Organizar datos estructurados con bases de datos
En este momento, las bases de datos de Confluence están en fase beta y estarán disponibles para todos los usuarios de Confluence a finales de este año. Consulta más información.
Según Gartner, el empleado de oficina medio utiliza unas 11 aplicaciones para sus tareas diarias. Con tantas herramientas a nuestra disposición, no es de extrañar que muchos trabajadores tengan dificultades para mantener la organización y la productividad. Cambiar constantemente entre diferentes aplicaciones puede provocar distracciones, confusión y, en última instancia, reducir la eficiencia.
Aquí es donde entran en juego las bases de datos de Confluence, que ofrecen una solución centralizada con la que crear, gestionar y contextualizar toda la información importante de forma clara y organizada.
En este artículo, profundizaremos en los aspectos básicos para empezar a trabajar con bases de datos de Confluence. Tanto si eres nuevo en Confluence como si quieres optimizar tus flujos de trabajo actuales, encontrarás una guía paso a paso con la que podrás aprovechar todo el potencial de las bases de datos de Confluence.
¿Qué son las bases de datos de Confluence?
Una base de datos es una recopilación estructurada de información. En Confluence, las bases de datos vienen a ser repositorios organizados dentro de la plataforma, lo que facilita el almacenamiento, la recuperación y la gestión sistemáticos de diversos conjuntos de datos. Con estas bases de datos estructuradas, los equipos pueden estructurar, referenciar y mostrar la información de forma eficiente. Además, constituyen una solución centralizada y personalizable para los espacios de trabajo colaborativos.
Los equipos pueden utilizar las bases de datos de Confluence para crear un repositorio de información completo y agregar herramientas, enlaces y datos de fuentes internas y externas. Esta vista consolidada se puede personalizar según necesidades específicas y es un lugar centralizado desde el que se puede consultar y gestionar contenido.
Por ejemplo, puedes utilizar las bases de datos para almacenar y clasificar la información relacionada con diferentes proyectos, como planes de proyectos, notas de reuniones, propietarios y enlaces pertinentes de Jira. También puedes utilizar las bases de datos para almacenar y compartir políticas, procedimientos y directrices importantes de la empresa.
Las bases de datos de Confluence ofrecen varias ventajas:
- Conecta y estructura la información de manera óptima: con las bases de datos de Confluence, varios equipos pueden almacenar y acceder a los datos de forma rápida y sencilla de forma simultánea. El formato estructurado y los tipos de campo predefinidos mantienen la homogeneidad de los datos, y garantizan la uniformidad y claridad en todas las entradas.
- Obtén una vista seleccionada del trabajo relevante: las bases de datos de Confluence permiten recopilar información de varias fuentes, incluidas las tareas de Jira, las páginas de Confluence y los datos externos, y combinarlos en una vista seleccionada. Esta vista ofrece una perspectiva completa del panorama de tus proyectos para que puedas centrarte en el trabajo que es más relevante para tus metas y objetivos. Al agrupar y organizar los datos en una base de datos centralizada, puedes acceder y gestionar fácilmente la información que más importa para el éxito del equipo.
- Mantente al día: con la sincronización en tiempo real entre las entradas, el equipo y tú tendréis siempre acceso a la información más actualizada, sin hojas de cálculo anticuadas ni actualizaciones manuales.
- Personaliza la visualización de los datos: adapta la visualización de la información a tus preferencias. Con las opciones de clasificación y filtrado, tienes la posibilidad de crear una vista personalizada a la medida de tus necesidades. Ya sea en tablas, tarjetas o tableros, las bases de datos de Confluence ofrecen opciones flexibles de presentación de la información para mejorar la visualización de los datos.
Con las bases de datos de Confluence, olvida la sobrecarga de información y da la bienvenida a un espacio de trabajo simplificado, organizado y colaborativo. Es hora de tomar el control de tu contenido y llevar la productividad de tu equipo a nuevos niveles.
Pasos para usar las bases de datos de Confluence
¿Todo listo para aprovechar el potencial de las bases de datos de Confluence? Sigue estos seis sencillos pasos para empezar.
Paso 1: Crea una base de datos
Hay tres formas de crear una base de datos en Confluence:
Opción 1: ve al botón Crear del menú de navegación y selecciona Base de datos. Esta acción creará una base de datos en tu espacio actual o, por defecto, en tu espacio personal si tienes permisos de edición.
Opción 2: ve a la sección Contenido de la barra lateral del espacio y haz clic en el botón +. Elige Base de datos para crear una base de datos en tu espacio. También puedes crear una base de datos en un elemento específico del árbol de contenido pasando el ratón sobre su título en la barra lateral y haciendo clic en el botón +.
