Что такое ожидаемые результаты в управлении проектами?

Общие сведения об ожидаемых результатах

Ожидаемые результаты, т. е. конкретные показатели, продукты или итоги, на достижение которых направлен проект и которых ждут заинтересованные стороны, имеют решающее значение при управлении проектом. Они могут быть как материальными, такими как здание или отчет, так и нематериальными, такими как программное приложение или учебная программа.

Ожидаемые результаты — это неотъемлемые компоненты области проекта. Руководители проектов отслеживают ожидаемые результаты с помощью таких инструментов, как диаграмма Ганта или программное обеспечение для управления проектами, что обеспечивает своевременное и качественное выполнение работ.

Типы ожидаемых результатов

Что именно ожидают в качестве результатов проекта зависит от его области, целей и требований. Вот примеры их различных типов.

• Внутренние ожидаемые результаты. Они предназначены для использования внутри компании, например план проекта, отчеты о состоянии, оценка рисков и другая документация, необходимая для внутреннего управления проектом. Они помогают проектной команде отслеживать ход выполнения проекта и следить за тем, чтобы проект не отставал от графика.
• Внешние ожидаемые результаты. Это конечные данные или продукты, поставляемые клиенту, заказчику или внешним заинтересованным сторонам. В основном проект выполняют именно ради их получения. Примером может быть новое программное приложение, здание, маркетинговая кампания или учебная программа.
• Технологические ожидаемые результаты. Это промежуточные результаты, полученные в ходе реализации проекта и способствующие достижению итогового ожидаемого результата. Они отмечают прогресс на пути к конечной цели. В качестве примера можно привести прототипы, отчеты об испытаниях, проектные спецификации и контрольные точки проекта.
• Конечные ожидаемые результаты. Это готовые товары или услуги, на производство которых направлен проект. Они напрямую отвечают требованиям и целям проекта. Примеры включают новый продукт, веб-сайт, программный документ или бизнес-процесс.
• Материальные ожидаемые результаты. Это поддающиеся оценке, конкретные или измеримые физические результаты. В качестве примеров можно привести аппаратное обеспечение, оборудование, помещения, продукты и документацию.
• Нематериальные ожидаемые результаты. Это нефизические результаты, такие как программное обеспечение, услуги, возможности или опыт, накопленный в ходе проекта. Примером может служить новый бизнес-процесс, учебная программа или маркетинговая стратегия.

Важность ожидаемых результатов в управлении проектами

Ожидаемые результаты определяют четкие цели, облегчают отслеживание проекта и обеспечивают удовлетворенность заинтересованных сторон. Вот еще несколько причин, демонстрирующих важность ожидаемых результатов.

Контрольные точки проекта

Результаты часто служат контрольными точками, обозначающими важные моменты хронологии проекта. Они помогают руководителям проектов и командам отметить завершение важнейших этапов и плавно перейти к следующим. Ожидаемые результаты позволяют разбить проект на более мелкие и удобные в работе части и тем самым облегчить отслеживание прогресса и поддерживать динамику на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Отслеживание и оценка прогресса

Ожидаемые результаты — это значимые итоги, которые можно отслеживать и оценивать по плану проекта. Их контроль позволяет руководителям проектов выяснить, движется ли проект согласно расписанию и в рамках бюджета. Такие инструменты, как диаграммы Ганта и программное обеспечение для управления проектами, помогают визуализировать и проверять статус ожидаемых результатов и за счет этого выявлять и устранять любые отклонения.

Коммуникация с заинтересованными сторонами

Четкие ожидаемые результаты улучшают коммуникацию с заинтересованными сторонами, поскольку задают конкретные ожидания в отношении производства. Такая прозрачность помогает укрепить доверие и гарантирует, что все стороны будут в курсе целей и прогресса проекта. Регулярные новости по результатам информируют и вовлекают заинтересованные стороны, снижая риск недопониманий и неконтролируемого расширения области проекта.

Стандарты качества

Ожидаемые результаты помогают придерживаться стандартов качества на протяжении всего проекта. Определив конкретные критерии для каждого ожидаемого результата, менеджеры проектов могут гарантировать, что они будут соответствовать требуемому уровню качества. Внимание к качеству помогает избежать доработок и гарантирует, что конечный продукт или услуга соответствуют потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон.

Определение ожидаемых результатов

Чтобы определить ожидаемые результаты на основе области и задач проекта, разбейте проект на небольшие, легко выполнимые задания, соответствующие общим целям. Каждое из них должно давать конкретный, измеримый результат, способствующий достижению целей проекта. Создание блок-схемы поможет наглядно представить взаимосвязь между заданиями и ожидаемыми результатами.

При сборе требований для определения ожидаемых результатов необходимо вовлечь в процесс все заинтересованные стороны и выявить их потребности, ожидания и цели. Проведите интервью, семинары и опросы для сбора подробной информации. Документируйте, проверяйте и уточняйте данные, чтобы обеспечить ясность и соответствие целям проекта. Это помогает заложить основу для определения конкретных и измеримых результатов.

Чтобы использовать структуру распределения работ (WBS) для разбивки проекта на выполнимые задания и определения соответствующих ожидаемых результатов, сделайте следующее.

