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Plantilla de hoja informativa

Comparte información clave para que todos los equipos estén coordinados e informados.

Una plantilla de hoja informativa permite estandarizar la forma de presentar información crítica sobre la empresa, los productos o las iniciativas. Cuando los equipos colaboran en proyectos y comparten conocimientos, utilizar un formato coherente garantiza que todos puedan encontrar y entender rápidamente los detalles esenciales. Puedes utilizar una plantilla de hoja informativa para todo, desde la creación de la documentación del producto hasta compartir los hitos de la empresa y desarrollar material de marketing.

Sin un enfoque estandarizado, las hojas informativas pueden ser incoherentes o resultar complicadas de actualizar o de leer. Proporciona información clara para evitar malentendidos, oportunidades perdidas e idas y venidas. Crear una plantilla de hoja informativa centralizada en Confluence garantiza que tu equipo entregue documentos profesionales y coherentes en todo momento.

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¿Qué es una plantilla de hoja informativa?

Una plantilla de hoja informativa es un documento preformateado que permite presentar la información clave en un formato claro y fácil de navegar. Es el eje de tu base de conocimientos centralizada, ya que ayuda a los equipos a crear y mantener una documentación coherente en todos los proyectos y departamentos.

Las empresas suelen utilizar las hojas informativas para diversos fines, desde la planificación de proyectos a las comunicaciones de marketing. La estructura de la plantilla ayuda a los equipos a crear rápidamente documentos profesionales, ya que proporciona secciones y directrices de formato estándar. Con la plantilla adecuada, cualquier persona de tu empresa puede elaborar de forma eficaz hojas informativas claras y coherentes que transmitan la información importante de forma eficaz.


¿Qué incluye una hoja informativa?

Una hoja informativa bien diseñada incluye varios elementos estándar que ayudan a los lectores a entender rápidamente la información clave. Estos son los componentes esenciales:

  • Título: un título claro y llamativo que permita saber de inmediato a quienes lo lean de qué trata la hoja informativa y por qué les interesa.
  • Descripción general de la empresa: una breve descripción o presentación de tu empresa que abarque quién eres, a qué te dedicas y por qué eres importante en tu sector.
  • Descripción del producto o servicio: explicaciones claras de lo que ofreces, así como las principales características, ventajas y especificaciones técnicas.
  • Planes de precios: desglose transparente de tu estructura de precios, como los diferentes niveles, paquetes y lo que incluye cada opción.
  • Hitos clave: fechas y logros importantes en la historia de tu empresa que demuestren su crecimiento y éxito.
  • Preguntas frecuentes: preguntas típicas y respuestas claras que aborden las consultas más habituales del público sobre tu producto o servicio.

¿Qué aspecto tiene una buena hoja informativa?

En una buena plantilla de hoja informativa se combinan una organización clara y elementos visuales llamativos que permitan asimilar la información al instante. Estas son las características que debe tener una hoja informativa para que surta efecto:

  • Jerarquía estratégica: la información se organiza con títulos llamativos, subtítulos y secciones bien estructuradas que guían al público a través del contenido de forma natural.
  • Disposición fácil de hojear: el contenido se divide en partes fáciles de asimilar con amplios espacios en blanco y un formato claro para ayudar a la gente a encontrar rápidamente lo que necesita.
  • Elementos visuales: uso cuidadoso de tablas, gráficos, iconos o imágenes que refuerzan los aspectos más importantes y facilitan la comprensión de datos complejos. Confluence simplifica la toma de notas, la integración de elementos visuales y la edición de contenido.
  • Formato coherente: la tipografía, los colores y el espaciado siguen un estilo unificado que se ajusta a las directrices de tu marca y mejora la legibilidad.
  • Diseño profesional: un aspecto depurado y moderno aumenta la credibilidad y facilita la retención de información.
  • Estructura compatible con dispositivos móviles: contenido que se muestra correctamente en diferentes dispositivos y tamaños de pantalla, lo que garantiza la accesibilidad para todo el mundo.

Ventajas del uso de una plantilla de hoja informativa

Simplifica el intercambio de información

El intercambio de información constituye un pilar fundamental de una filosofía colaborativa. Una plantilla de hoja informativa proporciona un marco estructurado que transforma la información compleja en contenido sencillo y asimilable. Al organizar cada detalle de forma estandarizada, los equipos pueden presentar datos complejos en un formato fácil de seguir.

Ahorra tiempo

En lugar de empezar desde cero cada vez que haya que crear una hoja informativa, los equipos pueden incluir la información en las secciones y el formato establecidos. Esta estructura lista para usar elimina el repetitivo trabajo de preparación y permite a los equipos centrarse en crear contenido de calidad.

Garantiza la coherencia

Las plantillas crean un aspecto uniforme en todas tus hojas informativas, lo que te permite mantener una estructura y una imagen de marca profesionales, independientemente de que las creen los equipos de marketing, ventas o producto. Esta estandarización contribuye a generar confianza y reconocimiento entre tu público.

Mejora la legibilidad

Las plantillas de hoja informativa, que presentan secciones prediseñadas y diseños con formato, facilitan el escaneo y la comprensión de la información. Su estructura coherente ayuda a los lectores a encontrar rápidamente los datos específicos que necesitan.

