Как внедрить систему управления проектом?

Основные моменты

• Управление проектом определяет подход к принятию решений, роли и процессы контроля, которые обеспечивают соответствие проектов стратегии организации.

• Жесткое разграничение между управлением (контроль) и менеджментом (выполнение) помогает избежать узких мест и снижает неопределенность для руководителей.

• В основе системы лежат пять ключевых принципов: четко определенные полномочия, подотчетность, стандартизированные политики, прозрачная отчетность и упреждающее управление рисками.

• Внедрять систему необходимо постепенно. Начинать следует с постановки конкретной цели, а масштабировать — с помощью задокументированных стандартов и автоматизированных инструментов.

Чтобы добиться успеха в любом начинании, мало одной блестящей идеи или усердной работы команды. Нужна стабильная структура, которая будет определять каждое решение, принимаемое с момента запуска проекта и до его завершения. 

Система управления проектом задает ориентиры и помогает держать работу под контролем, чтобы все участники двигались намеченным курсом. Без конкретного набора правил и четко определенных полномочий работа над проектом больше похожа на плавание корабля, блуждающего в тумане. Команды могут легко отклониться от первоначальных целей. 

В этой статье рассмотрены основные компоненты управления проектом и предложено практическое руководство из пяти шагов по внедрению долгосрочной системы.

Что такое управление проектом?

Управление проектом — это интегрированная система структур, ролей и процессов, определяющая, как принимаются, отслеживаются и контролируются решения по проекту. Это связующее звено между высокоуровневой корпоративной стратегией и выполнением тактических задач. 

Команда проекта логичным образом сосредоточена на порученной работе. Система управления отвечает за то, чтобы в деятельности команды соблюдались стандарты организации. Это своеобразная страховка для бизнеса.

Это означает, что проекты согласуются с долгосрочным стратегическими планами и приносят конкретную выгоду, заложенную в исходном бизнес-сценарии. Система управления устанавливает четкие границы, которые помогают ответственно распоряжаться такими ресурсами, как время, бюджет и квалифицированные кадры.

Система управления также гарантирует, что каждый серьезный шаг в рамках проекта подкреплен соответствующими полномочиями.

Разница между управлением проектом и проектным менеджментом

Управление и менеджмент часто путают, но они преследуют разные цели в рамках жизненного цикла проекта. Управление — это «правила игры», а менеджмент — это сама «игра».

• Фокус управления. Этот уровень отвечает за контроль, стратегическое направление и полномочия на принятие решений. На этом уровне рассматривается вопрос, стоит ли продолжать проект и по-прежнему ли он актуален для нужд компании.

• Фокус менеджмента. Этот уровень отвечает за повседневное планирование и выполнение работы. Он включает в себя назначение задач, составление расписания и координацию команд.

Эффективное управление создает среду, в которой менеджер проекта сможет добиться наилучших результатов. Оно обеспечивает «защитные механизмы», которые помогают руководителям действовать уверенно. 

При эффективном управлении руководители точно знают, когда у них есть полномочия двигаться дальше, а когда необходимо передать вопрос на рассмотрение вышестоящего комитета или спонсора.

Каковы основные компоненты управления проектом?

Для функционирования системы управления все участники должны четко определить и согласовать несколько ее элементов. Эти шесть элементов задают понятные условия, помогающие заинтересованным сторонам и командам усвоить требования к ним.

Принятие решений

Краеугольный камень управления — это прозрачное принятие решений. Необходимо указать, какие решения требуют официального подтверждения и кто обладает соответствующими полномочиями на каждом уровне организации. 

Определите простые пути решений и финансовые лимиты, чтобы избежать «аналитического паралича» и убедиться, что все незакрытые вопросы своевременно переадресуются в нужном направлении.

Роли и обязанности

Размытые границы ответственности — одна из главных причин неудач в проектах. Всегда четко определяйте обязанности кураторов, руководящих комитетов и ключевых заинтересованных сторон.

Во многих организациях обязанности документируются в виде матрицы RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed — исполнитель, ответственное лицо, консультант, информируемое лицо) или в должностной инструкции. Это помогает всем участникам четко понимать свои зоны ответственности и конкретный ожидаемый вклад в успех проекта.

Политики и инструкции

Для стабильного качества в рамках всего портфеля следует установить минимальные стандарты для документации и отчетности. Сюда входят типовые шаблоны, критерии оценки в контрольных точках и рабочие процессы подтверждения. 

Стандарты должны быть практичными и соразмерными масштабу проекта, чтобы многофункциональные команды могли легко применять их без лишней бюрократии.

Показатели эффективности и отчетность

Прозрачность — лучшее оружие в борьбе с подводными камнями проекта. Используйте небольшой узконаправленный набор ключевых показателей, таких как соблюдение расписания, отклонение от бюджета и реализация преимуществ. 

Простые отчеты и дашбоарды помогают своевременно информировать лиц, принимающих решения, о статусе и тенденциях, чтобы они могли вмешаться раньше, чем небольшая проблема приведет к серьезному сбою.

Снижение рисков и управление проблемами

Управление проектом требует отлаженного процесса выявления, оценки и устранения рисков. Необходимо установить периодичность проверок и содержательные критерии эскалации. 

Если руководство соответствующего уровня оперативно реагирует на критические риски, команда может преодолевать препятствия, не сбавляя темпа работы и не жертвуя качеством плана проекта.

