Cómo utilizar las pizarras de Confluence para coordinar a los equipos
La gestión de proyectos o campañas de colaboración entre equipos deja mucho margen para que se produzcan confusiones o discrepancias. A medida que un proyecto se desarrolla, puede que alguien en alguno de los distintos departamentos haga cambios sin sentido o trabaje en tareas que van más allá del alcance, los objetivos y el presupuesto.
Puesto que son muchas las personas que participan en una campaña o un proyecto, la comunicación es fundamental para que no se produzcan incongruencias. Supongamos, por ejemplo, que el equipo de marketing lanza una gran promoción o campaña sin consultarlo con ventas o el servicio de atención al cliente, lo que produce una avalancha de demandas o consultas inesperadas.
La dispersión de los equipos en distintos lugares o zonas horarias dificulta aún más la posibilidad de una rápida corrección o resolución de las incidencias. Sin embargo, estos desafíos y contratiempos se pueden evitar coordinando a los equipos adecuadamente.
Gracias a la coordinación de las partes interesadas, todos saben cuáles son los objetivos, conocen las limitaciones y las prioridades y mantienen una comunicación eficaz y el rumbo del proyecto. Pero ¿cómo lograr armonizar a todo el equipo? Implementa métodos probados que mejoren la visibilidad, la comunicación y la comprensión conjunta de los objetivos con la ayuda de las pizarras de Confluence.
Prácticas recomendadas para la coordinación de los equipos
La gestión de las partes interesadas figura entre los cinco principales desafíos de los ejecutivos empresariales, según nuestro estudio reciente. Solo el 13 % de los ejecutivos encuestados dijeron que sus equipos son plenamente conscientes de las prioridades de todos y del progreso realizado para cumplirlas en un momento dado. Esto sugiere que hay una importante brecha de comunicación y visibilidad dentro de las organizaciones en cuanto a la coordinación y el progreso de las prioridades.
Las siguientes prácticas esenciales te ayudarán a fomentar la coordinación, lo que mejorará la forma en que los equipos colaboran, así como su rendimiento general.
- Define los objetivos claramente: establece objetivos específicos para que todos los miembros del equipo sepan cuáles son los resultados deseados y cómo dirigir sus esfuerzos. Estos objetivos son los principios rectores que indican qué trabajo se debe realizar para completar el proyecto o la campaña.
- Documenta las prioridades, los procesos y los flujos de trabajo: crea referencias sobre las formas de ejecutar las distintas fases de cada proyecto a las que todos puedan acceder. Por ejemplo: las tareas, los procesos y los flujos de trabajo prioritarios que informan los procedimientos operativos en torno a la investigación, la comunicación, la aprobación, la entrega y otros pasos relevantes.
- Identifica los roles y las responsabilidades: define las funciones de todas las partes interesadas y sus responsabilidades para ilustrar quién es responsable de las tareas y las decisiones dentro del equipo. Esta información elimina la confusión, agiliza los canales de comunicación y garantiza que todos sepan con quién ponerse en contacto para consultar asuntos específicos.
- Proporciona un centro de proyectos centralizado: unifica todos los documentos, las referencias, los materiales y los espacios de trabajo en una sola fuente de información. Así se cuenta con un espacio específico al que todos pueden acceder con todos los datos actualizados y precisos que necesitan.
- Colaboración asíncrona: refuerza las conexiones y minimiza las reuniones innecesarias con la colaboración asíncrona. La comunicación digital a través de la mensajería, los documentos colaborativos y los vídeos permite a los miembros del equipo trabajar de forma independiente y, al mismo tiempo, mantenerse informados y conectados unos con otros, independientemente de dónde o cuándo trabajen.
- Retrospectivas de equipo: realiza retrospectivas de equipo periódicas para reflexionar sobre los proyectos terminados, identificar las áreas de mejora e implementar medidas correctivas. Las retrospectivas permiten la adaptación y el aprendizaje continuos, lo que impulsa la eficacia y la eficiencia continuas del equipo.
- Cultura de equipo abierta y de apoyo: crea una cultura de equipo que promueva la participación activa, la comunicación y la confianza. Fomenta la consulta de dudas y la resolución colectiva de los problemas para que todos se sientan a gusto pidiendo y ofreciendo ayuda. Celebrar el progreso y los logros también fortalecerá los lazos del equipo y mejorará el rendimiento.
