Послепроектный анализ: что это такое и как работает

Что такое послепроектный анализ?

Послепроектный анализ — это структурированная оценка, в ходе которой завершенный проект рассматривается со всех сторон. Фактические результаты сравниваются с первоначальными целями, оценивается влияние проекта на бизнес и документируются важные для будущих проектов выводы как технического, так и операционного характера.

Руководитель управления проектами обычно координирует проведение анализа, но успех зависит от учета различных точек зрения, например мнений участников основной команды проекта, ключевых заинтересованных сторон, конечных пользователей, команд поддержки и экспертов предметной области. Скомпонуйте обратную связь от них — и вы получите полную картину производительности команды проекта и его влияния на бизнес.

Сроки проведения влияют на качество отчета о послепроектном анализе. Идеальный срок составляет от одного до трех месяцев после завершения проекта. Это золотая середина: уже прошло достаточно времени, чтобы участники команды смогли посмотреть на проект объективно, но при этом еще помнили подробности работы в нем. Кроме того, на этом отрезке времени уже видны первые результаты проекта, выгоды или проблемы его внедрения.

Послепроектный анализ — это не только ретроспектива, но и нечто гораздо большее. Это инструмент, который работает на будущее, формирует процессы принятия решений и дает задел на будущий успех. Выполняя такой анализ, вы с каждым разом пополняете арсенал реально работающих сценариев, получаете более ясное представление о производительности команд и документируете извлеченные уроки, которые можно учитывать в схожих начинаниях. Изучение опыта помогает командам постоянно улучшать процессы работы над проектами и полученные результаты.

Начните послепроектный анализ с помощью бесплатного простого шаблона ретроспектив.

Ключевые компоненты послепроектного анализа

Если рассмотреть примеры послепроектного анализа, можно убедиться в том, что все они содержат несколько общих элементов. Следующие основные элементы должны присутствовать в шаблоне или примере послепроектного анализа.

• Результаты проекта: отслеживайте поставляемые результаты проекта и его соответствие поставленной цели. Сравните конечные результаты с первоначальными целями проекта и определяйте, что было сделано даже лучше, чем планировалось, а чего достичь не удалось. Документируйте как ожидаемые, так и непредвиденные результаты.
• Критерии успеха: пересмотрите конкретные показатели и критерии для оценки успеха проекта. Запишите, соответствуют ли результаты каждому критерию и в какой степени. Проанализируйте, почему некоторые цели были достигнуты, а другие, возможно, нет.
• Трудности: задокументируйте основные препятствия, возникшие в ходе реализации проекта. Запишите, как команда решала каждую проблему, какие решения сработали лучше всего и какие профилактические меры помогут избежать подобных проблем в будущих проектах.
• Отзывы команды: соберите выводы всех участников проекта о том, что удалось хорошо, а что могло бы получиться лучше. Включите сюда информацию о динамике работы команды, эффективности коммуникаций и доступности ресурсов — и задокументируйте конкретные предложения по улучшению процессов и взаимодействию в команде.

Этапы эффективного послепроектного анализа

Успешный послепроектный анализ основан на четком системном подходе. Разбив процесс на управляемые этапы, команды смогут собрать важную аналитику и выработать практические рекомендации. Послепроектный анализ можно разбить на следующие этапы.

Определите цели

Всегда начинайте с постановки целей послепроектного анализа. Ваши цели должны быть напрямую связаны с первоначальными целями проекта и направлены на то, какие уроки вы хотите извлечь. Например, очень важно найти причины перерасхода средств, если бюджет проекта был превышен.

Пусть цели будут конкретными и измеримыми, чтобы ими руководствоваться на протяжении всего процесса послепроектного анализа. Подумайте как о краткосрочной цели сделать выводы, так и о долгосрочных улучшениях, которых вы хотите достичь. Рассмотрите, как эти цели помогут в планировании и реализации будущих проектов.

Используйте бесплатный шаблон целей SMART, чтобы установить и определить ключевые цели.

Соберите данные

Соберите всю относящуюся к проекту документацию и данные. Сюда относятся планы проектов, бюджетные отчеты, соблюдение сроков, обновление статусов и показатели эффективности. Конкретные данные помогают отделить факты от мнений и служат прочной основой для анализа.

Ищите цифры, отражающие историю проекта, и письменные документы, описывающие контекст. Не забудьте собрать документацию на разных этапах проекта, включая исходные документы по планированию, отчеты о ходе работ и поставляемые результаты. Обратите особое внимание на любые изменения в объеме работ или направлении проекта на протяжении его жизненного цикла.

Проведите интервью

Поговорите со всеми, кто участвовал в проекте. Спросите об их впечатлениях, о сложностях, с которыми они столкнулись и о том, что бы они предложили улучшить. Создайте рабочую среду, в которой людям будет комфортно открыто делиться отзывами.

Во время интервью задавайте серию последовательных вопросов, чтобы выявить закономерности в ответах. Для получения полной картины рассмотрите возможность проведения собеседований как с основными участниками команды, так и с второстепенными заинтересованными сторонами.

Помните, что необходимо документировать не только ошибки, но и успехи, а также мысли о том, почему определенные подходы оказались успешными.

