Organiser les données structurées à l'aide de bases de données
Les bases de données Confluence sont actuellement en version bêta et seront généralement accessibles à tous les utilisateurs Confluence plus tard cette année. (En savoir plus)
Selon Gartner, le collaborateur moyen utilise 11 applications pour accomplir ses tâches quotidiennes. Avec autant d'outils à notre disposition, il n'est pas étonnant que de nombreux collaborateurs aient du mal à rester organisés et productifs. Le fait de passer constamment d'une app à l'autre peut entraîner des distractions, de la confusion et, en fin de compte, une perte d'efficacité.
C'est là qu'entrent en jeu les bases de données Confluence, qui proposent une solution centralisée qui vous permet de créer, gérer et contextualiser toutes vos informations importantes de manière claire et organisée.
Dans cet article, nous aborderons les principes fondamentaux pour vous lancer avec les bases de données Confluence. Que vous utilisiez Confluence pour la première fois ou que vous cherchiez à optimiser vos workflows existants, nous vous fournirons des conseils pas-à-pas pour vous aider à tirer le meilleur parti des bases de données Confluence.
Que sont les bases de données Confluence ?
Une base de données est une collection structurée d'informations. Dans Confluence, les bases de données font office de dépôts organisés dans la plateforme, ce qui facilite le stockage, la récupération et la gestion systématiques de divers ensembles de données. Ces bases de données structurées permettent aux équipes de structurer, de référencer et d'afficher efficacement les informations, offrant une solution centralisée et personnalisable pour les espaces de travail collaboratifs.
Les équipes peuvent utiliser les bases de données Confluence pour créer un dépôt d'informations complet et agréger des outils, des liens et des données provenant de sources internes et externes. Cette vue consolidée peut être personnalisée pour répondre à des besoins spécifiques, car elle sert de hub centralisé pour accéder au contenu et le gérer.
Par exemple, vous pourriez utiliser des bases de données pour stocker et classer les informations relatives à divers projets, comme les plans de projet, les notes de réunion, les propriétaires et les liens Jira pertinents. Vous pouvez également utiliser des bases de données pour stocker et partager les politiques, procédures et directives importantes de l'entreprise.
Les bases de données Confluence offrent plusieurs avantages :
- Connectez et structurez les informations de manière fluide : les bases de données Confluence permettent à plusieurs équipes de stocker les données et d'y accéder rapidement et facilement en même temps. Le format structuré et les types de champs prédéfinis garantissent la cohérence des entrées, assurant ainsi l'uniformité et la clarté de ces dernières.
- Obtenez une vue organisée du travail pertinent : les bases de données Confluence vous permettent de récupérer des informations provenant de plusieurs sources, notamment des tâches Jira, des pages Confluence et des données externes, et de les combiner dans une vue organisée. Cette vue organisée offre une perspective complète de l'environnement de vos projets, vous permettant de vous concentrer sur le travail le plus pertinent pour atteindre vos objectifs. En agrégeant et en organisant les données dans une base de données centralisée, vous pouvez facilement accéder aux informations indispensables à la réussite de votre équipe et les gérer.
- Restez à la page : la synchronisation en temps réel entre les entrées vous permet, à vous et à votre équipe, d'avoir toujours accès aux informations les plus récentes. Oubliez les feuilles de calcul obsolètes et les mises à jour manuelles.
- Personnalisez l'affichage des données : adaptez l'affichage des informations à vos préférences. Grâce aux options de tri et de filtrage, vous pouvez créer une vue personnalisée adaptée à vos besoins uniques. Qu'il s'agisse de tableurs, de cartes ou de tableaux, les bases de données Confluence proposent des options flexibles de présentation des informations qui améliorent la visualisation des données.
Avec les bases de données Confluence, dites adieu à la surcharge d'informations et bonjour à un espace de travail simplifié, organisé et collaboratif. Il est temps de prendre le contrôle de votre contenu et de propulser la productivité de votre équipe vers de nouveaux sommets.
Étapes à suivre pour utiliser les bases de données Confluence
Prêt à tirer le meilleur parti des bases de données Confluence ? Suivez ces six étapes simples pour vous lancer.
Étape 1 : Créer une base de données
Trois options s'offrent à vous pour créer une base de données dans Confluence :
Option 1 : accédez au bouton Créer dans le menu de navigation et sélectionnez Base de données. Cette action créera une base de données dans votre espace actuel ou utilisera par défaut votre espace personnel si vous possédez des autorisations de modification.
Option 2 : accédez à la section Contenu de la barre latérale de l'espace et cliquez sur le bouton +. Sélectionnez Base de données pour créer une base de données dans votre espace. Vous pouvez également créer une base de données pour un élément spécifique de l'arborescence de contenu en passant la souris sur son titre dans la barre latérale et en cliquant sur le bouton +.