Activa las funciones de las pizarras de Confluence para coordinar a los equipos
Las pizarras de Confluence son la herramienta definitiva para implementar las prácticas recomendadas. Proporcionan un espacio colaborativo compartido para planificar los proyectos y comunicarse en un solo lugar, para que todos estén en sintonía en todo momento.
Las funciones de las pizarras te permiten hacer los cronogramas de los proyectos, debatir y determinar las prioridades y desarrollar las ideas y los pasos de cada proyecto o campaña. Así se pueden aprovechar las funciones para coordinar a todas las partes interesadas:
Votar
Puedes usar sellos en las pizarras para votar sobre las ideas ubicadas en notas de recordatorio u otras partes del espacio. Así, todas las partes interesadas relevantes de un proyecto o campaña pueden tomar decisiones conjuntas en función de las opiniones de todos. Por ejemplo, los líderes de un proyecto pueden usar un sello, como un emoticono con el pulgar hacia arriba o +1, para identificar las tareas prioritarias del equipo. O bien, el equipo creativo puede usar los emoticonos de un corazón o una estrella para seleccionar el texto o los activos visuales favoritos de una campaña.
Notas adhesivas
Las notas de recordatorio virtuales te permiten anotar ideas de forma rápida y sencilla y colocarlas en la pizarra. Tienen una amplia gama de aplicaciones prácticas. Los equipos de marketing pueden utilizarlas para intercambiar ideas sobre los elementos de una estrategia de marketing general en relación con un producto o cliente o un contenido específico. Los gestores de proyectos pueden utilizarlas para organizar el orden del cronograma de un proyecto o crear los distintos pasos de los procesos de trabajo.
Pegatinas y sellos
Además de votar, las pegatinas y los sellos permiten dejar comentarios visuales cuando busques información rápida del equipo. Por ejemplo, los miembros del equipo pueden añadir pegatinas a las pizarras durante las retrospectivas para opinar acerca de los diferentes aspectos de su trabajo particular o del proyecto en su conjunto.
Comentarios y menciones
Cuando quieras seguir analizando las ideas con tus compañeros de equipo o añadir más contexto y detalles de los que ofrecen los sellos, utiliza los comentarios y las menciones. Pon tus ideas en una nota de recordatorio con un comentario o utiliza un comentario y etiqueta a las partes interesadas para llamar su atención sobre partes específicas de la pizarra.
Por ejemplo, alguien podría dejar un comentario y etiquetar al gestor del proyecto para comunicarle cómo modificar o reorganizar parte de un proceso. O bien, un responsable de equipo podría pedirle a un gestor de cuentas que le presente a un cliente un elemento de una estrategia en una pizarra mencionándolo en un comentario.
Plantillas
Confluence tiene muchas plantillas listas para usar, así que puedes seguir un marco probado en diferentes ejercicios si no quieres empezar de cero. Estas son algunas especialmente útiles para la coordinación de las partes interesadas:
- Matriz de priorización: una forma clara y fácil de visualizar lo que hay que hacer de inmediato y lo que se puede hacer más tarde o asignar niveles de importancia a determinadas tareas. También puedes clasificar las tareas con descripciones como "imprescindible" y "deseable".
- Red de equipos: un gráfico en el que se identifica a todas las partes interesadas que participan en una campaña o proyecto y cuál es su función. Las pizarras son la plataforma colaborativa perfecta para realizar un ejercicio de red de equipos en vivo y determinar los tipos de equipos y su nivel de participación.
- Calendario anual: un calendario para planificar los lanzamientos, los plazos y otros hitos clave de los proyectos y las campañas.
Enlaces públicos
Cuando hayas completado una pizarra o quieras la opinión de las partes interesadas externas, puedes compartirla mediante un enlace público. Por ejemplo, las agencias pueden compartir los calendarios editoriales con los clientes para su aprobación, o los clientes pueden compartir informes o paneles de ideas para las campañas con sus agencias asociadas.
Para obtener más información sobre los enlaces públicos, consulta este artículo.
