Plantilla de registro de partes interesadas

¿Por qué utilizar una plantilla de registro de partes interesadas?

Crear un registro de partes interesadas desde cero puede llevar mucho tiempo y corres el riesgo de perder detalles esenciales. Una plantilla de registro de partes interesadas del proyecto agiliza este proceso, al proporcionar una estructura lista para usar que concuerda con las prácticas recomendadas de la teoría de las partes interesadas.

La plantilla garantiza que recopiles toda la información necesaria de forma coherente y, al mismo tiempo, promueve una cultura colaborativa mediante la participación organizada de las partes interesadas.

Qué incluir en una plantilla de registro de partes interesadas

Una plantilla de registro de partes interesadas debe incluir información completa sobre cada una de las partes interesadas, como esta:

• Nombre y rol dentro o fuera de la organización: anota el nombre y el cargo oficial de la parte interesada. Recuerda especificar si es un miembro del equipo interno, un socio externo o pertenece a otra organización.
• Información de contacto y métodos de comunicación preferidos: incluye direcciones de correo electrónico, números de teléfono y datos de contacto alternativos profesionales. Anota su forma preferida de recibir novedades (correo electrónico, llamadas programadas o reuniones presenciales) para asegurarte de que tus comunicaciones sean bien recibidas.
• Nivel de influencia e interés en el proyecto: documenta el impacto que esta parte interesada tiene en las decisiones del proyecto y su nivel de interés en los resultados. Esto te ayudará a priorizar tus actividades de participación y a entender a quién hay que consultar para tomar diferentes decisiones.
• Principales preocupaciones y expectativas: anota lo que más le importa a cada parte interesada y lo que espera lograr a través del proyecto. Entender sus prioridades y posibles preocupaciones desde el principio te ayuda a abordar los problemas de forma proactiva.
• Estrategia de participación y frecuencia de comunicación: define con qué frecuencia y a través de qué canales te comunicarás con cada parte interesada. En función de su rol y nivel de interés, determina si necesita actualizaciones diarias, comunicaciones breves semanales o notificaciones de hitos.

Ventajas de usar una plantilla de registro de partes interesadas

Organiza la información sobre las partes interesadas

Una plantilla de registro de partes interesadas del proyecto te ofrece una única fuente de información sobre las partes interesadas. Esta centralización facilita a los miembros del equipo encontrar y consultar los detalles de las partes interesadas, lo que contribuye a mejorar la colaboración y la coordinación de los proyectos.

Mejora la comunicación

Tu comunicación es más eficaz cuando sabes quién necesita qué información y cómo prefiere recibirla. El uso de las herramientas de colaboración en proyectos junto con el registro de partes interesadas ayuda a garantizar que los mensajes lleguen a las personas adecuadas en el momento preciso.

Echa un vistazo a la plantilla de comunicación con las partes interesadas para mantener la coherencia a la hora de comunicarte con los participantes clave.

Mejora la identificación de riesgos

Mantener información detallada sobre las partes interesadas te permite abordar las inquietudes antes de que pasen a ser importantes. Este enfoque más proactivo de la gestión de riesgos ayuda a mantener tu proyecto según lo previsto.

Consulta nuestra plantilla de evaluación de riesgos para ver planes de gestión de riesgos más completos.

Simplifica el seguimiento del proyecto

Un registro bien mantenido contribuye a una planificación eficiente de los proyectos, ya que proporciona una visibilidad clara de los niveles de participación y las necesidades de las partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Usa la plantilla de informe de estado del proyecto para comunicar fácilmente a tus equipos las novedades de los proyectos, sin importar en qué fase os encontréis.

Garantiza la coherencia

Tener un documento estándar para la gestión de las partes interesadas promueve una mejor toma de decisiones y ayuda a mantener las relaciones profesionales en varios proyectos.

Cómo crear un registro de partes interesadas

Identificar a las partes interesadas

Haz una lista de todas las personas y grupos que podrían afectar o verse afectados por tu proyecto. Puedes usar nuestra plantilla de mapeo de las partes interesadas para visualizar las relaciones y los niveles de influencia.

Clasificar a las partes interesadas

Agrupa a las partes interesadas en función de sus roles, niveles de influencia e interés en el proyecto. Esta organización ayuda a priorizar las estrategias de participación y las actividades de comunicación.

Recopila la información de las partes interesadas

Reúne los detalles esenciales de cada parte interesada, incluida la información de contacto, el rol y los métodos de comunicación preferidos.

Evalúa la influencia de las partes interesadas

Evalúa los niveles de poder e interés de cada parte interesada para determinar las estrategias de participación adecuadas.

Documenta las expectativas y preocupaciones

Registra lo que cada parte interesada espera del proyecto y cualquier duda que haya expresado.

Desarrolla un plan de participación

Crea estrategias específicas para interactuar con los diferentes grupos de partes interesadas. Planifica cómo los mantendrás informados e involucrados a través de reuniones de equipo eficaces y otros canales de comunicación.

Revisa y actualiza

Revisa y actualiza tu registro de partes interesadas con regularidad para reflejar los cambios en las relaciones y la dinámica de los proyectos.