SIPOC-sjabloon

Wat is een SIPOC-diagramsjabloon?

Een SIPOC-diagramsjabloon is een hoogwaardige tool voor het in kaart brengen van processen, waarmee teams kunnen visualiseren hoe het werk van begin tot eind verloopt. De afkorting staat voor Suppliers, Inputs, Process, Outputs en Customers (leveranciers, inputs, processen, outputs en klanten) – de vijf kernelementen die elk bedrijfsproces definiëren. De sjabloon organiseert deze componenten visueel op een manier die relaties en projectafhankelijkheden duidelijk weergeeft, waardoor teams gemakkelijker hiaten of mogelijkheden voor verbetering kunnen identificeren.

Waarom een SIPOC-diagram gebruiken?

SIPOC-diagrammen helpen teams om de scope, rollen en verantwoordelijkheden van het proces op elkaar af te stemmen voordat ze in details duiken. Door een duidelijk overzicht te geven van leveranciers, inputs, processen, outputs en klanten, verbeteren ze de communicatie, verhogen ze de efficiëntie en ondersteunen ze een betere kwaliteitscontrole in het hele team.

Wat zijn de belangrijkste elementen van een SIPOC-diagram?

Elk SIPOC-diagram bevat vijf essentiële componenten die samenwerken om je hele proces van begin tot eind in kaart te brengen:

Leverancier

Dit zijn de mensen, afdelingen of organisaties die de materialen, informatie of diensten leveren die nodig zijn om het proces te starten. Leveranciers kunnen interne teamleden, externe verkopers of geautomatiseerde systemen zijn die gegevens genereren.

Invoer

Inputs omvatten alle middelen, materialen, gegevens of informatie die nodig zijn om het proces met succes uit te voeren. Dit omvat alles, van de goedkeuring van grondstoffen en budgetten tot de eisen van de klant en technische specificaties.

Proces

Het proces vertegenwoordigt de opeenvolgende stappen die inputs omzetten in outputs, meestal weergegeven als activiteiten op hoog niveau. Deze stappen leggen het kernwerk vast dat plaatsvindt tussen het ontvangen van input en het leveren van resultaten.

Outputs

Outputs zijn de producten, services, beslissingen of informatie die het proces genereert. Ze moeten waar mogelijk specifiek en meetbaar zijn om duidelijk te maken hoe succes eruitziet.

Klanten

Klanten zijn de individuen, afdelingen of organisaties die de resultaten ontvangen en gebruiken. Net als leveranciers kunnen klanten interne belanghebbenden zijn of externe klanten die afhankelijk zijn van de output van het proces.

Tips voor het aanmaken van een effectief SIPOC-diagram

Wanneer je een SIPOC-diagram aanmaakt, begin dan met een perspectief op hoog niveau voordat je je verdiept in de details. De kracht van een SIPOC-diagram ligt in zijn eenvoud, dus weersta de neiging om elk klein detail op te nemen. Focus op de belangrijke stappen en coderelaties die het proces bepalen. Indien nodig kun je later nog altijd meer gedetailleerde workflowdiagrammen aanmaken.

Betrek de belangrijkste belanghebbenden vanaf het begin om de nauwkeurigheid en volledigheid te waarborgen. De mensen die het werk daadwerkelijk uitvoeren of afhankelijk zijn van de resultaten, zullen inzichten hebben die voor procesanalisten of managers misschien niet voor de hand liggen.

Een SIPOC-diagram aanmaken

Stap 1. Definieer het proces dat je in kaart wilt brengen

Identificeer de processcope en stel duidelijke begin- en eindpunten voor je analyse vast. Zorg voor een overzicht op hoog niveau voordat je in details duikt, want deze basisstap bepaalt alles wat volgt in je diagram.

Stap 2. Bepaal wie de inputs voor het proces levert

Maak een lijst van alle leveranciers die materialen, gegevens of middelen leveren die nodig zijn om het proces te laten functioneren. Voeg zowel interne bronnen, zoals andere afdelingen, als externe bronnen, zoals leveranciers, toe om ervoor te zorgen dat je alle afhankelijkheden vastlegt.

Stap 3. Identificeer de inputs die nodig zijn om het proces uit te voeren

Documenteer alle benodigde bronnen, informatie of hulpmiddelen die nodig zijn in elke fase van het proces. Zorg ervoor dat elke invoer linkt naar een specifieke stap in je workflow om afhankelijkheden en mogelijke knelpunten te helpen identificeren.

Stap 4. Verdeel het proces in opeenvolgende stappen

Schets belangrijke stappen van begin tot eind, waarbij onnodige details worden vermeden. Doorgaans zijn er 4-7 activiteiten op hoog niveau nodig om inputs om te zetten in outputs. Gebruik duidelijke, beknopte taal voor elke stap. Later kun je dan nog gedetailleerde processtroomdiagrammen ontwikkelen voor complexe workflows.

Stap 5. Maak een lijst van de resultaten die het proces oplevert

Identificeer alle outputs, producten of services die het proces genereert. Maak resultaten waar mogelijk meetbaar of waarneembaar, want duidelijke definities helpen iedereen te begrijpen hoe succes eruitziet.

Stap 6. Specificeer wie de resultaten ontvangt of er baat bij heeft

Maak een lijst van alle klanten, belanghebbenden of afdelingen die de resultaten van je proces gebruiken. Benadruk zowel interne ontvangers, zoals andere teams, als externe klanten, omdat inzicht in deze relaties helpt om prioriteiten te stellen voor verbeteringen.