SIPOC-Vorlage

Was ist eine SIPOC-Diagrammvorlage?

Eine SIPOC-Diagrammvorlage ist ein übergeordnetes Tool zur Prozessabbildung, mit dem Teams visualisieren können, wie Workflows von Anfang bis Ende ablaufen. Das Akronym steht für "Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers" (Lieferanten, Einsatzfaktoren, Prozesse, Ergebnisse, Kunden) und bezeichnet damit die fünf Kernelemente, die jeden Geschäftsprozess definieren. Die Vorlage organisiert diese Komponenten visuell so, dass Zusammenhänge und Projektabhängigkeiten deutlich dargestellt werden, damit Teams Lücken oder Verbesserungsmöglichkeiten leichter erkennen können.

Warum solltest du ein SIPOC-Diagramm verwenden?

SIPOC-Diagramme helfen Teams dabei, sich auf den Umfang, die Rollen und Zuständigkeiten von Prozessen abzustimmen, bevor sie ins Detail gehen. Indem sie einen klaren Überblick über Lieferanten, Einsatzfaktoren, Prozesse, Ergebnisse und Kunden bieten, verbessern sie die Kommunikation, steigern die Effizienz und unterstützen eine bessere Qualitätskontrolle im gesamten Team.

Was sind die wichtigsten Elemente eines SIPOC-Diagramms?

Jedes SIPOC-Diagramm enthält fünf wichtige Komponenten, die ineinandergreifen, um deinen gesamten Prozess von Anfang bis Ende abzubilden:

Lieferant

Dabei handelt es sich um die Personen, Abteilungen oder Organisationen, die die Materialien, Informationen oder Services bereitstellen, die für den Start des Prozesses erforderlich sind. Lieferanten können interne Teammitglieder, externe Anbieter oder automatisierte Systeme sein, die Daten generieren.

Eingaben

Einsatzfaktoren beinhalten alle Ressourcen, Materialien, Daten oder Informationen, die für eine erfolgreiche Ausführung des Prozesses erforderlich sind. Darunter fällt alles von Rohstoffen und Budgetgenehmigungen bis hin zu Kundenanforderungen und technischen Spezifikationen.

Prozess

Der Prozess stellt die einzelnen aufeinanderfolgenden Schritte dar, die Einsatzfaktoren in Ergebnisse umwandeln, die normalerweise als übergeordnete Aktivitäten dargestellt werden. Diese Schritte erfassen die wichtigsten Aufgaben, die zwischen dem Erhalt von Einsatzfaktoren und der Bereitstellung von Ergebnissen stattfinden.

Ergebnisse

Ergebnisse sind Produkte, Services, Entscheidungen oder Informationen, die der Prozess generiert. Sie sollten, wann immer möglich, spezifisch und messbar sein, um klar zu machen, wie Erfolg aussieht.

Kunden

Kunden sind Personen, Abteilungen oder Organisationen, die die Ergebnisse erhalten und verwenden. Wie Lieferanten können Kunden interne Stakeholder oder externe Kunden sein, die sich auf die Ergebnisse des Prozesses verlassen.

Tipps für die Erstellung eines effektiven SIPOC-Diagramms

Beginne bei der Erstellung eines SIPOC-Diagramms mit einer allgemeinen Perspektive, bevor du dich mit den Einzelheiten befasst. Die Stärke eines SIPOC-Diagramms liegt in seiner Einfachheit. Versuche also nicht, jedes noch so kleine Detail einzubeziehen. Konzentriere dich auf die wichtigen Schritte und Beziehungen, die den Prozess definieren. Du kannst später bei Bedarf jederzeit detailliertere Workflow-Diagramme erstellen.

Binde wichtige Stakeholder von Anfang an ein, um Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen. Die Personen, die die Aufgaben tatsächlich ausführen oder von ihren Ergebnissen abhängig sind, können über Erkenntnisse verfügen, die für Prozessanalysten oder Manager möglicherweise nicht offensichtlich sind.

So erstellst du ein SIPOC-Diagramm

Schritt 1. Definiere den Prozess, den du abbilden möchtest

Identifiziere den Prozessumfang und lege klare Start- und Endpunkte für deine Analyse fest. Verschaffe dir einen allgemeinen Überblick, bevor du dich mit Details befasst, da dieser grundlegende Schritt alles bestimmt, was in deinem Diagramm folgt.

Schritt 2. Lege fest, wer die Einsatzfaktoren für den Prozess bereitstellt

Liste alle Lieferanten auf, die Materialien, Daten oder Ressourcen bereitstellen, die für das Funktionieren des Prozesses benötigt werden. Beziehe sowohl interne Quellen wie andere Abteilungen als auch externe Quellen wie Anbieter mit ein, um sicherzustellen, dass alle Abhängigkeiten erfasst werden.

Schritt 3. Identifiziere die Einsatzfaktoren, die zum Ausführen des Prozesses erforderlich sind

Dokumentiere alle notwendigen Ressourcen, Informationen oder Tools, die in jeder Phase des Prozesses benötigt werden. Gewährleiste, dass jeder Einsatzfaktor mit einem bestimmten Schritt in deinem Workflow verknüpft ist, um Abhängigkeiten und potenzielle Engpässe zu identifizieren.

Schritt 4. Teile den Prozess in aufeinanderfolgende Schritte auf

Skizziere wichtige Schritte von Anfang bis Ende und halte dich nicht mit unnötigen Details auf. Normalerweise sind 4–7 übergeordnete Aktivitäten erforderlich, um Einsatzfaktoren in Ergebnisse umzuwandeln. Verwende für jeden Schritt eine klare, präzise Sprache und vergiss nicht, dass du später detaillierte Prozessflussdiagramme für komplexe Workflows entwickeln kannst.

Schritt 5. Liste die Ergebnisse auf, die der Prozess liefert

Identifiziere alle Ergebnisse, Produkte oder Services, die der Prozess generiert. Mache Ergebnisse, wenn möglich, messbar oder beobachtbar, da durch klare Definitionen besser nachzuvollziehen ist, was Erfolg bedeutet.

Schritt 6. Gib vor, wer Ergebnisse erhält oder davon profitiert

Liste alle Kunden, Stakeholder oder Abteilungen auf, die die Ergebnisse deines Prozesses verwenden. Hebe sowohl interne Empfänger, wie andere Teams, als auch externe Kunden hervor, da das Verständnis dieser Beziehungen hilft, Verbesserungen zu priorisieren.