Если в организации не налажены прозрачные рабочие процессы, велик риск возникновения путаницы, срыва сроков и снижения производительности, что замедляет достижение бизнес-целей. Взяв за основу предложенные примеры и сценарии использования рабочих процессов, вы сможете оптимизировать деятельность компании, грамотнее скоординировать работу команд и улучшить результаты проектов за счет укрепления культуры сотрудничества. В качестве наглядного пособия, пошагово иллюстрирующего процессы различных подразделений, приведены примеры диаграмм. Они помогут быстрее освоить и внедрить эффективные рабочие процессы в вашей организации.
В этой статье представлены сценарии использования и примеры автоматизации рабочих процессов для предприятий. Вы узнаете, как можно оптимизировать рабочие процессы, чтобы ваш бизнес процветал. Примеры рабочих процессов Jira демонстрируют, как совершенствование рабочих процессов с помощью Jira способствует успеху. Настраиваемые адаптивные рабочие процессы Jira помогают управлять заданиями, отслеживать прогресс и решать поставленные задачи в различных подразделениях и проектах.
Что такое рабочий процесс?
Рабочий процесс — это определенная последовательность заданий и действий, направленных на достижение конкретной цели. Он оптимизирует работу, повышает ее эффективность и обеспечивает координацию различных подразделений организации. Рабочие процессы подразумевают систематическое выполнение и анализ заданий, чтобы команды могли эффективно сотрудничать, отслеживать прогресс и получать нужные результаты с минимальным количеством ошибок и лишней работы.
Примеры рабочих процессов:
- управление проектами
- Цикл разработки программного обеспечения
- Маркетинговые кампании
- Дизайн-проекты
- Управление персоналом: подбор сотрудников, их адаптация и оценка эффективности
- Создание контента
- Разработка дизайна веб-страниц
- Отслеживание багов в ИТ
- Обработка заказов на продажу
- Управление поддержкой клиентов
Адаптация новых сотрудников
Важность эффективных рабочих процессов
Эффективные рабочие процессы помогают оптимизировать деятельность предприятий, уменьшить объем лишней работы и свести к минимуму вероятность человеческих ошибок. За счет этого повышается производительность, а задания выполняются точнее и качественнее.
Структурированный подход к управлению заданиями улучшает результаты командной работы, способствует рациональному распределению ресурсов и стабильному соблюдению сроков. Это создает возможности для принятия решений на основе данных и непрерывного совершенствования. В конечном итоге проекты реализуются успешнее и приносят больше выгоды.
Сценарии использования рабочих процессов
Рабочие процессы повышают качество управления проектами, обслуживания клиентов, внутренних процессов и командной работы в любой сфере деятельности.
Шаблоны и рабочие процессы Jira можно настроить в соответствии с уникальными потребностями самых разных команд и проектов. Это идеальный инструмент для оптимизации рабочих процессов любого отдела. И разработчики ПО, и отделы маркетинга, дизайна и управления персоналом по достоинству оценят такие возможности Jira, как настраиваемые шаблоны проектов, средства автоматизации рабочих процессов и инструменты для совместной работы, помогающие навести порядок в операциях, повысить эффективность и добиваться более высоких результатов.
управление проектами
Оптимизация процессов управления проектами предполагает наличие прозрачной коммуникации, четко расписанных ролей и инструментов мониторинга заданий. Все это помогает командам продуктивнее сотрудничать, отслеживать прогресс проектов и не выбиваться из графиков.
Разработка программного обеспечения
Цикл разработки программного обеспечения охватывает этапы планирования, разработки дизайна, написания кода, тестирования, развертывания и технического обслуживания. С помощью методик Agile и Scrum можно сделать рабочие процессы разработки ПО рациональнее и проще. Эти системы нацелены на оптимизацию разработки продуктов и достижение поставленных целей через итеративный прогресс, гибкость и сотрудничество.
В этом процессе не обойтись без такого инструмента, как шаблон отслеживания багов, помогающий регистрировать, сортировать по приоритету и эффективно устранять баги в программном коде.
Маркетинг
Рабочие процессы в маркетинге улучшают планирование кампаний, создание контента, реализацию стратегий и анализ данных. Они оптимизируют задания и ресурсы, а также дают возможность принимать обоснованные решения и действовать в нужный момент.
