Modèle de registre des parties prenantes

Pourquoi utiliser un modèle de registre des parties prenantes ?

La création d'un registre des parties prenantes à partir de zéro peut prendre du temps et risque d'omettre des détails essentiels. Un modèle de registre des parties prenantes du projet rationalise ce processus en fournissant une structure prête à l'emploi qui correspond aux bonnes pratiques théoriques des parties prenantes.

Ce modèle vous permet de collecter toutes les informations nécessaires de manière cohérente tout en promouvant une culture collaborative par le biais d'un engagement organisé des parties prenantes.

Ce qu'il faut inclure dans un modèle de registre des parties prenantes

Un modèle de registre des parties prenantes doit contenir des informations complètes sur chaque partie prenante, notamment :

• Nom et rôle au sein ou en-dehors de l'organisation : indiquez le nom et la fonction officielle de la partie prenante. N'oubliez pas de préciser s'il s'agit de membres internes de l'équipe, de partenaires externes ou s'ils appartiennent à une autre organisation.
• Coordonnées et méthodes de communication préférées : incluez les adresses e-mail professionnelles, les numéros de téléphone et les coordonnées de secours. Notez la façon dont ils préfèrent recevoir des informations, qu'il s'agisse d'e-mails, d'appels programmés ou de réunions en personne, afin de vous assurer que vos communications sont bien reçues.
• Niveau d'influence et d'intérêt pour le projet : documentez l'impact de cette partie prenante sur les décisions relatives au projet et son niveau d'intérêt pour les résultats. Cela vous aidera à hiérarchiser vos efforts d'engagement et à comprendre qui a besoin d'être consulté pour prendre différentes décisions.
• Principales préoccupations et attentes : déterminez ce qui compte le plus pour chaque partie prenante et ce qu'elle espère réaliser grâce au projet. Le fait de comprendre rapidement leurs priorités et leurs préoccupations potentielles vous aide à résoudre les problèmes de manière proactive.
• Stratégie d'engagement et fréquence de communication : définissez à quelle fréquence et par quels canaux vous allez communiquer avec chaque partie prenante. En fonction de leur rôle et de leur niveau d'intérêt, déterminez s'ils ont besoin de mises à jour quotidiennes, de bilans hebdomadaires ou de notifications d'étapes importantes.

Avantages de l'utilisation d'un modèle de registre des parties prenantes

Organise les informations relatives aux parties prenantes

Un modèle de registre des parties prenantes d'un projet vous fournit une source de référence unique fiable sur les parties prenantes. Cette centralisation permet aux membres de l'équipe de trouver et de référencer plus facilement les informations relatives aux parties prenantes, ce qui favorise une meilleure collaboration et une meilleure coordination des projets.

Améliore la communication

Votre communication devient plus efficace lorsque vous savez qui a besoin de quelles informations et comment il préfère les recevoir. L'utilisation d'outils de collaboration de projet parallèlement à votre registre des parties prenantes permet de garantir que les messages parviennent aux bonnes personnes au bon moment.

Consultez le modèle de communication avec les parties prenantes pour rester cohérent lorsque vous discutez avec les principaux acteurs.

Améliore l'identification des risques

Le fait de conserver des informations détaillées sur les parties prenantes vous permet de répondre aux préoccupations avant qu'elles ne prennent de l'ampleur. Cette approche plus proactive de la gestion des risques vous aide à maintenir votre projet sur la bonne voie.

Consultez notre modèle d'évaluation des risques pour des plans de gestion des risques plus complets.

Simplifie le suivi des projets

Un registre bien tenu contribue à une planification efficace des projets en fournissant une visibilité claire sur les niveaux d'engagement et les besoins des parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet.

Utilisez le modèle de rapport sur l'état d'avancement des projets pour informer facilement vos équipes sur les projets, quelle que soit la phase dans laquelle vous vous trouvez.

Assure la cohérence

Le fait de disposer d'un document standard pour la gestion des parties prenantes favorise une meilleure prise de décision et permet d'entretenir des relations professionnelles dans le cadre de plusieurs projets.

Comment créer un registre des parties prenantes

Identifier les parties prenantes

Dressez la liste de toutes les personnes et de tous les groupes susceptibles d'avoir un impact ou d'être concernés par votre projet. Pensez à utiliser notre modèle de cartographie des parties prenantes pour visualiser les relations et les niveaux d'influence.

Classez les parties prenantes

Regroupez vos parties prenantes en fonction de leurs rôles, de leur niveau d'influence et de leur intérêt pour le projet. Cette organisation aide à hiérarchiser les stratégies d'engagement et les efforts de communication.

Collecter des informations sur les parties prenantes

Rassemblez les informations essentielles sur chaque partie prenante, y compris ses coordonnées, son rôle et ses méthodes de communication préférées.

Évaluer l'influence des parties prenantes

Évaluez le pouvoir et les niveaux d'intérêt de chaque partie prenante afin de déterminer les stratégies d'engagement appropriées.

Documenter les attentes et les préoccupations

Notez ce que chaque partie prenante attend du projet et toutes les préoccupations qu'elle a exprimées.

Élaborer un plan d'engagement

Créez des stratégies spécifiques pour interagir avec les différents groupes de parties prenantes. Planifiez la manière dont vous allez les tenir informées et impliquées par le biais de réunions d'équipe efficaces et d'autres canaux de communication.

Réviser et mettre à jour

Revoyez et mettez à jour régulièrement votre registre des parties prenantes pour tenir compte des changements dans les relations et de la dynamique du projet.