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Template de escopo do trabalho

Padronize os esboços do escopo do trabalho (SOW), detalhando as responsabilidades e os prazos de qualquer projeto.

Sempre que um projeto envolve várias equipes ou pessoas, há um risco de falha na comunicação. Isso pode levar a tarefas duplicadas ou esquecidas, o que resulta em atrasos e custos adicionais. A abordagem típica para corrigir erros é adicionar mais tarefas, o que pode levar a mudanças no escopo. Isso é péssimo para os clientes, que precisam reformular o orçamento e o cronograma, mas também prejudica sua reputação como prestador de serviços.

Como garantir que as tarefas e os prazos sejam mapeados e que todas as partes interessadas estejam na mesma página? A solução é um documento de escopo do trabalho (SOW), que deve seguir a mesma estrutura para todos os projetos. Quando o mesmo template é usado para cada rascunho de SOW, você e seus colegas já sabem onde encontrar os detalhes da tarefa, como quem faz o quê e quando precisa ser feito.

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O que é o escopo do trabalho?

O documento do escopo do trabalho descreve os resultados exigidos em um contrato de projeto, incluindo como eles vão ser realizados e os recursos e o cronograma necessários. Dentre eles estão os detalhes de metodologias, tecnologias, materiais e descrições de cargos necessários para que o projeto corra bem. O documento esclarece o que cada parte, cliente e prestador de serviços deve esperar um do outro. Assim, o risco de mudança no escopo é reduzido e cada parte recebe proteção legal, o que ajuda a evitar disputas e conflitos.


O que é o template de escopo do trabalho?

O template de escopo do trabalho orienta os gerentes de projetos na elaboração de um SOW que todas as partes interessadas possam ler e entender com facilidade. Ele é pré-definido para mapear onde os gerentes devem incluir detalhes essenciais e informações do projeto no documento.

Cada seção pode incluir instruções que sugerem respostas apropriadas, que o autor do SOW pode ajustar, se necessário. O template garante que todos os aspectos de um projeto sejam abordados e apresenta as informações de forma consistente para que elas sejam fáceis de encontrar e entender.


Componentes de um escopo do trabalho

Todos os projetos que envolvem um cliente e um prestador de serviços podem ser divididos em várias etapas e elementos. Os pontos-chave listados em um escopo do trabalho devem incluir:

  • Visão geral e objetivos do projeto: essas são as informações essenciais, como o nome do projeto, as partes envolvidas e o propósito da iniciativa.
  • Resultados: inclui qualquer resultado concreto que marque a conclusão de uma etapa fundamental do projeto, como relatórios, designs de protótipos, produtos mínimos viáveis ou produtos finais.
  • Tarefas: são as atividades necessárias para concluir cada etapa, como design, teste ou construção.
  • Cronogramas: todas as partes precisam saber a data estimada de entrega de cada etapa ou marco.
  • Responsabilidades: o SOW nomeia os indivíduos ou equipes responsáveis por cada marco ou entrega. Isso pode incluir aprovações ou feedback do cliente, bem como o trabalho realizado pelo prestador de serviço.
  • Requisitos técnicos: isso pode incluir as ferramentas, a infraestrutura ou as plataformas necessárias em cada estágio do projeto.
  • Suposições: as suposições são fatores tomados como verdadeiros para fins de planejamento, mas que ainda precisam ser comprovados ou acordados. Elas reconhecem as incertezas que podem impactar o projeto, como o custo dos suprimentos.

O que constitui um bom template de escopo do trabalho?

Um bom template de escopo do trabalho é um modelo para criar SOWs claros, abrangentes e consistentes em vários projetos. Ele deve ser bem-organizado e orientar o autor em todos os componentes essenciais com seções lógicas e linguagem concisa. A abrangência é vital, e o template deve cobrir todos os aspectos críticos, como objetivos, resultados, cronogramas, responsabilidades e termos.

Ele também deve ser flexível e personalizável para atender às necessidades específicas de vários projetos. Além de ser fácil de usar, com campos pré-preenchidos que se seguem de forma lógica, deve facilitar a colaboração com recursos como comentários em linha, @menções e feedback em tempo real.

O histórico de versões garante que todas as alterações sejam monitoradas. A integração com um software de fluxo de trabalho, como o Jira, permite uma vinculação fácil do SOW às tarefas do projeto e ao acompanhamento do progresso.


Tipos de template de escopo do trabalho

Cada projeto tem requisitos diferentes em termos de complexidade, padrões do setor, obrigações legais e necessidades do cliente. Por isso, a estrutura ideal do template pode variar devido a esses fatores. Veja alguns exemplos:

Projetos de construção

Os SOWs de projetos de construção têm um foco muito grande em resultados tangíveis. Eles priorizam especificações detalhadas, modelos e listas de materiais, o que pode incluir seções para informações do local, desenhos arquitetônicos, planos estruturais e cronogramas detalhados com marcos.

