Шаблон статуса проекта

Автор: Аризонский университет

Без труда информируйте команды о статусе проекта, используя данные из Confluence и Jira

Использование шаблона
Шаблон статуса проекта

Этот шаблон был создан в офисе по управлению проектами (PMO) Университета штата Аризона (ASU), чтобы стандартизировать информирование заинтересованных лиц о проектах. Посмотрите, как этот шаблон используется в университете, а затем настройте его под нужды вашей организации. Создайте в Jira типы задач или поля, которые подходят для отчета о статусе вашего проекта. После настройки сохраните шаблон как новый. Тогда вашим менеджерам проектов нужно будет просто отредактировать JQL в макросе Confluence и заменить ключ проекта на свой собственный.

Как использовать шаблон «Состояние проекта»

Шаг 1. Настройте Jira и Confluence для совместной работы

Этот шаблон статуса проекта тесно связан с проектами Jira, над которыми работает PMO Университета. В них используется одна и та же схема с особым типом задач под названием PMO Project. Он собирает метаданные, в том числе имя руководителя и спонсора проекта, а также состояние проекта, ограничения, статус и т. д. Эта информация используется для обновления макросов Jira, встроенных в шаблон Confluence, который предоставляет заинтересованным сторонам сводку о ходе выполнения проекта. Каждый проект имеет только одну задачу PMO Project, и она целиком заполняется менеджером проекта.

Шаг 2. Добавьте краткое описание обновления

Сотрудники университета также автоматизировали заполнение обзорного раздела в шаблоне, создав два настраиваемых поля в задаче PMO Project: поле Status note (Комментарии к статусу) и поле Constraints (Ограничения). Макрос Jira в Confluence переносит данные из этих полей в таблицу с обзором проекта. 

Чтобы проделать то же самое в своем шаблоне, задайте настройки так, чтобы в соответствующих столбцах отображались только поля Status note и Constraints (или те поля, которые вы указали в качестве настраиваемых полей для краткого описания статуса). После того как вы настроите это один раз, вашим менеджерам проектов потребуется только заменять ключ проекта в JQL макроса на свой ключ. 

Благодаря автоматическому представлению этих данных руководителю проекта гораздо проще назначать статус проекта (зеленый, желтый или красный), лишь взглянув на него.

Шаг 2. Добавьте краткое описание обновления

Шаг 3. Встройте свой отчет Jira

Для отображения всех задач по проекту используйте макрос отчета Jira; позднее менеджеры проектов заменят ключ проекта на собственный ключ. В примере Университета штата Аризона видно, что команда установила свой тип задачи PMO Project и указала для отображения настраиваемые поля со сводкой, статусом, датой начала, датой окончания и описанием.

Шаг 4. Покажите ваши достижения, дальнейшие действия и все риски

Предоставьте заинтересованным сторонам обзор ваших последних достижений, последующих действий, а также рисков или задач. Напоминаем еще раз, что Университет штата Аризона использует типы задач в каждом Проекте PMO. 

В столбец Достижения университет добавляет задачи, решенные в течение последних 7 дней, используя следующий JQL-запрос: Project = "ATL" AND Resolution changed to Done during (-7d, now())

Столбец Следующие действия заполняется списком еще не решенных задач с помощью следующего JQL-запроса: Project = "ATL" AND issuetype != "PMO Project" AND Resolution = unresolved

Риски и Задачи также заполняются с помощью настраиваемых типов задач.

Шаг 4. Покажите ваши достижения, дальнейшие действия и все риски

Шаг 5. Сохраните шаблон как собственный

После того как вы настроили этот шаблон для своей команды, вы можете сохранить его как собственный; вашим менеджерам проектов потребуется лишь обновить ключ проекта в самом начале работы. Предложите заинтересованным сторонам и командам единый источник актуальной информации обо всех проектах в стандартизированной форме.


Деятельность государственного исследовательского университета штата Аризона, занимающего первое место в США по инновациям, направлена на обеспечение доступности обучения и поддержание высоких образовательных стандартов.

  • Brainstorming template

    MURAL

    Мозговой штурм

    Планируйте, проводите и документируйте удаленные сеансы мозгового штурма для поиска очередной отличной идеи.

  • Business status update template

    Стивен Бао

    Руководитель программы исследований и разработок
    ATLASSIAN

    Новости о состоянии бизнеса

    Регулярно сообщайте руководству и всей компании об эффективности ведения бизнеса и показателях продуктов.

  • Capacity planning template

    ATLASSIAN

    Планирование производительности

    Постройте расчеты и определите приоритеты на основе фактов.