Plantilla SIPOC

¿Qué es una plantilla de diagrama SIPOC?

Una plantilla de diagrama SIPOC es una herramienta de asignación de procesos de alto nivel que permite a los equipos a visualizar cómo fluye la actividad de principio a fin. Las siglas se corresponden con Suppliers (Proveedores), Inputs (Entradas), Process (Proceso), Outputs (Resultados) y Customers (Clientes), los cinco elementos principales que definen cualquier proceso empresarial. La plantilla organiza visualmente estos componentes de manera que muestre claramente las relaciones y las dependencias del proyecto, lo que facilita a los equipos la identificación de brechas u oportunidades de mejora.

¿Por qué usar un diagrama SIPOC?

Los diagramas SIPOC ayudan a los equipos a alinear el alcance, las funciones y las responsabilidades del proceso antes de profundizar en los detalles. Al ofrecer una visión general clara de los proveedores, las entradas, los procesos, los resultados y los clientes, mejoran la comunicación, aumentan la eficiencia y favorecen un mejor control de calidad en todo el equipo.

¿Cuáles son los elementos clave de un diagrama SIPOC?

Cada diagrama SIPOC incluye cinco componentes esenciales que funcionan en conjunto para asignar todo el proceso de principio a fin:

Proveedor

Estas son las personas, departamentos u organizaciones que proporcionan los materiales, la información o los servicios necesarios para iniciar el proceso. Los proveedores pueden ser miembros del equipo interno, proveedores externos o sistemas automatizados que generan datos.

Entradas

Las entradas incluyen todos los recursos, materiales, datos o información necesarios para llevar a cabo todo el proceso con éxito. Esto abarca todo, desde las materias primas y las aprobaciones presupuestarias hasta los requisitos del cliente y las especificaciones técnicas.

Procesos

El proceso representa los pasos secuenciales que convierten las entradas en resultados, que normalmente se muestran como actividades de alto nivel. Estos pasos capturan la actividad principal que ocurre entre la recepción de entradas y la entrega de resultados.

Resultados

Los resultados son los productos, servicios, decisiones o información que genera el proceso. Deben ser específicos y medibles siempre que sea posible para dejar claro cuál es el resultado que se espera obtener.

Clientes

Los clientes son las personas, departamentos u organizaciones que reciben y utilizan los resultados. Al igual que los proveedores, los clientes pueden ser partes interesadas internas o clientes externos que confían en los resultados del proceso.

Consejos para crear un diagrama SIPOC efectivo

Al crear un diagrama SIPOC, empieza por ¡una perspectiva de alto nivel antes de profundizar en los detalles. El poder de un diagrama SIPOC reside en ¡su simplicidad, así que resiste la tentación de incluir cada detalle menor. Concéntrate en los pasos importantes y las relaciones clave que definen el proceso. Siempre puedes crear diagramas de flujo de trabajo más detallados más adelante si es necesario.

Involucra a las partes interesadas principales desde el principio para garantizar la precisión y la integridad. Las personas que realmente realizan la actividad o dependen de sus resultados tendrán ideas que tal vez no sean obvias para los analistas o gerentes de procesos.

Cómo crear un diagrama SIPOC

Paso 1. Define el proceso que deseas asignar

Identifica el alcance del proceso y establece puntos de inicio y finalización claros para llevar a cabo el análisis. Mantén una visión de alto nivel antes de profundizar en los detalles, ya que este paso fundamental determina todo lo que sigue en tu diagrama.

Paso 2. Determina quién proporciona las entradas para el proceso

Enumera todos los proveedores que proporcionan los materiales, los datos o los recursos necesarios para que el proceso funcione. Incluye tanto fuentes internas, como otros departamentos, y fuentes externas, como proveedores, para asegurarte de capturar todas las dependencias.

Paso 3. Identifica las entradas necesarias para llevar a cabo el proceso

Documenta todos los recursos, la información o las herramientas necesarios en cada etapa del proceso. Asegúrate de que cada entrada esté vinculada a un paso específico de tu flujo de trabajo para ayudar a identificar las dependencias y los posibles cuellos de botella.

Paso 4. Divide el proceso en pasos secuenciales

Describe los pasos importantes de principio a fin, y evita añadir detalles innecesarios. Por lo general, se necesitan de 4 a 7 actividades de alto nivel para convertir las entradas en resultados. Emplea un lenguaje claro y conciso para cada paso, y ten en cuenta que puedes desarrollar diagramas de flujo de procesos detallados para flujos de trabajo complejos más adelante.

Paso 5. Enumera los resultados que produce el proceso

Identifica todos los resultados, productos o servicios que genera el proceso. Consigue que los resultados sean medibles u observables cuando sea posible, ya que las definiciones claras ayudan a que todos entiendan lo que se espera conseguir.

Paso 6. Especifica quién recibe o se beneficia de los resultados

Enumera todos los clientes, partes interesadas o departamentos que utilizan los resultados de tu proceso. Destaca tanto a los destinatarios internos, como otros equipos, como a los clientes externos, ya que comprender estas relaciones permite priorizar las mejoras.