Управление закупками по проекту и ключевые процессы: разберемся вместе

Основные моменты

• Управление закупками по проекту — это систематический процесс, в ходе которого выявляют, приобретают и контролируют внешние товары или услуги, необходимые для проекта.

• Его модель включает четыре основных этапа: планирование, проведение, контроль и завершение закупок. Ее цель — привести действия поставщиков в соответствие с проектными требованиями.

• Благодаря четким требованиям и объективным критериям выбора эффективное управление закупками помогает не выходить за рамки общей области и бюджета проекта.

• Руководители проектов в качестве центрального связующего звена поддерживают эффективное взаимодействие между внутренними заинтересованными сторонами, финансовыми отделами и внешними поставщиками.

• Централизованные инструменты, такие как Jira, помогают командам отслеживать результаты и автоматизировать рабочие процессы подтверждения, что повышает прозрачность и снижает риски.

Для успешной реализации проекта часто требуется больше, чем просто внутренние квалифицированные кадры и ресурсы. Важную роль в большинстве сложных проектов также играют поставщики, профильные консультанты и определенное аппаратное и программное обеспечение.

Все это — внешние связи, которыми нужно тщательно управлять с помощью структурированного подхода, чтобы каждая закупка приносила выгоду для проекта и не создавала лишних рисков.

В этом руководстве рассматриваются основные этапы управления закупками по проекту и необходимая документация, а также описывается, как поддерживать подотчетность на протяжении всего цикла взаимодействия с поставщиками.

Что такое управление закупками по проекту?

Управление закупками по проекту строится согласно модели, определяющей принципы взаимодействия с внешними поставщиками. Она охватывает все этапы процесса: от выявления потребности во внешних ресурсах до окончательной оплаты и закрытия договора.

Следуя стандартизированному процессу, команды могут гарантировать, что внешние ресурсы соответствуют области, бюджету и графику проекта. Такой подход помогает избежать типичных проблем, таких как расширение области проекта или появление непредвиденных расходов в результате нечетких соглашений с поставщиками.

Управление закупками охватывает весь непрерывный цикл: от планирования закупок, выбора подходящих партнеров и контроля их действий до подтверждения того, что к завершению проекта все обязательства были выполнены.

Какова роль руководителя проектов в управлении закупками?

Руководитель проектов выступает связующим звеном между участниками проекта, которым необходимы ресурсы, и внешними поставщиками, которые их предоставляют. Хотя руководитель проектов не всегда утверждает каждый платеж лично, он следит за тем, чтобы стратегия закупок соответствовала общему плану проекта.

Также руководитель контролирует, как поставщики выполняют свои задачи, чтобы обеспечить своевременное достижение контрольных точек и соблюдение стандартов качества. Он тесно сотрудничает с командами специалистов из разных отделов, таких как юридический отдел и отдел закупок, чтобы гарантировать соответствие каждого договора внутренним стандартам компании и местным нормативным требованиям.

Важную роль в этой экосистеме также играют заинтересованные стороны и финансовые партнеры. Они утверждают бюджет и помогают оценить, являются ли выбранные поставщики надежным вложением в долгосрочные цели компании.

Каковы основные этапы в управлении закупками по проекту?

Типовой процесс закупок состоит из четырех этапов: планирование, проведение, контроль и завершение. Эти этапы формируют стандартную модель, которая помогает командам управлять сложными задачами и снижать финансовые или операционные риски.

При правильном выполнении этих этапов создается прозрачная среда, в которой каждый знает свои обязанности. 

Такая предсказуемость помогает команде эффективно адаптироваться к изменениям и обеспечивает интеграцию внешних партнеров во внутренний рабочий процесс.

1. Планирование закупок

На первом этапе команда точно определяет, что ей требуется от внешних поставщиков для реализации проекта, а именно планирует ресурсы, чтобы понять, можно ли выполнить предстоящую задачу своими силами или нужно привлекать внешних специалистов.

На этом этапе команда устанавливает требования к товарам или услугам и выбирает наиболее подходящий тип договора. Здесь же она документирует критерии оценки, устанавливает первоначальный бюджет и выстраивает рабочие процессы для подтверждения расходов.

Кроме того, важно подумать о планировании производительности, чтобы понять, располагает ли команда достаточными ресурсами для реализации проекта. Также можно использовать визуальные представления для управления рабочей нагрузкой, чтобы четко видеть текущую работу команды и планировать дальнейшие действия.

2. Проведение закупок

После определения требований команда анализирует рынок, чтобы найти подходящего партнера. Как правило, она направляет квалифицированным поставщикам запрос на предложение, запрос на расчет стоимости или тендерный запрос.

