сокращается, но падает качество, изучите причины. В случае если распределение рабочих нагрузок стабилизируется, но темп проекта замедляется, отрегулируйте планирование и назначение ресурсов. Поощряйте регулярную обратную связь от команды, чтобы система развивалась с учетом потребностей участников.

На эффективность системы творческих операций в немалой степени влияет правильный выбор технологий. Команды разработчиков ПО уже давно доверяют Jira как инструменту для точного и прозрачного управления рабочими процессами, однако это решение будет не менее полезным и для творческих задач.

При использовании Jira для маркетинга запросы по проекту проходят через настраиваемые формы ввода данных, в которых еще до начала работы фиксируются все необходимые детали. В задачах и подзадачах отслеживается прогресс от замысла до финальной поставки, а подтверждения и напоминания управляются автоматизированными рабочими процессами, и отслеживать их вручную не требуется.

На дашбоардах руководители в реальном времени видят загруженность команд, сроки и распределение рабочей нагрузки. Благодаря интеграциям с инструментами для дизайна и коммуникации, такими как Figma, Slack или Adobe Creative Cloud, можно связать все компоненты воедино без ущерба для творческого процесса.

Jira координирует время циклов обработки и оптимизирует использование ресурсов, позволяя правильно масштабировать творческие операции. В итоге команды меньше занимаются административными задачами и могут глубже погрузиться в конструктивную работу над имиджем и идентичностью бренда.