Как управлять расширением области проекта: советы для менеджеров

Основные моменты

• Расширение области проекта происходит при появлении несогласованных задач, которые увеличивают объем работы без выделения соответствующего времени, бюджета или ресурсов.

• Обычно это начинается с небольших, разумных запросов, но в итоге приводит к срыву сроков и перерасходу средств.

• Исправить — значит не просто сказать «нет», а четко обозначить основную область проекта и внедрить инструменты управления изменениями, чтобы сделать очевидной расстановку приоритетов.

• Отслеживайте изменения в реестре и еженедельно проверяйте область проекта, чтобы вовремя выявить ее разрастание.

Если план проекта постоянно расширяется, а сроки остаются прежними, это не гибкость, а расширение области проекта в реальном времени.

Расширение области проекта — это увеличение списка требований к проекту по сравнению с первоначально согласованным без соответствующей корректировки сроков, бюджета или ресурсов. 

Почему это важно?

Область проекта связана с двумя другими тройственными ограничениями: временем и затратами. Изменяя одно, вы почти наверняка затрагиваете другое.

Если не бороться с расширением области проекта, велик риск неудачи и перерасхода средств. Это касается любого проекта в любое время независимо от отрасли.

Следуйте данному руководству, чтобы научиться заблаговременно определять признаки расширения области проекта, контролировать изменения без хаоса и согласовывать с заинтересованными сторонами приоритетность каждого нового запроса.

Что такое расширение области проекта?

Расширение области проекта — это неконтролируемое увеличение количества целей, задач или результатов проекта по сравнению с первоначальным планом. Обычно это происходит, когда в проект добавляют новые требования без надлежащего анализа или подтверждения.

Зачастую это приводит к задержкам, увеличению затрат и нехватке ресурсов. Однако эффективное управление областью проекта значительно снижает риски и уменьшает время простоя, способствуя соблюдению графика.

Признаки расширения области проекта

В рамках управления проектами расширение области обычно проявляется в трех направлениях:

1. Областьрасширяется по мере появления новых функций, ожидаемых результатов, небольших задач или запросов. 

2. Графикизменяется, когда увеличение объема задач приводит к сдвигу срока завершения проекта.

3. Бюджет растет, когда требуется больше времени, ресурсов или поставщиков, что ведет к увеличению затрат.

Если область проекта выходит за рамки первоначальных договоренностей из-за неконтролируемых изменений или проблем с управлением требованиями и возникающими трудностями, расширение происходит:

1. После исследования, когда заинтересованные стороны видят предварительные наброски и хотят внести «небольшие» улучшения.

2. Во время сборки или выполнения, когда появляются ограничения, а обходные пути ведут к появлению новых задач.

3. На финишной прямой, когда первостепенную важность внезапно обретают пограничные случаи или последние штрихи.

Помните, что причиной расширения области проекта редко становится одно крупное требование. Обычно речь идет о ряде вполне разумных дополнений.

Каковы причины расширения области проекта?

Нечеткое определение области — одна из самых распространенных причин. Неясные или недостаточно детализированные границы проекта приводят к неверным толкованиям и неконтролируемым изменениям.

Вот наиболее весомые причины расширения области проекта при наличии размытых требований.

Неэффективная коммуникация с заинтересованными сторонами

Когда у команд нет общих критериев готовности работы, требования интерпретируются по-разному, а доработка незаметно превращается в новые задачи. Проблемы с коммуникацией обычно возникают из-за нехватки инструментов, которые делают общение эффективным, а поиск — удобным.

Общение по электронной почте может стать основной причиной расширения области проекта, так как сообщения теряются, а требования не всегда понятны из-за бесконечного переключения контекста.

Простое решение — создать базу знаний, которая станет центральным достоверным источником информации для всей документации по проекту. С ее помощью вы централизуете коммуникацию.

Чтобы заинтересованные стороны оставались в курсе, можно использовать видео с записью экрана из Loom. Созданные ИИ расшифровки видео позволяют с легкостью автоматически вставлять текст в документы, описывающие область проекта или требования.  

Нечеткие цели проекта

Если цель проекта неясна или слишком упрощена, становится трудно сопоставлять новые запросы с четкими критериям успеха. Без однозначно определенных целей проекта трудно понять, какие запросы действительно способствуют достижению общих целей.

Проектные команды часто неправильно понимают, что именно нужно сделать. Для решения этой проблемы можно согласовать все детали с заинтересованными сторонами перед началом работы.

Однако если вы начнете такое обсуждение, не определив точные цели, то рискуете столкнуться с неверными толкованиями и расширением области проекта.

Слишком много заинтересованных лиц

Если в проекте слишком много заинтересованных лиц, каждый участник привносит собственные идеи, приоритеты и ожидания. 