Проанализируйте полученные сведения

Проанализируйте всю собранную информацию, чтобы найти закономерности и сделать основные выводы. Обращайте внимание на темы, упомянутые в обратной связи несколько раз, и на неожиданные тенденции в данных. Обратите особое внимание на те области, где проект двигался исключительно хорошо и где возникли серьезные проблемы.

Стремитесь сделать конкретные полезные выводы, которые помогут добиться успеха в будущих проектах. Сравните разные точки зрения на одни и те же события, чтобы увидеть проект с разных сторон. Полезно также определить любые связи между различными аспектами проекта, которые могли быть неочевидны во время его выполнения.

Задокументируйте выводы

Запишите полученные сведения понятным языком, концентрируясь на практике. Подчеркните конкретные действия, которые привели к хорошим результатам, и опишите практические способы улучшения организации работ в будущих проектах. Пусть документация имеет простую структуру, чтобы команды могли легко найти нужную информацию при планировании новой работы.

Опишите успехи, которые стоило бы повторить, и ошибки, которых следует избегать. Сгруппируйте выводы в четкие категории (например, улучшение процессов, техническая информация и советы для лучшей работы в команде).

Добавьте информацию о том, почему сработали или не сработали определенные подходы.

Обмен аналитикой и ее применение

Распространите сведения о полученных выводах среди всех, кому они могут пригодиться. Составьте четкое заключение с наиболее важными выводами и рекомендациями, чтобы учесть их при планировании новых проектов.

Следите за тем, как команды используют рекомендации и какие результаты они получают. Попробуйте адаптировать результаты в зависимости от получателя (например, представьте сведения в виде подробного отчета для проектных команд и краткого резюме для заинтересованных сторон).

Запланируйте регулярные проверки, чтобы посмотреть, насколько эффективно выводы применяются в новых проектах.

Рекомендации по проведению послепроектного анализа

Для проведения качественного послепроектного анализа необходимы правильный подход и инструменты. Чтобы получить практически ценные результаты послепроектного анализа, следуйте приведенным далее рекомендациям.

• Вовлечение заинтересованных сторон на раннем этапе: с самого начала работы по анализу задействуйте в ней ключевых лиц, принимающих решения, и участников команды. Четко сформулируйте ожидания в отношении их ролей и сроков предоставления обратной связи.
• Сбор объективных данных: для большей достоверности соберите информацию из нескольких источников. Сосредоточьтесь на фактах и измеримых результатах, а не на личных мнениях или предположениях.
• План последующих мероприятий: запланируйте регулярные проверки, чтобы отслеживать, как команды выполняют рекомендации по результатам анализа. Установите конкретные даты, когда будете оценивать эффект от предложенных изменений.
• Четкие стандарты документирования: разработайте единообразный формат для записи результатов и аналитики. Убедитесь, что при внесении информации все придерживаются одной и той же структуры.

• Сбалансированный подход к обратной связи: рассмотрите как успешные, так и сложные аспекты проекта. Задокументируйте то, что получилось удачно, но уделите внимание и тем областям, которые можно улучшить.

Этим рекомендациям легче следовать, если есть подходящие инструменты. Confluence представляет собой центральный узел, где команды могут упорядочивать результаты анализа, делиться находками и отслеживать улучшения, происходящие с течением времени. Благодаря функциям совместной работы каждый остается в курсе событий на протяжении всей работы. Проводя послепроектный анализ с помощью Confluence, вы стандартизируете этот процесс и гарантируете единообразие соответствующей документации в будущем.

Начните с шаблона завершения проекта, чтобы последовательно собрать все важные сведения. Этот шаблон задает структуру для документирования результатов анализа в таком виде, который поможет будущим командам легко учиться на вашем опыте.

Типичные ошибки, которых следует избегать

При проведении послепроектного анализа команды часто сталкиваются с тремя серьезными проблемами.

Во-первых, анализ часто не доводится до логического завершения. Команды документируют сделанные выводы, но так и не принимают необходимых мер. Во-вторых, может сложиться предвзятая или необъективная обратная связь, когда участники команды говорят только о положительных или отрицательных сторонах, может исказить результаты анализа. В-третьих, плохо документированные результаты анализа мешают новым командам извлекать уроки из опыта предшественников.

Чтобы избежать этих проблем, выполните следующее:

• Назначьте определенных людей, ответственных за соблюдение рекомендаций по анализу и установите конкретные сроки выполнения задач.
• Собирайте отзывы из нескольких источников, чтобы учитывать разные точки зрения, и используйте стандартный формат документации, чтобы фиксировать все важные детали.
• Помните, что анализ полезен только в том случае, если полученные данные могут пригодиться в будущих проектах.

Обеспечьте успех проекта с помощью послепроектного анализа в Confluence

Confluence упрощает проведение послепроектного анализа и позволяет извлечь из него больше пользы для вашей команды. Централизованно собирая в одном месте всю документацию по анализу, команды могут без труда систематизировать шаблоны, отслеживать результаты и делиться информацией в рамках всей компании. Функции совместной работы на платформе позволяют всем оставлять обратную связь и получать доступ к важным выводам из прошлых проектов.

Чтобы настроить свою команду на успех, создайте в Confluence специальный раздел для послепроектного анализа. Так у вас появится база знаний с возможностью поиска, которая будет расширяться с каждым завершенным анализом, что позволит использовать имеющийся опыт в будущих проектах.

Готовы улучшить процесс анализа?

Проведите послепроектный анализ бесплатно с помощью Confluence.