Confluence para gestores de proyectos: agiliza la colaboración en los proyectos y el intercambio de conocimientos
Una gestión eficaz de los proyectos requiere una colaboración eficiente, especialmente cuando se gestionan varios proyectos a la vez que se encuentran en distintas etapas del ciclo de vida.
Las herramientas que utiliza tu equipo pueden marcar la diferencia entre un proyecto bien gestionado y un proyecto totalmente fallido. Según Microsoft, el 64 % de las personas afirma que las herramientas de colaboración incompatibles con el resto de su tecnología dificultan el trabajo interdisciplinar.
La solución es una única fuente de información con la que se puedan gestionar los archivos, las comunicaciones internas y la planificación del proyecto a medida que avanzas por sus distintas etapas.
Y ahí es donde interviene Confluence.
Confluence es un espacio de trabajo digital que ayuda a los responsables de proyecto a impulsar la coordinación de los equipos, mantenerse organizados y aumentar la productividad. En lugar de iniciar sesión en varios sitios para buscar información sobre un proyecto, tu equipo puede acceder a todo lo que necesita en un solo lugar. Pero no se trata solo de un repositorio de documentos, sino que tu equipo podrá colaborar directamente en Confluence en diferentes zonas horarias, en tiempo real o de forma asíncrona.
En este post, te mostraremos cómo puedes usar Confluence para crear una única fuente de información, reducir la dispersión de las herramientas y mejorar la colaboración entre los equipos para que tu vida laboral sea mucho más fácil.
Cómo los gestores de proyectos pueden sacar el máximo provecho de Confluence
Cualquier proyecto, por pequeño o grande que sea, tendrá sus altibajos. Pero un buen gestor de proyectos sabe anticiparse a los obstáculos con la comunicación adecuada entre las partes interesadas.
Confluence funciona como un repositorio central de la documentación y las novedades de los proyectos. Tener una base de datos centralizada significa que tu equipo sabe exactamente dónde encontrar la información que necesita.
Así es como los gestores de proyectos pueden aprovechar Confluence al máximo:
Colaborar para elaborar los planes de los proyectos
Consigue la aceptación de las partes interesadas al principio del proyecto y allanarás el terreno para que todo vaya sobre ruedas.
Lograr que las partes interesadas compartan sus requisitos, ya sea de forma asíncrona o en una sala, es algo que suele costar. Con Confluence, puedes reunir a todo el mundo en una sala virtual y diseñar el plan en tiempo real con las pizarras.
Las pizarras son todo lo que necesitas para una sesión de lluvia de ideas productiva: dibujo, ilustración y edición en tiempo real directamente en Confluence. Crea flujogramas de procesos, mapas de los integrantes, recordatorios de notas adhesivas y muchas más cosas. Además, podrás añadir la sesión al registro de documentos guardado en Confluence en lugar de que se pierda entre las notas privadas o los interminables hilos de mensajes electrónicos.
Por supuesto, el inicio de cualquier proyecto no es más que el principio de una iniciativa, y el momento en el que Confluence puede ayudar a los equipos a organizarse. Una vez creado el plan de un proyecto, podrás guardar todos tus archivos y tu información en un solo lugar para que todas las partes interesadas puedan acceder a ellos. Por ejemplo, el equipo de DevOps de Riverty impulsa sus tableros de kanban y scrum en Confluence para poder planificar y ejecutar proyectos en un mismo lugar.
Organiza tus activos con bases de datos
¿Cuál es otro de los retos más habituales de la gestión de proyectos? Hacer un seguimiento de todos los activos relevantes. ¡Hay tantos archivos y tantas versiones!
Confluence guarda fácilmente todos tus recursos en espacios organizados. El equipo de ServiceChannel crea una página específica en Confluence para cada publicación del producto, lo que facilita que los equipos técnicos y no técnicos trabajen juntos para sacar el proyecto adelante. Luego, esta página se utiliza como el centro para las llamadas semanales. Además, las sólidas herramientas de búsqueda y organización de Confluence garantizan que siempre tengas a mano la información más importante del proyecto.
