Organizuj ustrukturyzowane dane za pomocą baz danych
Bazy danych Confluence są obecnie dostępne w wersji beta, a ogólnodostępne dla wszystkich użytkowników Confluence będą w tym roku. (Dowiedz się więcej)
Według agencji Gartner, przeciętny pracownik biurowy korzysta z 11 aplikacji podczas wykonywania codziennych zadań. Nie dziwi więc fakt, że mając do dyspozycji tak wiele narzędzi, pracownicy mają trudności z organizacją i wydajną pracą. Ciągłe przełączanie między różnymi aplikacjami może powodować rozpraszanie uwagi, zamieszanie, a w efekcie obniżać wydajność.
To właśnie pole do popisu dla baz danych Confluence, które oferują scentralizowane rozwiązanie do tworzenia ważnych informacji w sposób przejrzysty i uporządkowany, zarządzania nimi i prezentowania ich w kontekście.
W tym artykule przyjrzymy się podstawom niezbędnym, aby zacząć korzystać z baz danych Confluence. Ten szczegółowy przewodnik pomoże Ci w pełni wykorzystać potencjał baz danych Confluence, bez względu na to, czy dopiero stawiasz pierwsze kroki w Confluence czy po prostu starasz się zoptymalizować istniejące przepływy pracy.
Czym są bazy danych Confluence?
Baza danych to ustrukturyzowany zbiór informacji. W Confluence bazy danych pełnią funkcję uporządkowanych repozytoriów w obrębie platformy, ułatwiając systematyczne przechowywanie i przeszukiwanie różnych zbiorów danych, a także zarządzanie tymi zbiorami. Takie ustrukturyzowane bazy danych umożliwiają zespołom efektywne porządkowanie i wyświetlanie informacji oraz odwoływanie się do nich, pełniąc funkcję scentralizowanego, konfigurowalnego rozwiązania dla przestrzeni roboczych wykorzystywanych do współpracy.
Zespoły mogą wykorzystać bazy danych Confluence do opracowania kompleksowego repozytorium informacji oraz agregowania narzędzi, łączy oraz danych ze źródeł wewnętrznych i zewnętrznych. Ten skonsolidowany widok można dostosować do konkretnych potrzeb, jako scentralizowane źródło dostępu do zawartości oraz zarządzania zawartością.
Bazy danych można wykorzystać na przykład do przechowywania i kategoryzowania informacji związanych z różnymi projektami, takich jak plany projektów, notatki ze spotkań, właściciele i odpowiednie łącza Jira. Za ich pomocą można również przechowywać i udostępniać ważne zasady, procedury i wytyczne firmowe.
Bazy danych Confluence oferują kilka korzyści:
- Bezproblemowe łączenie i porządkowanie informacji: Bazy danych Confluence umożliwiają szybką i łatwą obsługę wielu zespołów, umożliwiając jednoczesne przechowywanie danych i ich udostępnianie. Ustrukturyzowany format oraz wstępnie zdefiniowane typy pól zapewniają spójność danych wejściowych, a tym samym jednorodność i przejrzystość wszystkich wpisów.
- Wyselekcjonowany widok odpowiednich prac: Bazy danych Confluence umożliwiają gromadzenie informacji z wielu źródeł, w tym zadań Jira, stron Confluence, a także danych zewnętrznych, a następnie łączenie ich w jeden wyselekcjonowany widok. Taki widok pozwala spojrzeć kompleksowo na całokształt projektu, umożliwiając skoncentrowanie się na pracach najistotniejszych z punktu widzenia celów ogólnych i szczegółowych. Dzięki agregowaniu i porządkowaniu danych w scentralizowanej bazie danych, możesz z łatwością przeglądać informacje najistotniejsze dla powodzenia Twojego zespołu oraz nimi zarządzać.
- Dostęp do aktualnych informacji: Dzięki synchronizacji wpisów w czasie rzeczywistym każdy członek Twojego zespołu ma dostęp do najbardziej aktualnych informacji — koniec z przestarzałymi arkuszami kalkulacyjnymi i ręcznymi aktualizacjami.
- Możliwość dostosowania sposobu wyświetlania danych: Dostosuj sposób wyświetlania informacji do swoich preferencji. Dzięki opcjom sortowania i filtrowania masz możliwość utworzenia spersonalizowanego widoku, który będzie odpowiadał Twoim unikatowym potrzebom. Bazy danych Confluence oferują elastyczne opcje prezentowania informacji — tabele, karty, tablice — które pozwolą lepiej zwizualizować dane.
Z bazami danych Confluence możesz pożegnać się z przeciążeniem informacjami i cieszyć się usprawnioną, uporządkowaną i sprzyjającą współpracy przestrzenią roboczą. Nadszedł czas, aby przejąć kontrolę nad swoją zawartością i osiągnąć zupełnie nowy poziom wydajności zespołu.
Procedura korzystania z baz danych Confluence
Chcesz w pełni wykorzystać potencjał baz danych Confluence? Zacznij od tych sześciu kroków.
Krok 1: Utwórz bazę danych
Dostępne są trzy sposoby tworzenia bazy danych w Confluence:
Opcja 1: Przejdź do przycisku Utwórz w menu nawigacyjnym i wybierz opcję Baza danych. Spowoduje to utworzenie bazy danych w bieżącej przestrzeni lub domyślnej przestrzeni osobistej, jeśli masz uprawnienia do edycji.
Opcja 2: Przejdź do sekcji Zawartość na pasku bocznym przestrzeni i kliknij przycisk +. Wybierz opcję Baza danych, aby utworzyć bazę danych w swojej przestrzeni. Możesz także utworzyć bazę danych pod określonym elementem w drzewie zawartości, umieszczając kursor nad jego tytułem na pasku bocznym i klikając przycisk +.