Дизайн
Рабочие процессы для дизайна ориентированы на разработку продукта от первоначальной идеи до последнего штриха. В этих процессах делается упор на сотрудничество команд и обратную связь для непрерывного совершенствования и поставки великолепных функций пользователям.
Отдел кадров
Рабочие процессы для управления персоналом стандартизуют и автоматизируют задачи подбора сотрудников, их адаптации, оценки эффективности работы и учета рабочего времени, отпусков и отгулов. Это обеспечивает соответствие нормативным требованиям и помогает управлять жизненным циклом сотрудников.
Примеры рабочих процессов для предприятий
Рабочие процессы для предприятий незаменимы в самых разных областях деятельности: управление проектами по методике Agile, разработка программного обеспечения, маркетинг, дизайн и управление персоналом. Вот несколько примеров типовых рабочих процессов для предприятий.
Маркетинговая кампания
- Определение целей. Поставьте четкие цели.
- Исследование рынка. Наметьте целевую аудиторию и изучите конкурентную среду.
- Определение целевой аудитории. Подготовьте рекламный посыл для целевой аудитории и выберите подходящие каналы.
- Создание контента и материалов. Разработайте контент, который найдет отклик у целевой аудитории.
- Продвижение продукта. Запустите маркетинговую кампанию по различным каналам для максимального эффекта.
- Контроль показателей эффективности. Отслеживайте прогресс и эффективность кампании.
- Анализ результатов. Получайте аналитические данные и используйте их для дальнейшей оптимизации.
Запуск продукта
- Создание дорожной карты. Составьте план запуска продукта, описывающий его концепцию, основные характеристики и контрольные точки.
- Подтверждение дизайна. Создайте дизайн продукта и отшлифуйте его за необходимое количество итераций и согласований с заинтересованными сторонами.
- Коммуникация команды и клиента. Обеспечьте четкую и последовательную коммуникацию между всеми участниками команды и заинтересованными сторонами в ходе всего процесса запуска.
- Аналитика данных. Настройте системы сбора и анализа данных для принятия обоснованных решений и оценки успеха запуска.
- Составление отчетов. Разработайте отчеты для отслеживания прогресса и передачи аналитической информации команде и заинтересованным сторонам.
- Автоматизированные уведомления. Реализуйте автоматическое оповещение участников команды о завершении заданий и ходе проектов.
- Согласование работы отделов маркетинга и продаж. Скоординируйте действия этих отделов, чтобы обеспечить целостность рекламной стратегии и информационную поддержку отдела продаж.
- Отзывы клиентов. Собирайте отзывы клиентов во время и после запуска и используйте их для доработки продукта и улучшения будущих проектов.
Создание контента
- Выработка идей. Придумайте идеи на основе исследования аудитории, тенденций рынка и целей контента.
- Планирование. Составьте план контента, определите задачи и установите сроки.
- Поручение. Распределите задания между участниками команды: авторами, дизайнерами и редакторами.
- Создание контента. Напишите тексты, разработайте дизайн и оформите контент.
- Проверка и редактирование. Оцените качество контента, его точность и соответствие поставленным задачам.
- Подтверждение. Получите окончательное подтверждение заинтересованных сторон или менеджеров проекта.
- Публикация. Выпустите контент на выбранных платформах.
- Продвижение. Распространяйте и продвигайте контент в социальных сетях, по электронной почте и другим каналам.
- Мониторинг эффективности. Отслеживайте вовлеченность, охват и другие значимые показатели.
- Анализ и обратная связь. Проанализируйте данные об эффективности и соберите обратную связь для последующего улучшения контента.
Разработка дизайна веб-страниц
- Создание макета. Нарисуйте примерную структуру и макет веб-страниц.
- Создание прототипа. Создайте интерактивный прототип для имитации взаимодействия с пользователем.
- Визуальный дизайн. Разработайте дизайн визуальных элементов: цветовой схемы, шрифтов и изображений.
- Написание кода. Разработайте веб-сайт с помощью HTML, CSS, JavaScript и других технологий.
- Тестирование. Проверьте удобство использования веб-сайта, специальные возможности и отображение в разных браузерах.
- Развертывание. Опубликуйте веб-сайт на общедоступном сервере.