O setor é muito bem regulamentado, então esses templates também devem acomodar códigos de construção, regulamentações ambientais e padrões de segurança, como o OSHA. Por exemplo, um SOW de construção para um novo prédio de escritórios incluiria cálculos estruturais, layouts elétricos e saídas de emergência. Ele poderia incluir também toques finais, como cor da tinta e móveis.

Projetos de TI

Os SOWs de projetos de TI enfatizam a precisão técnica e os resultados claramente definidos. O foco deles está em requisitos de software, especificações de hardware, procedimentos de teste rigorosos e considerações de segurança. As seções principais costumam incluir diagramas de arquitetura do sistema, esquemas de banco de dados, modelos de interface do usuário e documentação de API.

Devido à natureza sigilosa dos dados e à importância da confiabilidade do sistema, esses templates quase sempre precisam atender aos regulamentos de privacidade de dados, como o RGPD, aos padrões de segurança, como ISO 27001, e às diretrizes de acessibilidade, como as WCAG. Por exemplo, um SOW de TI para o desenvolvimento de um aplicativo para dispositivo móvel abrangeria wireframes, especificações de design, requisitos funcionais e planos de teste detalhados. Dessa forma, todas as partes seriam alinhadas para a entrega de um produto final seguro, intuitivo e fácil de usar.

Campanhas de marketing

Os SOWs de campanhas de marketing priorizam a segmentação do público, a estratégia de conteúdo e os resultados mensuráveis. Por exemplo, o perfil do público pode exigir seções que especifiquem os canais de marketing e a estratégia de conteúdo, indicando ideias para resumos criativos e KPIs. Outras seções importantes incluem pesquisa de mercado, objetivos de campanha e um calendário de conteúdo.

Com a natureza pública do marketing, em geral, esses templates precisam considerar regulamentações de publicidade, diretrizes éticas de marketing, e regras específicas da plataforma de mídias sociais e outros canais. Um SOW de marketing para o lançamento de um produto pode incluir uma análise competitiva, modelos de design para materiais promocionais e um plano para rastrear o tráfego e as conversões do site.

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Benefícios de usar um template de escopo do trabalho

Consistência garantida

Os templates de SOW garantem que a documentação de cada projeto siga uma estrutura e um formato consistentes. Isso resulta em conteúdo, terminologia e apresentação consistentes, o que minimiza a ambiguidade e reduz o potencial de desentendimentos.

Economiza tempo

Os templates pré-gerados aceleram de forma significativa o processo de criação de SOW, fornecendo uma estrutura pronta, seções pré-preenchidas e instruções de orientação. Isso elimina a tarefa tediosa de criar o documento do zero, o que permite aos gerentes de projeto dedicar mais tempo a atividades essenciais, como planejamento, execução e monitoramento. Por fim, os templates melhoram a eficiência geral do projeto e reduzem possíveis atrasos.

Mais clareza

Ao delinear resultados, tarefas e cronogramas, os templates de SOW determinam o que precisa ser alcançado, como vai ser feito e quando deve ser concluído. Isso elimina a ambiguidade e promove uma compreensão compartilhada, minimizando interpretações equivocadas. É possível evitar a mudança no escopo ao deixar claro os limites do que está e não está incluído no projeto.

Melhora a comunicação

Os templates funcionam como um ponto de referência compartilhado para discussões, fornecendo uma estrutura padronizada que todas as partes interessadas podem entender e consultar. Dessa forma, todos ficam informados em relação ao escopo, aos resultados, aos cronogramas e às responsabilidades do projeto. Essa base clara para a comunicação reduz a probabilidade de conflitos decorrentes de interpretações ou expectativas diferentes. Se ocorrerem contratempos por motivos externos, um modelo compartilhado ajuda ambas as partes a lidar com eles de forma colaborativa, sem atribuir culpa.

Redução de riscos

Como os templates de SOW funcionam como checklists abrangentes com prompts e um formato estruturado, eles reduzem o risco de ignorar informações cruciais. Além disso, embora não tenham vínculos legais, eles fornecem a base para um SOW completo que se torna aplicável de forma legal quando todas as partes assinam. No fim das contas, a clareza na especificação dos detalhes essenciais do projeto protege a todos.

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Como compor um escopo de trabalho

Comece com uma visão geral clara do projeto

A declaração de trabalho deve começar com uma introdução minuciosa do nome do projeto e do resultado que se quer para dar às partes interessadas uma compreensão clara do propósito e do contexto do projeto. Os aspectos essenciais aqui são os nomes de clientes, do provedor de serviços e de outras empresas envolvidas. Outras informações básicas úteis são o histórico do projeto e por que ele foi considerado digno de priorização.