Opción 3: mientras editas una página, haz clic en el botón + de la barra de herramientas. Busca la opción Crear una base de datos o simplemente introduce "/database". Esto creará una nueva base de datos secundaria de la página que estés editando y la añadirá automáticamente como enlace inteligente a esa página.
Paso 2: Añade tipos de campo
Cuando hayas creado una base de datos en tu espacio, podrás empezar a añadir tipos de campos para organizar y estructurar los datos. Los tipos de campos permiten definir el tipo de datos que se pueden almacenar en un campo determinado, como texto, números, fechas o imágenes. Con los tipos de campos, puedes ordenar, filtrar y buscar fácilmente información concreta en tu base de datos.
Para añadir un campo nuevo:
- En el diseño de la tabla, haz clic en el botón + situado en la esquina superior derecha de la base de datos.
- Busca el tipo de campo deseado o selecciónalo entre las opciones disponibles.
- Asigna un nombre al campo.
Paso 3: Añade Confluence a tu base de datos
En las páginas se recopila toda tu información esencial y no esencial. Lo único que tienes que hacer es crear una página a partir de una base de datos y listo.
Cuando creas una página a partir de una base de datos, estás vinculando tus páginas a una entrada. Este proceso no solo centraliza toda la información en un solo lugar, sino que también hace que cualquier persona que tenga acceso a la base de datos pueda consultarla fácilmente. Este concepto centralizado es especialmente útil en proyectos de colaboración, ya que facilita el acceso y la contribución de los miembros del equipo a la misma base de datos.
Además, al vincular las páginas de Confluence a entradas concretas de tu base de datos, puedes mejorar el contexto y la información disponibles para tus datos. Esta integración te permite recuperar metadatos de esas páginas, como el estado de la página, las etiquetas y los detalles, lo que enriquece la comprensión de tus datos en la base de datos. Al utilizar esta función, se garantiza que las entradas de la base de datos contienen información pertinente y actualizada de las páginas enlazadas de Confluence.
Paso 4: Añade entradas y valores
Cuando trabajas con las bases de datos de una página, tienes la flexibilidad de añadir o modificar entradas y sus valores correspondientes.
Cada campo representa un elemento o una categoría específicos y los valores correspondientes proporcionan información sobre ese artículo o categoría. Puedes añadir varias entradas y valores a tu base de datos, lo que la convierte en una herramienta completa y organizada para almacenar y gestionar tus datos.
Así es como se añade una entrada a la base de datos:
- Haz clic en + Añadir entrada, en la parte inferior de la base de datos.
- Introduce los valores de la nueva entrada.
- Si utilizas el diseño de tablas, puedes introducir o actualizar los valores directamente en la tabla.
- Para el diseño de la tarjeta o el tablero, aparecerá un panel de entrada en el que podrás introducir la información necesaria.
Paso 5: Crear diseños y vistas
La forma en que se presenta tu información puede influir en gran medida en la eficiencia de tu equipo. Con los diseños y las vistas de las bases de datos, puedes personalizar la apariencia de la base de datos y optimizar la forma en que interactúas con los datos.
Diseños: selecciona la forma en que se muestra tu base de datos eligiendo uno de los diseños del menú:
- Tabla: estructura el contenido en formato de tabla para ofrecer una visión clara y organizada de tus entradas.
- Tarjeta: muestra tus entradas como tarjetas independientes para obtener una representación más visual de tus datos.
- Tablero: crea flujos de trabajo de Kanban sencillos con columnas basadas en un solo campo de tu base de datos, que te permitan hacer un seguimiento del progreso de tus entradas.
Vistas: además de los diseños, puedes crear vistas guardadas para tener más control sobre el aspecto de tu base de datos. Las vistas guardadas te permiten definir varias opciones, como el diseño, el filtrado, la clasificación y los campos visibles, que se aplicarán de forma coherente en todas las instancias de esa base de datos.
Para crear vistas guardadas:
- Ve a la base de datos deseada.
- Define las opciones de diseño, filtrado, clasificación y campo visible que prefieras.
- Abre el menú de selección de vistas de tu barra de herramientas.
- Haz clic en "Añadir vista".
- Ponle un nombre a tu nueva vista.
Al personalizar tus vistas, puedes adaptar la presentación de tus datos para que se ajusten a tus necesidades específicas. Cualquier modificación que se haga en una vista se reflejará en todos los enlaces e inserciones que utilicen esa vista en particular, lo que garantiza la coherencia en las páginas y espacios de Confluence. Esta flexibilidad te permite optimizar tu base de datos para diferentes casos de uso y cambiar fácilmente de una vista a otra para acceder a la información que necesitas.
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