- Итеративные циклы обратной связи. Собирайте отзывы и вносите корректировки для улучшения веб-сайта.
Отслеживание багов в ИТ
- Выявление. Найдите и задокументируйте баг в программном обеспечении.
- Составление отчета. Отправьте подробный отчет о баге, включив в него действия по воспроизведению, ожидаемые и фактические результаты и соответствующие снимки экрана или журналы.
- Оценка приоритетности. Оцените баг и присвойте ему приоритет в зависимости от серьезности, степени влияния и сложности.
- Поручение. Назначьте задание по устранению бага соответствующему разработчику или команде.
- Устранение. Задокументируйте процесс исправления бага. Сюда может входить написание кода, тестирование и проверка.
- Проверка. Протестируйте программный код после исправления, чтобы убедиться, что баг устранен и не возникло новых проблем.
- Закрытие. После проверки отметьте баг как исправленный и закройте заявку в системе отслеживания багов.
Заказ на продажу
- Размещение. Клиенты заказывают товар через интернет-магазин, по электронной почте, телефону или при личном обращении.
- Проверка и подтверждение. Отдел продаж проверяет точность заказа и подтверждает наличие товара.
- Формирование заказа на продажу. Формируется официальный документ заказа на продажу со сведениями о товарах, ценах, способе и сроках доставки.
- Выполнение. Работники склада или отдела управления запасами собирают, упаковывают и готовят заказ к отправке.
- Отправка. Отдел логистики отправляет заказ по адресу клиента и предоставляет трек-номер для отслеживания.
- Выставление счета и оплата. Клиент получает счет и оплачивает его в установленные сроки.
- Послепродажная поддержка. Отдел обслуживания клиентов собирает обратную связь, отвечает на вопросы или решает проблемы, возникшие после получения товара.
Служба поддержки клиентов
- Прием запроса от клиента. Клиент обращается в службу поддержки по телефону, электронной почте, в чате или социальной сети.
- Создание заявки. Автоматизированная система создает заявку на предоставление поддержки со сведениями о клиенте и описанием проблемы.
- Назначение заявки. Заявка назначается агенту службы поддержки на основе квалификации или доступности.
- Исследование проблемы. Назначенный агент исследует проблему и при необходимости запрашивает у клиента дополнительную информацию.
- Решение и ответ. Агент находит решение проблемы и сообщает его клиенту, сопровождая четкими инструкциями.
- Контроль выполнения. Агент связывается с клиентом, чтобы убедиться в решении проблемы и получить обратную связь.
- Закрытие заявки. После подтверждения от клиента или по истечении заданного периода неактивности заявка закрывается.
- Анализ и обратная связь. Служба поддержки анализирует закрытые заявки и обратную связь с целью выявления частых проблем и улучшения качества продуктов и услуг.
Адаптация новых сотрудников
- Оформление. Заполнение необходимых документов и приветствие сотрудника в компании до первого рабочего дня.
- Первое знакомство. Представление нового сотрудника коллегам, экскурсия по офису и начало адаптации в компании.
- Постановка целей в первую неделю. Установите 30-, 60- и 90-дневные цели и начните обучать сотрудника его роли.
- Проверки каждые 30, 60 и 90 дней. Анализируйте прогресс, давайте обратную связь и назначайте задания, соответствующие роли, для достижения первых успехов.
- Анализ прогресса по итогам шести месяцев. Оцените способность сотрудника работать самостоятельно и при необходимости предоставьте дополнительное обучение или ресурсы.
- Непрерывная поддержка и развитие. Предлагайте непрерывную поддержку и возможности для развития, чтобы сотрудник успешно влился в корпоративную культуру и освоил свою роль.
Jira облегчает процесс адаптации сотрудников, позволяя упорядочивать задания, использовать шаблоны для адаптации новых сотрудников с контрольными списками, включающими до 55 задач, и в целом оптимизировать рабочий процесс.
Наем сотрудников
- Поиск кандидатов. Ищите потенциальных кандидатов с помощью объявлений о вакансиях, социальных сетей, кадровых агентств и рекомендаций сотрудников.
- Отбор резюме. Просматривайте присланные резюме, чтобы отобрать кандидатов в соответствии с должностными требованиями и квалификацией.
