Бережливое улучшение процессов: что это такое и как применить его к проектам

Atlassian Автор: Atlassian
Просмотр тем

В основе методологии бережливого производства лежит принцип непрерывного совершенствования. Бережливое улучшение процессов внедряют, чтобы устранить ситуации, ведущие к потерям, а также оптимизировать процедуры в компании. В процессе работы над проектами и после их завершения команды проводят анализ и оценку, чтобы выявить возможности для улучшения.

Такой подход позволяет командам поставлять больше ценности для клиентов и делать это системно. При этом используется цикл непрерывного совершенствования. Сначала нужно определить возможности, затем спланировать улучшение процесса, реализовать изменение и оценить его результат. После этого цикл начинается заново.

В этой статье мы разберем бережливое улучшение процессов и сравним его с другими методологиями разработки ПО, такими как Agile и DevOps.

Что такое бережливое улучшение процессов?

Бережливое улучшение процессов нацелено на устранение потерь, чтобы команды работали только над созданием ценности для клиентов. Это цикл непрерывного совершенствования, благодаря которому участники придерживаются принципов бережливого производства.

Это не разовая акция, а долгосрочная стратегия, которая эффективнее всего работает на уровне компании. Ее правильная реализация поможет держать темп и стабильно добиваться результатов по проектам. Ключевая цель такого подхода — позволить команде ускорить поставку ценности для клиентов и делать это системно.

Преимущества бережливого улучшения процессов

Улучшение процессов с учетом принципов бережливого производства помогает каждому сотруднику компании непрерывно создавать ценность для клиентов. Так вы удовлетворите их потребности и не будете заниматься лишней работой, а компания сможет сэкономить время и деньги.

Бережливое улучшение процессов имеет ряд преимуществ.

  • Повышение эффективности. Анализ и улучшение процесса позволяют точнее оценивать сроки и результаты будущих спринтов.
  • Расширение совместной работы. Непрерывное совершенствование способствует тесному сотрудничеству между подразделениями компании. Команды стремятся улучшать процесс и охотнее сообщают о проблемах и возможностях.
  • Укрепление морального духа. Упорядоченные и устойчивые процессы дают больше возможностей для успеха и улучшают настрой команды.
  • Снижение потерь. Команды работают только над важнейшими заданиями, сокращая потери времени.
  • Установка на развитие. Бережливое управление побуждает участников постоянно стремиться к улучшениям.
  • Довольные клиенты. Если компания стабильно поставляет ценные продукты, она точно завоюет доверие аудитории.
  • Сохранение актуальности. Способность менять приоритеты и приспосабливаться препятствует застою.

Как внедрить бережливое улучшение процессов в проекты

Улучшение процессов с помощью принципов бережливого производства — это тоже процесс. Вот четыре простых шага, которые помогут внедрить его в компании.

1. Определите возможные области для улучшения

Привлеките команду и честно оцените текущие процессы. Определите области, в которых операции не удовлетворяют потребностям команды и которые стоит изменить.

Например, при переходе от дизайна к разработке у вас постоянно может возникать один и тот же блокер из-за того, что в поставке есть пробел между этими двумя этапами. Выясните, в чем причина этого блокера. Возможно, дело в недопонимании или недостатке квалификации, а может, команде дизайнеров просто нужно больше поддержки.

Попробуйте наглядно представить рабочий процесс с помощью доски Kanban, такой как доска Kanban в Jira. Узнать, почему работа буксует, можно с помощью шаблона для техники пяти «почему»: задайте этот вопрос пять раз, чтобы добраться до источника проблемы. Также в этом поможет шаблон анализа первопричин.

2. Определите возможные решения

Определив области для улучшения, вместе с командой подумайте над возможными решениями. Велика вероятность того, что участники предложат действительно эффективные варианты, исходя из своего опыта. Старайтесь мыслить нестандартно и не цепляйтесь за привычные методы работы.

