Confluence para gerentes de projeto: otimize a colaboração e o compartilhamento de conhecimento
O bom gerenciamento de projetos exige eficiência na colaboração, em especial na hora de administrar ao mesmo tempo diversos projetos em vários estágios do ciclo de vida.
As ferramentas que sua equipe usa fazem toda a diferença porque determinam o sucesso ou fracasso do gerenciamento de um projeto. De acordo com a Microsoft, 64% das pessoas afirmam que ferramentas de colaboração incompatíveis com o restante da pilha de tecnologia dificultam a realização do trabalho multifuncional.
A solução é adotar uma fonte única de informações que possibilita o gerenciamento de arquivos, a comunicação interna e o planejamento à medida que você avança pelas várias etapas do projeto.
É aí que o Confluence entra em cena.
O Confluence é um espaço de trabalho digital que ajuda os gerentes de projeto a promoverem o alinhamento da equipe, manterem a organização e aumentarem a produtividade. Em vez de acessar vários lugares para encontrar informações sobre um projeto, sua equipe pode consultar em um só local tudo o que precisa. Mas isso vai muito além de um repositório de documentos: a equipe pode colaborar no Confluence em diferentes fusos horários, em tempo real ou em momentos distintos.
Neste post, vamos mostrar como você pode usar o Confluence para criar uma fonte única de informações, reduzir o excesso de ferramentas e melhorar a colaboração nas equipes para facilitar ainda mais sua vida profissional.
Como os gerentes de projeto podem aproveitar ao máximo o Confluence
Qualquer projeto, seja pequeno ou grande, tem altos e baixos. Mas os melhores gerentes de projeto conseguem identificar os obstáculos por meio da comunicação certa entre as partes interessadas.
O Confluence funciona como um repositório central que inclui a documentação e as atualizações do projeto. Com um banco de dados central, sua equipe sabe onde encontrar as informações de que precisa.
Veja como os gerentes de projeto podem aproveitar ao máximo o Confluence:
Crie planos de projeto juntos
Garanta a adesão das partes interessadas no lançamento do projeto e aumente as chances de que a execução dele seja um sucesso.
Um desafio comum é fazer com que as partes interessadas compartilhem seus requisitos, seja em locais diferentes ou em um mesmo espaço. Com o Confluence, todos participam de uma sala virtual para elaborar um plano em tempo real usando os quadros brancos.
Os quadros brancos oferecem tudo o que você precisa para realizar uma sessão produtiva de brainstorming: recursos de desenho livre, ilustrações e edição em tempo real no Confluence. Crie fluxogramas de processo, mapas de partes interessadas, notas adesivas de lembrete e muito mais. Além disso, é possível adicionar a sessão ao documento que você mantém no Confluence para evitar que ela se perca em notas privadas ou longas conversas por e-mail.
O fato é que o lançamento do projeto é o começo de uma iniciativa, mas também a primeira etapa como o Confluence ajuda as equipes a continuarem organizadas. Depois que um plano de projeto é criado, você pode manter todos os arquivos e informações em um só lugar para as partes interessadas acessarem. Por exemplo, a equipe de DevOps da Riverty usa quadros Scrum e Kanban no Confluence para planejar e executar projetos no mesmo local.
Organize recursos com os bancos de dados
Outro desafio comum no gerenciamento de projetos é monitorar todos os recursos relevantes. A quantidade de arquivos e versões que precisamos gerenciar é enorme.
O Confluence mantém todos os recursos em espaços organizados com facilidade. A equipe do ServiceChannel cria uma página dedicada no Confluence para cada lançamento de produto, o que conecta as equipes técnicas e não técnicas envolvidas nos projetos. Depois, as páginas são usadas como um hub para as reuniões semanais. E as ferramentas avançadas de pesquisa e organização do Confluence garantem que as informações essenciais do projeto estejam sempre à disposição.
Quando as equipes querem ir mais além, elas usam os bancos de dados para otimizar ainda mais o gerenciamento de recursos. Os bancos de dados evitam que as informações fiquem em várias pastas nos computadores dos membros da equipe ou na nuvem. Assim, a versão mais atualizada de um documento pode ser acessada com facilidade e conectada ao restante das ferramentas do seu projeto.
Nos bancos de dados, cada projeto tem a própria página que a equipe pode usar para guardar arquivos, como requisitos de design, guias de estilo e cartas de estratégia. Ninguém vai precisar pedir para você enviar de novo um arquivo que já enviou. (É o provável. Mas se acontecer, você vai saber para onde direcionar a pessoa.)
Você também pode criar visualizações diferentes para diversos tipos de partes interessadas. Ofereça às partes interessadas “informadas” um resumo visual avançado do projeto e às “responsáveis” detalhes aprofundados.
Otimize as atualizações de status
Um dos processos mais complicados do gerenciamento de projetos é manter todas as partes interessadas informadas e alinhadas, ainda mais em equipes distribuídas. Coordenar os cronogramas das atualizações de projetos pode ser um desafio, e a geração manual de relatórios é demorada.
Para solucionar esses problemas, o Confluence fornece um hub central voltado à comunicação do projeto e atualizações em tempo real. As partes interessadas podem deixar comentários e fazer perguntas no arquivo, o que facilita as aprovações e o andamento até o próximo marco.
Use o Confluence para criar painéis que exibem o progresso do projeto, os cronogramas e as principais métricas. Assim, toda sua equipe vai descobrir onde está o projeto, usando o método mais conveniente para ela.
Outra opção é pedir para a equipe compartilhar vídeos do Loom na página do Confluence. Por exemplo, os membros podem postar vídeos rápidos com comentários para complementar arquivos de design, tickets do Jira, recursos extras e outras documentações. Assim, os designers e engenheiros têm todo o contexto necessário para iniciar e apresentar o trabalho final. Isso garante que todos vejam as atualizações quando quiserem, e os recursos permanecem disponíveis para outras pessoas consultarem.
Confluence + JIRA = projeto gerenciado
O que faz o Confluence ser tão poderoso é a capacidade de se conectar ao restante da sua pilha de tecnologia, incluindo o Jira. Cada etapa do projeto e cada ticket que você cria podem incluir links para a documentação e os recursos certos. É uma via de mão dupla: você pode incluir links do Confluence nos tickets do Jira e adicionar tickets do Jira às páginas do Confluence. E quando alguém encerrar um ticket no Jira (mais uma etapa concluída), essa atualização de status vai aparecer no Confluence. Assim, você não vai precisar voltar e fazer a atualização lá e em outras ferramentas conectadas.

Ao criar relatórios de projeto e atualizações de status para as partes interessadas, você pode otimizar o processo pedindo ao Atlassian Intelligence para analisar dependências e itens bloqueados. Com a IA, você também produz insights sobre dados de desempenho, como estatísticas que vão da criação à conclusão. Por exemplo, peça à tecnologia para informar a duração do ciclo de vida de cada tarefa, usando categorias como correções de bugs e novas funções. Você também pode pedir para ela elaborar planos de contingência para as tarefas que levam um determinado tempo.
Nosso assistente virtual também acelera as consultas comuns. Por exemplo, o acesso a ferramentas e documentos, ou quando um determinado recurso está prestes a ser entregue. Isso libera você para se concentrar na finalização do projeto.
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