Comment utiliser les tableaux blancs Confluence pour planifier et prioriser
Le président américain Dwight D. Eisenhower a dit un jour : « Les plans ne valent rien, mais la planification est primordiale ». Bien que les plans puissent avoir peu de poids face à l'évolution des circonstances, les processus impliqués (planification, discussion et implémentation) restent inestimables.
Dans le paysage commercial moderne, en particulier dans des secteurs tels que le développement de logiciels, où les processus sont progressifs et collaboratifs, la planification et la priorisation de vos projets et de vos tâches constituent la base pour surmonter les écarts imprévus avec agilité et succès.
La planification et la priorisation sont des processus métier complémentaires, mais distincts. Tandis que la planification aide à fixer des objectifs clairs et à élaborer des stratégies pour les atteindre, la priorisation garantit que les efforts sont orientés vers des activités qui correspondent à ces objectifs, augmentant ainsi les chances de réussite.
La priorisation fournit un framework pour la prise de décisions en aidant les entreprises à évaluer les compromis, tandis que la planification garantit que les décisions sont fondées sur une réflexion approfondie des options disponibles et de leurs conséquences potentielles.
Confluence est depuis longtemps le meilleur ami des chefs de projet qui ont besoin de planifier et de prioriser le travail de leur équipe de manière efficace, car il fournit une plateforme centralisée permettant aux équipes de documenter les objectifs, les délais et les priorités de manière collaborative.
Avec l'introduction des tableaux blancs Confluence, la planification et la priorisation sont devenues encore plus visuelles et collaboratives. Cette fonctionnalité offre aux équipes une surface libre pour élaborer leurs plans avant qu'elles ne commencent à les exécuter. Une fois qu'elles seront prêtes à travailler sur ces plans, elles pourront facilement transférer ce travail dans Jira et le transformer en tâches réalisables.
Les tableaux blancs Confluence, qu'est-ce que c'est ?
Les tableaux blancs Confluence sont un outil interactif et collaboratif qui permet de capturer et d'organiser des idées spontanées et de les transformer facilement en tâches réalisables.
Grâce à leur intégration facile aux autres produits Atlassian, ils offrent un moyen hautement collaboratif et visuel de capturer le travail non structuré (comme le brainstorming) et de transformer rapidement des idées en documentation formelle.
Les tableaux blancs Confluence sont un canevas infini que les équipes peuvent utiliser pour explorer des idées et simplifier le processus, de la planification à l'exécution. Pour en savoir plus sur la façon d'utiliser les tableaux blancs, consultez ce guide rapide.
Création de tableaux blancs à l'aide d'un modèle
Les modèles sont un excellent moyen de démarrer rapidement tout type de projet ou de tâche. Ils fournissent un framework structuré et des conseils, ce qui permet de gagner du temps et de garantir la cohérence de la planification et de l'exécution.
Ils constituent également un excellent point de départ pour l'utilisation des tableaux blancs Confluence afin de lancer tout type de session de travail collaboratif.
Pour créer un tableau blanc dans Confluence, cliquez sur le bouton « Créer » dans le menu supérieur, puis recherchez et sélectionnez « Tableau blanc ».
Lorsque vous arrivez sur le tableau blanc que vous venez de créer, vous serez invité à choisir un modèle.
Lorsque vous aurez trouvé celui que vous souhaitez utiliser, passez la souris sur le modèle dans le sélecteur de modèles et sélectionnez « Utiliser le modèle ».
Si vous ne souhaitez pas voir le sélecteur de modèles à chaque chargement du tableau blanc, décochez la case « Afficher lors de la création d'un tableau blanc », qui se trouve dans le coin inférieur gauche du sélecteur.
Modèles de tableaux blancs Confluence pour la planification et la priorisation
Les tableaux blancs Confluence offrent aux équipes un canevas polyvalent qui leur permet de visualiser, d'élaborer des stratégies et d'innover. Pour faciliter la gestion de projet, ils proposent également une myriade de modèles intégrés pour diverses tâches telles que le brainstorming, la création de diagrammes, la conception et la recherche de projets.
Voici quelques modèles de tableaux blancs pour aider les équipes à démarrer leurs processus de planification et de priorisation de projets.
