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Vorlage für den Arbeitsumfang

Standardisiere die Gliederung des Arbeitsumfangs, in dem die Verantwortlichkeiten und Fristen für jedes Projekt detailliert beschrieben werden.

Wann immer mehrere Teams oder Einzelpersonen an einem Projekt beteiligt sind, kann es Probleme mit der Kommunikation geben. Das kann zur Folge haben, dass Aufgaben doppelt erledigt oder übersehen werden, was wiederum Verzögerungen und zusätzliche Kosten nach sich ziehen kann. Der typische Ansatz zur Fehlerbehebung besteht darin, weitere Aufgaben hinzuzufügen, was zu Scope Creep führen kann. Das sind schlechte Nachrichten für deine Kunden, die ihr Budget und ihren Zeitplan entsprechend anpassen müssen. Außerdem schadet es deinem Ruf als Serviceanbieter.

Wie stellen wir sicher, dass Aufgaben und Fristen festgelegt und alle Stakeholder auf derselben Wellenlänge sind? Die Antwort ist ein Dokument für den Arbeitsumfang, das idealerweise für jedes Projekt der gleichen Struktur folgt. Wenn du für jeden Arbeitsumfang dieselbe Vorlage verwendest, wissen du und deine Kollegen sofort, wo Aufgabendetails zu finden sind, z. B. wer was macht und wann es erledigt werden muss.

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Was ist ein Arbeitsumfang?

Ein Dokument für den Arbeitsumfang beschreibt die in einer Projektvereinbarung geforderten Leistungen, einschließlich der Art und Weise, wie sie erbracht werden, sowie der erforderlichen Ressourcen und des Zeitplans. Dazu gehören Einzelheiten zu Methoden, Technologien, Materialien und Stellenbeschreibungen, die für einen reibungslosen Ablauf des Projekts erforderlich sind. Der Arbeitsumfang verdeutlicht, was alle Parteien, Kunden und Dienstleister voneinander erwarten können. Das reduziert das Risiko von Scope Creep und bietet allen Parteien Rechtsschutz, was dazu beiträgt, Streitigkeiten und Konflikten vorzubeugen.


Was ist eine Vorlage für den Arbeitsumfang?

Eine Vorlage für den Arbeitsumfang hilft Projektmanagern, einen Arbeitsumfang zu entwerfen, den alle Beteiligten leicht lesen und verstehen können. Sie gibt vor, wo Manager wichtige Details und Projektinformationen in das Dokument aufnehmen sollten.

Jeder Abschnitt kann Aufforderungen mit Vorschlägen für passende Antworten enthalten, die der Ersteller bei Bedarf anpassen kann. Die Vorlage stellt sicher, dass alle Aspekte eines Projekts abgedeckt werden, und präsentiert die Informationen einheitlich, sodass sie leicht zu finden und zu verstehen sind.


Bestandteile des Arbeitsumfangs

Alle Projekte, an denen ein Kunde und ein Auftragnehmer beteiligt sind, können in mehrere Phasen und Elemente unterteilt werden. Die folgenden wichtigen Punkte sollten im Arbeitsumfang aufgeführt werden:

  • Projektüberblick und Ziele: Dies sind grundlegende Informationen wie der Projektname, die beteiligten Parteien und der Zweck der Initiative.
  • Ergebnisse: Hierzu gehört jedes konkrete Ergebnis, das den Abschluss eines wichtigen Schritts im Projekt markiert. Das könnten beispielsweise Berichte, Prototypen, Minimum Viable Products oder Endprodukte sein.
  • Aufgaben: Dies sind die erforderlichen Aktivitäten, um jede Phase abzuschließen, z. B. Planung, Tests oder Konstruktion.
  • Zeitpläne: Alle Parteien müssen das voraussichtliche Abgabedatum jedes Ergebnisses oder Meilensteins kennen.
  • Zuständigkeiten: Der Arbeitsumfang benennt die Personen oder Teams, die für jeden Meilenstein oder jedes Ergebnis verantwortlich sind. Dies kann genauso Genehmigungen oder Kundenfeedback beinhalten wie die vom Auftragnehmer geleistete Arbeit.
  • Technische Anforderungen: Dies kann die Tools, die Infrastruktur oder die Plattformen beinhalten, die in jeder Projektphase benötigt werden.
  • Annahmen: Annahmen sind Faktoren, von denen für Planungszwecke angenommen wird, dass sie wahr sind, aber noch bewiesen oder definitiv vereinbart werden müssen. Hier werden Unsicherheiten berücksichtigt, etwa die Materialkosten, die sich auf das Projekt auswirken könnten.