Si los equipos quieren ir un paso más allá, las bases de datos pueden agilizar aún más la gestión de activos y recursos. Antes, la información se guardaba en distintas carpetas de los ordenadores de los miembros del equipo o en la nube, pero ahora las bases de datos te ayudarán a que la versión más actualizada de cualquier documento sea fácilmente accesible y esté conectada al resto de las herramientas del proyecto.
En las bases de datos, cada proyecto tiene su propia página donde el equipo puede guardar los archivos, como requisitos de diseño, guías de estilo o comparativas. Nadie volverá a pedirte que le envíes un archivo que ya les has enviado. (Vale, puede que sí, pero cuando lo hagan, sabrás a dónde remitirlos).
También puedes crear diferentes vistas para los distintos niveles de partes interesadas. Las partes interesadas "informadas" podrán disponer de un resumen visual general del proyecto, mientras que las partes interesadas "responsables" podrán profundizar en los detalles.
Optimizar las actualizaciones de estado
Uno de los elementos más difíciles de la gestión de proyectos es mantener a todas las partes interesadas informadas y coordinadas, especialmente en los equipos distribuidos. Sincronizar la planificación de las actualizaciones de los proyectos puede resultar difícil, y los informes manuales llevan mucho tiempo.
Confluence resuelve estos problemas al proporcionar un centro para la comunicación de los proyectos y actualizaciones en tiempo real. Las partes interesadas encargadas de la revisión pueden hacer comentarios o preguntas directamente en el archivo, lo que facilita la comprobación de las aprobaciones y poder pasar al siguiente hito.
Usa Confluence para crear paneles que muestren el progreso, los plazos y las métricas clave del proyecto. Todo tu equipo podrá averiguar en qué punto se encuentra el proyecto cuando lo necesiten.
También puedes pedir a tu equipo que comparta vídeos de Loom en tu página de Confluence. Los miembros del equipo pueden publicar vídeos cortos con comentarios junto a sus archivos de diseño, tickets de JIRA, recursos adicionales o cualquier otro tipo de documentación para que los diseñadores e ingenieros tengan todo el contexto que necesitan para ponerse manos a la obra o para presentar su trabajo final. De esa forma, todo el mundo puede ver las novedades cuando quiera y el recurso siempre está disponible para que otros lo consulten.
Confluence + JIRA = Proyecto gestionado
Lo que hace que Confluence sea tan potente es que puede conectarse al resto de tu tecnología, incluyendo Jira. Cada paso del proyecto (y cada ticket que crees) puede incluir enlaces a la documentación y los recursos adecuados. Y eso es algo bidireccional: puedes incluir enlaces de Confluence en los tickets de Jira y tickets de Jira en las páginas de Confluence. Además, si alguien cierra un ticket en Jira (¡un paso más completado!), ese cambio de estado se refleja en Confluence, por lo que no hay necesidad de actualizarlo allí ni en las herramientas conectadas.

A medida que crees informes del proyecto o publiques actualizaciones de estado para las partes interesadas, podrás agilizar el proceso pidiendo a Atlassian Intelligence que analice las dependencias o las incidencias bloqueadas. Con la IA, también puedes obtener información sobre los datos de rendimiento, como las estadísticas desde la creación hasta la finalización. Por ejemplo, puedes pedirle que te diga la duración del ciclo de vida de cada tarea con un desglose por categorías, como correcciones de errores y funciones nuevas, así como preparar planes de contingencias para las tareas que llevan un tiempo determinado.
Nuestro asistente virtual también puede acelerar las consultas habituales, como el acceso a herramientas o documentos o la fecha de entrega de un activo determinado, lo que te permite centrarte en sacar el proyecto adelante.
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