1. Определите область и задачи проекта. Четко изложите цели и задачи проекта, которые будут направлять процесс WBS.
2. Определите основные ожидаемые результаты. Разбейте проект на высокоуровневые итоги или результаты, такие как готовое к работе приложение или маркетинговый план.
3. Разбейте ожидаемые результаты на рабочие пакеты. Разбейте каждый основной ожидаемый результат на небольшие, легко выполнимые компоненты, называемые рабочими пакетами.
4. Определите задания и подзадачи. Обозначьте объем работ, необходимый для выполнения каждого рабочего пакета, чтобы тщательно подойти к планированию и реализации проекта.
5. Установите взаимосвязи между заданиями. Определите зависимости между заданиями, чтобы расположить их в правильном порядке и понять рабочий процесс.
6. Назначьте ресурсы и определите продолжительность. Распределите необходимые ресурсы и оцените время, необходимое для выполнения каждого задания или рабочего пакета.
7. Пересмотрите и уточните WBS. Регулярно пересматривайте и совершенствуйте WBS для адаптации к меняющимся требованиям и решения проблем.
8. Визуализируйте WBS. Используйте визуальные инструменты, такие как древовидные диаграммы или диаграммы Ганта, для представления WBS и отслеживания прогресса.

Как управлять ожидаемыми результатами

Рациональное управление ожидаемыми результатами обеспечивает своевременную реализацию проектов и соответствие ожиданиям заинтересованных сторон. Вот основные шаги по управлению ожидаемыми результатами.

Определите четкие критерии

Начните с определения четких критериев приемлемости для каждого ожидаемого результата. Эти критерии должны быть конкретными, измеримыми и согласованными со всеми заинтересованными сторонами. Благодаря этому каждый участник будет понимать, что представляет собой итоговый ожидаемый результат, а также снижает риск недопонимания и неконтролируемого расширения области проекта.

Установите реалистичные сроки

Задайте достижимое время получения каждого ожидаемого результата, учитывая область проекта, доступные ресурсы и потенциальные риски. Вовлеките в процесс всю команду, чтобы сроки действительно были реалистичными и выполнимыми. Такой совместный подход помогает выявлять потенциальные проблемы на ранней стадии. Это также позволяет улучшить планирование и распределение ресурсов.

Назначьте обязанности

Распределите ответственность за каждый ожидаемый результат между конкретными участниками команды. Четко донесите до всех участников их роль и основные ожидания. Этот шаг не только повышает личную ответственность, но и помогает отслеживать прогресс и решать любые возникающие проблемы. Используйте матрицу распределения ответственности, чтобы определить, кто и за какие задания отвечает.

Отслеживайте процесс выполнения

Регулярно отслеживайте прогресс результатов с помощью программного обеспечения для управления проектами. Контролируйте статус, качество и все риски, связанные с каждым результатом. Регулярные обновления и проверки помогают выявлять проблемы на ранней стадии и своевременно вносить коррективы. Инструменты, такие как дашбоард с отчетами и отчеты о статусе, позволяют получать информацию о ходе реализации проекта в режиме реального времени.

В Jira предусмотрены надежные функции для отслеживания прогресса, такие как отслеживание времени, индикаторы выполнения и подробные отчеты. Это решение предоставляет информацию о статусе в реальном времени, что помогает руководителям проектов принимать обоснованные решения и отслеживать выполнение проекта.

Распространенные трудности, связанные с результатами

Управление результатами проекта может осложняться несколькими факторами.

• Расширение области проекта. Такое случается, если задачи начинают выходить за рамки исходных требований в связи с тем, что изменились потребности участников либо методы управления изменениями оказались неэффективными.
• Нехватка ресурсов. Срокам и качеству работы могут навредить ограничения по доступности квалифицированных специалистов, оборудования и материалов, а также недостаток бюджета.
• Проблемы с качеством. Если в команде нет четких требований, эффективных тестов и процессов обеспечения качества, вас могут ждать неудовлетворительные результаты.
• Ожидания участников. Даже если проект соответствует изначальным целям, помните о заинтересованных сторонах: их несогласованные или нереалистичные ожидания могут привести к неудовлетворенности.

Вот основные стратегии для преодоления перечисленных трудностей.

• Для начала определите область проекта, требования и ожидаемые результаты, выслушав мнение всех участников.
• Внедрите надежный процесс управления изменениями, чтобы контролировать расширение рабочей области и управлять ожиданиями участников.
• Тщательно спланируйте и распределите ресурсы с учетом ограничений и потенциальных рисков.
• Разработайте процессы обеспечения и контроля качества, включая тестирование и проверки.
• Постоянно поддерживайте открытое общение с участниками, чтобы у вас была возможность согласовать ожидания и решить проблемы.

Определяйте результаты и сортируйте их по приоритету с помощью Confluence

Трудности с отслеживанием и приоритизацией результатов проекта могут привести к срыву сроков и неудовлетворенности участников. Без четкой системы важные задания легко могут остаться без внимания, что спровоцирует задержки и путаницу в команде.

С помощью Confluence вам будет проще определить результаты и расставить их по приоритету. Для этого изучите следующие советы.

• Создайте дорожную карту проекта. Наметьте основные результаты для различных типов проектов с помощью набора взаимосвязанных инструментов, таких как доски, базы данных и видео, на каждой странице Confluence.
• Ведите совместную работу. Приглашайте коллег к сотрудничеству: вместе вы можете редактировать материалы в реальном времени и оставлять встроенные комментарии. Дайте команде возможность определить четкие критерии для каждого результата — это позволит повысить эффективность сотрудничества на проекте.
• Установите реалистичные сроки. Определите достижимые даты выполнения для каждого задания.
• Назначайте обязанности. Распределяйте задания прямо на платформе.
• Отслеживайте прогресс в режиме реального времени. Просматривайте хронологию и цели проекта с помощью интеграции Confluence с Jira. Добавляйте проекты Jira или синхронизируйте данные с любимыми продуктами, не переключаясь между приложениями.

С легкостью делитесь планами проекта и прогрессом со своей компанией, когда будете готовы. Начните использовать Confluence уже сегодня, чтобы следить за выполнением проектов, совместно разрабатывать планы и эффективно достигать поставленных целей.