Важность документирования (ведь это не просто формальность)

Важность документирования (т. е. почему этим следует заниматься?)

Мы понимаем. У вас много дел, и вести учет решений, статусов, действий для выполнения повторяющихся заданий и т. п. не кажется особо приоритетной задачей.

В решающий момент вы поймете, как хорошо, что вы когда-то начали вести документацию. Когда внезапно не сможет выйти на работу участник команды или незнакомая инициатива поставит вас в тупик, эти записи станут несомненно ценным ресурсом.

Не хватает доводов, чтобы убедить команду в пользе документации? Ниже перечислен ряд основных преимуществ, которые демонстрируют важность документирования.

1. Единый достоверный источник информации экономит время и энергию

Подсчитано, что среднестатистический работник интеллектуального труда тратит примерно два с половиной часа в день на поиск необходимой ему информации. При добросовестном ведении документации вся обязательная для изучения информация о задании, проекте или команде (от учетных данных аккаунтов до пошаговых инструкций) хранится централизованно и структурированно. Не нужно больше копаться в почтовом ящике или папке с загруженными файлами, чтобы найти актуальную информацию.

С документацией не нужно отвлекаться от основной работы и часами искать сведения, учетные данные, указания и т. д. при получении задания, подготовке к новому проекту или подключении к работе другого участника команды.

Описывая свои действия, можно выявить проблемные места и перегруженные рабочие процессы, что ведет к оптимизации подходов к работе в вашей команде.

2. Документация имеет существенное значение для контроля качества и контроля процессов

Задачу можно выполнить несколькими способами, и у команды должна быть возможность выбрать тот подход к работе, который ее максимально устраивает.

Но в то же время вы хотите получать стабильно хороший результат, особенно когда дело касается того, что вы производите на регулярной основе. В результатах должна прослеживаться целостность, чтобы не казалось, что работа выполнена топорно или наобум.

Документирование способствует обмену знаниями, благодаря чему ваша команда начинает понимать, как работают процессы и как обычно выглядят готовые проекты.

С документацией на руках участникам вашей команды не придется действовать наугад, пытаясь добиться стабильных результатов в периодически повторяющихся проектах, как, например, в случае с ежемесячным отчетом или ежеквартальной презентацией. У них остается пространство для маневра, чтобы придумывать оригинальные решения, и в то же время они знают, какие обязательные требования нужно соблюсти.

3. Документация позволяет не делать одно и то же дважды

Сколько раз вы начинали новый проект, но обнаруживали, что это уже было сделано раньше? Компании, которые посредством документирования ведут реестр прошлых проектов, собирают данные исследовательской работы и фиксируют принятые решения, тратят на повторную работу гораздо меньше ценного времени, которое можно уделить чему-то еще.

Зачем заново изобретать колесо, если можно взять уже выполненную работу за основу? При наличии документации вы можете обратиться к прошлой работе и почерпнуть из нее полезную информацию, вместо того чтобы снова делать уже сделанное и получать те же результаты.

4. Упрощается процесс найма и адаптации новых сотрудников

Нелегко свыкнуться с мыслью, что сотрудники рано или поздно покидают компанию, но правда бизнеса такова, что ваша команда обязательно изменится. Какие-то ее участники уйдут, и вы возьмете под свое крыло новых.

Когда приходят новые участники команды, им, как и «старичкам», период адаптации может показаться не по зубам. И, к сожалению, по данным компании Gallup, лишь 12 % сотрудников твердо убеждено, что их организация успешно справляется с адаптацией новых сотрудников.

Участникам команды нужно дать знания и возможности, чтобы они могли добиваться наилучших результатов в своей работе, а не чувствовали, будто их бросают в пекло.

Если документированию в организации придают первостепенную важность, в распоряжении у сотрудников будут всевозможные полезные руководства, инструкции и записи, к которым они смогут обращаться по мере освоения своих новых ролей. К тому же, в этих ресурсах они смогут находить ответы на свои вопросы, и вместо того, чтобы беспокоить своих коллег по каждому вопросу или затруднению, они начнут самостоятельно разбираться в работе.

5. С единым достоверным источником информации вся команда становится умнее

В работе мы склонны относиться к своим знаниям как к валюте. Если мы знаем ответы на все вопросы, то чувствуем себя в безопасности — как будто мы самый незаменимый человек в команде. Если мы начнем делиться знаниями, наша ценность как будто бы снизится.

Поэтому неудивительно, что, как показал один опрос, 60 % сотрудников столкнулись с трудностями, пытаясь получить у коллег информацию, без которой они не могли выполнять свою работу.

Документирование способствует развитию коллективных знаний всех, с кем вы работаете. Когда обмен информацией станет обычным делом в вашей команде, повышенная прозрачность и более располагающая к совместной работе и систематизации обстановка сыграют вам на руку. Вы сможете принимать более продуманные решения, так как информация не будет храниться на жестком диске — или, что еще хуже, в голове — кого-то одного.