Соберите предложения и определите, какие из них можно осуществить. Затем сосредоточьтесь на конкретной области и разработайте план действий для воплощения идей.

3. Внедрите улучшения

Зачастую внедрение изменений сопряжено с трудностями. Поначалу непременно возникнет сопротивление, особенно со стороны опытных сотрудников. Но при грамотном планировании и сотрудничестве над проектом процесс пройдет легче, а командная работа станет удобнее.

С помощью шаблона проектного плана можно добиться сотрудничества между различными подразделениями. В этом плане описывается порядок действий и определяется наилучший путь для реализации принятых решений. Логистику проекта можно продумать заранее, чтобы все было предельно ясно. Наличие плана также позволяет вовлечь заинтересованные стороны и заручиться их поддержкой, поскольку у них будет возможность отслеживать прогресс.

4. Отслеживайте результаты

Реализация решений — это еще не финал. Необходимо отслеживать производительность и собирать данные, чтобы определить, насколько изменения полезны. Также крайне важно понять, что привело к успеху или неудаче конкретного решения.

Анализ этих данных позволит выявить области, требующие дальнейшей доработки. Это нормально, поскольку процесс цикличен. От вас потребуется улучшать и совершенствовать решения в течение продолжительного времени.

Итак, мы узнали, как внедрить описанную методологию. Теперь сравним ее с другими подходами.

Бережливое улучшение процессов и управление потоком ценности

Управление потоком ценности (VSM) — еще одна разновидность бережливого производства, ориентированная на оптимизацию. Этот подход основан на повышении качества обслуживания с акцентом на востребованности обновлений, предоставляемых клиентам, и скорости их выпуска.

В рамках VSM компания оценивает разработку продуктов и систему их поставки в комплексе. Основная цель этой методики — улучшение всего процесса поставки продукта, сервиса или компонента. Бережливое управление процессами, в свою очередь, ориентировано на решение конкретных задач и сосредоточено на определенных процессах.

Решение Jira Software позволяет руководителям проектов, которые следуют принципам VSM, масштабировать совместную работу команды. С помощью Jira Align компании могут наглядно представить потоки ценности для всех команд, настроить автоматизацию процессов и организовать работу с учетом бизнес-потребностей.

Улучшение процессов: бережливое производство и Agile

Управление проектами по методике Agile — это одна из методологий бережливого производства. Она представляет собой итеративный процесс разработки ПО с непрерывными релизами на основе отзывов клиентов.

У Agile есть четыре ключевые ценности и 12 руководящих принципов, согласно которым люди важнее процессов и инструментов. Эти положения нужны, чтобы улучшить коммуникацию внутри команд и между клиентами.

Как и VSM, управление проектами по методике Agile сфокусировано на общем улучшении процессов. Этого можно достичь благодаря регулярному взаимодействию между конечными пользователями и командой разработчиков. Внутренняя команда, напротив, создает улучшения в управлении процессами при бережливом производстве.

Scrum и Kanban — это две методологии Agile. В рамках Scrum, как и в спорте, упор делается на опыт команды. Участники обучаются в процессе решения задач. Метод Kanban, в свою очередь, позволяет структурировать и организовать работу. С помощью решения Jira Software можно внедрить в команде любой из этих подходов, благодаря чему команды получат единый источник достоверной информации для планирования и выполнения проектов.

Улучшение процессов: бережливое производство и DevOps

Когда говорят о DevOps, имеют в виду многофункциональную команду по разработке и эксплуатации. Участники такой команды общаются, обмениваются отзывами и ведут сотрудничество на протяжении всего процесса разработки. Принципы DevOps направлены на ускорение разработки ПО в ходе совместной работы многофункциональных команд. Эта методология позволяет устранить барьеры между разработчиками и командами по эксплуатации. В DevOps используется клиентоориентированный метод, по которому оптимизация процессов выполняется на основе циклов обратной связи с участием конечных пользователей. Бережливое управление процессами, в свою очередь, опирается не на клиента, а на внутреннюю команду.