Was macht eine gute Vorlage für den Arbeitsumfang aus?

Eine gute Vorlage für den Arbeitsumfang ist ein Muster für die Erstellung klarer, umfassender und konsistenter Leistungsbeschreibungen für verschiedene Projekte. Sie sollte gut organisiert sein und den Ersteller mit logischen Abschnitten und prägnanten Formulierungen durch alle wesentlichen Komponenten führen. Vollständigkeit ist unerlässlich. Es müssen alle wichtigen Aspekte wie Ziele, Ergebnisse, Zeitpläne, Verantwortlichkeiten und Bedingungen abgedeckt sein.

Sie sollte auch flexibel und anpassbar sein, um den spezifischen Bedürfnissen verschiedener Projekte gerecht zu werden. Sie sollte benutzerfreundlich sein, mit vorab ausgefüllten, logisch aufeinanderfolgenden Feldern. Außerdem sollte sie die Zusammenarbeit erleichtern, mit Funktionen wie Inline-Kommentaren, @mentions und Feedback in Echtzeit.

Ein Versionsverlauf sorgt dafür, dass alle Änderungen erfasst werden, und die Integration mit Workflow-Software wie Jira ermöglicht eine reibungslose Verknüpfung des Arbeitsumfangs mit Projektaufgaben und Fortschrittsverfolgung.


Arten von Vorlagen für den Arbeitsumfang

Jedes Projekt hat unterschiedliche Anforderungen in Bezug auf Komplexität, Branchenstandards, gesetzliche Verpflichtungen und Kundenbedürfnisse. Daher hängt die ideale Vorlagenstruktur von diesen Faktoren ab. Sehen wir uns drei Beispiele an:

Bauprojekte

Der Arbeitsumfang bei Bauprojekten konzentriert sich stark auf konkrete Ergebnisse. Detaillierte Spezifikationen, Baupläne und Materiallisten haben Priorität. Oft enthält der Arbeitsumfang Abschnitte für Standortinformationen, Architekturzeichnungen, Strukturpläne und detaillierte Zeitpläne mit Meilensteinen.

Die Branche ist stark reguliert, daher müssen diese Vorlagen auch Bauvorschriften, Umweltvorschriften und Sicherheitsstandards wie OSHA berücksichtigen. Ein Arbeitsumfang für den Bau eines neuen Bürogebäudes würde zum Beispiel statische Berechnungen, elektrische Grundrisse und Notausgänge beinhalten. Er könnte sogar die letzten Arbeitsschritte wie Anstrich und Einrichtung umfassen.

IT-Projekte

Bei Vorlagen für den Arbeitsumfang von IT-Projekten werden technische Präzision und klar definierte Ergebnisse hervorgehoben. Sie konzentrieren sich auf Softwareanforderungen, Hardwarespezifikationen, strenge Testverfahren und Sicherheitsüberlegungen. Zu den wichtigsten Abschnitten gehören häufig Systemarchitekturdiagramme, Datenbankschemata, UI-Entwürfe und API-Dokumentation.

