Решение проблем по методу 8Д: пошаговое руководство

Глобальный процесс решения проблем по методу 8Д для решения проблем представляет собой структурированную и последовательную систему принятия решений, которая помогает командам выявлять, исправлять и предотвращать повторяющиеся проблемы. Применяя этот действенный инструмент, можно эффективно преодолевать серьезные сложности.

В этой статье мы дадим определение процесса 8Д и рассмотрим его использование в различных отраслях. Затем мы опишем восемь дисциплин (шагов) этого процесса, кратко перечислим некоторые его преимущества, расскажем о стратегиях и рекомендациях для его успешного применения.  И наконец, рассмотрим, как эффективно внедрить процесс 8Д и управлять им с помощью Confluence в компаниях, которые хотят научиться лучше решать проблемы.

Что такое решение проблем по методу 8Д?

Метод 8Д — это процесс принятия решений, разработанный специально для того, чтобы помочь командам выявлять, исправлять и предотвращать повторяющиеся проблемы. Основное внимание при использовании этого метода уделяется анализу первопричин, а также устранению и предотвращению проблем, которые могут негативно повлиять на эффективность компании, качество ее продуктов и услуг и уровень удовлетворенности клиентов. 

Метод 8Д разработала в 1980-х годах компания Ford Motor Company в ответ на необходимость исправить ряд недостатков качества производимых автомобилей. Хотя процесс 8Д зародился в автомобильной промышленности, сейчас он широко применяется в различных сферах, включая здравоохранение, производство и технологии. Эта проверенная и действенная методология улучшения качества стоит в одном ряду с методами шести сигм и всеобщего управления качеством (TQM).

Дисциплины процесса 8Д

Процесс 8Д состоит из восьми элементов, называемых дисциплинами, каждая из которых вносит важный вклад в успешное решение проблемы.

Д1: создание команды

Выбор подходящей команды — первый шаг к успешному внедрению процесса 8Д. Помните, что если ваша команда для решения проблем будет практиковать совместную работу и процесс 8Д, она должна обладать навыками и административными рычагами, чтобы претворять решения в жизнь. Поэтому соберите межфункциональную команду, которая сможет взаимодействовать с лицами, принимающими решения, из всех отделов компании. Определите роли и обязанности участников команды и позаботьтесь о том, чтобы информация всегда была актуальна и доступна.

Д2: описание проблемы

Команда нуждается в ясном, кратком и целенаправленном описании проблемы. Рассмотрите метод 5W2H, который задает структурированный подход к продумыванию и постановке следующих практических вопросов:

• Who (кто?). Кого затрагивает проблема?

• What (что?). Какую конкретно проблему необходимо решить?

• When (когда?). Когда возникла или возникнет проблема?

• Where (где?). В какой области проблема возникает или затрагивает компанию?

• Why (почему?). Почему компания должна решить эту проблему?

• How (как?). Как это произошло или как команда будет решать эту проблему?

• How much (сколько?) Сколько будет стоить решение проблемы с точки зрения финансовых и других ресурсов?

Другой популярный метод разработки кратких формулировок проблем — диаграмма «Рыбья кость». С помощью этого визуального инструмента команды могут выявлять причины проблемы. Диаграмма напоминает скелет рыбы: голова обозначает проблему, а каждая из костей — потенциальную причину. Причины обычно относятся к одной из следующих пяти категорий.

• Проблемы с персоналом связаны с людьми, например их опытом или обучением.

• Проблемы с машинами затрагивают оборудование или механизмы.

• Проблемы с методами относятся к процедурам и процессам.

• Проблемы с материалами касаются компонентов, сырья или расходных материалов.

• Проблемы измерения имеют отношение к оценкам, проверкам или измерениям, что включает согласование с целями и ключевыми результатами (OKR).

Д3: разработка предварительных мер сдерживания

После того как команда определит проблему, она должна внедрить эффективные временные исправления, чтобы быстро и безопасно изолировать и ограничить последствия на время разработки долгосрочного решения. Эти временные исправления представляют собой предварительные меры сдерживания. 

Для реализации действенных предварительных мер определите проблему, оцените риски и совместно продумайте варианты сдерживания. К ним относятся изоляция, смягчение последствий, коррекция и профилактика. Подумайте насчет осуществимости и вероятной эффективности каждого варианта, а затем внедрите самые перспективные из них. Следите за результативностью мер и при необходимости корректируйте их.

Д4: определение основных причин

Эта важная составляющая процесса восьми Д помогает предотвратить повторение проблем. Чтобы добиться успеха, команде нужно отделить основные причины от симптомов, которые только напоминают их и могут отвлекать внимание.

Один из популярных методов анализа основных причин, известный как «Пять "почему"», предлагает несколько раз задать вопрос «почему». Сделав это пять раз, вы сможете добраться до реальных основных причин. 

Другой популярный метод — анализ дерева неисправностей. Этот визуальный инструмент напоминает диаграмму «Рыбья кость», но в качестве метафоры использует дерево. Корень дерева обозначает проблему, а ветви — причины, способствующие ее возникновению.

