Close

Шаблон объема работ

Стандартизуйте структуру объема работ (ОР), подробно описав обязанности участников и сроки работ для любого проекта.

Когда в проекте задействовано несколько участников или команд, недоразумения неизбежны. Одни задачи могут дублироваться, другие, наоборот, — упускаться. Все это влечет за собой задержки и дополнительные расходы. Чтобы исправить ошибки, мы чаще всего добавляем новые задачи, в результате проект неконтролируемо разрастается. Это не только приводит в ужас клиентов, вынуждая их корректировать бюджет и графики, но и наносит ущерб репутации компании как поставщика услуг.

Как же сделать так, чтобы все задачи и сроки были четко определены, а все заинтересованные стороны пришли к общему знаменателю? Ответ — объем работ (ОР)! В идеале этот документ должен иметь одну и ту же структуру для всех проектов. Привыкнув составлять ОР по одному и тому же шаблону, вы и ваши коллеги будете сразу понимать, где искать сведения о задачах, например о том, кто, что и когда должен делать.

Составьте объем работ бесплатно с помощью Confluence


Что такое объем работ?

Объем работ — это документ, в котором прописываются ожидаемые результаты, оговоренные в соглашении по проекту, способы их достижения, а также необходимые ресурсы и хронология. Кроме того, здесь перечисляются методики, технологии, материалы и должностные обязанности, необходимые для того, чтобы проект прошел гладко. Разъясняется, чего ожидают друг от друга стороны: клиент и поставщик услуг. Такое описание снижает риск того, что проект разрастется, и служит юридической защитой для каждой из сторон в случае конфликтов или споров.


Что такое шаблон объема работ?

Шаблон ОР служит для руководителей проектов ориентиром, помогающим составить документ объема работ, доступный и понятный для всех заинтересованных сторон. Это удобная готовая структура с четкими разделами для информации о проекте и других важных сведений.

Каждый раздел может сопровождаться подсказками подходящих ответов, которые при необходимости можно корректировать. Шаблон охватывает все аспекты проекта и способствует единообразному представлению информации. Это удобно как для поиска, так и для восприятия.


Компоненты объема работ

Любой проект, в котором задействованы клиент и подрядчик, можно разбить на несколько этапов и элементов. В объеме работ должны быть перечислены следующие ключевые составляющие.

  • Обзор и цели проекта. Основная информация: имя проекта, участвующие стороны и цель этой инициативы.
  • Ожидаемые результаты. Любой конкретный результат, которым завершается выполнение ключевого этапа проекта. Это могут быть отчеты, прототипы дизайна, продукты с минимальной функциональностью или конечные продукты.
  • Задачи. Действия, необходимые для выполнения каждого этапа, таких как дизайн, тестирование или строительство.
  • Хронология. Все стороны должны знать ориентировочные даты достижения каждой контрольной точки или ожидаемого результата.
  • Обязанности. В объеме работ прописываются конкретные участники или команды, отвечающие за каждую контрольную точку или за каждый ожидаемый результат. Сюда могут входить как подтверждения или обратная связь от клиента, так и работа, выполняемая подрядчиком.
  • Технические требования. Это могут быть инструменты, инфраструктура или платформы для каждого этапа проекта.
  • Допущения. Это условия, которые на этапе планирования принимаются за истину, но по факту еще не подтверждены или не согласованы. Это факторы неопределенности, например стоимость поставок, которая может повлиять на проект.

Каким должен быть хороший шаблон объема работ?

Эффективный шаблон ОР — это готовый план, по которому можно составить понятный, исчерпывающий и непротиворечивый объем работ для самых разных проектов. Это должен быть тщательно проработанный документ с логически упорядоченными разделами, лаконично описывающими основные компоненты. Главное качество хорошего шаблона — полнота. Он должен охватывать все важнейшие аспекты: цели, ожидаемые результаты, сроки, обязанности, термины и т. д.

Чтобы шаблон подходил для разных проектов с разной спецификой, он должен быть гибким и иметь возможность настройки. И конечно же, он должен быть удобным. За это отвечают предварительно заполненные поля, расположенные в логическом порядке, и возможности для совместной работы, такие как встроенные комментарии, @упоминания и отзывы в реальном времени.

Благодаря истории версий все изменения находятся под контролем, а интеграция с ПО для рабочих процессов, например Jira, позволяет без труда связывать объем работ с задачами проекта и отслеживать прогресс.


Каких типов бывают шаблоны объема работ

У каждого проекта свои требования в плане сложности, отраслевых стандартов, юридических обязательств и потребностей клиентов. Поэтому идеальная структура шаблона будет напрямую зависеть от этих факторов. Рассмотрим три примера.