Mejora la eficiencia

Las plantillas agilizan el proceso de creación, ya que proporcionan normas claras de organización y presentación del contenido. Los equipos pueden rellenar rápidamente las secciones y compartir información sin tener que pararse a tomar decisiones sobre el formato.


Cómo crear una hoja informativa

Paso 1: define los objetivos

Antes de crear la hoja informativa, decide qué vas a comunicar y a quién irá dirigida la información. Ten en cuenta el nivel de conocimiento de tu público, lo que quieres que haga tras leer el documento y los detalles que más le importan.

Usa la plantilla de objetivos y resultados clave para fijar metas ambiciosas y ver cómo alcanzarlas.

Paso 2: recopila información

Recopila todos los datos esenciales, como estadísticas actuales, detalles del producto e imágenes pertinentes. Céntrate en recopilar información precisa y actualizada de fuentes fiables de tu empresa. Sigue las prácticas recomendadas de colaboración en proyectos para asegurarte de recibir la opinión de todo el mundo.

Paso 3: organiza el contenido

Estructura la información de forma lógica empleando secciones claras que permitan pasar de un tema a otro de manera natural. Crea títulos informativos que ayuden al público a encontrar rápidamente la información que necesita.

Paso 4: planifica el diseño

Elige una plantilla que se adapte a tus necesidades de contenido y a las directrices de tu marca. Crea un diseño depurado y profesional que facilite la lectura rápida y la asimilación de la información.

Paso 5: añade imágenes

Añade gráficos, diagramas o imágenes relevantes que ayuden a explicar información compleja. Selecciona imágenes que mejoren la comprensión, en lugar de meros elementos decorativos. Para ello, los equipos pueden utilizar Confluence y colaborar entre sí como un grupo más grande. Añade comentarios de página y en línea, me gusta y elementos visuales como imágenes, GIF y emoticonos.

Paso 6: revisa y evalúa

Revisa detenidamente todo el contenido para comprobar su precisión y claridad. Pide a las partes interesadas que comprueben la información y hagan los últimos ajustes para que todo esté correcto y presentado con claridad. Elabora una planificación para revisar y actualizar el contenido con el fin de mantener la precisión.


Prácticas recomendadas para crear hojas informativas

Cuando crees hojas informativas en Confluence, sigue estas prácticas de eficacia probada para que tu contenido tenga mayor relevancia:

  • Redacción concisa: escribe frases cortas y directas eliminando palabras innecesarias y centrándote en la información más relevante para tu público.
  • Formato estratégico: utiliza fuentes en negrita, viñetas y títulos para crear jerarquías visuales claras que guíen a la gente a través del contenido de forma eficiente.
  • Visualización de datos: plasma los números y las estadísticas en tablas o gráficos que cuenten una historia y permitan comprender la información compleja al instante.
  • Gestión de espacios en blanco: equilibra el texto y los elementos visuales con un espaciado adecuado para evitar abrumar al público y mejorar el flujo del contenido.
  • Lenguaje activo: utiliza verbos rotundos en presente para mantener la atención de quienes lean el documento y transmitir la información con confianza.
  • Control de versiones: implementa un sistema claro de seguimiento de las actualizaciones y gestión de las versiones de las hojas informativas para asegurarte de que los equipos utilicen siempre la información más reciente.

Ejemplos de hojas informativas

A continuación presentamos situaciones típicas en las que las hojas informativas comunican información importante con eficacia:

  • Lanzamientos de productos: las especificaciones técnicas, las características y los precios se presentan en secciones que se pueden leer fácilmente de un vistazo.
  • Descripción general de la empresa: la información empresarial más importante, como el objetivo, el equipo directivo y la posición en el mercado, se organiza de modo que pueda consultarse rápidamente.
  • Informes sobre el estado del proyecto: los hitos, los cronogramas y las métricas clave se muestran con imágenes de apoyo e indicadores de progreso claros.
  • Investigación del sector: las estadísticas del mercado y los análisis de tendencias se presentan mostrando datos convincentes y puntos de vista de personas expertas en la materia.
  • Sesiones informativas de eventos: todos los detalles, horarios y logística de los eventos se organizan en un formato lógico y accesible.

Crear una hoja informativa con Confluence

Utiliza Confluence para crear hojas informativas más sencillas y eficaces. Confluence es una herramienta de gestión de información que permite a los equipos crear plantillas de hojas informativas gratuitas que mantengan a todo el mundo coordinado e informado. Sus funciones de tablas intuitivas facilitan la organización de datos complejos en un formato claro y fácil de hojear.

Crea tu plantilla de hoja informativa en Confluence para mejorar la colaboración de los equipos en los proyectos. Puedes presentar la información exactamente como lo necesites gracias a las páginas y tablas personalizables. Las tablas de las páginas de Confluence ofrecen opciones de formato flexibles para presentar los datos, los niveles de precios, las especificaciones técnicas y otro contenido estructurado que suele incluirse en este tipo de documentos. Además, las funciones de colaboración integradas permiten que tus hojas informativas estén actualizadas, ya que los miembros del equipo pueden modificar y mantener la información más reciente fácilmente en tiempo real.

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