Что такое инициирование проекта? Ключевые этапы, ожидаемые результаты и полезные советы

Основные моменты

• Каждый проект должен быть четко обоснован до того, как над ним начнется детальная работа.

• Инициирование проекта — это первый этап его жизненного цикла, на котором команды оценивают целесообразность проекта и определяют в общих чертах его назначение.

• На этом этапе создаются такие базовые документы, как бизнес-сценарий, технико-экономическое обоснование, список заинтересованных сторон и устав проекта.

• Инициирование проекта не заменяет его планирование. На этой стадии команда собирает контекст для планирования, и получает подтверждение от руководства, чтобы продолжать работу.

• Команды, которые пропускают этап инициирования, позднее часто сталкиваются с несогласованностью, разнящимися представлениям о границах области проекта и лишними трудозатратами.

Большинство проектов терпят неудачу не из-за плохой реализации, а потому, что проект изначально был неверно определен. Инициирование проекта — это первый из этапов управления проектом, и необходим он для того, чтобы предотвратить провал проекта. На этом этапе команды решают, стоит ли браться за проект, прежде чем выделять время, бюджет и исполнителей на детальное планирование.

Читайте дальше, чтобы узнать, что такое инициирование проекта, кто за него отвечает, почему оно важно и как к нему приступить.

Что такое инициирование проекта?

Инициирование проекта — это первый этап жизненного цикла проекта, на котором команды до начала подробного планирования определяют ценность и осуществимость, цель и необходимых участников проекта. На этом этапе команды в общих чертах намечают область проекта, заранее выявляют риски и вырабатывают общее для всех представление о проекте, достаточное для того, чтобы решить, следует ли продолжать работу над ним.

Инициирование проекта и планирование проекта

Эти два этапа взаимосвязаны, но служат разным целям. Давайте их сравним.

На этапе инициирования проекта ищут ответ на вопрос «Стоит ли это делать?», а на этапе планирования проекта — на вопрос «Как мы будем это делать?».

Кто отвечает за инициирование проекта?

За инициирование проекта могут отвечать сразу несколько сотрудников в разных ролях. Выбор ответственных зависит от размера проекта, структуры организации и от куратора работ. Ниже приведены самые распространенные роли.

• Руководитель проекта или куратор. Часто это человек, который продвигает идею проекта и добивается первоначального одобрения или финансирования, необходимых для дальнейшей работы.

• Менеджер проекта. Обычно координирует работы по инициированию, составляет предварительные варианты документации и поддерживает порядок по мере того, как проект обретает форму.

• Межфункциональные заинтересованные стороны. Представители затронутых проектом команд, которые делятся своим мнением о целесообразности, влиянии проекта или организационных приоритетах.

• Профильные эксперты. Специалисты, которые помогают оценить, является ли идея проекта реалистичной и технически выполнимой.

• Команда проекта. Основные участники, которые не руководят инициированием, но чей вклад помогает на раннем этапе определить область проекта и выявить проблемы.

Почему важно выполнить инициирование проекта?

Пропуск этапа инициирования может сэкономить время на начальном этапе, но почти всегда приводит к серьезным последствиям. И вот почему.

Прояснение назначения проекта

При инициировании команда определяет проблему, бизнес-возможность или цель, лежащую в основе проекта. Поэтому каждый участник знает «зачем», прежде чем сосредоточиться на «как».

Подтверждение целесообразности реализации проекта

Составление бизнес-сценария и технико-экономического обоснования на этапе инициирования помогает командам отказаться от нереалистичных и не создающих ценности задач.

Согласованность с заинтересованными сторонами на раннем этапе

Важно определить заинтересованные стороны на этапе инициирования проекта и вовлечь их в работу до того, как начнется подробное планирование, — это снизит вероятность непредвиденных ситуаций или переделок на поздних этапах.

Создание основы для планирования проекта

Инициирование обеспечивает контекст и одобрение от руководства, необходимые для планирования. Без этого команды часто приступают к планированию ресурсов и составлению расписания без четкого представления о назначении проекта.

Инициирование проекта: пять ключевых шагов

У каждого проекта свои особенности инициирования, но большинство команд выполняет схожий набор действий. Вот пять распространенных шагов.

1. Общее определение проекта

На этапе инициирования команды определяют назначение, цели и широкую область проекта. Нужно как можно раньше ответить на важные вопросы, чтобы направить весь дальнейший процесс в правильное русло. На этом этапе стоит поработать над ответами на следующие вопросы.

• С какой проблемой, бизнес-возможностью или потребностью связан этот проект?

• Почему этот проект предлагается именно сейчас?

• Какова конечная цель этого проекта?

• Что в общих чертах считать успешным результатом?

• Для кого предназначен проект и кого он затронет?

• Какова в общих чертах область проекта?

• Что на данном этапе явно выходит за границы области проекта?

• Известны ли уже какие-либо существенные ограничения или требования?

• Как этот проект связан с более широкими приоритетами компании или команды?

• Что еще нужно уточнить, чтобы продолжить работу над проектом?

2. Создание бизнес-сценария

Команды оценивают значение проекта и ценность, которую он поможет получить. Хорошо составленный бизнес-сценарий связывает проект с реальной потребностью и предоставляет заинтересованным сторонам достаточно информации, чтобы оценить целесообразность инвестиций.

3. Оценка выполнимости

Чтобы принять решение о реализации, команды оценивают, достаточно ли реалистичен проект. Они рассматривают техническую осуществимость, наличие ресурсов, требования к хронологии и любые ограничения, которые могут повлиять на поставку.