Строительные проекты

В документах ОР по строительным проектам основной упор делается на материальные результаты. В этой отрасли в приоритете подробные спецификации, техническая графика и перечни материалов, часто включаются разделы с информацией о стройплощадке, архитектурные чертежи, планы конструкций и подробные расписания с контрольными точками.

Отрасль строго регулируется, поэтому шаблоны также должны отвечать строительным нормам и правилам, экологическим стандартам и стандартам безопасности типа OSHA. Например, объем работ для строительства нового офисного здания будет включать расчеты конструкций, схемы электропроводки и планы аварийных выходов. В него могут входить даже элементы отделки, например цвет краски и мебель.

ИТ-проекты

В объеме работ для ИТ-проектов основное внимание уделяется технической точности и четко определенным ожидаемым результатам. Здесь на первый план выходят требования к программному обеспечению, спецификации оборудования, строгие процедуры тестирования и вопросы безопасности. В числе ключевых разделов, как правило, диаграммы системной архитектуры, схемы баз данных, макеты пользовательского интерфейса и документация по API.

В этой отрасли важна конфиденциальность данных и надежность систем, поэтому шаблоны для ИТ должны соответствовать законам о конфиденциальности (в частности, GDPR), стандартам безопасности (например, ISO 27001) и рекомендациям по доступности (например, WCAG). Так, в объем работ для создания мобильного приложения будут входить макеты, спецификации дизайна, функциональные требования и подробные планы тестирования. В результате конечный продукт, созданный общими усилиями всех сторон, будет безопасным, интуитивно понятным и удобным для пользователей.

Маркетинговые кампании

Документы ОР для маркетинговых кампаний направлены на таргетинг аудитории, контент-стратегию и измеримые результаты. Например, для составления портрета целевой аудитории могут потребоваться разделы, описывающие маркетинговые каналы, контент-стратегию, идеи рекламных материалов и ключевые показатели эффективности. Предусмотрены и другие основные разделы, например для исследования рынка, целей кампании и календаря контента.

Так как маркетинг по своей природе публичен, эти шаблоны не должны идти вразрез с законами о рекламной деятельности, нормами маркетинговой этики и правилами конкретных социальных сетей или других каналов. Например, объем работ по маркетингу для запуска продукта может содержать конкурентный анализ, дизайн-макеты рекламных материалов и план по отслеживанию трафика и конверсии на веб-сайте.

В качестве отправной точки для следующей кампании можно воспользоваться бесплатным шаблоном маркетингового плана.


Какие преимущества дает шаблон объема работ

Обеспечивает единообразие

Шаблоны ОР обеспечивают единообразие структуры и формата документации по каждому проекту. В результате содержание, терминология и представление информации также подчиняются единому стандарту, исключая вероятность разногласий и разночтений.

Экономия времени

Готовые шаблоны со стандартной структурой, заранее заполненными разделами и подсказками значительно ускоряют описание объема работ. Руководителям проектов больше не нужно мучительно придумывать документ с нуля, а освободившееся время можно посвятить более важным делам, например планированию, выполнению и отслеживанию задач. В конечном итоге шаблоны повышают общую эффективность проекта и уменьшают возможные задержки.

Повышает ясность

В шаблонах объема работ описываются ожидаемые результаты, задачи и сроки. Иными словами, они помогают четко сформулировать, чего нужно достичь, каким способом и когда это должно быть сделано. Такой подход полностью исключает двусмысленность и сводит к минимуму разночтения, способствуя взаимопониманию. Четкие списки того, что входит в проект, а что остается за рамками, помогают не допустить его разрастания.

Улучшение коммуникации

Благодаря стандартизованной структуре, понятной всем заинтересованным сторонам, шаблоны выступают общей отправной точкой во всех обсуждениях. Это гарантирует, что все участники будут говорить об области проекта, ожидаемых результатах, хронологии и обязанностях на одном языке. При такой прозрачности практически невозможны конфликты из-за разночтений или несовпадения ожиданий. А в случае неудач из-за внешних обстоятельств единый план помогает обеим сторонам общими усилиями решать проблемы, а не перекладывать вину друг на друга.

Снижение риска

Шаблоны объема работ — это исчерпывающие, структурированные контрольные списки, оснащенные подсказками, поэтому с ними вы вряд ли упустите что-то важное. К тому же, хотя шаблон и не имеет юридической силы сам по себе, он служит основой для подробного документа ОР, который после подписания всеми сторонами уже станет юридически значимым. В конечном итоге ясность в изложении основных сведений о проекте защищает всех.

Ознакомьтесь с бесплатным шаблоном оценки рисков, чтобы глубже погрузиться в планирование и снижение рисков.


Как составить объем работ

Начните с четкого обзора проекта

Введение ТЗ должно начинаться подробным описанием имени проекта и желаемого результата, чтобы заинтересованные стороны могли четко понять цель и контекст проекта. Важными деталями здесь являются имена клиента, поставщика услуг и любых других компаний-участников. Также будет полезно указать информацию об истории проекта и причинах, по которым он стал приоритетным.