Aufgrund der sensiblen Natur von Daten und der Bedeutung der Systemzuverlässigkeit müssen diese Vorlagen oft Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO, Sicherheitsstandards wie ISO 27001 und Barrierefreiheitsrichtlinien wie WCAG entsprechen. Zum Beispiel würde ein IT-Arbeitsumfang für die Entwicklung einer mobilen App Wireframes, Designspezifikationen, funktionale Anforderungen und detaillierte Testpläne umfassen. Das würde für die Ausrichtung aller Beteiligten sorgen, sodass sie ein Endprodukt liefern können, das sicher, intuitiv und benutzerfreundlich ist.

Marketingkampagnen

Ein Arbeitsumfang für Marketingkampagnen priorisiert die Zielgruppen-Ausrichtung, die Inhaltsstrategie und messbare Ergebnisse. Zum Beispiel kann die Erstellung von Zielgruppenprofilen Abschnitte erfordern, in denen Marketingkanäle und Inhaltsstrategien spezifiziert werden, mit Ideen für Kreativpläne und KPIs. Weitere wichtige Abschnitte sind Marktforschung, Kampagnenziele und ein Inhaltskalender.

Angesichts des öffentlichen Charakters von Marketing müssen diese Vorlagen oft Werbevorschriften, ethische Marketingrichtlinien und plattformspezifische Regeln für soziale Medien und andere Kanäle berücksichtigen. Der Marketing-Arbeitsumfang für eine Produkteinführung könnte eine Wettbewerbsanalyse, Entwürfe für Werbematerial und einen Plan zur Verfolgung von Website-Traffic und Conversions beinhalten.

Nutze die kostenlose Vorlage für einen Marketingplan als Ausgangspunkt für deine nächste Marketingkampagne.


Vorteile von Vorlagen für den Arbeitsumfang

Verlässliche Einheitlichkeit

Vorlagen für den Arbeitsumfang stellen sicher, dass die Dokumentation für jedes Projekt einer einheitlichen Struktur und einem einheitlichen Format folgt. Das führt zu Einheitlichkeit bei Inhalten, Terminologie und Präsentation, was Unklarheiten minimiert und das Potenzial für Missverständnisse reduziert.

Zeit sparen

Vorgefertigte Vorlagen beschleunigen die Erstellung eines Arbeitsumfangs erheblich, da sie eine einsatzbereite Struktur, vorausgefüllte Abschnitte und Anleitungen bieten. Dadurch entfällt die mühsame Arbeit, das Dokument von Grund auf neu zu entwerfen, und Projektmanager können mehr Zeit für wichtige Aktivitäten wie Planung, Ausführung und Überwachung aufwenden. Letztlich verbessern Vorlagen die allgemeine Projekteffizienz und reduzieren potenzielle Verzögerungen.

Mehr Klarheit

Indem sie Ergebnisse, Aufgaben und Zeitpläne umreißen, legen die Vorlagen für den Arbeitsumfang fest, was auf welche Weise und bis zu welchem Zeitpunkt erreicht werden muss. Das beseitigt Unklarheiten und fördert ein gemeinsames Verständnis, wodurch Fehlinterpretationen minimiert werden. Klare Angaben verhindern Scope Creep, da sie eindeutige Grenzen dafür setzen, was im Projekt enthalten ist und was nicht.

Verbesserte Kommunikation

Vorlagen dienen als gemeinsamer Bezugspunkt für Diskussionen, indem sie einen standardisierten Rahmen bieten, den alle Beteiligten verstehen und als Referenz nutzen können. So wird sichergestellt, dass alle in Bezug auf Projektumfang, Ergebnisse, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten auf demselben Stand sind. Diese klare Grundlage für die Kommunikation reduziert die Wahrscheinlichkeit von Konflikten, die sich aus unterschiedlichen Interpretationen oder Erwartungen ergeben. Wenn es aus externen Gründen zu Rückschlägen kommt, hilft ein gemeinsamer Plan beiden Parteien, diese gemeinsam anzugehen, ohne Schuldzuweisungen zu machen.

