프로젝트 매니저를 위한 Confluence: 프로젝트 공동 작업 및 지식 공유 간소화
효과적인 프로젝트 관리를 위해서는 효율적으로 공동 작업해야 합니다. 특히 프로젝트 수명 주기의 여러 단계에 걸쳐 여러 프로젝트를 동시에 관리할 때는 더욱 그렇습니다.
프로젝트는 팀이 어떤 도구를 사용하느냐에 따라 잘 관리될 수도 있고 반대로 완전히 망가질 수도 있습니다. Microsoft에 따르면 사용자의 64%가 나머지 기술 스택과 공동 작업 도구가 호환되지 않아 부서 간 작업이 이루어지기 어렵다고 말합니다.
프로젝트의 여러 단계를 진행하면서 파일 관리, 내부 커뮤니케이션, 프로젝트 계획을 처리할 수 있는 단일 정보 출처가 솔루션이 될 수 있습니다.
바로 이를 위해 Confluence가 존재합니다.
Confluence는 프로젝트 매니저가 팀을 정렬하고 체계를 유지하고 생산성을 높일 수 있도록 도와주는 디지털 작업 영역입니다. 팀은 프로젝트 정보를 찾기 위해 여러 곳에 로그인할 필요 없이 한곳에서 필요한 모든 것을 이용할 수 있습니다. 하지만 단순한 문서 리포지토리에 그치지 않습니다. 팀은 서로 다른 시간대에 있더라도 Confluence에서 실시간 또는 비동기적으로 직접 공동 작업할 수 있습니다.
이 게시물에서는 Confluence를 사용하여 단일 정보 출처를 만들고 도구의 무분별한 확장을 줄이며 팀 간 공동 작업을 보다 효율적으로 개선하여 전반적인 업무를 훨씬 수월하게 수행할 수 있는 방법을 설명합니다.
프로젝트 매니저가 Confluence를 최대한 활용하는 방법
규모에 상관 없이 모든 프로젝트를 진행하는 과정은 평탄하지 않습니다. 하지만 훌륭한 프로젝트 매니저는 이해 관계자 간의 적절한 커뮤니케이션을 통해 장애물을 예측할 수 있습니다.
Confluence는 프로젝트 설명서 및 업데이트를 위한 중앙 리포지토리 역할을 합니다. 하나의 중앙 데이터베이스만 있으므로 팀은 필요한 정보를 어디서 찾을 수 있는지 정확하게 알 수 있습니다.
프로젝트 매니저가 Confluence를 최대한 활용할 수 있는 방법은 다음과 같습니다.
프로젝트 계획 함께 세우기
프로젝트 시작 시 이해 관계자들의 승인을 받으면 원활한 실행을 위한 길을 마련할 수 있습니다.
이해 관계자들이 비동기식으로나 회의실에서 요구 사항을 공유하도록 독려하는 것은 많이 겪는 어려움입니다. Confluence를 사용하면 모든 사람을 가상 회의실에 모은 후에 화이트보드를 사용하여 실시간으로 계획을 세울 수 있습니다.
화이트보드를 사용하면 Confluence에서 직접 자유로운 형식으로 그림 그리기, 일러스트레이션, 실시간 편집 등 생산적인 브레인스토밍 세션을 진행하는 데 필요한 모든 기능을 사용할 수 있습니다. 프로세스 순서도, 이해 관계자 맵, 스티키 메모 리마인더 등을 만들어 보세요. 비공개 메모 또는 긴 이메일 체인에 묻히지 않도록 세션을 Confluence에 보관된 문서 기록에 추가할 수 있습니다.
물론 프로젝트 시작은 이니셔티브의 시작일 뿐이며, Confluence로 팀의 체계적인 운영을 지원할 수 있는 첫 단계에 불과합니다. 프로젝트 계획을 세운 후에는 모든 이해 관계자가 액세스할 수 있도록 모든 파일 및 정보를 한곳에 보관하세요. 예를 들어, Riverty의 DevOps 팀은 Confluence에서 스크럼 및 칸반 보드를 작동시켜 같은 곳에서 프로젝트를 계획하고 실행할 수 있습니다.
데이터베이스로 자산 체계화
프로젝트 관리에서 흔히 겪는 또 하나의 문제는 무엇인가요? 모든 관련 자산을 추적하는 일입니다. 파일 및 버전이 너무 많기 때문입니다!
Confluence를 사용하면 모든 리소스를 체계화된 스페이스에 보관할 수 있습니다. ServiceChannel 팀은 각 제품 릴리스마다 Confluence의 전용 페이지를 제공하며 이 페이지에서는 제품 릴리스를 담당하는 기술 팀 및 기술 분야 이외의 팀에 모두 연결할 수 있습니다. 이 페이지는 주간 미팅의 허브로 사용됩니다. 또한 Confluence의 강력한 검색 및 구성 도구를 통해 중요한 프로젝트 정보를 항상 손쉽게 찾을 수 있습니다.