Цель — объективно оценить предложения на основе критериев, установленных на этапе планирования. После рассмотрения вариантов команда приступает к переговорам, чтобы согласовать условия, цены и сроки поставки, а после этого окончательно выбирает поставщика.

3. Контроль закупок

Этап контроля заключается в активном управлении закупками после подписания договора и начала выполнения обязательств. Чтобы работа шла по верному пути, команда проверяет действия поставщика на соответствие согласованным условиям договора и на достижение конкретных установленных результатов.

На этом этапе в договор вносятся все необходимые изменения, а все проблемы решаются по мере их появления. В стратегическом планировании важно отслеживать затраты в реальном времени, чтобы команда могла корректировать бюджет проекта при изменении внешних расходов.

4. Завершение закупок

Завершение закупок — это последний этап, на котором команда подтверждает, что все результаты соответствуют требуемым стандартам. Этот этап подразумевает формальную проверку, цель которой — убедиться, что поставщик выполнил все обязательства.

После проверки команда выполняет окончательные платежи и архивирует документацию по договору. Кроме того, она может зафиксировать полученные выводы: что прошло хорошо, а что можно улучшить в работе с поставщиками на будущее.

Какие ключевые документы необходимы в управлении закупками?

Четкая документация — основа успешных закупок. Один из наиболее важных документов — техническое задание (ТЗ). В нем подробно представлены предстоящие задачи, график их выполнения и ожидаемые результаты.

Основным руководством по организации процесса служит план управления закупками. В нем описывается, кто обладает правом принимать решения по выбору поставщика и как команда будет управлять рисками, связанными со сторонними поставщиками.

В зависимости от уровня риска и характера задач используются различные типы договоров:

• Договоры с фиксированной ценой: в них устанавливается общая цена за определенный продукт или определенную услугу, что обеспечивает предсказуемость бюджета в рамках проекта.

• Договоры с возмещением затрат: предусматривают оплату фактических затрат продавца с добавлением вознаграждения. Такие договоры часто используются для проектов со сложными задачами или не полностью определенной областью.

• Договоры по времени и материалам: гибридные соглашения, в которых покупатель платит за час работы или за единицу продукции. С их помощью процессы сохраняют гибкость при краткосрочных или меняющихся потребностях.

Важную роль также играют тендерные документы и карты оценки. Они обеспечивают прозрачность, поскольку в них фиксируется, почему был выбран тот или иной поставщик.

Рекомендации в области эффективного управления закупками по проекту

Внедрение стандартных рабочих процессов закупки повышает эффективность и подотчетность в рамках всей организации. Вот некоторые из наиболее значимых рекомендаций для эффективного управления закупками по проекту:

• Формулируйте четкие требования. Корректируйте расплывчатые описания, чтобы избежать несоответствия ожиданиям и возможного превышения бюджета.

• Обеспечьте прозрачность оценки. Используйте объективные карты оценки для выбора поставщиков по их компетентности и ценности для проекта.

• Поддерживайте активную коммуникацию. Регулярные проверки помогают выявить потенциальные задержки до того, как они повлияют на критический путь закупок.

• Документируйте результаты работы поставщика. Регистрация успехов и неудач поставщиков помогает принимать взвешенные решения по будущим договорам и расширяет базу знаний организации.

• Поощряйте совместную работу над проектом. Привлекайте технических специалистов на ранних стадиях процесса закупки, чтобы убедиться в технической реализуемости решения поставщика.

• Автоматизируйте рутинные рабочие процессы. Стандартизировав повторяющиеся задачи, такие как маршрутизация подтверждений и обновление статусов, команда может сосредоточиться на стратегическом планировании и решении более сложных задач. Переход к автоматизации уже идет полным ходом: 64 % руководителей по закупкам считают, что ИИ изменит их работу.

Стандартизируйте управление закупками по проекту для достижения лучших результатов

Внедрение стандартных рабочих процессов закупки повышает эффективность и подотчетность в рамках всей организации. При применении единого подхода к закупкам во всех проектах повышается прозрачность, также становится проще выявлять узкие места в процессе подтверждения.

Чтобы упорядочить сложные рабочие процессы, команды могут использовать Jira. Этот инструмент позволяет отслеживать задачи по закупкам от первоначального запроса до окончательной оплаты и служит единым источником достоверной информации по всем операциям, связанным с поставщиками.

С помощью Jira можно настраивать автоматические подтверждения и отслеживать результаты работы поставщиков наряду с внутренними задачами. Вы сможете осуществлять закупки согласно принципам управления проектами по методологии Agile таким образом, чтобы не возникало непредвиденных препятствий в виде внешних зависимостей.

Централизованный доступ к документации в Jira снижает риски, поскольку команда может в любой момент просмотреть договоры и технические задания. Благодаря такому комплексному подходу закупки будут для вас стратегическим активом, а не административным бременем.