Анализ рисков в управлении проектами: как с его помощью улучшить результаты

Основные моменты

• Анализ рисков в управлении проектами — это оценка неопределенностей, которые могут повлиять на область, сроки, бюджет или качество проекта. 

• Команды используют качественный анализ для быстрой оценки и количественный анализ для подробных расчетов. 

• Структурированный процесс позволяет выявлять, оценивать, ранжировать, отслеживать неопределенности и риски, а также реагировать на них на протяжении всего жизненного цикла проекта. 

• Современные платформы, такие как Jira, предоставляют встроенные функции для отслеживания рисков и совместной работы команд. 

Неопределенность — это не просто возможность, а гарантия.

Бюджеты меняются, сроки сжимаются, возникают различные непредвиденные трудности, которые ставят под угрозу даже наиболее тщательно спланированные инициативы. 

Анализ рисков в управлении проектами — это структурированный подход, который позволяет выявлять, оценивать и устранять потенциальные препятствия до того, как они перерастут в серьезные проблемы. 

Сделав анализ рисков неотъемлемой частью каждого проекта, вы и ваша команда сможете прогнозировать проблемы и принимать взвешенные решения, а значит, достигать необходимых результатов. В этом руководстве объясняется, как реализовать анализ рисков в рамках agile-управления проектами, каковы основные типы анализа и методы, используемые командами, а также какие практические шаги следует предпринять для управления рисками в рамках проекта.

Что такое анализ рисков в управлении проектами?

Анализ рисков — это процесс выявления неопределенностей, которые могут повлиять на проект, и оценка их потенциального воздействия. Команды изучают потенциальные угрозы, которые могут навредить проекту или принести ему пользу, а затем разрабатывают планы по их устранению. 

Риски, возникающие в рамках выполнения проектов, могут относиться к разным категориям:

• Риски, связанные с областью работы, например с нечеткими требованиями или расширением ожидаемых результатов проекта.

• Риски, связанные с расписанием, например с зависимостью от внешних поставщиков или слишком оптимистичной оценкой сроков.

• Риски, связанные с бюджетом, возникают из-за неточных прогнозов затрат или непредвиденных расходов.

• Риски, связанные с качеством, возникают по причине технических трудностей или сжатых сроков тестирования.

Каковы основные виды анализа рисков в управлении проектами?

Управление рисками в рамках выполнения проекта основано на двух подходах: качественном и количественном анализе. Команды часто начинают с качественных методов для получения общего представления, а затем применяют количественные методы к наиболее существенным рискам.

Качественное управление рисками

Качественный анализ позволяет оценить риски на основе их вероятности и потенциального воздействия, не требуя точных числовых значений. Для оценки риска команды используют описательные шкалы, например «низкий», «средний» и «высокий». Благодаря этому качественный подход оказывается быстрее и доступнее, чем количественные методы.

Матрицы вероятности и степени воздействия или шаблоны матриц оценки рисков помогают распределить риски в таблице в зависимости от вероятности возникновения нежелательных событий и серьезности их последствий. Можно также использовать системы оценки рисков с числовыми шкалами — так можно распределять риски по степеням важности без сложных расчетов.

Количественное управление рисками

Количественный анализ рисков в управлении проектами использует числовые методы для более точной оценки рисков. Так, например, при моделировании по методу Монте-Карло просчитываются тысячи сценариев для прогнозирования результатов проекта. 

Деревья решений наглядно показывают различные пути и позволяют рассчитать ожидаемое значение в каждом из вариантов. При анализе ожидаемой денежной стоимости вероятность каждого риска умножается на его финансовые последствия, и таким образом определяются приоритеты рисков в денежном выражении.

Эти методы анализа рисков в управлении проектами позволяют глубже изучить ситуацию, когда командам необходимо обосновать важные решения или когда речь идет о проектах со значительными финансовыми вложениями. Количественный анализ требует больше времени и данных, но позволяет получить обоснованные результаты, что особенно важно, когда ставки высоки.

Пять ключевых этапов в процессе анализа рисков

Чтобы управление рисками в проекте было эффективным, необходимо следовать четкому процессу. Шаги, перечисленные ниже, помогают командам справляться с неопределенностями на протяжении всего жизненного цикла проекта.

1. Определите потенциальные риски, которые могут повлиять на проект

Перечислите все риски, которые вы можете себе представить. Соберите команду для мозгового штурма, проанализируйте выводы, сделанные по результатам похожих проектов, и проконсультируйтесь с заинтересованными сторонами. 