- Проведение собеседований. Назначайте и проводите собеседования с отобранными кандидатами, чтобы оценить их навыки, опыт и соответствие корпоративной культуре.
- Предложение о работе. Выбирайте подходящих кандидатов и предлагайте им работу, при необходимости обговаривая условия.
- Адаптация. После того как кандидат примет предложение, начинайте процесс адаптации, чтобы новый сотрудник стал частью компании.
Подтверждение расходов
- Предоставление отчетов о расходах. Сотрудники предоставляют отчеты о расходах с необходимой документацией, такой как квитанции и описание расходов.
- Автоматическая проверка. Система автоматически проверяет предоставленный отчет на соответствие политике расходов компании.
- Анализ со стороны руководителей. Отчет направляется соответствующему менеджеру для рассмотрения и подтверждения. Он может подтвердить или отклонить отчет либо запросить дополнительную информацию.
- Обработка. Менеджер передает подтвержденные расходы в бухгалтерию или финансовый отдел для обработки.
- Возмещение расходов. Финансовый отдел обрабатывает возмещение расходов, которое сотрудник получает через указанный способ оплаты.
Оценка производительности
- Постановка целей. В начале оценочного периода расскажите сотруднику об ожиданиях от его работы.
- Постоянный мониторинг. Регулярно отслеживайте и документируйте прогресс и производительность сотрудника в течение года.
- Сбор обратной связи. Собирайте обратную связь из различных источников, таких как самостоятельная оценка, отзывы коллег и оценки руководителей.
- Встреча для оценки результатов работы. Проводите формальную оценку производительности, чтобы обсудить достижения сотрудника, трудности, с которыми он столкнулся, и направления для улучшения.
- Планирование развития. Создайте план развития для сотрудника с конкретными действиями по улучшению производительности и достижению целей.
- Документация. Завершите и задокументируйте оценку, включая согласованные цели и планы развития на следующий период.
Оптимизируйте рабочие процессы с помощью Jira
Управлять несколькими проектами со множеством заинтересованных сторон и сроков может быть непросто. Рабочие процессы помогают оптимизировать операции, улучшить совместную работу и своевременно выполнять поставленные задачи, что способствует повышению продуктивности. Благодаря ПО для управления рабочими процессами, например Jira, команды могут планировать проекты, определять объем работ и в режиме реального времени отслеживать прогресс. При этом управление проектами можно выстроить в соответствии с потребностями конкретной команды.
Система Jira предоставляет гибкие шаблоны проектов, настраиваемые рабочие процессы и правила автоматизации, а потому подходит для различных типов проектов. Она также обладает специализированными возможностями за счет интеграции с другими инструментами. Ниже перечислены основные возможности Jira.
- Доски. Используйте доски для наглядного управления заданиями.
- Задачи. Разбивайте большие объемы работы на легко выполнимые задания, называемые задачами.
- Хронологии. С помощью хронологии команды могут без труда координировать проекты и зависимости.
-
Дашбоарды. Следите за прогрессом и достижениями в едином представлении.
Примеры рабочих процессов: часто задаваемые вопросы
Какие бывают рабочие процессы?
Существует четыре основных типа рабочих процессов: последовательный, параллельный, основанный на конечном автомате и основанный на правилах. Последовательные рабочие процессы предполагают линейное выполнение заданий, в то время как параллельные позволяют выполнять их одновременно. Рабочие процессы конечного автомата являются событийно-ориентированными и служат для описания сложных процедур с несколькими состояниями, а рабочие процессы на основе правил адаптируются на основе определенных условий.
Каковы пять этапов рабочего процесса?
Пять этапов рабочего процесса: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и завершение. При инициации обозначается потребность в рамках задания, а при планировании определяются действия и ресурсы. На этапе выполнения осуществляется деятельность, при мониторинге этот процесс контролируется и корректируется, а на этапе завершения закрываются задачи и дается оценка для будущих улучшений.
Как компании создают рабочие процессы?
Компании создают рабочие процессы, выявляя процессы, требующие структурирования, определяя этапы и разрабатывая макет. Затем они внедряют ПО для управления, например Jira, и непрерывно оптимизируют рабочий процесс на основе обратной связи и анализа производительности.