Мантра «плохих идей не бывает» в этом случае не так уж полезна. Большое количество заинтересованных сторон (и мнений) приводит к частым поправкам, новым запросам или изменениям области проекта.

Если нет четкой процедуры управления обратной связью и согласованиями, противоречивые вводные данные могут быстро перегрузить команду проекта. В результате проект может выйти за рамки первоначальных целей, что затруднит соблюдение графика и бюджета.

Заранее распределите роли и полномочия по принятию решений, чтобы избежать перегрузки из-за большого количества заинтересованных сторон. Попробуйте использовать шаблон с описанием ролей и обязанностей как дополнительный инструмент для определения области проекта.

Неэффективный контроль изменений

Если изменения можно вносить неформально (в Slack, при встрече в коридоре, в формате «а можешь быстренько…»), то расширение области проекта неизбежно даже при наличии четкого первоначального плана.

Внедрение формализованной процедуры контроля изменений и эффективного управления требованиями необходимо для предотвращения расширения области проекта и несанкционированных изменений.

Шесть рекомендаций, которые помогут выявить и предотвратить расширение области проекта

Четкое определение области проекта на раннем этапе реализации необходимо для предотвращения ее расширения. Но как быстро выявить наиболее серьезные риски по мере поступления новых запросов?

Ниже приводится несколько методов, которые помогут своевременно выявить и предотвратить расширение области проекта.

1. Используйте стендапы

Стендапы — стандартный формат взаимодействия в сфере разработки программного обеспечения, преимущества которого быстро оценили другие команды, переняв практику ежедневных или еженедельных встреч. Для более крупных проектов с участием представителей разных отделов разработчик и руководитель команды в компании Atlassian Брюс Темплтон организует собрания по методике Scrum of Scrums.

Стендапы с участием нескольких команд помогают быстрее выявлять изменения в области проекта. Методика Scrum of Scrums открывает возможности для обмена знаниями и позволяет на раннем этапе выявлять серьезные проблемы, которые могут привести к расширению области проекта.

Для документирования ключевых моментов этих встреч и отслеживания всех задач в разных командах можно воспользоваться бесплатным шаблоном для ежедневных стендапов.

2. Ясно и кратко зафиксируйте область проекта

Не оставляйте возможности для свободной интерпретации требований или дальнейших шагов. Формулируйте описание области достаточно кратко, чтобы ключевые заинтересованные стороны смогли прочитать его и выделить ключевую информацию.

Официальное описание области проекта или объема работ должно содержать перечень всех ожидаемых результатов, основных контрольных точек проекта и его границ, а также четко документировать то, что не входит в область проекта во избежание недопонимания и расширения объема работ.

Ваша лучшая защита — это определение основной области проекта, на которое могут ссылаться его участники.

3. Четко сформулируйте результаты и исключения

Без детально определенной области проекта невозможно контролировать, что входит и что не входит в результаты проекта. Ясность в отношении границ области проекта важна, поскольку ее расширение часто происходит из-за невысказанных предположений.

При определении области проекта необходимо учитывать следующее.

• Результаты. Перечисление ожидаемых результатов проекта и требований (экраны для процесса адаптации, контрольный список, последовательность электронных писем, обновленные статьи справки и события аналитики) помогает всем понять, что входит в объем работ, а что нет.

• Исключения. Изменения цен, миграция системы выставления счетов, новые интеграции или корректировка настроек аккаунта, чтобы всегда быть на шаг впереди.

4. Сформулируйте SMART-цели проекта

Критерии успеха нужно сформулировать в виде четких и измеримых SMART-целей, позволяющих увидеть, что результаты достигнуты, и обеспечить успех проекта. Напомним, что цели по методологии SMART должны иметь следующие характеристики:

• Конкретные: список изменений

• Измеримые: критерии успеха

• Достижимые: в рамках ограничений

• Актуальные: привязка к бизнес-результату

• Ограниченные по времени: срок реализации

Если вам нужна помощь в детализации задач, воспользуйтесь шаблоном SMART-целей. Он представляет собой структурированную основу, которая поможет повысить эффективность совместной работы над проектом и определить пути его успешного завершения.

5. Заранее получите одобрение от заинтересованных сторон

Получение одобрения от спонсора проекта и ключевых заинтересованных сторон обеспечивает согласованность действий с самого начала. Утвержденная основная область проекта не препятствует изменениям, а делает их явными.

Свяжите основную область проекта с задачами. С помощью инструментов для управления проектами по методологии Agile можно связать краткое описание проекта с эпиками и критериями приемки.

Представления с аналитикой по эпикам помогают избежать ситуаций, когда согласования теряются в лавине электронной почты. Подтверждения должны быть понятными и видимыми всем участникам проекта, а централизованный дашбоард упрощает всем жизнь.