Risikominimierung

Da Vorlagen für den Arbeitsumfang als umfassende Checklisten mit Aufforderungen und einem strukturierten Format dienen, reduzieren sie das Risiko, dass wichtige Informationen übersehen werden. Auch wenn eine Vorlage nicht rechtsverbindlich ist, bietet sie die Grundlage für eine gründliche Leistungsbeschreibung, die rechtlich durchsetzbar wird, sobald alle Parteien unterschrieben haben. Klarheit bei der Angabe wichtiger Projektdetails schützt am Ende des Tages alle.

Sieh dir die kostenlose Vorlage zur Risikobewertung an, um dich intensiver mit der Risikoplanung und -minderung auseinanderzusetzen.


So verfasst du einen Arbeitsumfang

Klare Projektübersicht erstellen

Die Leistungsbeschreibung muss mit einer Einleitung beginnen, in der der Projektname und das gewünschte Ergebnis detailliert beschrieben werden. So kann den Stakeholdern ein klares Verständnis von Zweck und Kontext des Projekts vermittelt werden. Wesentliche Angaben sind hier die Namen des Kunden, des Serviceanbieters und aller anderen beteiligten Unternehmen. Weitere nützliche Hintergrundinformationen sind der Verlauf des Projekts und eine Begründung, weshalb es priorisiert wurde.

Projektziele definieren

Die Einleitung gibt den Stakeholdern eine Vorstellung davon, warum das Projekt notwendig ist. Die Aussage "baue einen Damm" reicht beispielsweise nicht aus. Wir müssen die Kapazität, den Zeitplan und andere sekundäre Ziele kennen, wie "baue einen Damm, der Wildtiere schützt und Strom liefert". In diesem Abschnitt müssen spezifische und messbare Projektziele erläutert werden.

Aufgaben skizzieren

Jetzt müssen wir klären, wie jedes dieser Ziele erreicht werden kann. Dazu könnten mehrere Aufgaben erforderlich sein: Recherche, Planung, Entwurf, Test, Lieferung und Einrichtung. Arbeite mit den Projektmanagern zusammen, um zu ermitteln, welche Aufgaben zur Erreichung jedes Ziels nötig sind.

Projektzeitplan und Meilensteine festlegen

Jedes Projekt ist nur ein Schritt in der geschäftlichen Entwicklung des Kunden und je nach aktuellem Projekt hat er wahrscheinlich andere Initiativen geplant. Ein klarer Zeitplan mit wichtigen Meilensteinen gibt Kunden Aufschluss darüber, wann jede Phase abgeschlossen sein wird und ob ihr übergeordneter Geschäftsplan davon unberührt bleibt. Diese Transparenz schafft Vertrauen und zeigt dein Engagement, pünktlich und innerhalb des festgelegten Umfangs zu liefern.

Rollen und Zuständigkeiten zuweisen

Jede Aufgabe erfordert unterschiedliche Fähigkeiten und wenn sie nicht an einzelne Experten oder Teams delegiert wird, belastet sie den Projektmanager zusätzlich. Die Beauftragung spezieller Personen gibt Kunden die Gewissheit, dass ihr Projekt in kompetenten Händen ist und die Mitarbeiter angehalten sind, sich an die Zeitpläne und technischen Anforderungen zu halten.

Nutze die kostenlose Vorlage für Rollen und Verantwortlichkeiten, um Erwartungen festzulegen.

Projektanforderungen und -einschränkungen berücksichtigen

Jedes Projekt ist auf bestimmte Ressourcen angewiesen und läuft innerhalb bestimmter Grenzen ab. Indem du diese Faktoren vorab klar beschreibst, kannst du sicherstellen, dass Ressourcen, Mitarbeiter und regulatorische Überlegungen aufeinander abgestimmt sind. In diesem Abschnitt sollten wichtige Tools wie Software und Hardware sowie Voraussetzungen wie Genehmigungen ausführlich beschrieben werden. An dieser Stelle sollten auch potenzielle Einschränkungen hervorgehoben werden, wie Budgetbeschränkungen, technische Herausforderungen oder externe Faktoren, die die Projektergebnisse beeinflussen könnten.