Определите цели проекта

Введение дает заинтересованным сторонам представление о том, почему проект необходим. Недостаточно сказать «построить плотину». Необходимо обозначить мощность, сроки и другие второстепенные цели: «построить плотину, которая обеспечивает электроэнергию и поддерживает дикую природу». В этом разделе необходимо изложить конкретные и измеримые цели проекта.

Определите задачи

Теперь нужно прояснить, как достичь каждой из этих целей. Для этого может быть необходимо выполнить различные задачи: исследование, планирование, проектирование, тестирование, поставку и настройку. Совместно с руководителями проектов определите, реализация каких задач необходима для достижения каждой цели.

Задайте сроки и контрольные точки проекта

Каждый проект — это всего лишь один шаг в траектории развития бизнеса клиента, и он, скорее всего, уже запланировал другие инициативы, зависящие от текущего проекта. Строгая хронология с ключевыми контрольными точками позволяет ему понять, когда будет завершен каждый этап и не изменится ли от этого его глобальный бизнес-план. Такая прозрачность укрепляет доверие и демонстрирует вашу приверженность выполнению поставленных задач вовремя и с учетом объема работ.

Назначьте роли и обязанности

Каждая задача требует разных навыков, и если ее не делегировать отдельным экспертам или командам, то она остается ненужным бременем для руководителей проектов. Назначение специалистов позволяет клиентам убедиться в том, что их проект в надежных руках и что за соблюдением сроков и технических требований будут следить обученные люди.

Используйте бесплатный шаблон ролей и обязанностей, чтобы определить ожидания.

Включите требования и ограничения по проекту

Каждый проект зависит от определенных ресурсов и работает в рамках конкретных ограничений. Четкое описание этих факторов обеспечивает согласование ресурсов, персонала и нормативных требований. В этом разделе должны быть подробно описаны основные инструменты, такие как программное и аппаратное обеспечение, и обязательные условия, такие как разрешения. В нем также должны быть указаны потенциальные ограничения, такие как бюджет, технические проблемы или внешние факторы, которые могут повлиять на результаты проекта.

Пересматривайте и уточняйте

Перед завершением ТЗ необходимо провести тщательную проверку. Убедитесь, что все разделы написаны точно, полно и не содержат двусмысленностей. Попросите заинтересованные стороны оставить отзывы, учитывайте их точку зрения и сотрудничайте с ними для создания надежного соглашения. Этот итеративный процесс позволяет всем сторонам прийти к единому мнению и избежать недоразумений.


Рекомендации по составлению объема работ

Использование шаблона объема работ по проекту не даст сбиться с пути и поможет составить точный и полезный документ. Но на тот случай, если вам захочется сделать его самостоятельно или переработать часть шаблона, вот несколько рекомендаций, которым стоит следовать.

  • Ясная и лаконичная формулировка: точно формулируйте мысли, избегайте жаргона или сугубо технических терминов, чтобы все заинтересованные стороны могли легко понять ТЗ. Эта ясность сводит к минимуму риск неправильного толкования и споров.
  • Участие заинтересованных сторон в процессе проверки: поделитесь наброском ТЗ с ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы определить различные точки зрения и выявить потенциальные пробелы, несоответствия или неясности, прежде чем завершить документ.
  • Единая структура и формат: использование стандартизированного шаблона или формата гарантирует, что все ваши ТЗ будут иметь одинаковую структуру и включать одни и те же необходимые элементы. Такая согласованность упрощает их чтение, сравнение и управление с их помощью.
  • Четкие критерии приемки: укажите определенные и измеримые критерии приемки результатов, чтобы обе стороны понимали условия для успешного завершения каждого этапа. Это снижает вероятность возникновения разногласий в будущем.

Составьте объем работ с Confluence

Готовы написать объем работ, но не знаете, с чего начать? Воспользуйтесь Confluence. Для таблиц Confluence предложены множество вариантов заголовков, рамок и цветового оформления, позволяющих выделить ключевую информацию и улучшить читаемость. Их можно легко связать с задачами, обязанностями, сроками или любой другой переменной, которую нужно включить. Также редактировать и оставлять комментарии на таблицах могут сразу несколько пользователей, что способствует проведению совместной работы в реальном времени.

Вы также можете изучить коллекцию существующих шаблонов Confluence и настроить их в соответствии со своими потребностями. Можно добавить такие разделы, как предположения, исключения или критерии приемки, и адаптировать составляющие под различные типы проектов, такие как строительство, ИТ или маркетинг.

Настроив страницу Confluence, сохраните ее в качестве шаблона и пользуйтесь им в дальнейшем.

Составьте объем работ бесплатно с Confluence