6. Следуйте процессу управления изменениями

Вы не сможете предотвратить расширение области проекта, просто отвечая «нет» на все запросы и предложения. Для этого нужно сделать изменения видимыми, оценивать и утверждать их с четкой расстановкой приоритетов.

Процесс контроля изменений помогает придерживаться плана при поступлении новых запросов. Ниже описан простой процесс управления изменениями.

1. Отправьте запрос на изменение. Опишите изменение и объясните, почему это важно именно сейчас. Убедитесь, что у задачи есть четкое бизнес-обоснование и ответственное лицо.

2. Оцените влияние. Оцените влияние на график, чтобы определить, что сдвигается или откладывается, а также на бюджет или ресурсы, например дополнительные расходы, кадровые изменения или стоимость выбора.

3. Примите компромиссное решение. Решите, что следует предпринять в отношении элементов, составляющих область проекта: одобрить, отклонить, отложить или изменить — по принципу «можно добавить X, только если отказаться от Y». Любое положительное решение предполагает компромисс.

4. Зафиксируйте решение. Запишите, кто, когда и почему утвердил то или иное решение. Так формируется подотчетность и предотвращается повторение споров в будущем.

5. Обновите план и систему записей. Если будет получено одобрение, обновите базовый план по области работ и сроки проекта. Создайте бэклог и добавьте информацию для заинтересованных сторон, чтобы в проекте было отражено реальное положение дел.

Не срывайте проекты из-за разрастания области работ: этого можно избежать

Мы понимаем: разрастание области работ — это реальная проблема, которая возникает даже в идеально спланированных проектах. Изменения, внесенные без подтверждения, задержки и увеличение затрат создают риски, что в итоге ведет к неудаче в проектах. 

Чтобы свести сводят к минимуму риск разрастания области проекта, команды четко определяют цели проекта, выстраивают структурированные процессы управления изменениями и поддерживают открытую коммуникацию с заинтересованными сторонами. 

А в управлении областью работ таким образом, чтобы не дожидаться проблем, не отступать от графика и успешно достигать намеченных результатов, командам помогают такие инструменты, как Jira. Чтобы убедиться в этом, попробуйте Jira бесплатно уже сегодня.

Разрастание области работ проекта: часто задаваемые вопросы

Как реагировать, когда кто-то просит сделать «еще вот это»?

Прежде чем обсуждать запрос, ссылайтесь на базовую область работ. Это поможет вести обсуждение в рамках первоначальных договоренностей. Используйте такие формулировки:

• «Вот что мы договорились предоставить в рамках первоначальной области работ».

• «Вот что изменится в результате добавления нового запроса».

Держите область работ на виду у себя в System of Work, не прячьте ее в каком-либо документе. Команды, работающие в Jira, часто обнаруживают изменения в области работ на раннем этапе благодаря таким отчетным инструментам, как диаграммы Burndown. В них видно задачи, добавленные в середине процесса.

Как оценить целесообразность изменения?

Перед подтверждением каждого запроса необходимо быстро оценить его влияние на проект. Более длительные проекты особенно уязвимы, так как небольшие дополнения быстро накапливаются и приводят к задержкам и перерасходу бюджета.

При оценке запросов на изменение обязательно задавайте следующие вопросы:

• Повлияет ли это изменение на результат, к которому мы стремимся?

• Повлияет ли оно на крайний срок?

• Увеличит ли трудозатраты, стоимость или риск?

• Чем мы готовы пожертвовать, чтобы добавить это изменение в проект?

Как не допустить, чтобы согласие привело к неконтролируемому разрастанию области проекта?

Если вы принимаете запрос в работу, откажитесь от чего-то другого. «Да» без компромиссов — это верный путь к такому разрастанию области работ, которое выльется в новый план. Ниже приведены некоторые из возможных вариантов:

• Отложите задачи с низкой ценностью или откажитесь от них.

• Сократите область работ в другой части проекта для той же контрольной точки.

• Перенесите крайний срок после получения подтверждения от заинтересованных сторон.

• Добавляйте ресурсы (только если это обоснованно и запланировано).

Как согласовать действия со всеми заинтересованными сторонами без бесконечных споров?

Замените спонтанные обсуждения на простой и формализованный процесс рассмотрения изменений. Короткие и структурированные собрания по рассмотрению изменений приносят больше пользы, чем повторное обсуждение одного и того же решения в разных чатах.

Формулируйте компромиссные решения простыми словами:

• «Если мы добавим X, нам придется либо перенести дату, либо отказаться от Y».

Заинтересованные стороны обычно соглашаются с компромиссными решениями, если их точные последствия известны и задокументированы. Но в случаях когда компромиссы сформулированы нечетко, есть риск столкнуться с пересмотром решений и разрастанием области работ, что, как известно, негативно влияет на сроки.