Modèle de brainwriting
Le brainwriting est une technique de brainstorming collaboratif dans laquelle les participants écrivent leurs idées en silence sur un modèle et répondent aux invites ou aux invites de l'animateur.
Le modèle de brainwriting pour tableau blanc est un excellent outil pour accélérer le processus de création de nouvelles idées, développer de nouvelles solutions et adopter une approche créative pour résoudre les problèmes.
Pour que le brainwriting fonctionne, il est important que les membres de l'équipe soient ouverts et acceptent d'autres idées. Le processus créatif n'est pas aussi efficace si les participants entrent dans la session en ayant peur d'être jugés ou ridiculisés pour leurs idées.
Voici à quoi pourrait ressembler une session de brainstorming utilisant ce modèle :
- Introduction : explique l'objectif et fournit toutes les instructions ou directives nécessaires pour utiliser le modèle de brainwriting.
- Génération silencieuse d'idées : chaque membre de l'équipe ajoute son nom sur un post-it et un chronomètre est réglé pour permettre à chacun de réfléchir individuellement à une idée pour résoudre le problème.
- Rotation : une fois le chronomètre terminé, il est temps de faire une rotation. Cela permet une pollinisation croisée des idées. Relancez le chronomètre, passez à l'idée sur votre droite et essayez de l'améliorer.
- Révision et discussion : une fois que tous les participants ont contribué à plusieurs modèles de brainwriting, lancez une discussion pour passer en revue les idées générées. À l'aide de ce modèle, vous pouvez également voter pour la meilleure idée une fois les discussions terminées.
Ce modèle de tableau blanc est idéal pour permettre aux membres de l'équipe de tirer parti des idées des autres, de stimuler la créativité et de proposer un large éventail de solutions à un problème ou à un défi donné.
Modèles de diagrammes de flux
Les diagrammes de flux sont utilisés depuis longtemps dans la gestion de projet pour divers processus, notamment la cartographie du parcours client, la priorisation des tâches, le mappage des e-mails, la définition des spécifications et des exigences liées aux fonctionnalités, la cartographie du parcours utilisateur, la description des processus de livraison et la visualisation des boucles de feedback.
Ils aident les équipes à représenter visuellement la séquence des étapes ou des processus impliqués dans le développement d'un produit, à identifier les dépendances, à allouer les ressources de manière efficace et à garantir l'alignement sur les objectifs stratégiques tout au long du cycle de vie du produit.
Les modèles de diagrammes de flux pour tableaux blanc Confluence peuvent faire des merveilles pour les équipes qui souhaitent planifier et optimiser rapidement tous les types de workflows et de processus.
Le modèle de diagramme de flux est incroyablement polyvalent et peut être utilisé pour planifier, documenter et clarifier des processus complexes pendant la phase d'idéation d'un projet.
Modèle RICE
Les tableaux blancs Confluence proposent également un modèle pour l'une des méthodes de priorisation les plus populaires, le framework RICE. La méthode RICE donne la priorité aux tâches ou aux projets en fonction de quatre facteurs : portée, impact, confiance et effort.
- La portée fait référence au nombre d'utilisateurs concernés par la tâche ou le projet.
- L'impact mesure l'impact ou les avantages potentiels de la tâche ou du projet pour les utilisateurs ou l'entreprise.
- Confiance : reflète le niveau de confiance de l'équipe dans les estimations relatives à la portée et à l'impact.
- Effort : estime le temps, les ressources et le travail nécessaires pour mener à bien la tâche ou le projet.
La méthode RICE combine ces quatre facteurs en un seul score, en multipliant la portée, l'impact et la confiance, puis en divisant le résultat par l'effort, ce qui ressemble à ce qui suit :
(Portée x Impact x Confiance) / Effort
Ce score fournit une mesure quantitative de la priorité de chaque tâche ou projet, aidant ainsi les équipes à allouer efficacement les ressources et à se concentrer sur les initiatives ayant le plus fort potentiel d'impact par rapport à leurs efforts.
Lorsque vous utilisez ce modèle, la première étape consiste à prévoir les données pour chaque projet ou tâche que vous priorisez en fonction de la portée, de l'impact, de la confiance et des efforts. Pour ce qui est de la portée, prévoyez le nombre d'utilisateurs susceptibles d'être concernés par le projet/les tâches.