Opcja 3: Podczas edycji strony kliknij przycisk + na pasku narzędzi. Poszukaj opcji Utwórz bazę danych lub po prostu wpisz polecenie „/database”. Spowoduje to utworzenie nowej bazy danych podrzędnej względem aktualnie edytowanej strony i automatyczne dodanie jej jako łącza Smart Link na tej stronie.
Krok 2: Dodaj typy pól
Po utworzeniu bazy danych w przestrzeni możesz zacząć dodawać typy pól, aby uporządkować dane i nadać im konkretną strukturę. Typy pól umożliwiają zdefiniowanie typu danych, jakie mogą być przechowywane w danym polu, takich jak tekst, liczby, daty lub obrazy. Korzystając z typów pól, możesz łatwo sortować, filtrować i wyszukiwać określone informacje w bazie danych.
Dodawanie nowego pola:
- W układzie tabeli kliknij przycisk + znajdujący się w prawym górnym rogu bazy danych.
- Wyszukaj żądany typ pola lub wybierz go spośród dostępnych opcji.
- Przypisz nazwę do pola.
Krok 3: Dodaj Confluence do bazy danych
Strony to miejsce, w którym można przechwycić wszystkie bardziej i mniej istotne informacje. Wystarczy, że utworzysz stronę z poziomu bazy danych i gotowe.
Tworząc stronę z bazy danych, łączysz tym samym swoje strony z wpisem. Proces ten nie tylko pozwala scentralizować wszystkie informacje w jednym miejscu, ale także sprawia, że są one łatwo dostępne dla każdego, kto ma dostęp do bazy danych. Takie scentralizowane podejście jest szczególnie korzystne w przypadku projektów opartych na współpracy, gdyż ułatwia członkom zespołu łatwy dostęp do bazy danych i możliwość dodawania do niej zawartości.
Ponadto, łącząc strony Confluence z konkretnymi wpisami w bazie danych, możesz zyskać szerszy kontekst i zwiększyć dostęp do informacji powiązanych z danymi. Taka integracja umożliwia korzystanie z metadanych tych stron, takich jak status strony, etykiety i szczegóły, ułatwiając interpretację danych zawartych w bazie. Dzięki wykorzystaniu tej funkcji wpisy w bazie danych są wzbogacone o ważne i aktualne informacje pochodzące z powiązanych stron Confluence.
Krok 4: Dodaj wpisy i wartości
Podczas pracy z bazami danych na stronie masz możliwość dodawania lub modyfikowania wpisów i odpowiadających im wartości.
Każde pole reprezentuje określony element lub kategorię, a odpowiednie wartości dostarczają informacji na temat takiego elementu bądź takiej kategorii. Do bazy danych możesz dodawać wiele wpisów i wartości, przez co staje się ona kompleksowym i uporządkowanym narzędziem do przechowywania danych oraz zarządzania nimi.
Dodawanie wpisu do bazy danych:
- Kliknij przycisk + Dodaj wpis znajdujący się u dołu bazy danych.
- Wprowadź wartości dla nowego wpisu.
- Jeśli korzystasz z układu tabeli, wartości możesz wprowadzać lub aktualizować bezpośrednio w tabeli.
- W przypadku układu karty lub tablicy pojawi się panel wprowadzania danych umożliwiający wprowadzenie niezbędnych informacji.
Krok 5: Tworzenie układów i widoków
Sposób prezentowania informacji może znacząco wpłynąć na wydajność zespołu. Dzięki układom i widokom bazy danych możesz spersonalizować jej wygląd i zoptymalizować swój sposób interakcji z danymi.
Układy: określ sposób wyświetlania bazy danych, wybierając jeden z układów w menu:
- Tabela: uporządkuj treść w formacie tabeli, zapewniając przejrzysty i uporządkowany widok wpisów.
- Karta: wyświetlaj swoje wpisy jako osobne karty, co umożliwia bardziej wizualną prezentację danych.
- Tablica: utwórz proste przepływy pracy Kanban z kolumnami opartymi na jednym polu w bazie danych, co umożliwia śledzenie postępów wpisów.
Widoki: oprócz układów można tworzyć zapisane widoki, aby mieć większą kontrolę nad wyglądem bazy danych. Zapisane widoki umożliwiają definiowanie różnych opcji, takich jak układ, filtrowanie, sortowanie i pola widoczne, które będą stosowane spójnie we wszystkich instancjach tej bazy danych.
Aby utworzyć zapisane widoki:
- Przejdź do żądanej bazy danych.
- Zdefiniuj preferowane opcje układu, filtrowania, sortowania i pola widocznego.
- Otwórz menu wyboru widoku na pasku narzędzi.
- Kliknij przycisk „Dodaj widok”.
- Nadaj swojemu nowemu widokowi nazwę.
Dostosowując widoki, można dopasować prezentację danych do konkretnych potrzeb. Wszelkie modyfikacje widoku zostaną odzwierciedlone we wszystkich łączach i osadzeniach, które wykorzystują ten konkretny widok, zapewniając spójność stron i przestrzeni Confluence. Ta elastyczność pozwala zoptymalizować bazę danych pod kątem różnych przypadków użycia i łatwo przełączać się między widokami, aby uzyskać dostęp do potrzebnych informacji.
Współpraca wizualna za pomocą tablic
Dowiedz się, jak Tablice Confluence umożliwiają współpracę wizualną.
APLIKACJE I NARZĘDZIA INTEGRACJI CONFLUENCE
Dowiedz się, w jaki sposób zintegrować Confluence z ulubionymi narzędziami biznesowymi.