Наиболее частые причины возникновения рисков — это технические сложности, нехватка ресурсов, зависимость от поставщиков и изменения в нормативных требованиях. Запишите каждый риск в реестр рисков. Во время планирования проекта рассмотрите возможность использования SWOT-анализа для определения сильных и слабых сторон, возможностей и угроз.

2. Оцените вероятность и последствия каждого риска

Оцените, насколько вероятно возникновение того или иного риска и что произойдет, если он действительно возникнет. Если вы проводите качественный анализ, присвойте каждому риску и его последствиям описательные оценки, например «низкий риск», «средний» или «высокий». 

Если вы проводите количественный анализ, рассчитайте конкретные процентные и денежные значения. Различные преимущества анализа рисков в управлении проектами становятся очевидны, когда у команд появляется общее понимание того, какие неопределенности представляют наибольшую угрозу.

3. Ранжируйте риски по степени значимости, чтобы в первую очередь сосредоточиться на самом важном

Используйте оценки вероятности и последствий для определения приоритетов. Матрица рисков помогает визуализировать этот процесс, отображая риски в виде сетки. Сосредоточьтесь на рисках, которые характеризуются высокой вероятностью и серьезными последствиями. 

Риски с низкой вероятностью и незначительными последствиями могут не требовать никаких действий, кроме мониторинга.

4. Определите и реализуйте стратегии реагирования на риски

Для каждого риска с высоким приоритетом выберите подходящую стратегию реагирования. Смягчение последствий направлено на уменьшение вероятности или воздействия риска, в то время как стратегия уклонения предполагает изменение плана проекта для полного устранения угрозы. 

Стратегия принятия означает признание риска и осознанное решение не предпринимать немедленных действий, зачастую потому, что его последствия минимальны или неизбежны. Важно четко документировать каждую выбранную стратегию в плане управления рисками.

Затем вы сможете легко наметить конкретные действия, назначить ответственных исполнителей и установить сроки или контрольные точки, чтобы обеспечить подотчетность и выполнение обязательств.

5. Постоянно отслеживайте риски и при необходимости обновляйте их реестр

Анализ рисков не прекращается с началом выполнения проекта. Отслеживайте выявленные риски на протяжении всего проекта и следите за возникновением условий для срабатывания триггеров. 

Изменяйте оценки вероятности и влияния по мере изменения обстоятельств. Добавляйте новые риски, если они будут возникать, и удаляйте риски, которые больше не актуальны.

Каковы три самых популярных инструмента для управления проектами и анализа рисков?

Современные инструменты для управления рисками помогают командам отслеживать факторы неопределенности и делают их более видимыми для участников процесса. Сейчас существуют разные платформы, и они предлагают разные подходы к управлению рисками в проектах.

1.Jira

Jira предоставляет комплексные инструменты для отслеживания проектов и задач, и команды могут их адаптировать для управления рисками. Например, можно создать для рисков пользовательские типы задач, а затем отслеживать их статус в рабочих процессах и связывать риски с соответствующими задачами. 

Широкая система интеграций и функции отчетности делают эту платформу ценным решением для организаций, которые используют другие продукты Atlassian, например Confluence и Loom.

Лучшие возможности Jira

• Пользовательские рабочие процессы. Вы можете сформировать процессы подтверждения и переходы между статусами в полном соответствии с тем, как ваша команда обычно работает с рисками.

• Дашбоарды и отчетность. Можно наглядно представить карту рисков, используя настраиваемые диаграммы и фильтры.

• Интеграция с Confluence. Можно добавить связи между рисками и проектной документацией, протоколами собраний, официальной записью решений.

• Правила автоматизации. Можно настроить уведомления об изменении статуса риска или триггеры для запуска действий при определенных условиях.

Ограничения Jira

Jira требует определенной настройки, так как в этому приложении нет готовых функций для работы с рисками. Однако команды могут легко создавать пользовательские поля и рабочие процессы даже для самых строгих требований к управлению рисками.

Расценки Jira

План Free у Jira доступен для команд до 10 пользователей. Стоимость плана Standard начинается от $7.91 за пользователя в месяц. Тарифные планы Premium стоимостью от $14.54 за пользователя в месяц предоставляют расширенные возможности в области безопасности и соответствия требованиям.

Рейтинги и обзоры Jira

Пользователи неизменно высоко оценивают гибкость и богатый набор функций Jira, а рейтинг на G2 составляет около 4,3 из 5 звезд. Команды ценят возможности индивидуальной настройки и мощные функции поиска.