Les trois autres facteurs peuvent être classés sur une échelle de 1 à 5 pour des raisons de cohérence. Par exemple, si vous souhaitez définir l'effort, posez-vous la question suivante : « Sur une échelle de 1 à 5, dans quelle mesure ce projet sera-t-il facile ou difficile à réaliser ? »
La deuxième étape consiste à utiliser la formule pour calculer le score RICE de chaque projet ou tâche.
Modèle de méthode de priorisation 2x2
Les tableaux blancs Confluence proposent également un modèle de méthode de priorisation 2x2. Également connue sous le nom de matrice d'Eisenhower ou de matrice d'urgence et d'importance, ce modèle permet de prioriser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Il classe les tâches en quatre quadrants :
- Les tâches urgentes et importantes nécessitent une attention immédiate et doivent être traitées en priorité. Ces tâches ont des conséquences importantes si elles ne sont pas achevées rapidement.
- Les tâches importantes mais non urgentes sont des tâches stratégiques qui contribuent à la réalisation d'objectifs à long terme. Ces tâches devraient être programmées et planifiées, mais ne nécessitent pas forcément d'action immédiate.
- Les tâches urgentes mais peu importantes constituent le plus souvent des distractions ou des interruptions qui peuvent être déléguées, réduites ou éliminées. Ces tâches peuvent prendre du temps et des ressources, mais ne contribuent pas de manière significative à la réalisation des objectifs à long terme.
- Les tâches ni urgentes ni importantes ne sont pas prioritaires et peuvent être reportées, déléguées ou supprimées. Ces tâches ne correspondent pas aux objectifs et n'apportent pas une valeur vitale au projet.
La méthode de priorisation 2x2 aide les équipes à concentrer leurs efforts sur les tâches urgentes et importantes, tout en identifiant les opportunités de déléguer, de planifier ou d'éliminer les tâches moins critiques pour atteindre les objectifs.
Modèle de matrice de priorisation
Une matrice de priorisation, également appelée matrice de décision ou grille de priorisation, est un outil utilisé pour évaluer et prioriser systématiquement un ensemble d'options ou d'alternatives sur la base de critères prédéfinis. Il s'agit d'une grille dans laquelle les options sont répertoriées le long d'un axe et les critères le long de l'autre. Chaque option est ensuite évaluée en fonction de chaque critère.
Une matrice de priorisation fournit une approche décisionnelle structurée, aidant les équipes à poser des choix éclairés, à allouer efficacement les ressources et à se concentrer sur des initiatives conformes aux objectifs ou priorités stratégiques. Cela permet de décomposer les longues listes de tâches en tâches gérables, tout en aidant à comprendre quelles tâches sont les plus vitales pour atteindre les objectifs de l'équipe.
Le modèle de matrice de priorisation du tableau blanc Confluence est conçu pour aligner les efforts de l'équipe sur les objectifs du projet afin de garantir une priorisation efficace. Les deux éléments clés de ce modèle sont les « objectifs partagés » et le « travail à réaliser ».
Ajoutez les principaux objectifs de votre équipe au modèle afin de pouvoir prioriser votre travail tout en gardant vos objectifs les plus importants à l'esprit. Après avoir défini le « travail à réaliser », vous pouvez ajouter des éléments comme des post-its pour les prioriser ou aligner les tâches sur un horizon temporel.
Les priorités étant en constante évolution, le modèle a été conçu pour permettre de déplacer très facilement les tâches dans la matrice et d'apporter des changements lorsque c'est nécessaire.
Autres options de planification et de priorisation à envisager
Outre les tableaux blancs Confluence, les produits Atlassian proposent de nombreuses autres ressources de planification et de priorisation. Les utilisateurs Jira peuvent essayer Jira Product Discovery, qui permet aux équipes produit de capturer et de prioriser les idées, et de s'aligner sur les feuilles de route produit directement dans Jira.
Le playbook Atlassian des équipes propose de nombreux scénarios de priorisation et de planification, des ressources d'atelier gratuites qui aident votre équipe à relever les défis courants et à améliorer continuellement le travail d'équipe dans tous vos projets.
Prêt à utiliser ce modèle ?
Commencer à documenter et à standardiser les tâches dans Confluence.