Шаблон матрицы RACI
Создано:
Улучшите определение ролей и обязанностей на протяжении всего жизненного цикла проекта
Категории
- Управление проектами
- Отдел кадров
ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Информирование заинтересованных сторон
Отслеживание заданий
Командная работа
Вы когда-нибудь участвовали в проекте, где никто не знал, за что отвечает? Или, еще хуже, когда каждый участник ошибочно думал, что критически важную задачу уже выполняет кто-то другой? Шаблон матрицы RACI помогает решить эти распространенные рабочие проблемы, определяя, кто и как именно участвует в каждом виде работ над проектом.
Документируя для каждой задачи, кто выполняет роли «Исполнитель» (Responsible), «Ответственное лицо» (Accountable), «Консультант» (Consulted) и «Информируемое лицо» (Informed), вы создаете наглядную дорожную карту, которая устранит путаницу, сократит количество дублирующихся задач и гарантирует, что ничего не будет упущено. А теперь самое интересное: вы можете легко создать собственную матрицу RACI в Confluence, и ваша команда будет в курсе своих обязанностей от начала до конца проекта.
Что такое шаблон матрицы RACI?
Бесплатный шаблон матрицы RACI — это инструмент для планирования ресурсов, который помогает командам четко определять и документировать роли и обязанности по каждой задаче в проекте. Это своего рода карта ответственности по проекту, которая наглядно показывает, кто выполняет задачу, кто принимает решения, кто предоставляет информацию, а кому просто нужно отправлять обновления по проекту.
Шаблон — это единый формат для отражения назначенных ролей в разных проектах. Он упрощает распределение ответственности и гарантирует, что ничто не будет упущено из виду. Инструменты для управления проектами бывают сложными, однако матрица RACI остается удивительно простой. Чаще всего она выглядит как обычная матрица с задачами на одной стороне и участниками команды сверху, а на каждом пересечении находится соответствующее обозначение RACI.
Что означает RACI?
Аббревиатура RACI обозначает четыре основных типа ответственности, которые могут быть распределены между участниками команды.
R — Responsible (Исполнитель). Человек или люди, которые выполняют задачи, необходимые для завершения проекта. Для выполнения каждой задачи нужен хотя бы один исполнитель, но их может быть и больше.
A — Accountable (Ответственное лицо). Человек, который несет ответственность за конечный результат и обладает высшими полномочиями по принятию решений. За каждую задачу должен отвечать только один ответственный человек, который будет управлять ее выполнением.
C — Consulted (Консультанты). Люди, чей вклад, опыт или мнение нужны для принятия решений или совершения действий. Обычно это двусторонняя связь.
I — Informed (Информируемые лица). Люди, которым нужно отправлять обновления о прогрессе или решениях, но они не вносят свой вклад в процесс. Обычно это одностороннее общение.
Для чего нужна матрица RACI?
Матрицы RACI используются в сложных проектах, где необходима эффективная совместная работа нескольких команд или отделов. Они представляют собой простое визуальное напоминание, которое избавляет от вопросов, наподобие «Кто в ответе за эту задачу?», и предотвращает путаницу в зонах ответственности.
С помощью матрицы RACI команды оптимизируют рабочие процессы и четко определяют, кого необходимо задействовать на каждом этапе проекта. Совместная работа над проектом становится проще и удобнее благодаря ясности и заранее определенным ожиданиям в отношении уровня вовлеченности каждого участника команды. Бесконечные переписки по электронной почте с целью выяснить, кто отвечает за результат, останутся в прошлом. Участники команды смогут посмотреть на матрицу RACI и сразу же узнать, к кому следует обратиться.
Типы шаблонов матриц RACI
Хотя стандартная модель RACI подходит для большинства команд, шаблон можно адаптировать к различным потребностям проекта.
Стандартная матрица RACI. Классическая модель из четырех ролей, подходящая для большинства проектов и команд.
Матрица RASCI. Буква S означает Support, то есть «Поддержка». Это люди, которые помогают исполнителю, но сами не несут основную ответственность.
Матрица RACI-VS. Добавляются роли Verify (Проверка) и Sign-off (Согласование) для регулируемых отраслей со строгими требованиями к подтверждению.
Создание собственной матрицы RACI в Confluence можно начать с базового шаблона и настроить его в соответствии с потребностями команды.
Преимущества использования матрицы RACI
Уточнение ролей и обязанностей
Матрица RACI устраняет двусмысленность, четко определяя, кто за что отвечает. Если роли четко распределены, все точно знают свои обязанности. Таким образом можно избежать ситуаций, когда одни и те же задачи выполняет несколько людей или, что еще хуже, когда никто не взял на себя определенную задачу. Когда за задачу отвечает один конкретный человек, от начала и до конца проекта понятно, к кому обращаться по связанным с ней вопросам.
Вместе с матрицей RACI команды также могут использовать шаблон ролей и обязанностей, что позволит дополнительно определить более широкие роли, выходящие за рамки конкретных задач.
