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Modèle d'état du projet

par Université d'État de l'Arizona

Mettez facilement à jour vos équipes sur l'état du projet en utilisant les données de Confluence et de Jira

Utiliser le modèle
Modèle d'état du projet

Le bureau de gestion de projets (Project Management Office, PMO) de l'Arizona State University (ASU) a créé ce modèle pour uniformiser la manière d'informer les parties prenantes sur tous les projets. Examinez comment l'université l'utilise, puis personnalisez-le pour répondre aux besoins de l'organisation. Créez les champs ou types de ticket Jira que vous jugez appropriés pour un rapport d'état. Après avoir personnalisé le modèle pour vos équipes, enregistrez-le en tant que nouveau modèle. Il suffit ensuite à vos chefs de projet de modifier la requête JQL dans la macro Confluence et de remplacer la clé de projet par celle correspondant au projet spécifique.

Comment utiliser le modèle État du projet ?

Étape 1 : Configurez l'intégration de Jira et Confluence

Le modèle d'état du projet fonctionne en coordination avec les projets Jira du PMO de l'université, qui partagent tous le même système. Ce système comprend un type de ticket spécifique appelé « PMO Project » (Projet PMO), qui collecte des métadonnées, y compris le nom du chef de projet et du sponsor, ainsi que l'intégrité, les contraintes ou l'état du projet. Ces informations sont utilisées pour mettre à jour les macros Jira intégrées dans le modèle Confluence, ce qui donnera à vos parties prenantes un aperçu de l'avancement du projet. Il n'existe qu'un ticket « PMO Project » par projet, et il est rempli par le chef de projet.

Étape 2 : Ajoutez un résumé à la mise à jour

L'ASU a également automatisé le remplissage de la section Résumé du modèle en créant deux champs personnalisés dans le ticket « PMO Project » : Status note (Note d'état) et Constraints (Contraintes). Elle a ensuite utilisé la macro Jira dans Confluence pour faire un pull de ces champs uniquement dans le tableau Résumé

Pour recréer cette magie vous-même, réglez l'affichage pour afficher uniquement les champs « Status note » (Note d'état) et « Constraints » (Contraintes) – ou tout autre champ personnalisé de résumé d'état que vous avez configuré – dans les colonnes correspondantes. Après l'avoir configuré pour la première fois, vos chefs de projet devront simplement remplacer la clé de projet dans la requête JQL de la macro par la leur. 

Ces données s'afficheront automatiquement dans leur vue, ce qui permettra au chef de projet d'assigner plus facilement un état de projet (vert, jaune ou rouge) après un rapide coup d'œil.

Étape 2 : Ajoutez un résumé à la mise à jour

Étape 3 : Intégrez votre rapport Jira

Utilisez la macro de rapport Jira pour afficher tous les tickets dans le projet, puis demandez à vos chefs de projet de remplacer la clé de projet par la leur. Comme montré dans l'exemple de l'ASU, l'équipe configure son type de ticket « PMO Project » et affiche les champs personnalisés de résumé, d'état, de date de début/fin et de description.

Étape 4 : Présentez vos réalisations, les étapes suivantes et les risques potentiels

Donnez à vos parties prenantes un aperçu de vos dernières réalisations, des étapes suivantes, ainsi que des risques ou des tickets. Là encore, l'ASU utilise des types de ticket qui existent dans chaque projet  PMO. 

Dans la colonne Réalisations, l'ASU ajoute les tâches résolues des 7 derniers jours à l'aide de la requête JQL suivante :Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now())

La colonne Étapes suivantes intègre des tâches qui ne sont pas encore résolues à l'aide de la requête JQL suivante : Project = "ATL" AND issuetype != "PMO Project" AND Resolution = unresolved

Les colonnes Risques et Tickets sont également intégrées via des types de tickets personnalisés.

Étape 4 : Présentez vos réalisations, les étapes suivantes et les risques potentiels

Étape 5 : Enregistrez ce modèle comme étant le vôtre

Dès que vous l'avez configuré pour votre équipe, vous pouvez enregistrer le modèle comme étant le vôtre, de sorte que les chefs de projet doivent uniquement mettre à jour leur clé de projet pour commencer. Proposez un emplacement unique, dans lequel vos parties prenantes et vos équipes pourront obtenir une mise à jour de tous les projets de manière uniformisée.


Arizona State University, une université de recherche publique classée n° 1 aux États-Unis dans le domaine de l'innovation, se focalise sur l'accessibilité et l'excellence universitaire.

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