Close

プロジェクト マネージャーにとっての Confluence: プロジェクト コラボレーションとナレッジ共有の合理化

特に、プロジェクト ライフサイクルのさまざまなステージにあるプロジェクトを同時に管理する場合、プロジェクトを効果的に管理するには、効率的なコラボレーションが必要です。

チームがどのツールを使用するかが、プロジェクト管理の成否に大きく影響することがあります。マイクロソフトによると、64% の人が、コラボレーション ツールが他の技術スタックと互換性がないために、部門を超えた作業が困難になっていると答えています。

プロジェクトの複数のステージを処理する際のファイル管理、社内コミュニケーション、プロジェクト計画を管理できる信頼できる唯一の情報源を確保することが、その解決策となります。

Confluence はそのような目的に役立ちます。

Confluence は、プロジェクト マネージャーがチームの連携を促進し、整理された状態を保ち、生産性を向上させるために役立つデジタル ワークスペースです。プロジェクトに関する情報を探すために複数の場所にログインする代わりに、チームは必要なものすべてに 1 か所からアクセスできます。ただし、これは単なるドキュメント リポジトリではありません。チームは、リアルタイムでも非同期でも、さまざまなタイムゾーンで Confluence で直接コラボレーションできます。

この投稿では、Confluence を使用して信頼できる唯一の情報源を作成し、ツールの無秩序な利用を減らし、チーム間のコラボレーションを強化して、作業労力を大幅に減らす方法を紹介します。


プロジェクト マネージャーが Confluence を最大限に活用する方法

規模の大小にかかわらず、どのようなプロジェクトにも順調と不調の波があります。しかし、優れたプロジェクト マネージャーは、関係者間の適切なコミュニケーションによって障害を予測できます。

Confluence はプロジェクトのドキュメントとアップデートの一元化されたリポジトリとして機能します。1 つのデータベースに一元化すれば、チームは必要な情報がどこにあるかを正確に把握できます。

プロジェクト マネージャーが Confluence を最大限に活用する方法は次のとおりです。

プロジェクト計画を共同で策定する

プロジェクトのキックオフで関係者から賛同を得ることで、円滑に実行するための道が開けます。

非同期であれ会議室でであれ、関係者に要件を共有してもらうことは同様に困難です。Confluence を使用すると、全員をバーチャル ルームに集めて、ホワイトボードを使ってリアルタイムで計画を策定できます。

ホワイトボードは、自由形式の描画、イラストレーション、Confluence でのリアルタイム編集など、生産的なブレーンストーミング セッションを行うためのすべての機能を備えています。構築プロセス フローチャート、関係者マップ、付箋リマインダーなどです。また、Confluence に保存されているドキュメント レコードにセッションを追加できるため、セッションの内容が失われ、非公開メモや長いメール チェーンとしてのみ残ることを避けられます。

もちろん、プロジェクトのキックオフはイニシアチブの始まりにすぎません。Confluence がチームの情報整理に役立つのはそれからです。プロジェクト計画が作成されたら、すべての関係者がアクセスできるように、すべてのファイルと情報を 1 か所に保管できます。たとえば、Riverty の DevOps チームは、プロジェクトの計画と実行が同じ場所でできるように、Confluence のスクラム ボードとカンバン ボードを強化しています。

データベースで資産を整理する

プロジェクト管理のよくある課題は他にもあります。関連するすべての資産を追跡することです。非常に多くのファイルと、非常に多くのバージョンがあります。

Confluence では、すべてのリソースを整理されたスペースに簡単に保管できます。ServiceChannel チームは、各製品リリースに Confluence の専用ページを設け、その実現に取り組んでいる技術チームと非技術チームをリンクしています。そしてこのページは毎週の会議のハブとして使用されます。また、Confluence の強力な検索および整理ツールにより、重要なプロジェクト情報をいつでもすぐに入手できます。

さらに一歩進めて、データベースでチームの資産とリソースの管理をより合理化できます。以前は情報がチーム メンバーのコンピューターやクラウドのさまざまなフォルダーに保存されていましたが、データベースを役立てることで、あらゆるドキュメントの最新バージョンに簡単にアクセスし、他のプロジェクト ツールに接続できるようになりました。

データベースでは、各プロジェクトに独自のページを設定し、チームはそこにデザイン要件、スタイル ガイド、バトル カードなどのファイルを保管できます。一度送信したファイルをまた送るよう頼まれることがなくなります。もし頼まれたとしても、取得先を案内できます。

また、関係者のレベルごとに異なるビューを作成することもできます。現場の担当者はプロジェクトの概要レベルの要約を視覚的に把握でき、責任者である関係者は詳細を確認できます。

ステータス アップデートを合理化する

特に分散したチームにおいて、プロジェクト管理で最も難しい要素の 1 つは、すべての関係者に情報を提供し、認識を揃えることです。プロジェクト アップデートのスケジュールの調整は難しく、手作業による報告には時間がかかります。

Confluence は、プロジェクト コミュニケーションとリアルタイムのアップデートのための一元的なハブを提供することで、これらの課題を解決します。レビューを担当する関係者は、ファイル内で直接コメントや質問ができるため、承認を確定して次のマイルストーンに進むことが簡単になります。

Confluence を使用して、プロジェクトの進捗状況、タイムライン、主要なメトリックを表示するダッシュボードを構築します。チーム全員が、都合の良いときにプロジェクトの進行状況を確認できます。

Loom の動画を共有し、Confluence ページで公開するようチームに指示することもできます。チーム メンバーは、デザイン ファイル、Jira チケット、追加リソース、またはその他のドキュメントとともに、解説付きの短いビデオを投稿できます。これにより、デザイナーやエンジニアは作業に着手したり最終作業を発表したりするために必要なすべてのコンテキストを把握できるようになります。このようにすると、誰もが都合の良いときにアップデートを確認でき、リソースは他の人が参照できる状態で残されます。


Confluence + Jira = プロジェクト管理

Confluence の卓越した機能は、Jira を含む他の技術スタックに接続できることで実現されています。プロジェクトの各ステップ、および作成する各チケットには、適切なドキュメントやリソースへのリンクを含めることができます。これは双方向で機能します。つまり、Confluence リンクを Jira チケットに含め、Jira チケットを Confluence ページに直接追加できます。そして、誰かが Jira でチケットをクローズする (もう 1 ステップ完了)と、そのステータス アップデートが Confluence に反映され、接続されたツールと行き来してアップデートする必要はありません。

Confluence のスクリーンショット

プロジェクト レポートを作成するときやステータス アップデートを関係者に伝えるときに、Atlassian Intelligence にブロックされた課題や依存関係の分析を依頼することで、プロセスを合理化できます。AI により、作成から完了までの統計などのパフォーマンス データに関するインサイトも得られます。たとえば、バグ修正や新機能などのカテゴリ別に各タスクのライフサイクルの長さを尋ねることや、ある程度の時間がかかるタスクの緊急時対応を設定することができます。

また、アトラシアンのバーチャル アシスタントを使って、ツールやドキュメントへのアクセスや、特定の資産の期限到来などの定期的な問い合わせを高速化することで、プロジェクトの遂行に集中できるようになります。

(実際の) 生産的なブログ投稿

Confluence で生産的なブログ投稿の方法を学びます。

Atlassian Intelligence でワークフローを飛躍的に向上させる

Atlassian Intelligence でワークフローを強化する方法をご覧ください。