Подход Open DevOps на базе Jira Software может помочь командам внедрить соответствующую методологию и сосредоточиться на поставке ценности клиентам. Это решение легко интегрируется с инструментами от компании Atlassian и ее партнеров, что позволяет командам всерьез заняться созданием и эксплуатацией ПО.

Можно ли внедрить все эти принципы одновременно?

Да. Эти четыре методологии бережливого производства дополняют друг друга, что позволяет компаниям улучшать процессы и повышать производительность. С помощью бережливой оптимизации можно усовершенствовать внутренние процедуры, а также исключить ситуации, ведущие к потерям ресурсов. Подход VSM позволяет совершенствовать поток ценности для клиентов, повышая качество продукции, с Agile коллектив может оставаться гибким и быстро реагировать на изменения, а DevOps усиливает эмпатию команды к клиентам.

Применяя эти методологии, вы сможете повысить качество обслуживания и удовлетворенность клиентов.

Улучшение процессов с помощью бережливого производства и Jira Software

С Jira Software все перечисленные методологии доступны в одном корпоративном инструменте. Это позволяет масштабировать совместную работу команды, получать контекстную аналитику о проектах и эффективнее принимать решения. Участники смогут автоматизировать рутину и сосредоточиться на важных заданиях.

Применяйте Jira Align и наглядно представляйте потоки ценности в различных командах. Можно дополнительно автоматизировать процессы и согласовать деятельность со стратегическими бизнес-целями. Все это поможет придерживаться бережливого подхода, когда вам потребуется отслеживать инвестиции, оптимизировать операции и устранять препятствия. В итоге ваша команда будет непрерывно поставлять ценность клиентам.

Улучшение процессов с помощью бережливого производства: часто задаваемые вопросы

Каковы 5 принципов бережливого производства?

Бережливое производство складывается из пяти принципов. Они сформировались в автомобильной промышленности Японии и используются в различных отраслях. Разберем каждый из них.

  1. Определение ценности. Выясните, какие виды деятельности ведут к ценности для клиентов.
  2. Систематизация потока ценности. Наглядно представьте мероприятия по созданию ценности для клиентов, чтобы проектная работа оставалась на верном пути.
  3. Составление процесса. Устраняйте препятствия до того, как они помешают работе команды.
  4. Создание «вытягивающей» системы. Выпускайте продукцию в соответствии с фактическим, а не прогнозируемым спросом.
  5. Стремление к непрерывному совершенствованию. Прилагайте усилия к тому, чтобы улучшить процессы и повысить эффективность.

Каким образом чаще всего улучшают процессы с помощью бережливого производства?

Вот несколько распространенных приемов, с помощью которых можно улучшить процессы в рамках бережливого производства.

  • В рамках метода Kanban используются карточки. Они позволяют упорядочить и наглядно представить действия команды. Так все участники будут в курсе того, какие задачи удалось выполнить.
  • Пять «почему». Задав пять вопросов «почему», можно выявить основную причину проблемы. Вы постепенно раскладываете проблему таким образом, чтобы понять, что спровоцировало ее появление.
  • Лимиты WIP. В рамках этого метода руководитель проекта задает ограничение на объем текущей работы в процессе, что предотвращает перегрузку и стрессовые ситуации в команде.

О чем следует помнить при улучшении процессов с помощью бережливого производства?

Чтобы непрерывно совершенствоваться, команде нужно стремиться к сокращению (и устранению) потерь. Это цикличный подход, поэтому приложить усилия лишь единожды не получится. Кроме того, командам рекомендуют сосредоточиться на отдельной проблеме процесса, ведь проще справиться с чем-то одним вместо того, чтобы распылять усилия и браться за все сразу.

продолжение темы
Backlog refinement meetings