Überprüfen und verfeinern

Eine sorgfältige Überprüfung ist unerlässlich, bevor die Leistungsbeschreibung abgeschlossen wird. Stelle sicher, dass alle Abschnitte korrekt, vollständig und klar verständlich sind. Bitte aktiv um Feedback von Stakeholdern und beziehe ihre Ansichten ein, um eine solide Kooperationsvereinbarung zu erstellen. Dieser iterative Prozess stellt sicher, dass alle Parteien auf demselben Stand sind, und minimiert Missverständnisse.


Best Practices für das Schreiben eines Arbeitsumfangs

Mit einer Vorlage zur Erstellung des Projektarbeitsumfangs bleibst du einfacher auf Kurs und stellst sicher, dass du ein korrektes und nützliches Dokument zusammenstellst. Falls du doch etwas allein ausprobieren oder Teile der Vorlage überarbeiten möchtest, solltest du dich an die folgenden Best Practices halten:

  • Sorge für eine klare und präzise Sprache: Verwende eine präzise Sprache und vermeide Jargon oder übermäßig technische Begriffe, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder die Leistungsbeschreibung leicht verstehen können. Auf diese Weise verringerst du das Risiko von Fehlinterpretationen und Streitigkeiten.
  • Beteilige Stakeholder am Überprüfungsprozess: Teile den Entwurf der Leistungsbeschreibung mit wichtigen Stakeholdern, um verschiedene Sichtweisen zu berücksichtigen und potenzielle Lücken, Inkonsistenzen oder Unklarheiten zu identifizieren, bevor du das Dokument abschließt.
  • Verwende konsistente Strukturen und Formate: Die Verwendung einer standardisierten Vorlage oder eines standardisierten Formats stellt sicher, dass alle deine Leistungsbeschreibungen eine ähnliche Struktur haben und dieselben wesentlichen Elemente enthalten. Diese Einheitlichkeit erleichtert es, sie zu lesen, zu vergleichen und zu verwalten.
  • Definiere die Annahmekriterien klar: Lege eindeutige und messbare Kriterien für die Annahme der Ergebnisse fest, um sicherzustellen, dass beide Parteien verstehen, wodurch sich der erfolgreiche Abschluss jeder Phase auszeichnet. Dadurch verhinderst du, dass es später zu Meinungsverschiedenheiten kommt.

Einen Arbeitsumfang mit Confluence verfassen

Möchtest du einen Arbeitsumfang erstellen, weißt aber nicht, wo du anfangen sollst? Nutze Confluence. Die Tabellenfunktion von Confluence bietet zahlreiche Überschrifts-, Rahmen- und Schattierungsoptionen, um wichtige Informationen hervorzuheben und die Lesbarkeit zu verbessern. Diese können ohne Weiteres entsprechend den Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Zeitplänen oder jeder anderen Variablen arrangiert werden, die du einbeziehen möchtest. Tabellen können außerdem von mehreren Benutzern bearbeitet und kommentiert werden, was die Zusammenarbeit in Echtzeit fördert.

Alternativ kannst du dir unsere Sammlung vorhandener Confluence-Vorlagen ansehen und sie an deine Bedürfnisse anpassen. Du kannst Abschnitte wie Annahmen, Ausschlüsse oder Annahmekriterien hinzufügen und Inhalte auf verschiedene Projekttypen wie Bauwesen, IT oder Marketing abstimmen.

Nachdem du deine Confluence-Seite angepasst hast, speichere sie als Vorlage für die spätere Verwendung.

Arbeitsumfang kostenlos mit Confluence verfassen