Улучшенная подотчетность
Благодаря четкому распределению ролей и обязанностей участники команды с большей вероятностью выполнят свои обязательства. Матрица RACI привносит ясность, и отслеживать, кто создает задержки или препятствия, становится проще, что, в свою очередь, позволяет быстрее разрешать подобные ситуации. Руководители могут сразу же определить, кто из команды сможет справиться с проблемой лучше всех. Больше нет необходимости выбирать лучшего кандидата на эту роль наугад.
Улучшение коммуникации
Матрица RACI дает четкое представление о том, кого следует привлекать к различным обсуждениям и решениям. Она определяет, с кем нужно консультироваться, а кого — просто информировать, тем самым помогая избежать как избытка коммуникации (рассылка каждого электронного письма всем подряд), так и ее недостатка (неинформирование ключевых заинтересованных сторон).
Такой индивидуальный подход к коммуникации способствует формированию культуры совместной работы, при которой информация поступает нужным людям в нужное время.
Рациональное принятие решений
Основное узкое место проектов — это нечеткие полномочия по принятию решений. Матрицы RACI устраняют эту проблему, определяя, кто отвечает за каждый результат. Последнее слово остается за этим человеком, что исключает путаницу и задержки в процессе подтверждения. Командам, регулярно принимающим сложные решения, может пригодиться документ с информацией о решениях для формализации процесса.
Повышение эффективности проекта
С матрицей RACI команды работают эффективнее: она помогает избавиться от лишних задач и четко распределить роли на каждом этапе. Каждый участник может сосредоточиться на своих задачах, не отвлекаясь на чужие, если он точно знает границы своей области ответственности. Такое согласование упрощает рабочий процесс, обеспечивает соблюдение сроков и достижение целей, поставленных на сеансах планирования.
Как создать матрицу RACI
- 1
Выявите задания проекта
Перечислите все ключевые задачи, результаты и контрольные точки, для которых должны быть назначены роли. Задачи должны быть конкретными и не должны выходить за рамки проекта. Для проектов со сложной структурой стоит составить официальный план проекта, который поможет упорядочить задачи и отследить их выполнение.
- 2
Определите роли для заинтересованных сторон
Определите, кто из участников команды возьмет на себя четыре роли RACI для каждой задачи. Распишите, кто будет отвечать за выполнение задач, за принятие решений и консультирование, а также укажите, кого нужно будет информировать. Эти назначения не должны идти вразрез с реальными должностными обязанностями и компетенцией сотрудников.
- 3
Создайте матрицу RACI
Определив задачи и состав команды, создайте простую таблицу (или матрицу). Слева перечислите все задачи, а сверху — всех участников команды. На каждом пересечении поставьте символ R, A, C или I, отражающий участие каждого человека в конкретной задаче.
- 4
Проверьте назначения
Когда черновой вариант будет готов, еще раз проверьте его вместе с ключевыми заинтересованными сторонами по проекту, чтобы удостовериться, что не нарушен порядок работы. Старайтесь заметить возможные проблемы, например перегруженность каких-либо участников команды или наличие задач, у которых нет конкретного владельца. Внесите необходимые коррективы, чтобы распределить обязанности равномерно.
- 5
Поделитесь диаграммой с командой
Когда матрица RACI будет готова, разошлите ее всем участникам процесса планирования проекта. Объясните принцип ее работы и ответьте на вопросы. Чем лучше каждый будет понимать свои конкретные обязанности, тем эффективнее и успешнее пройдет проект.
- 6
Отслеживайте и обновляйте
Помните, что ваша диаграмма RACI не высечена на камне. Ее можно и нужно регулярно пересматривать и обновлять в ходе проекта. У вас всегда может поменяться состав команды, обязанности участников или объем работ, так что этот документ не должен быть статичным.
- 7
Пример матрицы RACI
Чтобы вам было понятнее, как собрать шаблон матрицы RACI воедино, давайте рассмотрим его на примере проекта веб-разработки.
В этом примере иллюстрируется распределение обязанностей между разными задачами. Дизайнер отвечает за макеты и внешний вид, а разработчик — за написание кода. Руководитель отдела маркетинга отвечает за несколько задач и в конечном итоге за результаты всего проекта.
Создайте матрицу RACI с помощью досок Confluence
В Confluence можно без труда создавать, публиковать и обновлять матрицы RACI, доступные всей вашей команде в режиме реального времени. Используя доски Confluence, вы можете создавать интерактивные матрицы RACI, которые превращаются в динамические документы и обновляются по мере реализации проекта.
Визуальный характер досок позволяет легко маркировать цветом обязанности или добавлять дополнительный контекст с помощью записок и комментариев. Можно даже напрямую связать задачи со своим планом действий или другой проектной документацией, создав единую рабочую область, в которой собрана вся информация о проекте.
Улучшите совместную работу над проектами с помощью Confluence, сохраняя матрицы RACI и всю связанную с ними информацию о проектах в едином центре, доступном для всех участников, независимо от того, откуда они работают.
Связанные шаблоны
Планирование проекта
План прое кта
Определите задачи для следующего проекта, объем работ и контрольные точки.
Отдел кадров
Карта команды
Создайте карту команды, чтобы разъяснить всем участникам, над чем они будут работать.
Командная работа
Повестки совещаний
Определяйте повестку совещания, делайте заметки и делитесь пунктами плана действий с командой.