4. Определение ключевых заинтересованных сторон

Команды определяют, кто вовлечен в проект, затронут им или отвечает за его успех. С помощью матрицы RACI можно распределить роли на раннем этапе, чтобы избежать путаницы, когда начнется планирование и реализация.

5. Разработка устава или краткого описания проекта

Команды часто официально оформляют проект с помощью устава или краткого описания, которые означают утверждение работы в целом. В этом документе зафиксированы цель, область, заинтересованные стороны и ограничения проекта, определенные на этапе инициирования. Шаблон устава проекта поможет добиться скорости и единообразия на этом этапе.

Основные результаты на этапе инициирования проекта

На этапе инициирования проекта обычно создается небольшой набор документов, которые помогают заинтересованным сторонам решить, следует ли запускать проект. Перечислим их.

Советы по инициированию проекта

Даже опытные команды могут столкнуться с трудностями на этапе инициирования, если будут считать его формальностью, а не точкой принятия решений. Вот несколько полезных советов.

• Тщательно проверьте обоснование для реализации проекта. Ответьте, решает ли проект реальную, подтвержденную проблему или является реакцией на предположение или не до конца изученный запрос.

• Заранее выявляйте скрытые зависимости. Проекты часто кажутся простыми, пока команды не обнаружат другие системы, процессы и необходимость подтверждений, от которых зависит проект. Определите эти зависимости на начальном этапе, чтобы избежать дорогостоящих сюрпризов во время реализации проекта.

• Согласуйте критерии принятия решений до того, как проект наберет обороты. Командам следует на раннем этапе договориться о том, для чего они реализуют проект, будь то ожидаемая выгода, срочность, соответствие стратегии или требования к ресурсам.

• Считайте результаты этапа инициирования инструментами для принятия решений, а не формальностью. Такие документы, как бизнес-сценарий, технико-экономическое обоснование или краткое описание проекта, должны помогать заинтересованным сторонам принимать более обоснованные решения о запуске, пересмотре или приостановке проекта. Если к этим документам никто не обращается, значит, они не выполняют свою задачу.

• Остерегайтесь подхода «сначала решение». Команды часто сразу переходят к предпочтительному для них решению, не определив проблему до конца. Этап инициирования — это подходящее время, чтобы сбавить темп и убедиться в точности постановки задачи.

• Формулируйте критерии успеха в масштабах бизнеса, а не только проекта. Проект, завершенный в срок и в рамках бюджета, но не влияющий на значимые показатели, не может считаться по-настоящему успешным.

• Избегайте стремительного разрастания начальной области проекта. Уточнение области на этапе инициации — это нормально, но ее бесконтрольное расширение может привести к проблемам в дальнейшем.

Часто задаваемые вопросы об инициации проекта

Сколько времени обычно занимает этап инициации проекта?

Продолжительность инициации зависит от размера, сложности и рисков проекта. Для небольшой внутренней инициативы может хватить нескольких дней, а для крупных межфункциональных проектов иногда нужно несколько недель, чтобы провести обсуждения с заинтересованными сторонами и анализ осуществимости.

Можно ли запустить проект без формального этапа инициации?

В некоторых небольших проектах можно выполнять инициацию упрощенно, но полный отказ от нее может создать сложности в дальнейшем. Даже краткое описание цели, области и заинтересованных сторон проекта может помочь избежать недопониманий.

Как понять, что проект еще не готов к переходу на следующий этап после инициации?

Вот некоторые распространенные признаки, указывающие, что инициация проекта пока не завершена. 

• Команда не может четко сформулировать, какую проблему решает проект.

• Заинтересованные стороны не пришли к согласию насчет цели или ожидаемых результатов.

• Существуют неразрешенные зависимости, например ожидание подтверждений или нечеткое распределение ответственности.

• Никто не проанализировал, можно ли выполнить проект в рамках имеющихся ресурсов и сроков.

Нужен ли этап инициации только для крупных или сложных проектов?

Вовсе нет. Даже при работе с небольшим проектом полезно ответить на вопросы «Зачем мы это делаем?» и «Кого нужно привлечь?» Разница в том, какого уровня формальности требует процесс. Для крупной инициативы может потребоваться подробный бизнес-сценарий и анализ заинтересованных сторон, а для менее масштабной работы будет достаточно краткой письменной сводки и быстрого обсуждения для согласования.

Может ли измениться область проекта в результате инициации?

Да. Одна из целей инициации — проверить исходные предположения и уточнить область по итогам анализа осуществимости и обсуждения с заинтересованными сторонами. Лучше изменить область на этапе инициации, чем в ходе реализации.

Заложите основу для улучшения результатов

Инициация проекта дает возможность определить проблему, оценить целесообразность работы, достичь согласия между заинтересованными сторонами и задокументировать цель проекта до начала детального планирования. Если этот этап выполнен качественно, дальнейшая работа над проектом имеет более четкую направленность, получает больше поддержки и преподносит меньше неожиданностей в процессе.

Управлять инициацией проектов в одном месте можно с помощью Confluence. Страницы и документы в режиме реального времени могут служить для размещения кратких описаний и уставов проектов, а таблицы — для систематизации сведений об участниках и области. Шаблоны помогут стандартизировать документацию для вводных собраний по проекту, а доски отлично подходят для предварительной разработки идей, прежде чем фиксировать их в окончательном виде.

После завершения подготовительной работы осуществить задуманное легко с помощью Jira. Этот сервис позволит перейти от одобренных идей к отслеживаемым задачам, связать начальную проектную документацию с поставляемым результатом и организовать уверенную передачу проекта с этапа инициации на стадию планирования и затем — выполнения. Начните работу с Confluence и Jira, чтобы реализовать следующий проект — от первой идеи до конечного результата.