2. nTask

nTask — это платформа для управления проектами, которая предлагает специальные функции для работы с корпоративными рисками, такие как готовые реестры рисков, настраиваемые матрицы рисков и возможности планировать снижение рисков. 

Платформа помогает командам эффективно выявлять, оценивать и отслеживать риски проекта.

Основные функции nTask

• Реестр и матрица рисков. Фиксируйте риски с помощью предварительно настроенных полей и визуально отмечайте степень их серьезности, используя настраиваемые сетки «вероятность — последствия».

• Планирование снижения рисков. Создавайте планы снижения рисков, назначайте владельцев риск и отслеживайте прогресс с помощью уникальных идентификаторов рисков.

• Пользовательские поля и категории. Добавляйте раскрывающиеся варианты выбора и контрольные списки, а также настраивайте конфигурацию матриц в соответствии с рабочим процессом.

• Контроль активности и совместная работа. Отслеживайте действия команды по выявленным рискам и обменивайтесь документами прямо в разделе комментариев.

Ограничения nTask

Платформа nTask ориентирована на основные возможности управления рисками, поэтому в ней могут отсутствовать расширенные функции аналитики и отчетности, доступные в других инструментах из этого списка.

Цены на nTask

В рамках базового плана Free платформа nTask бесплатно доступна для пяти пользователей. При выборе плана Premium цена составляет $3 за пользователя в месяц, а плана Business с полным набором функций для управления рисками — $8 за пользователя в месяц.

Рейтинги и отзывы о nTask

На Capterra пользователи оценивают nTask в среднем на 4,2 из 5 звезд, отмечая простоту использования и выгодную стоимость. В своих отзывах они также упоминают быстрый процесс настройки и интуитивно понятный интерфейс.

LogicGate

Платформа Risk Cloud от LogicGate поддерживает возможности GRC, а именно помогает компаниям руководить своей деятельностью, управлять корпоративными рисками и соблюдать нормативные требования. Она дает командам возможность создавать собственные системы управления рисками и объединять рабочие процессы без написания кода. 

Организации в регулируемых отраслях выбирают LogicGate за комплексные возможности GRC, которые охватывают управление рисками не только на уровне проектов, но и в масштабе всего предприятия.

Основные функции платформы LogicGate

• Гибкая графовая база данных без необходимости в написании кода. Объединяйте разрозненные данные и оперативно адаптируйте рабочие процессы по мере изменения рискового ландшафта — и все это без программирования.

• Автоматизированный сбор доказательств. Повышайте производительность благодаря тому, что платформа автоматически собирает данные, запускает проверки и собирает доказательства, чтобы подтвердить соответствие требованиям.

• Spark AI и автоматизация рабочих процессов. Используйте дополнительные функции ИИ, чтобы упростить работу с платформой и повысить эффективность благодаря автоматизации ручных процессов.

• Risk Cloud Quantify и отчетность. Просчитывайте финансовые риски путем моделирования по методу Монте-Карло и создавайте дашбоарды с отчетами для руководства.

Ограничения платформы LogicGate

Платформа LogicGate ориентирована на корпоративных клиентов, поэтому для команд, которым требуются более простые функции, она может оказаться нецелесообразной по цене.

Цены на платформу LogicGate

Цена на платформу LogicGate определяется индивидуально в зависимости от необходимых приложений и лицензий для продвинутых пользователей. Компания разрабатывает индивидуальный план для каждой организации, поэтому для получения предложения необходимо связаться с отделом продаж.

Рейтинги и отзывы о платформе LogicGate

На G2 пользователи оценивают LogicGate в среднем на 4,6 из 5 звезд, отмечая простоту использования и высокое качество поддержки. Из преимуществ корпоративные клиенты выделяют гибкость и широкий набор функций.

Повышайте эффективность проектов благодаря превентивному анализу рисков

Команды, которые анализируют риски на ранних этапах, а не реагируют на уже возникшие проблемы, сталкиваются с меньшими трудностями. Многочисленные преимущества анализа рисков в управлении проектами не ограничиваются предотвращением негативных последствий.

Правильная оценка рисков открывает возможности для внедрения инноваций или повышения эффективности. 

Последовательно отслеживать риски команды могут с помощью такой платформы, как Jira. Она позволяет создавать дашбоарды с обозначением статусов рисков, настраивать автоматические уведомления о достижении пороговых значений и формировать отчеты для заинтересованных сторон. 

По мере реализации проекта можно обновлять оценку вероятности и воздействия рисков и при необходимости корректировать планы реагирования. Хотите увидеть Jira в действии?