Согласование целей с заинтересованными сторонами

Проект существует не в вакууме. Скорее всего, он затрагивает заинтересованные стороны из нескольких разных областей. Уделите время, чтобы выявить и перечислить их, определить их влияние и согласовать их интересы с целями проекта.

Утвердите методы и частоту коммуникации, чтобы держать этих людей в курсе и получать от них ценный вклад и поддержку на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Как внедрить систему управления проектом: пять простых шагов

Новая система требует времени на освоение, но цикличная последовательность действий сделает переход более комфортным. Лучше всего начать с простого: опробовать систему на одном проекте, а затем усовершенствовать процесс с учетом реальных результатов.

Чтобы создать систему управления проектом, выполните следующие пять шагов.

Шаг 1. Уточните цель и область, чтобы определить проблему

Прежде чем составлять политики, определите, какие именно проблемы должно решить управление проектами. Команда страдает от медленного принятия решений? Не хватает единообразной отчетности? 

Выявив пробелы, решите, в каких проектах или отделах внедрять систему в первую очередь. Ограниченная область проекта позволит быстро продемонстрировать эффективность системы, прежде чем масштабировать ее на всю организацию.

Шаг 2. Распределите роли и назначьте ответственных за принятие решений

Сформируйте органы управления, такие как руководящий комитет или отдел управления проектами (PMO), и назначьте сотрудников на эти роли. Чтобы избежать недопонимания, важно зафиксировать права принятия решений и четко обозначить, что может подтверждать каждый участник. 

Ясность в этом вопросе позволит руководителям действовать решительно и вести проект к цели без задержек.

Шаг 3. Организуйте прозрачную отчетность, чтобы согласовать работу всех участников

Выберите стандартные метрики и шаблоны, которые будут использоваться во всех проектах. Здесь важно единообразие.

Если все отчеты представлены в знакомом формате, руководителям проще воспринимать информацию и сравнивать показатели в рамках портфеля.

Используя мощное ПО для управления проектами, можно создавать автоматизированные отчеты на основе данных непосредственно из задач команды. Преимущества такой прозрачности очевидны на примере компании Royal Caribbean, где с помощью инструментов Atlassian создали «единый источник достоверной информации».

Они перешли от отслеживания вручную к системе, в которой можно просматривать и сообщать статус задач в реальном времени. Благодаря документированию этих результатов в Confluence у всех заинтересованных сторон в любое время есть доступ к последним данным.

Шаг 4. Сформируйте контрольные точки для оценки прогресса

Запланируйте регулярные проверки, или контрольные точки, где будет рассматриваться состояние и риски проекта. Установите для контрольных точек критерии входа и выхода, чтобы проект не переходил на следующий этап без выполнения оговоренных условий.

Благодаря аналитике прогресса спринта, доступной в Jira, вы можете давать команде и заинтересованным лицам общее наглядное представление о том, как работа продвигается на пути к цели. Это важно для управления проектами по методологии Agile, поскольку можно получать необходимые данные и решать, стоит ли маневрировать и обходить препятствия или преодолевать их и придерживаться изначальной траектории.

Шаг 5. Задокументируйте и сохраните план управления

Опишите всю систему в кратком плане управления. В этом документе нужно подробно определить роли, процессы и каналы отчетности. Сохраните план в едином доступном центре, например специальном разделе Confluence.

Чтобы сделать план еще доступнее для новых участников команды, можно записывать видеоролики Loom об этапах управления и встраивать их прямо на страницы Confluence. А с помощью функций ИИ-расшифровки участники смогут мгновенно получить именно ту информацию, которая их интересует.

Участники команды смогут изучать «правила дорожного движения» в своем темпе и вести эффективную совместную работу над проектом без необходимости посещать нескончаемые однообразные собрания.

Распространенные проблемы в управлении проектом и способы их решения

Даже самые продуманные планы встречают сопротивление. Вы можете заранее выявить и устранить эти проблемы, сыграв на опережение.

• Чрезмерно сложные процессы. Если система управления слишком громоздкая, команды могут ее не освоить. Упрощайте шаблоны и следите за тем, чтобы усилия, необходимые для работы по ним, оправдывались пользой, которую они приносят команде.

• Недостаточная вовлеченность руководителей. Управление невозможно без заинтересованного куратора. Организуйте целевое обучение для руководителей, чтобы они понимали свою роль в устранении блокеров и принятии решений высокого уровня.

• Размытая подотчетность. Если за что-либо отвечают все, за это не отвечает никто. Устраните путаницу с помощью матрицы RACI, закрепив конкретные задачи и полномочия за определенными сотрудниками.

• Неправильная постановка целей. Без четких стратегий постановки целей невозможно измерить успех. Каждый проект обязан начинаться с определенных, измеримых результатов, которые может отслеживать руководящий совет.

Внедрите систему управления проектом в ежедневную практику

Система работает только в том случае, когда вписана в повседневную рутину команды. Непременно включите практики управления в существующие собрания и рабочие процессы, чтобы они вошли в привычку. 

Регулярно напоминайте об ожиданиях и положительно отмечайте модели поведения, которые помогают улучшить контроль (иначе говоря, сократить количество неприятных сюрпризов под конец квартала). Составляйте отчеты и получайте аналитику прогресса спринта в Jira, чтобы управлять не по наитию, а на основе фактов. 

А если в дополнение к этому вести документацию в Confluence и записывать асинхронные обновления в формате видео Loom, можно создать эффективную среду для свободного обмена информацией.