Modèle SIPOC

Qu'est-ce qu'un modèle de diagramme SIPOC ?

Un modèle de diagramme SIPOC est un outil de cartographie globale des processus qui aide les équipes à visualiser le déroulement du travail de A à Z. L'acronyme correspond aux initiales des cinq éléments fondamentaux de tout processus métier : Suppliers (Fournisseurs), Inputs (Intrants), Process (Processus), Outputs (Extrants) et Customers (Clients). Le modèle organise visuellement ces composants de manière à mettre en évidence les relations et les dépendances de projet, ce qui permet aux équipes d'identifier plus facilement les lacunes ou les axes d'amélioration.

Pourquoi utiliser un diagramme SIPOC ?

Les diagrammes SIPOC permettent aux équipes de s'accorder sur le périmètre, les rôles et les responsabilités des processus avant d'entrer dans le détail de ceux-ci. En fournissant un aperçu clair des fournisseurs, des intrants, des processus, des extrants et des clients, ils améliorent la communication, renforcent l'efficacité et favorisent un meilleur contrôle qualité au sein de l'équipe.

Quels sont les principaux éléments d'un diagramme SIPOC ?

Chaque diagramme SIPOC comprend cinq composants essentiels qui, ensemble, cartographient votre processus de A à Z :

Fournisseur

Il s'agit des personnes, des services ou des organisations qui fournissent le matériel, les informations ou les services nécessaires au lancement du processus. Les fournisseurs peuvent être des membres de l'équipe interne, des fournisseurs externes ou des systèmes automatisés qui génèrent des données.

Entrées

Les intrants recensent l'ensemble des ressources, du matériel, des données ou des informations nécessaires à la bonne exécution du processus. Ils couvrent tout, des matières premières et des approbations budgétaires aux exigences des clients et aux spécifications techniques.

Processus

Le processus représente les étapes séquentielles qui transforment les intrants en extrants. Elles sont généralement présentées sous la forme d'activités globales. Ces étapes décrivent le travail fondamental effectué entre la réception des intrants et la fourniture des extrants.

Extrants

Les extrants sont les produits, les services, les décisions ou les informations générés par le processus. Ils doivent, si possible, être précis et mesurables pour indiquer clairement en quoi consiste la réussite.

Clients

Les clients sont les personnes, les services ou les organisations qui reçoivent et utilisent les extrants. Tout comme les fournisseurs, les clients peuvent être des parties prenantes internes ou des clients externes qui dépendent des extrants du processus.

Conseils pour créer un diagramme SIPOC efficace

Lorsque vous créez un diagramme SIPOC, adoptez d'abord une perspective globale avant d'entrer dans les détails. Les diagrammes SIPOC tirant leur puissance de leur simplicité, résistez donc à la tentation d'y inclure le moindre détail. Concentrez-vous plutôt sur les étapes importantes et les relations clés qui définissent le processus. Vous pouvez toujours créer des diagrammes de workflow plus détaillés ultérieurement si nécessaire.

Impliquez les principales parties prenantes dès le départ pour garantir l'exactitude et l'exhaustivité du diagramme. Les personnes qui exécutent réellement le processus ou qui dépendent de ses résultats auront des perspectives auxquelles les analystes et responsables de processus ne pensent pas forcément.

Comment créer un diagramme SIPOC

Étape 1. Définissez le processus que vous souhaitez cartographier

Déterminez le périmètre du processus et définissez des points de départ et d'arrivée clairs pour votre analyse. Gardez une vue d'ensemble avant d'entrer dans les détails, car cette étape fondamentale détermine tout ce qui suit dans votre diagramme.

Étape 2. Déterminez les fournisseurs des intrants nécessaires au processus.

Dressez la liste de toutes les entités qui fournissent le matériel, les données ou les ressources nécessaires au fonctionnement du processus. Incluez-y à la fois les sources internes, telles que d'autres services, et les sources externes, telles que les fournisseurs, pour vous assurer de représenter toutes les dépendances.

Étape 3. Identifiez les intrants nécessaires à l'exécution du processus

Documentez l'ensemble des ressources, informations ou outils nécessaires à chaque étape du processus. Veillez à ce que chaque intrant soit lié à une étape spécifique de votre workflow afin d'identifier les dépendances et les goulots d'étranglement potentiels.

Étape 4. Divisez le processus en étapes séquentielles

Décrivez les étapes importantes de A à Z, en évitant les détails superflus. En général, il faut quatre à sept activités primordiales pour transformer les intrants en extrants. Expliquez chaque étape de manière claire et concise, en gardant à l'esprit que vous pourrez élaborer ultérieurement des diagrammes de flux détaillés pour les workflows complexes.

Étape 5. Énumérez les résultats du processus.

Identifiez tous les extrants, produits ou services générés par le processus. Faites en sorte que les extrants soient mesurables ou observables lorsque cela est possible, car des définitions claires aident tout le monde à savoir en quoi consiste la réussite.

Étape 6. Précisez les entités qui reçoivent les extrants ou qui en bénéficient.

Dressez la liste de l'ensemble des clients, parties prenantes ou services qui utilisent les extrants de votre processus. Indiquez aussi bien les bénéficiaires internes (p. ex., autres équipes) que les clients externes, car la compréhension de ces relations permet de hiérarchiser les améliorations.