Шаблон объема работ
Стандартизуйте структуру объема работ (ОР), подробно описав обязанности участников и сроки работ для любого проекта.
Когда в проекте задействовано несколько участников или команд, недоразумения неизбежны. Одни задачи могут дублироваться, другие, наоборот, — упускаться. Все это влечет за собой задержки и дополнительные расходы. Чтобы исправить ошибки, мы чаще всего добавляем новые задачи, в результате проект неконтролируемо разрастается. Это не только приводит в ужас клиентов, вынуждая их корректировать бюджет и графики, но и наносит ущерб репутации компании как поставщика услуг.
Как же сделать так, чтобы все задачи и сроки были четко определены, а все заинтересованные стороны пришли к общему знаменателю? Ответ — объем работ (ОР)! В идеале этот документ должен иметь одну и ту же структуру для всех проектов. Привыкнув составлять ОР по одному и тому же шаблону, вы и ваши коллеги будете сразу понимать, где искать сведения о задачах, например о том, кто, что и когда должен делать.
Какие преимущества дает шаблон объема работ
Обеспечивает единообразие
Шаблоны ОР обеспечивают единообразие структуры и формата документации по каждому проекту. В результате содержание, терминология и представление информации также подчиняются единому стандарту, исключая вероятность разногласий и разночтений.
Экономия времени
Готовые шаблоны со стандартной структурой, заранее заполненными разделами и подсказками значительно ускоряют описание объема работ. Руководителям проектов больше не нужно мучительно придумывать документ с нуля, а освободившееся время можно посвятить более важным делам, например планированию, выполнению и отслеживанию задач. В конечном итоге шаблоны повышают общую эффективность проекта и уменьшают возможные задержки.
Повышает ясность
В шаблонах объема работ описываются ожидаемые результаты, задачи и сроки. Иными словами, они помогают четко сформулировать, чего нужно достичь, каким способом и когда это должно быть сделано. Такой подход полностью исключает двусмысленность и сводит к минимуму разночтения, способствуя взаимопониманию. Четкие списки того, что входит в проект, а что остается за рамками, помогают не допустить его разрастания.
Улучшение коммуникации
Благодаря стандартизованной структуре, понятной всем заинтересованным сторонам, шаблоны выступают общей отправной точкой во всех обсуждениях. Это гарантирует, что все участники будут говорить об области проекта, ожидаемых результатах, хронологии и обязанностях на одном языке. При такой прозрачности практически невозможны конфликты из-за разночтений или несовпадения ожиданий. А в случае неудач из-за внешних обстоятельств единый план помогает обеим сторонам общими усилиями решать проблемы, а не перекладывать вину друг на друга.
Снижение риска
Шаблоны объема работ — это исчерпывающие, структурированные контрольные списки, оснащенные подсказками, поэтому с ними вы вряд ли упустите что-то важное. К тому же, хотя шаблон и не имеет юридической силы сам по себе, он служит основой для подробного документа ОР, который после подписания всеми сторонами уже станет юридически значимым. В конечном итоге ясность в изложении основных сведений о проекте защищает всех.
Ознакомьтесь с бесплатным шаблоном оценки рисков, чтобы глубже погрузиться в планирование и снижение рисков.