Defina os objetivos do projeto

A introdução dá às partes interessadas uma ideia de por que o projeto é necessário. Não basta dizer “construir uma barragem”; a gente precisa conhecer a capacidade, o cronograma e outras metas secundárias, como “construir uma barragem que sustente a vida selvagem e gere energia”. Esta seção precisa delinear os objetivos específicos e mensuráveis do projeto.

Descreva as tarefas

Agora, a gente precisa esclarecer como alcançar cada um desses objetivos. Essa etapa pode envolver várias tarefas: pesquisa, planejamento, design, teste, entrega e configuração. Trabalhe com os gerentes de projeto para determinar quais tarefas cada objetivo exige.

Veja o cronograma e marcos do projeto

Cada projeto é apenas uma etapa na trajetória de negócios de clientes, e é bem provável que tenham planejado outras iniciativas dependentes do projeto atual. Um cronograma claro com os principais marcos permite que entendam quando cada etapa vai ser concluída e se o plano de negócios mais amplo permanece intacto. Essa transparência gera confiança e demonstra compromisso em entregar no prazo e dentro do escopo.

Atribua funções e responsabilidades

Cada tarefa exige conjuntos de habilidades diferentes e, se não for delegada a especialistas ou equipes individuais, continua sendo uma carga desnecessária para a carga de trabalho dos gerentes de projeto. A designação de pessoas dedicadas garante a clientes que o projeto está em boas mãos e que os responsáveis são treinados para monitorar o cumprimento do cronograma e dos requisitos técnicos.

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Inclua requisitos e restrições do projeto

Cada projeto depende de recursos específicos e opera dentro de certas limitações. A descrição clara desses fatores de antemão garante o alinhamento dos recursos, da equipe e das considerações regulatórias. Esta seção deve indicar as particularidades de ferramentas essenciais, como software e hardware, e os pré-requisitos, como licenças. Também deve destacar possíveis restrições, como limitações orçamentárias, desafios técnicos ou fatores externos que possam influenciar os resultados do projeto.

Revise e refine

Uma revisão meticulosa é essencial antes de finalizar a declaração de trabalho. Garanta que todas as seções sejam precisas, completas e livres de ambiguidades. Faça uma busca ativa do feedback das partes interessadas, incorporando as perspectivas delas para criar um acordo colaborativo robusto. Esse processo iterativo garante que todas as partes estejam em sintonia e minimiza mal-entendidos.


Melhores práticas para escrever um escopo de trabalho

Usar um template de escopo de projeto ou de trabalho mantém você no caminho certo, garantindo a compilação de um documento preciso e útil. Mas caso você se sinta tentado a fazer isso sozinho ou reformular partes do template, aqui estão algumas práticas recomendadas a seguir:

  • Mantenha a linguagem clara e concisa: use uma linguagem precisa e evite jargões ou termos muito técnicos para garantir que todas as partes interessadas possam entender com facilidade a declaração de trabalho. Essa clareza minimiza o risco de interpretações errôneas e disputas.
  • Envolva as partes interessadas no processo de revisão: compartilhe o rascunho da declaração de trabalho com as principais partes interessadas para reunir diferentes perspectivas e identificar possíveis lacunas, inconsistências ou ambiguidades antes de finalizar o documento.
  • Use uma estrutura e um formato consistentes: empregar um template ou formato padronizado garante que todas as declarações de trabalho tenham uma estrutura semelhante e incluam os mesmos elementos essenciais. Essa consistência os torna mais fáceis de ler, comparar e gerenciar.
  • Defina com clareza os critérios de aceitação: especifique critérios claros e mensuráveis para aceitar entregas, a fim de garantir que ambas as partes entendam o que constitui a conclusão bem-sucedida de cada etapa, reduzindo a possibilidade de discordâncias posteriores.

Crie um escopo de trabalho com o Confluence

Pronto para escrever um escopo de trabalho, mas não sabe por onde começar? Use o Confluence. A funcionalidade de tabela do Confluence inclui amplas opções de cabeçalhos, bordas e sombreamento para destacar as principais informações e melhorar a legibilidade. Eles podem ser organizados com facilidade para corresponder a tarefas, responsabilidades, cronogramas ou outra variável que você queira incluir. Vários usuários também podem editar e comentar em tabelas, incentivando a colaboração em tempo real.

Como alternativa, conheça a coleção de templates da Atlassian para o Confluence e personalize para atender às necessidades. Você pode adicionar seções como suposições, exclusões ou critérios de aceitação e adaptar o conteúdo para se adequar a vários tipos de projetos, como construção, TI ou marketing.

Depois de personalizar a página do Confluence, salve como template para uso futuro.

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