Д5: разработка постоянных корректирующих мер

После выявления основной причины и определения предварительных мер сдерживания, переключите внимание на постоянные корректирующие меры. Командными усилиями подготовьте предварительные меры сдерживания, а затем оцените их эффективность, чтобы реализовать постоянные корректирующие меры. Организуйте тщательную всестороннюю проверку и тестирование. Ошибки в корректирующих мерах могут нарушить или даже полностью остановить критически важные бизнес-операции. Не развертывайте постоянные корректирующие меры, пока тщательно не протестируете их действенность.

Д6: внедрение постоянных корректирующих мер

После разработки, тестирования и обеспечения безопасности и эффективности корректирующих мер составьте план внедрения. Четко и регулярно информируйте заинтересованные стороны об ожидаемом и возможном влиянии на их работу. Внимательно контролируйте каждую корректирующую меру при работе в реальном времени. Проверяйте результативность корректирующих мер с помощью регулярного тестирования и после каждого серьезного инцидента.

Д7: предотвращение повторения

Для наибольшей безопасности полностью интегрируйте постоянные корректирующие меры в политики, процедуры и процессы компании. Чтобы добиться этой цели, передавайте четкую и достоверную информацию всем заинтересованным сторонам и лицам, принимающим решения, до, во время и после каждого важного шага. Контролируйте и обновляйте все связанные процедуры и обучающие материалы по мере изменения среды или соответствующих условий. Тогда корректирующие меры будут оставаться действенными.

Д8: поздравление команды

Решение проблем и предотвращение их повторения требуют значительных и продолжительных усилий от каждого участника команды. Постоянно поддерживайте и поощряйте их и празднуйте успехи. Пользуйтесь любыми доступными инструментами и ресурсами для сбора, документирования и обеспечения доступа к полученным знаниям и выводам. Отмечайте соответствующие достижения в отчетах для команды, заинтересованных сторон и лиц, принимающих решения.

Стратегии, используемые в процессе восьми Д

Ключевая составляющая стратегии успеха при внедрении процесса восьми Д — инструменты и методы, облегчающие и ускоряющие достижение положительного результата. Изучите инструменты и методы сбора и анализа данных, совместной работы, документирования, управления качеством и других функций, которые уже используют ваши коллеги. Их внедрение в процесс восьми Д поможет сократить время и усилия, затрачиваемые на обучение и достижение успеха.

Но применение существующих инструментов, методов и опыта — это не единственная рекомендация, способствующая успешной работе по процессу восьми Д. Сюда можно также отнести создание и расширение возможностей многофункциональной команды, развитие и обеспечение четкого и регулярного общения, а также разработка понятных формулировок проблем. 

Сосредоточьтесь на анализе основных причин, разработке, мониторинге и тестировании всех корректирующих мер до, во время и после развертывания. Также рекомендуется проводить регулярные стендапы или другие собрания, особенно если ваша компания поощряет проведение дебатов среди участников команды и фиксирует их.

Чтобы еще больше упростить процесс восьми Д, используйте Confluence в качестве центрального узла для ведения совместной работы, хранения документации и обмена информацией. Его органичная интеграция с другими инструментами поможет команде работать продуктивнее, а также обеспечить прозрачность и согласованность действий всех участников на каждом этапе процесса.

Преимущества процесса восьми Д для решения проблем

Процесс восьми Д дает множество преимуществ командам, которые занимаются решением повторяющихся проблем. Акцент на основных причинах помогает командам устранять фундаментальные проблемы, а не только их симптомы. Профилактические меры помогают предотвратить повторное возникновение проблем. А за счет особого внимания к командной работе и сотрудничеству коллективный опыт, точки зрения и навыки всех участников команды используются в полной мере.

Благодаря процессу восьми Д компании могут сократить производственные дефекты и ошибки, улучшить качество продуктов и услуг, а также повысить уровень удовлетворенности клиентов. Совершенствование подходов к совместной работе и решению проблем помогает им вести деятельность гибче и рациональнее.

Эффективное решение проблем по методу восьми Д в Confluence

Решение проблем по методу восьми Д дает бизнесу дополнительную эффективность, гибкость и устойчивость к повторяющимся деструктивным проблемам. Вероятно, в вашей компании уже приняты какие-либо процедуры, процессы, методы и инструменты. Положите их в основу решения проблем по методу восьми Д.

Confluence поможет вашей команде и компании оптимизировать, задокументировать, учредить и развить усилия, предпринимаемые в рамках процесса восьми Д. Это мощная, гибкая и удобная платформа, на которой команды могут создавать, систематизировать и распространять знания. Она поддерживает несколько типов контента и методов доступа, упрощает комментирование и обсуждение, а также включает шаблоны для более быстрого и последовательного выполнения задач. 

Confluence повышает сплоченность, прозрачность и эффективность на пути к успеху. Всю документацию компании можно легко найти с помощью функции поиска на базе ИИ, после чего документы по процессу восьми Д можно быстро предоставить соответствующим заинтересованным лицам.