한 발 더 앞서가는 팀을 만들고 싶다면 데이터베이스를 통해 자산 및 리소스 관리를 더욱 간소화하세요. 이전에는 정보가 팀원 컴퓨터의 다양한 폴더 또는 클라우드에 있었다면 이제는 데이터베이스를 통해 모든 문서의 최신 버전을 쉽게 액세스하고 나머지 프로젝트 도구에 연결할 수도 있습니다.
데이터베이스에서는 프로젝트마다 팀이 디자인 요구 사항, 스타일 가이드, 배틀 카드 등의 파일을 보관할 수 있는 자체 페이지가 있습니다. 이제 앞서 보낸 파일을 다시 보내달라고 요청하는 사람은 없을 것입니다. (그럴 일은 없겠지만 혹시라도 요청하는 일이 있다면 어디로 안내해야 할지 설명을 제공합니다.)
이해 관계자 수준에 따라 다양한 보기를 만들 수도 있습니다. “정보가 있는” 사람들은 프로젝트를 대략적인 요약 내용을 직접 확인할 수 있고 “책임 있는” 이해 관계자들은 세부 사항을 더 자세히 알아볼 수 있습니다.
상태 업데이트 간소화
프로젝트 관리에서 가장 까다로운 요소 중 하나는 모든 이해 관계자에게 정보를 제공하고 정렬하는 것입니다. 특히 분산된 팀에서는 더욱 그러합니다. 프로젝트 업데이트 일정을 조정하는 일은 어려울 수 있으며 수동으로 보고할 경우 시간이 많이 걸립니다.
Confluence는 프로젝트 커뮤니케이션 및 실시간 업데이트를 위한 중앙 허브를 제공하여 이러한 문제를 해결합니다. 검토 중인 이해 관계자는 파일에서 직접 댓글을 달거나 질문을 할 수 있으며 쉽게 승인 상태를 확인하고 다음 마일스톤으로 넘어갈 수 있습니다.
Confluence를 사용해 프로젝트 진행률, 타임라인, 주요 메트릭을 표시하는 대시보드를 만들어 보세요. 팀 전체가 편한 시간에 프로젝트 위치를 찾아낼 수 있습니다.
아니면 팀원들에게 Confluence 페이지에서 바로 볼 수 있는 Loom 비디오를 공유하도록 하세요. 팀원은 디자인 파일, Jira 티켓, 추가 리소스 또는 기타 설명서와 함께 해설이 포함된 짧은 동영상을 게시할 수 있으므로 디자이너 및 엔지니어가 작업을 시작하거나 최종 작업을 발표하는 데 필요한 모든 상황을 파악할 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 사람이 편하게 업데이트를 볼 수 있으며, 다른 사람들이 계속 참조할 수 있도록 리소스가 계속 유지됩니다.
Confluence + JIRA = 프로젝트 관리
Confluence가 이토록 강력한 이유는 Jira를 포함한 나머지 기술 스택과 연결할 수 있기 때문입니다. 프로젝트의 각 단계 및 만드는 각 티켓에는 올바른 설명서 및 리소스로 연결되는 링크가 포함될 수 있습니다. 양방향으로 가능합니다. Jira 티켓에 Confluence 링크를 포함할 수도 있고 Confluence 페이지에 Jira 티켓을 직접 추가할 수도 있습니다. 그리고 누군가 Jira에서 티켓을 닫으면(한 단계 더 완료!), 해당 상태 업데이트가 Confluence에 반영되므로 다시 돌아간 후에 해당 사이트 또는 연결된 도구에서 다시 업데이트하지 않아도 됩니다.

프로젝트 보고서를 작성하거나 이해 관계자에게 상태 업데이트를 제공할 때 Atlassian Intelligence에 차단된 업무 또는 종속성을 분석하도록 요청하여 프로세스를 간소화할 수 있습니다. AI를 사용하면 생성부터 완료까지의 통계 같은 성능 데이터에 대한 인사이트도 얻을 수 있습니다. 예를 들어 버그 수정 및 새로운 기능과 같은 범주로 구분된 각 작업의 수명 주기를 알려달라고 요청하거나 일정 시간이 걸리는 작업에 대한 대비책을 설정하도록 요청할 수 있습니다.
가상 어시스턴트를 사용하면 도구 또는 문서에 대한 액세스 권한을 얻거나 특정 자산의 만기 시기와 같은 일반적인 문의를 신속하게 처리할 수 있으므로 프로젝트를 끝까지 마무리하는 데 집중할 수 있습니다.