Option 3 : lorsque vous modifiez une page, cliquez sur le bouton + de la barre d'outils. Recherchez l'option Créer une base de données ou saisissez simplement « /database ». Cette action créera une base de données en tant qu'enfant de la page que vous êtes en train de modifier et l'ajoutera automatiquement en tant que lien intelligent sur cette page.
Étape 2 : Ajouter des types de champs
Après avoir créé une base de données dans votre espace, vous pourrez commencer à ajouter des types de champs pour organiser et structurer vos données. Les types de champs vous permettent de définir le type de données qui peuvent être stockées dans un champ spécifique, comme du texte, des chiffres, des dates ou des images. À l'aide des types de champs, vous pouvez facilement trier, filtrer et rechercher des informations spécifiques dans votre base de données.
Pour ajouter un nouveau champ :
- Dans la disposition de tableur, cliquez sur le bouton + situé en haut à droite de la base de données.
- Recherchez le type de champ souhaité ou sélectionnez-le parmi les options disponibles.
- Assignez un nom au champ.
Étape 3 : Ajouter Confluence à votre base de données
Les pages permettent de centraliser toutes vos informations essentielles et non essentielles. Il vous suffit de créer une page à partir d'une base de données, et c'est parti.
Lorsque vous créez une page à partir d'une base de données, vous associez intrinsèquement vos pages à une entrée. Ce processus centralise non seulement toutes vos informations en un seul endroit, mais les rend également facilement accessibles à tous ceux qui ont accès à la base de données. Cette approche centralisée est particulièrement bénéfique pour les projets collaboratifs, car elle facilite l'accès et la contribution des membres de l'équipe à la même base de données.
De plus, en associant les pages Confluence à des entrées spécifiques de votre base de données, vous pouvez améliorer le contexte et les informations disponibles pour vos données. Cette intégration vous permet de transférer les métadonnées de ces pages, comme l'état de la page, les étiquettes et les informations, afin d'améliorer la compréhension de vos données dans la base de données. L'utilisation de cette fonctionnalité garantit que les entrées de votre base de données contiennent des informations pertinentes et à jour provenant des pages Confluence liées.
Étape 4 : Ajouter des entrées et des valeurs
Lorsque vous travaillez avec des bases de données sur une page, vous avez la possibilité d'ajouter ou de modifier des entrées et les valeurs correspondantes.
Chaque champ représente un élément ou une catégorie spécifique, et les valeurs correspondantes fournissent des informations sur cet élément ou cette catégorie. Vous pouvez ajouter plusieurs entrées et valeurs à votre base de données, ce qui en fait un outil complet et organisé pour stocker et gérer vos données.
Voici comment ajouter une entrée à la base de données :
- Cliquez sur + Ajouter une entrée en bas de la base de données.
- Saisissez les valeurs de la nouvelle entrée.
- Si vous utilisez la disposition de tableur, vous pouvez saisir ou mettre à jour des valeurs directement dans le tableur.
- Pour la disposition de carte ou de tableau, un panneau de saisie apparaîtra, vous permettant de saisir les informations nécessaires.
Étape 5 : Créez des mises en page et des vues
La manière dont vos informations sont présentées peut avoir un impact important sur l'efficacité de votre équipe. Grâce aux mises en page et aux vues des bases de données, vous pouvez personnaliser l'apparence de votre base de données et optimiser la façon dont vous interagissez avec les données.
Mises en page : sélectionnez le mode d'affichage de votre base de données en choisissant l'une des mises en page dans le menu :
- Tableur : structurez votre contenu sous forme de tableur, afin d'avoir une vue claire et organisée de vos entrées.
- Carte : affichez vos entrées sous forme de cartes séparées, afin d'avoir une représentation plus visuelle de vos données.
- Tableau : créez des workflows Kanban simples avec des colonnes basées sur un seul champ de votre base de données, afin de suivre la progression de vos entrées.
Vues : en plus des mises en page, vous pouvez créer des vues enregistrées pour mieux contrôler l'apparence de votre base de données. Les vues enregistrées vous permettent de définir différentes options, telles que la mise en page, le filtrage, le tri et les champs visibles, qui seront appliquées de manière cohérente sur toutes les instances de cette base de données.
Pour créer des vues enregistrées :
- Accédez à la base de données souhaitée.
- Définissez les options de mise en page, de filtrage, de tri et de champs visibles que vous préférez.
- Ouvrez le menu de sélection des vues dans votre barre d'outils.
- Cliquez sur « Ajouter une vue ».
- Donnez un nom à votre nouvelle vue.
En personnalisant vos vues, vous pouvez adapter la présentation de vos données à vos besoins spécifiques. Toute modification apportée à une vue sera répercutée sur tous les liens et intégrations qui utilisent cette vue en particulier, afin de garantir la cohérence de vos pages et de vos espaces Confluence. Cette flexibilité vous permet d'optimiser votre base de données pour différents cas d'utilisation et de passer facilement d'une vue à l'autre pour accéder aux informations dont vous avez besoin.
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